Viele haben schon oft von ihm gehört, manche haben ihn und für manche ist er gänzlich unbekannt. Die Rede ist vom Digital Workplace. Doch was verbirgt sich hinter dem Begriff, was benötige ich dazu, um richtig digital zu sein und welchen Benefit habe ich am Ende des Arbeitstages? Auf diese Fragen und weitere Fragen werden wir Ihnen mit diesem Beitrag die entsprechenden Antworten liefern. Legen wir also los…
Inhaltsverzeichnis
1. Digital Workplace: Definition zum Einstieg
Den Digital Workplace kann mal als die Evolution des Arbeitsplatzes ansehen. Er beschreibt die technische Infrastruktur, die wir für digitales Arbeiten benötigen. Angefangen von Programmen für E-Mails, Kalender, Dateiablage, Telefonie über Instant-Messaging, Enterprise Social Network (ESN = Intranet) hin zu virtuellen Meetings mit Live Video. Nahezu jeder Arbeitsplatz, der im entferntesten Sinne etwas mit einem Schreibtisch zu tun hat, ist heutzutage ein Digital Workplace – nur in unterschiedlichen Ausbaustufen.
Doch egal wie umfangreich die IT-Ausstattung am Arbeitsplatz ist, wie vielfältig oder wichtig die Kommunikations-, Gestaltungs- und Planungsaufgaben sind – um einen Digital Workplace zu einem effektiven und stressreduzierten Umfeld zu machen, ist Planung und Organisation Ihres Arbeitsumfeldes das Wichtigste. Vermutlich betreiben Sie schon längst einen Digital Workplace ohne es zu wissen. Nutzen Sie bereits Office 365 mit Outlook, OneNote, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und Teams? Dann arbeiten Sie schon heute in einem Digital Workplace.
2.Digital Workplace vs. Digital Workspace: Gibt es überhaupt einen Unterschied?
Einige von Ihnen haben sicherlich auch schon mal von einem Digital Workspace anstelle des Digital Workplace gehört, richtig? Auf den ersten Blick scheint das auch das Gleiche zu sein, doch worunter unterscheidet sich ein Workspace von einem Workplace? Ein Digital Workspace ist Teil des Digital Workplace und ist ein Raum, in dem man sich virtuell zur Zusammenarbeit trifft. Man kann vereinfacht auch sagen, dass der Digital Workspace einem physischen Arbeitsplatz entspricht, aber eben nur virtuell. Schauen Sie sich zum besseren Verständnis auch unsere folgende Abbildung 2 dazu genauer an.
3.Digital Workplace: Das ist das Herzstück
In einem Digital Workplace laufen alle Fäden konzentriert zusammen. Wie sehr nun ein Digital Workplace seine Stärken maximal ausspielen kann, hängt sehr stark von seinem Herzstück, dem Computer ab. Heutzutage ist jeder Arbeitsplatz anders und jeder Mitarbeiter hat seine eigenen, individuellen Anforderungen an sein wichtigstes Arbeitsgerät. So benötigt der eine Mitarbeiter High-End-Hardware für seine Aufgaben, beispielsweise weil er viel mit Grafiken oder Videos arbeitet. Dem anderen genügt ein Computer, der Standard Office Anwendungen zügig verarbeiten kann. Wieder ein anderer Kollege ist häufig im Außendienst oder auf Messen tätig: Er benötigt ein Notebook, dass hinsichtlich Akkulaufzeit, Leistung und Sicherheitssoftware auf dem neuesten und zuverlässigsten Stand ist. Nicht zu vergessen, benötigt jeder Arbeitsplatz neben einem passenden Computer auch eine speziell auf den Aufgabenbereich zugeschnittene Infrastruktur (z.B. Anbindung an das Internet), die ausreichende Leistungsreserven bietet.
Insbesondere muss man sich dabei darüber im Klaren sein, dass digitale Technik alle zwei bis drei Jahre veraltet – meist zunächst auf der Softwareseite, dann reicht auch die Hardware nicht mehr aus.
Bei der Modernisierung der Hard- und Software liegt der Fokus gar nicht mal so sehr auf der neuen und schicken High-End-Technik, sondern viel mehr auf der Arbeitszeit, die neue Geräte einsparen. Somit wird die Arbeitszeit effizienter, wenn Ladezeiten, Suchzeiten, ewiges Geratter bei blinkender Festplattenleuchte und lahmende Internetverbindungen mehr und mehr der Vergangenheit angehören. Nicht zu unterschätzen ist dabei auch die Ablenkung – denn während ein Computer arbeitet, hat der Kopf frei und verliert den Fokus.
4.Digital Workplace Kommandobrücke: Maus, Tastatur und Bildschirm
In der heutigen Bürowelt sitzen Menschen nicht selten über acht Stunden vor Ihrem Computer, schauen auf den Bildschirm, tippen auf der Tastatur herum und bewegen die Maus hin und her. Nach einem intensiven Computerarbeitstag sind die Augen müde, der Nacken steif und der Kopf brummt – man ist reif für den wohlverdienten Feierabend. Solche Tage gehen völlig in Ordnung – allerdings nicht, wenn die Symptome schon vor der Mittagspause auftreten und der Rest des Arbeitstages zum Martyrium wird. Eine gute und durchdachte Ergonomie am Arbeitsplatz kann die Ausdauer und Motivation eines Mitarbeiters deutlich verlängern und am Ende bessere Arbeitsergebnisse hervorbringen.
Faustregel: So wie gestandene Handwerker nichts mit Werkzeug vom Baumarktwühltisch zu tun haben wollen, sollten Digital Workplace-„Arbeiter“ von Billiglösungen und Improvisationen Abstand nehmen.
Zu einem gut ausgestatteten Digital Workplace gehören:
- ein leistungsfähiger Computer
- ein Bildschirm mit gutem Kontrast, hoher Auflösung und großer Fläche – und bei den meisten Digital Workplaces ist ein zweiter Bildschirm eine echte Arbeitserleichterung.
- Tastatur und Maus sind Arbeitsgegenstände und sollten von guter Qualität sein – die dennoch nicht zwingend teuer sein müssen. Wer nachhaltig arbeiten und Batteriekosten sparen will, kann auf batteriebetriebene Funktastaturen und Mäuse verzichten.
5. Digital Workplace: Vor- und Nachteile im Überblick
Durch einen Digital Workplace ergeben sich für ein Unternehmen viele Potentiale für mehr Effektivität und Effizienz. Auf der anderen Seite ermöglicht der Digital Workplace den Mitarbeitern eine andere Art der Arbeit wie z.B. Homeoffice, was uns gerade in Zeiten von Corona sehr deutlich geworden ist.
| Vorteile | Nachteile (die sich im Homeoffice ergeben können) |
| Bessere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen | Der persönliche/soziale Austausch mit Kollegen fehlt gänzlich |
| Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (Homeoffice wird möglich) | Die Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben verläuft zunehmens fließend |
| Alle Informationen an einer zentralen Stelle / in einer zentralen Plattform anstelle einzelner Individuallösungen | Die Büroausstattung zu Hause ist schlechter als im Büro |
| Durch die Digitalisierung können (automatische) Workflows erstellt werden die Arbeitsprozesse beschleunigen | Ablenkungen/Störungen durch Familie |
| Das Büro wird zunehmens papierlos | Mehr Telefonate und Termine mit Kollegen zur Abstimmung und Koordination notwendig |
| Sofern Homeoffice gemacht werden kann, fällt der Weg zu Arbeit weg (Zeit- und Kostenersparnis) | Tendenz zur Mehrarbeit |
| Clean Desk – kein zugestellter Arbeitsplatz mit Ordnern und Ablagefächern | Kosten für z.B. Strom, Büromaterial und -gerätschaften müssen selbst getragen werden |
6.Digital Workplace Management Tipp 1: E-Mails löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten, terminieren
Vor rund zwanzig Jahren beschränkten sich große Teile der Bürokommunikation auf die morgendliche Geschäftspost, das gelegentlich brummende Faxgerät und das klingelnde Telefon – die E-Mail setzte sich erst langsam durch. Heute stürzt an vielen Arbeitsplätzen eine wahre E-Mail-Flut über die Mitarbeiter herein – insbesondere hochvernetzte Digital Workplaces mit vielfältigen Kommunikationskanälen und -aufgaben können schnell „Land unter“ gehen. Damit Sie die E-Mail-Flutwelle gut meistern können, haben wir Ihnen hier einen Artikel mit dem Titel „Outlook aufräumen: So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang“ verlinkt.
7.Digital Workplace Management Tipp 2: Mit OneNote speichern und verwalten Sie Notizen digital
Für Leser unseres Blogs ist das Notizprogramm OneNote von Microsoft kein Unbekanntes mehr. Im Digital Workplace ist es mehr als nur konsequent, auch die Erstellung und Archivierung von Notizen digital und nicht auf einem Notizblock oder Schmierpapier zu erledigen. Digitale Notizbausteine können Sie jederzeit in Excel, Outlook, PowerPoint und Word weiterverwenden ohne dass Sie erneut Texte oder Bilder eingeben zu müssen. Das einfache Hin- und Hertransferieren zwischen den im Digital Workplace verwendeten Softwareanwendungen ist ganz einfach, effizient und hochgradig vernetzbar.
Sie fragen Sich jetzt bestimmt ob Digital nun immer die bessere Wahl ist? Nicht immer – aber digitale Notizen sind schneller, effizienter und einfacher mit Kollegen teilbar! Sehen Sie sich daher zum Thema OneNote unsere Youtube-Erklärvideos sowie unsere zahlreichen Blogbeiträge zur Verwendung des Microsoft-Alleskönners an. Überzeugen Sie sich selbst, dass Sie an einem vollintegrierten Digital Workplace von dieser Lösung nur profitieren können.
8.Digital Workplace: Bleiben Sie am Ball
Wie Sie in diesem Artikel erfahren haben, ist der Digital Workplace die Werkbank des 21. Jahrhunderts und verdient hinsichtlich seiner Ausstattung, seiner Ergonomie und der eingesetzten Ideen viel mehr Aufmerksamkeit, als ihm bisher geschenkt wurde. So vielfältig wie die Aufgaben unserer sich immer mehr digitalisierenden Wirtschaft sind, so vielfältig sind auch die Ideen und Konzepte für den idealen digitalen Arbeitsplatz. Verfolgen Sie auch weiterhin unsere Blogbeiträge und bleiben Sie im Zuge der sich immer weiter vervollkommnenden Digitalisierung mit uns am Ball!
