Tear Down this wall – Mit dem Reagan-Formular Probleme lösen

Es ist mir nicht bekannt, ob Ronald Reagan nach seiner Rede am Brandenburger Tor und der berühmten Aufforderung an Michal Gorbatschow, dem mächtigsten Mann hinter dem eisernen Vorhang, sein berühmtes Reagan-Formular zusandte. In jedem Fall ist das Reagan-Formular bis heute eine großartige Möglichkeit, Herausforderungen zu benennen und Lösungen zu entdecken. Lesen sie, wie es funktioniert!

Was ist das Problem

In vielen Unternehmen werden Probleme als etwas Negatives angesehen! Wie eine heiße Kartoffel wandern sie von einer Person zur Nächsten und meistens landen sie am Ende beim Chef! Denn die Mitarbeiter sind zum Mit-Arbeiten da und der Chef zum Probleme-Lösen. Durchbrechen Sie diese Dynamik und ermutigen Sie zu einem positiven Umgang mit Problemen! Das Reagan-Formular wird Ihnen dabei helfen!

So funktioniert es

Über den ehemaligen Präsident Ronald Reagan wird berichtet, er habe seine Mitarbeiterschaft mit Hilfe eines Formulars geführt, das später den Namen „Reagan-Formular“ erhielt. Sobald ein Mitarbeiter mit einem Problem zu ihm kam, gab er diesem immer zuerst das Reagan-Formular. Es enthielt die drei Fragen:

• Was ist das Problem?
• Was sind mögliche Lösungen?
• Was schlagen Sie vor?

Meist reichte er das Reagan-Formular weiter, ohne sich die Problemstellung genauer anzuhören. Er forderte eine strukturierte Problemlösung! Und tatsächlich: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lieferten hervorragende Lösungsvorschläge. Die Vorschläge auf dem Reagan-Formular waren meistens so gut, dass Ronald Reagan selbst nichts weiteres hinzufügen konnte.

Tipp Nr. 1 für die Arbeit mit Reagan-Formular: Ändern Sie Ihre Einstellung zu Problemen!

Bevor Sie mit dem Reagan-Formular arbeiten, denken Sie kurz über Ihre Einstellung zu Problemen nach! Aus der Maulwurfperspektive werden kleine Hügel für uns oft zu riesigen Bergen. Doch wenn wir in die Adlerperspektive wechseln, ergibt sich ein ganz anderer Blick auf den gerade noch so riesigen Berg! Probleme haben immer das Potential für Verbesserungen und Veränderungen.

Probleme sind normal! Denn jede Lösung erzeugt neue Probleme. Denken Sie an das iPad: ein tolles Produkt, aber wohin damit auf Reisen? Wo soll ich es auf dem Schreibtisch deponieren? Wie kann ich sinnvoll von unterwegs auf Musik zurückgreifen, wenn meine Dateien auf dem Computer liegen? Und kann ich das iPad nicht irgendwie an Boxen anschließen?

Firmen wie Sonos (Soundsysteme), Almwild (tolle Taschen und Hüllen) oder Apple selber (Itunes Match) haben aus Problemen Märkte gemacht. Denn jedes Problem erzwingt eine neue Lösung! Nur so entstehen neue Produkte und manchmal ganze neue Märkte.

Tipp Nr. 2 für die Arbeit mit Reagan-Formular: Denken Sie schriftlich!

Wenn ein Mitarbeiter ein Problem sowie mögliche Ideen zu dessen Behebung in Worte fassen muss, trägt dies spürbar zur gedanklichen Klarheit bei. Wenn Mitarbeiterinnen Probleme notieren, kann es sein, dass sie dies mit vielen Worten tun und ihre Gedanken vor allem auf das Problem richten. Das Reagan-Formular hilft dabei das Problem in kurzen Sätzen zu beschreiben.

Hier können Sie das Formular downloaden.

Alternativ-Idee:
Erinnern Sie sich an den Ausspruch des Politikers Friedrich Merz, man müsse die Steuererklärung auf einem Bierdeckel beschreiben können? Das brachte mich auf die Idee, Teilnehmerinnen und Teilnehmer in meinem Workshop Bierdeckel zu verteilen. Sie sollen das Problem in einem Satz auf einem Bierdeckel zusammenfassen!

Tipp Nr. 3 für die Arbeit mit Reagan-Formular: Denken Sie lösungsorientiert!

Das Problem angemessen und kurz beschreiben zu können, ist der erste Schritt zur Lösung eines Problems. Das Reagan-Formular geht nun aber einen entscheidenden Schritt weiter. Es fragt nach möglichen Lösungen – und zwar nach mehreren Lösungsvorschlägen. Auch wenn am Ende eine Lösung im Reagan-Formular ausgewählt wird, ist es dennoch wichtig, Alternativen in Betracht zu ziehen. Das fördert die Kreativität und erweitert die Bandbreite Ihrer Optionen!

Tipp Nr. 4 für die Arbeit mit Reagan-Formular: Werden Sie konkret!

Die letzte Zeile im Reagan-Formular trägt die Überschrift „Handlungsempfehlung”. Aus den vorgeschlagenen Lösungen wird eine ausgewählt und erste Meilensteine werden definiert. Als Chefin oder Chef überlassen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern also auch die Priorisierung. Hintergrund ist die Überzeugung, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Experten für ihren Bereich sind. Verpassen Sie also nicht die Chance, sie zu fragen, was Sie konkret tun würden und warum sie sich für diese Lösung entschieden haben.

Darauf kommt es an

Greifen Sie nicht nach jeder heißen Kartoffel, die man Ihnen zuwirft – machen Sie es wie Ronald Reagan und nutzen Sie durch den Einsatz eines Reagan-Formulars die Problemlösungskompetenz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vielleicht wird es etwas dauern, bis Ihr Team sich an die neue Arbeitsweise gewöhnt hat, aber Sie dürfen überzeugt sein, ist die Arbeit mit dem Reagan-Formular erst einmal etabliert, ist das, als würden Sie einen Turbo für die Teamzusammenarbeit zünden!

Was das Reagan-Formular bewirkt

• Probleme werden auf der Ebene gelöst, auf der sie entstehen
• Aus Mit-Arbeiterinnen und Mit-Arbeitern werden Mit-Denkerinnen und Mit-Unternehmer!
• Es kommen Ideen auf den Tisch, auf die Sie niemals gekommen wären!

Extra-Tipp

Nicht immer ist es einfach, das Problem zu benennen. Häufig liegen unter dem offensichtlichen Problem weitere, häufig größere Herausforderungen! Hier eignet sich die bewährte Methode, mindestens fünf Mal „Warum” zu fragen. Diese Gründlichkeit ermöglicht es, das Problem tiefer zu verstehen und sich nicht nur um die Symptome zu kümmern.

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie mit der Arbeit mit dem Reagan-Formular? Haben Sie vielleicht sogar gute Alternativen? Ich freue mich über jede Anregung, Anmerkung und jede neue Idee!