Volle Kraft ins Datenmeer: Souverän den Digital Workplace steuern



Am Steuerpult für die sekundenschnelle Onlinekommunikation des 21. Jahrhunderts lenken Sie souverän E-Mail-Springfluten, umschiffen lässig aufziehende Shitstorms in sozialen Medien und managen Ihre Aufgaben, Ihre Notizen und Ihr Wissen digital und jederzeit griffbereit – willkommen in der Zukunft, die schon heute an Ihrem Digital Workplace für Sie beginnen kann.

Denn nahezu jeder Arbeitsplatz, der im entferntesten Sinne etwas mit einem Schreibtisch zu tun hat, ist heutzutage ein Digital Workplace – nur in unterschiedlichen Ausbaustufen. Doch egal wie umfangreich die IT-Ausstattung am Arbeitsplatz ist, wie vielfältig oder wichtig die Kommunikations-, Gestaltungs- und Planungsaufgaben sind oder wie viele Kanäle gleichzeitig bedient werden müssen – um einen Digital Workplace zu einem effektiven und stressreduzierten Umfeld zu machen, ist Planung und Organisation Ihres Arbeitsumfeldes das Wichtigste. Hierzu möchte ich Ihnen in meinem Artikel Anregungen und Hilfestellungen geben.

Das Ding auf dem Schreibtisch: Das Herz des Digital Workplace

Jeder Arbeitsplatz ist anders und jeder Mitarbeiter hat seine eigenen, individuellen Anforderungen an sein heutzutage wichtigstes Arbeitsgerät: Den Computer. Egal ob sich ein angebissener Apfel oder ein stilisiertes Fenster nach dem Einschalten auf dem Monitor zeigen – jeder Arbeitsplatz benötigt eine speziell auf den Aufgabenbereich zugeschnittene Infrastruktur, die ausreichende Leistungsreserven bietet. Insbesondere muss man sich dabei darüber im Klaren sein, dass digitale Technik alle zwei bis drei Jahre veraltet – meist zunächst auf der Softwareseite, dann reicht auch die Hardware nicht mehr aus.

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Vollfokus: Am Digital Workplace laufen konzentriert alle Fäden zusammen

So benötigt der eine Mitarbeiter High-End-Hardware für seine Aufgaben, beispielsweise weil er viel mit Grafiken oder Videos arbeitet. Dem anderen genügt ein Computer, der sich am besten mit dem schönen Satz „Zum Arbeiten reichts vollkommen“ beschreiben lässt. Wieder ein anderer Kollege ist häufig im Außendienst oder auf Messen tätig: Er benötigt ein Notebook, dass hinsichtlich Akku, Leistung und Sicherheitssoftware auf dem neuesten und zuverlässigsten Stand ist – und den manchmal rauen Alltag im Außendienst gut übersteht. Die besten Produkte für diese Zwecke findet man eher nicht in der Sonderangebotsbeilage des örtlichen Elektronikdiscounters, sondern im Gespräch mit IT-Profis (intern oder extern), die sich auch um notwendige Soft- und Hardwareupdates sowie Sicherheits- und Reparaturfragen kümmern.

Am Digital Workplace souverän den Arbeitsalltag meistern: Alle Tipps für die digitale Kommandobrücke des 21. Jahrhunderts erhalten Sie in meinem Artikel. Klick um zu Tweeten

Ein wichtiger Aspekt bei der Modernisierung der Hard- und Software liegt aber gar nicht so sehr in der neuen, schicken High-End-Technik- sondern in der handfesten Arbeitszeit, die neue Geräte sparen und so die Arbeitszeit effizienter machen. Ladezeiten, Suchzeiten, ewiges Geratter bei blinkender Festplattenleuchte und lahmende Internet- und LAN-Verbindungen machen die Arbeitszeit nicht nur unnötig lang, sondern sorgen auch für Ablenkung – denn während der Computer arbeitet, hat der Kopf frei und verliert den Fokus.

Auf der Kommandobrücke des Digital Workplace: Maus, Tastatur und Bildschirm

Der moderne Büromensch sitzt nicht selten über acht Stunden vor seinem Computer, schaut auf den Bildschirm, tippt auf der Tastatur herum und bewegt die Maus hin und her und vor und zurück. Nach einem intensiven Computerarbeitstag sind die Augen müde, der Nacken steif und der Kopf brummt – man ist reif für den wohlverdienten Feierabend. Dies ist völlig ok – allerdings nicht, wenn die Symptome bereits kurz vor der Mittagspause auftreten und der Rest des Arbeitstages zum Martyrium wird.

Eine gute und durchdachte Ergonomie am Arbeitsplatz kann die Ausdauer und Motivation eines Mitarbeiters deutlich verlängern und bringt bessere Arbeitsergebnisse. Faustregel: So wie gestandene Handwerker nichts mit Werkzeug vom Baumarktwühltisch zu tun haben wollen, sollten Digital Workplace-„Arbeiter“ von Billiglösungen und Improvisationen Abstand nehmen. Zu einem gut ausgestatteten Digital Workplace gehört, neben einem leistungsfähigen Rechner, auch ein Bildschirm mit gutem Kontrast, hoher Auflösung und großer Fläche – und bei den meisten Digital Workplaces ist ein zweiter Bildschirm eine echte Arbeitserleichterung.

Auch Tastatur und Maus sind Arbeitsgegenstände und sollten von guter Qualität sein – die dennoch nicht zwingend teuer sein muss. Beispiel Eingabegeräte: Wer nachhaltig arbeiten und Batteriekosten sparen will, kann auf batteriebetriebene Funktastaturen und Mäuse verzichten – die entsprechenden Kabelmodelle sind günstiger, langlebiger, zuverlässiger und haben nach der Anschaffung keinen ökologischen Fußabdruck mehr.

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Hier weiß man, wie man’s macht: Der Digital Workplace als Kommandozentrale der digitalen Geschäftswelt

Wie Sie Ihren Digital Workplace optimal und ergonomisch einrichten können, habe ich Ihnen auch in einer Checkliste in meinem Artikel „Ergonomie am Arbeitsplatz – So werden Sie Ihre Rückenschmerzen los“ zusammengestellt.

Passwortmanagement: Kein Digital Workplace lässt sich ohne Schlüssel starten

Passwörter sind in allen Unternehmen dieser Welt ein leidiges Thema: Entweder viel zu einfach und leicht zu knacken wie „hase1“, „schatzi5“ oder „onkelklaus“ – oder viel zu kompliziert, aber total sicher wie „bEU+BAjxQnBFErdH+X+.(,Jb(3N$3[V5jc2KD?7]~-mqkqWg“ .

Niemand kann ernsthaft verlangen, dass Mitarbeiter sich Passwortmonster wie die letztgenannte Zeichenfolge ins Gedächtnis prügeln – wohl können Sie als Arbeitgeber aber verlangen, dass sichere und aktuelle Passwörter verwendet werden. Hierzu habe ich Ihnen in meinem Artikel Hallo, Schatzi, „123…“ – wie steht’s um Ihre Passwörter? Wichtige Tipps für Ihre Datensicherheit wichtige Tipps zusammengestellt, mit dem Sie Ihren Digital Workplace optimal absichern können.

E-Mail-Ansturm: Sortieren, Priorisieren, Ignorieren und Wegwerfen

Vor zwanzig Jahren noch beschränkten sich große Teile der Bürokommunikation auf die morgendliche Geschäftspost, das gelegentlich brummende Faxgerät und das klingelnde Telefon – die E-Mail setzte sich erst langsam durch. Heute stürzt an vielen Arbeitsplätzen eine wahre E-Mail-Flut über die Mitarbeiter herein – insbesondere hochvernetzte Digital Workplaces mit vielfältigen Kommunikationskanälen und -aufgaben können schnell „Land unter“ gehen.

Wie Sie Ihre E-Mail-Flut wirksam bändigen können, habe ich Ihnen in meinem Artikel Wenn der Posteingang eine psychische Belastung wird und was Sie dagegen tun können erläutert. Dort finden Sie viele hilfreiche Tipps, wie Sie die auflaufende digitale Korrespondenz wirksam und nachhaltig bändigen können.

Notizen speichern und verwalten geht auch digital – mit OneNote

Für Leser meines Blogs ist das Notizprogramm von Microsoft, OneNote, kein Unbekannter mehr. Im Digital Workplace ist es mehr als nur konsequent, auch die Erstellung und Archivierung von Notizen digital und nicht auf einem Kritzelblock zu erledigen. Denn Sie können die Notizbausteine jederzeit in Excel, Outlook, PowerPoint und Word weiterverwenden ohne erneut Texte oder Bilder eingeben zu müssen. Das einfache Hin und Her zwischen den am häufigsten am Digital Workplace verwendeten Softwareanwendungen ist ganz einfach, effizient und hochgradig vernetzbar.

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Digital ist besser? Nicht immer – aber digitale Notizen sind schneller, effizienter und einfacher mit Kollegen teilbar!

Sehen Sie sich daher zum Thema OneNote unsere Youtube-Erklärvideos sowie unsere zahlreichen Blogbeiträge zur Verwendung des Microsoft-Alleskönners an und überzeugen Sie sich selbst, dass Sie an einem vollintegrierten Digital Workplace von dieser Lösung nur profitieren können.

Ihr Weg auf die digitale Kommandobrücke ist kürzer als Sie denken!

Wie Sie in diesem Artikel erfahren haben, ist der Digital Workplace die Werkbank des 21. Jahrhunderts und verdient hinsichtlich seiner Ausstattung, seiner Ergonomie und der eingesetzten Ideen viel mehr Aufmerksamkeit, als ihm bisher oft zuteilwird. So vielfältig wie die Aufgaben unserer sich immer mehr digitalisierenden Wirtschaft sind auch die Ideen und Konzepte für den idealen digitalen Arbeitsplatz – diese möchte ich mit Ihnen vertiefen und diskutieren.

Schreiben Sie mir einen Kommentar, eine E-Mail oder einen Tweet zu diesem Artikel . Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und neue Ideen entwickeln. Denn wir alle müssen im Zuge der sich immer weiter vervollkommnenden Digitalisierung am Ball bleiben – und die Entwicklung aus unseren Digital Workplaces prägen und steuern!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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