Windelalarm – Wie Sie für die Elternzeit entspannt die Vertretung organisieren



Wenn Mitarbeiter ein Baby bekommen, trübt leicht ein Wermutstropfen die Stimmung im Unternehmen. Der werdende Vater oder die Mutter wissen oft nicht, ob die familiäre Auszeit der beruflichen Karriere schadet. Und die Kollegen denken wiederum mit Schrecken an die mögliche Mehrbelastung, die eine Neuverteilung der Aufgaben mit sich bringt. Im Nu ist die Stimmung auf dem Nullpunkt! Dabei ist es viel besser, bei einer Elternzeit rechtzeitig und vor allem transparent die Vertretung zu organisieren.

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Wenn Sie die Elternzeit gut planen, dann ruft Sie die Vertretung nicht ständig an.

Was ist das Problem

Das Nachrichtenradar in einem Unternehmen funktioniert erstaunlich gut. Noch bevor der Chef informiert ist, weiß schon ein großer Teil der Belegschaft, wann sich bei einem Kollegen Nachwuchs ankündigt. Genauso schnell kursieren erste Gerüchte, wie denn während der Elternzeit die Vertretung geregelt wird. Die meisten nehmen sofort eine ablehnende Haltung ein, denn sie möchten auf keinen Fall zusätzliche Arbeiten übernehmen. So passiert es häufig, dass das freudige Ereignis für alle Beteiligten mit Stress und Ärger verbunden ist. Wenn Mitarbeiter aufgrund familiärer Belange länger ausfallen, stellt das den Vorgesetzten aber auch alle im Team vor organisatorische Herausforderungen. Aber mit klaren Absprachen und einem offen Umgang mit der Problematik finden sich für alle Beteiligten positive Lösungen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Erkennen Sie die Vorteile eines familienfreundlichen Unternehmens

Immer wieder kursieren Nachrichten über Mitarbeiter, die nach der Elternzeit eine Kündigung erhielten. Abgesehen von der schlechten PR ist es ein Fehler, die nachwuchsbedingte Auszeit ausschließlich negativ zu betrachten. Im Gegenteil, wenn Sie die familiären Belange Ihres Teams unterstützen, fördern Sie ein positives Betriebsklima und stärken die Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen. Gleichzeitig punkten Sie auch in der Außenwirkung, wenn Sie als familienfreundliches Unternehmen gesellschaftliche Verantwortung übernehmen. Außerdem kann eine Vertretung auch frischen Wind und neue Ideen einbringen, weil hier jemand mit einem ganz anderen Blick an die Arbeit herangeht.

Extra-Tipp:

Finden Sie, es kostet zu viel Zeit, um einen neuen Mitarbeiter für die Elternzeitvertretung einzuarbeiten? Sie ersparen sich und anderen viel Frust, wenn Sie einen Einarbeitungsplan für jede neu zu besetzende Stelle entwickeln. Wichtig ist zum Beispiel eine Liste der Mitarbeiter, die für bestimmte Fragen und Aufgaben zuständig sind. Kennt der neue Kollege den richtigen Ansprechpartner, arbeitet er effizienter. Lesen Sie, wie Sie mit dem Einarbeitungsplan neuen Mitarbeitern den Einstieg erleichtern.

Tipp Nr. 2: Klären Sie die Rahmenbedingungen für Elternzeit und Vertretung

Vereinbaren Sie so rasch wie möglich ein klärendes Gespräch mit der werdenden Mutter oder dem werdenden Vater. Möchte der Mitarbeiter überhaupt Elternzeit in Anspruch nehmen? Und wann ja, wie lange? Verdeutlichen Sie, dass Sie einer familiären Auszeit positiv gegenüberstehen. Denn nur in einem angenehmen Gesprächsklima ist der Betroffene bereit, offen über seine Wünsche und Vorstellungen zu sprechen. Üben Sie auf keinen Fall Druck aus, damit der Mitarbeiter entgegen seinen Vorstellungen die Elternzeit verkürzt. Damit stiften Sie nur Unfrieden. Selbst wenn sich der genötigte Kollege an diese Vorgaben hält, wird er nach der Rückkehr nicht mit ganzer Überzeugung seinen Arbeitsplatz ausfüllen.

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Klären Sie im vertraulichen Gespräch, welche Vorstellungen hinsichtlich der Elternzeit bestehen.

Tipp Nr. 3: Entwickeln Sie im Team Strategien für die Vertretung

Wenn Sie über den Kopf der Kollegen die Aufgaben verteilen, fühlen sich diese entmündigt und ausgenutzt. Holen Sie deshalb das gesamte Team an Bord, um die Aufgaben des vorübergehend ausscheidenden Mitarbeiters neu zu verteilen. Bei einer längeren Pause lohnt es sich, eine befristete Vertretung einzustellen. Oft bringt dieser neue Kollege neue Ideen ein, weil er den Aufgabenbereich von einem anderen Standpunkt betrachtet. Kürze Ausfallzeiten fangen Sie am besten intern auf, indem alle einen Teil der Aufgaben übernehmen. Lassen Sie das Team entscheiden, wer welche Tätigkeiten bewältigen kann.

Extra-Tipp:

Passiert es Ihnen immer wieder bei Teambesprechungen, dass zwar viel geredet und wenig umgesetzt wird? Leider laufen viele Meetings ins Leere. Das fängt schon mit der mangelhaften Vorbereitung des Raumes an. Immer fehlt Papier oder der Stift schreibt nicht mehr. Und dann gibt es einen Kollegen, der endlos palavert während die anderen fast einschlafen. Zum Schluss weiß die Hälfte der Beteiligten gar nicht mehr, was überhaupt beschlossen wurde. Damit Sie in Zukunft nicht mehr unnötig Zeit verschwenden, habe ich Ihnen meine besten Tipps zusammengestellt. Lesen Sie, wie Sie Besprechung effizient gestalten.

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Halten Sie Besprechungen im Stehen ab, die eine positive Dynamik entwickeln.

Tipp Nr. 4: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über Veränderungen

Ob ein neuer Mitarbeiter den Arbeitsbereich übernimmt oder ob die Kollegen einspringen, die Vertretung wird nicht gleich reibungslos laufen. Informieren Sie vorab schon Kunden und Geschäftspartner über die bestehenden Veränderungen. Diese reagieren garantiert verständnisvoll wenn Sie wissen, warum es etwas länger dauert, bis Ihre Anfrage bearbeitet wird. So machen Sie indirekt auch gleich positive Werbung für Ihr familienfreundliches Unternehmen.

Extra-Tipp:

Niemand möchte bei der Arbeit Fehler machen. Aber gerade bei einer Vertretung schleichen sich leicht kleinere oder größere Missgeschicke ein. Entscheidend ist der Umgang mit Fehlern. Ängste sind niemals ein guter Ratgeber, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Sehen Sie stattdessen in Fehlern eine Chance, die Arbeit positiv zu optimieren. Analysieren Sie mit dem gesamten Team die Situation und überlegen Sie, wie sich in Zukunft solche Pannen vermeiden lassen. Für die Analyse komplexer Probleme eignet sich besonders gut unser Reagan-Formular. Wenn Sie alle relevanten Punkte einschließlich der Lösungsvorschläge schriftlich festhalten, fällt es dem Team und der Vertretung leichter, diese anschließend zu bewerten und umzusetzen. Laden Sie sich die Vorlage gratis herunter:

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Download Problemlösunsstrategie Reaganformular

Tipp Nr. 5: Sorgen Sie für eine perfekte Übergabe

Besprechen Sie mit dem vorübergehend ausscheidenden Mitarbeiter, welche wichtigen Projekte er noch beenden kann. Außerdem ist es sinnvoll, den neuen Kollegen schon rechtzeitig einzuarbeiten. Besonders hilfreich sind Checklisten. Sie sorgen dafür, dass kein Wissen verloren geht und auch die Vertretung an alles denkt. Checklisten vereinfachen außerdem die Zusammenarbeit in der Abteilung, weil niemand den anderen wegen Bagatellen nerven muss. Eine große Anzahl hilfreicher Checklisten finden Sie in unserem Downloadcenter.

Extra-Tipp:

Oft denkt niemand an die Kleinigkeiten, wenn es darum geht, jemanden einzuarbeiten. Dieser stößt dann im Alltag schnell an seine Grenzen, weil er nicht weiß, wer für welche Belange zuständig ist. Klären Sie deshalb unbedingt die Zuständigkeiten und erstellen Sie eine Tabelle, die neben dem Namen und den Aufgabenbereich auch den Vertreter auflistet. Achten Sie darauf, dass es für jede Position immer auch einen Stellvertreter gibt. Lesen Sie, wie Sie mit Zuständigkeiten zu mehr Effizienz finden.

Eine Vorlage für die Zuständigkeiten- und Vertreterregelung stelle ich Ihnen zur Verfügung. Mit einem Klick auf die Grafik laden Sie sich die praktische Liste gratis herunter:

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Download Zuständigkeiten und Vertreterregelung

Darauf kommt es an

Sehen Sie und Ihr Team eine Elternzeit nicht als Störung im Ablauf sondern als Chance, mit der Vertretung neue Wege zu beschreiten. Eine positive Einstellung ist der erste Schritt, um die Herausforderungen zu meistern und alle Beteiligten zufrieden zu stellen.

Was der Tipp bewirkt

Mit offener Kommunikation bauen Sie nicht nur der Gerüchteküche vor sondern sorgen schnell für eine entspannte Atmosphäre. Das werdende Elternteil freut sich über den Nachwuchs und kann die Zeit mit dem Kind genießen. Währenddessen werden die Aufgaben von der Vertretung souverän erledigt.

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Elternzeit und der entsprechenden Vertretung? Welcher meiner Tipps hilft Ihnen weiter? Schreiben Sie mir gerne – ich freue mich auf Ihre Anregungen und Rückmeldungen!



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