Der Mutterschaftsurlaub: Grund zur Freude, nicht zum Chaos



Sie werden Mutter? Herzlichen Glückwunsch, eine wunderbare Zeit liegt vor Ihnen! Doch auch eine voller Herausforderungen, nicht nur in privater Hinsicht. Denn damit Ihre Kollegen während Ihres Mutterschaftsurlaubs nicht im Chaos versinken, sollten Sie rechtzeitig vorsorgen. Was Sie für eine gelungene Babypause im Job jetzt tun sollten und wie die Übergabe an Ihre Vertretung reibungslos ablaufen kann, sage ich Ihnen heute im Blog.

Was ist das Problem

„Hast du schon gehört? Die Assistentin vom Chef ist schwanger!” Der Flurfunk funktioniert meist ab dem ersten Moment der Verkündung einer Neuigkeit bestens, sorgt aber gleichzeitig für lästige Probleme. „Und wer übernimmt ihre Aufgaben?”, „Kann ich dann meinen geplanten Jahresurlaub überhaupt noch nehmen, wenn sie ausfällt?” Solche und ähnliche Fragen folgen den erfreulichen Babynews meist auf dem Fuße und sorgen für Verwirrung und Besorgnis im Kollegenkreis. In der Tat ist der Mutterschaftsurlaub auch in beruflicher Hinsicht ein großer Einschnitt, der alle nahestehenden Kollegen betrifft. Genau das wird aber oft zu spät erkannt und nicht ausreichend berücksichtigt. Am Ende fühlen sich die Kollegen im Stich gelassen und die Stimmung im Team ist getrübt. Dabei gibt es wirklich ganz einfache Wege, genau das zu vermeiden.

So funktioniert es

Gute Kommunikation ist bereits die halbe Miete. Wenn Ihr Mutterschaftsurlaub ansteht, kommt das meist nicht überraschend, sondern steht einige Monate vorher fest. Zeit genug, die Aufgaben während Ihrer Abwesenheit neu zu verteilen und für Kollegen als auch für Kunden einen sanften Übergang zu gestalten. Die folgenden Tipps zeigen, worauf Sie vor allem achten sollten.

Tipp 1: Klare Kommunikation nach innen

Mein Beispiel von vorhin wäre gar nicht erst so gekommen, wenn von Anfang an eine klare Linie gefahren worden wäre. Sie können es in Ihrem Fall besser machen und gleich richtig informieren. Selbstverständlich nicht sofort nach dem positiven Schwangerschaftstest das ganze Team, aber wenn Sie die frohe Botschaft nach dem ersten Schwangerschaftsdrittel Ihrem Vorgesetzten mitgeteilt haben, warten Sie nicht zu lange, den Rest der Abteilung einzuweihen. Eine gute Gelegenheit bieten hier regelmäßige Team-Meetings, bei denen alle Ihnen beruflich nahestehenden Mitarbeiter anwesend sind, beispielsweise das Jour Fixe. Es ist nicht nur praktischer, alle, die Ihr Mutterschaftsurlaub betreffen wird, gleichzeitig zu informieren, sondern auch ein Zeichen der gegenseitigen Wertschätzung. Wer erfährt schon gerne über Dritte, welche wichtigen Personaländerungen in Kürze im eigenen Team anstehen?

Vor Mutterschaftsurlaub informieren
Informieren Sie vor dem Mutterschaftsurlaub Vorgesetzte und Kollegen.

Tipp 2: Zuständigkeiten während des Mutterschaftsurlaubs

Informieren ist der erste Schritt, doch bleiben nach einer reinen Kurzinfo, wann Ihr Mutterschaftsurlaub beginnt, noch etliche Fragen offen. Nun gilt es, die Zuständigkeiten klar zu verteilen. Überlegen Sie gemeinsam im Team, wer welche Ihrer Aufgaben übernehmen kann. Gegebenenfalls haben Sie bereits eine Vertretungsregelung bei Krankheitsfällen, woran Sie sich bei der Aufteilung orientieren können. Sofern kein neuer Mitarbeiter als Elternzeitvertretung eingestellt wird, sollten Sie Ihre Aufgaben splitten und klar den einzelnen Kollegen zuweisen. Kommt eine Vertretung, muss geklärt werden, ob diese all Ihre Angelegenheiten übernimmt oder nicht. In jedem Fall sollten Sie die neuen Zuständigkeiten aufschreiben und für jeden zugänglich machen. Nutzen Sie gerne meine kostenlose Vorlage zur Zuständigkeitenregelung im Download-Center, weisen Sie alle Aufgaben einem konkreten Mitarbeiter zu und informieren Sie Kollegen über die neuen Regelungen.

Tipp 3: Vertretung gut einweisen

Ob nun ein langjähriger oder ein neuer Kollege Ihre Aufgaben während Ihres Mutterschaftsurlaubs übernimmt – weisen Sie alle Vertretungen gut ein! Erklären Sie, sofern noch kein einheitliches System vorhanden ist, Ihr Ablagesystem oder nutzen Sie die Zeit bis zur Elternzeit noch dazu, ein einheitliches Ablagesystem zu installieren. Erklären Sie typische Arbeitsabläufe, noch offene Projekte und vor allem neuen Mitarbeitern auch die technische Ausrüstung. Aber denken Sie daran, dass Ihre Vertretung eine ganze Menge an Informationen verinnerlichen muss. Praktische One-Minute-Lessons, die alle wesentlichen Schritte schnell erklären oder Checklisten für sich häufig wiederholende Arbeitsprozesse sind eine enorme Hilfe, sich an neue Vorgänge zu gewöhnen.

Vertretung vor Mutterschaftsurlaub alles zeigen
Zeigen Sie Ihrer Vertretung Arbeitsplatz und Ablage vor dem Mutterschaftsurlaub.

Tipp 4: Klare Kommunikation nach außen

Sobald intern alles für den Mutterschaftsurlaub vorbereitet ist, können Sie wesentlich entspannter bis zur Babypause weiterarbeiten. Kurz vor Ihrem Abschied ist es aber wichtig, auch nach außen hin eine klare Kommunikation an den Tag zu legen. Informieren Sie Kunden und externe Mitarbeiter, mit denen Sie beruflich zu tun haben, über Ihren Mutterschaftsurlaub und die neuen Zuständigkeitsregelungen. Wenn möglich persönlich, zusätzlich aber per Mail. Hinterlegen Sie eine positive Abwesenheitsnotiz, die nicht nur über Ihre Auszeit informiert, sondern dem Kunden gleich Lösungen anbietet. Schreiben Sie in Ihre Abwesenheitsmail während des Mutterschaftsurlaubs konkret, wann Sie weg sind und wer welche Ihrer Aufgaben übernimmt. Leiten Sie zusätzlich an die Vertretung weiter, damit diese Ihren Kunden proaktiv entgegentreten und nicht auf seine Aktion warten. Das ist Kundenservice, der sich lohnen wird!

Proaktiv in den Mutterschaftsurlaub
Wer sich proaktiv in dem Mutterschaftsurlaub verabschiedet, macht es Kunden und Kollegen leichter.

Darauf kommt es an

Alle, die beteiligt sind, von Anfang an ins Boot zu holen, darauf kommt es an. Es geht letztlich darum, einen fließenden Übergang zu ermöglichen, für Kollegen und auch für Kunden. Und das gelingt am besten, wenn nicht jeder sein eigenes Süppchen kocht, sondern Sie alle die Babypause bestmöglich gemeinsam vorbereiten.

Was der Tipp bewirkt

Klare Regelungen entspannen nicht nur die Lage im Büro, weil die eingangs genannten Befürchtungen gar nicht erst eintreten können, sondern erleichtern auch Ihnen den Abschied in den Mutterschaftsurlaub. Sie können Ihre Aufgaben bis zum Schluss optimal ausführen, müssen aber durch die rechtzeitige Vorbereitung und Einweisung der Vertretung im Falle eines vorzeitigen Beschäftigungsverbotes aufgrund medizinischer Probleme, keine Schwierigkeiten für Ihren Arbeitgeber und die Kollegen befürchten. Das nimmt vor allem Ihnen selbst den Druck.

Gute Vorbereitung ermöglicht einen reibungslosen Übergang in den Mutterschaftsurlaub. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Was hat sich in Ihrem Team bewährt, wenn eine Kollegin in den Mutterschaftsurlaub geht? Welcher meiner Tipps hilft Ihnen weiter? Schreiben Sie mir gerne – ich freue mich auf Ihre Anregungen und Rückmeldungen!

 



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