Chaos im Chefbüro: 7 Sünden unordentlicher Chefs

„Ordnung ist das halbe Leben”, sagt man und viele antworten darauf: „Und ich lebe in der anderen Hälfte.” Doch ein chaotischer Chef führt meistens auch ein chaotisches Unternehmen. Lesen Sie, welche sieben Sünden in einem unordentlichen Chefbüro begangen werden und warum es nicht egal ist, wie ordentlich oder unordentlich Sie Ihr Chefbüro führen!

Auswirkungen von einem chaotischen Chefbüro

Es gibt unterschiedliche Arten von Chefs und Führungsstilen. Wenn aber der Chef chaotisch arbeitet, hat das häufig Auswirkungen auf das ganze Unternehmen. Aus dem Chaos auf dem Schreibtisch im Chefbüro entsteht Chaos in der Ablage und in der Aufgabenverwaltung. Dazu kommt ein chaotischer Umgang mit E-Mails, Unklarheit in den Zielen und chaotische vorbereitete Besprechungen. All diese Dinge beginnen im Chefbüro und führen zu einer chaotischen Atmosphäre im Unternehmen.

7 Sünden in einem chaotischen Chefbüro

Sünde Nr. 1: Wie der Schreibtisch im Chefbüro aussieht, ist meine Sache!

Leertischler arbeiten effizienter als Volltischler. Dennoch herrschen an vielen Schreibtischen – auch im Chefbüro – Chaos und Unordnung. Dann höre ich oft: „Ach, Herr Kurz, sehen Sie das nicht so eng: Das Genie beherrscht das Chaos.” Ich bin überzeugt, dass in erfolgreichen Unternehmen vor allem gilt: „Das Genie beherrscht sein Chaos!” Der Schreibtisch ist da nur ein Beispiel. Hinter einem aufgeräumten Schreibtisch steht ein aufgeräumter Kopf. Herrscht im Chefbüro Klarheit bei der Ablage von Dokumenten, bei der Terminplanung, Klarheit in den Zielen, so führt dies zu effizienterer Arbeit und zu unternehmerischem Erfolg. Doch welche Vorbildfunktion hat es, wenn der Chef ein chaotisches Büro hat? Mitarbeiter verlieren den Ansporn dazu, selbst Ordnung zu halten und verlieren schnell den Überblick. Mit der 5 S-Methode können Sie Ihren Arbeitsplatz langfristig optimieren und für ein ordentliche und strukturiertes Büro sorgen:

Sünde Nr. 2: Nur nicht zu viele Vorgaben aus dem Chefbüro!

In vielen Unternehmen erledigt jeder die anstehenden To-Do’s, wodurch Doppelarbeit entstehen kann. Es kommt zu unnötigen Suchzeiten und es entstehen Wartezeiten. Prozesse sind unklar und Mitarbeiter werden frustriert. Aus dem Chefbüro hört man erst etwas, wenn die Not groß ist. In manchem Chefbüro regiert die Angst, sich durch Vorgaben und Spielregeln angreifbar zu machen. Meine Erfahrung ist: Gemeinsam erarbeitete Spielregeln für die Ablage von Dokumenten und Büroutensilien, der Einsatz von Checklisten für wiederkehrende Tätigkeiten, die klare Formulierung von Erwartungen vereinfachen das Miteinander. Mitarbeiter sind meistens sehr dankbar, dass sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen. Mehr über Strukturen für Dateien und deren Nutzen erfahren Sie hier.

Sünde Nr. 3: Das Chefbüro informiert – So wird das gemacht!

Der Mitarbeiter arbeitet, der Chef löst Probleme. Immer wieder treffe ich im Chefbüro auf die Einstellung: Der Mitarbeiter wird für das Arbeiten bezahlt, das Denken übernehmen Chefs oder Taskforces und vermeintliche Expertenrunden. Dabei gibt es keine besseren Experten für die jeweiligen Bereiche als die Mitarbeiter selbst. Öffnen Sie Ihr Chefbüro und beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Erstellung von Spielregeln. Motivieren Sie sie, beständig nach Verbesserungen zu suchen. Ermutigen Sie zum Mit-Denken! So werden aus Mitarbeitern → Mit-Unternehmer und aus Mitarbeitern → Mit-Denker.

Sünde Nr. 4: Im Chefbüro denkt man, Weiterbildungen sind zu teuer!

Häufig entsteht um das Thema Weiterbildung ein Machtkampf. Im Chefbüro fragt man sich mit spitzem Stift: Wie viele Fortbildungstage darf ein Mitarbeiter nutzen? Welche Fortbildung muss von den Mitarbeitern selbst getragen werden? Dabei gibt es kostengünstige Varianten. Häufig gibt es Mitarbeiter, von deren Wissen andere Mitarbeiter profitieren könnten. Manchmal ist ein Buchgeschenk genauso anregend und inspirierend wie eine Fortbildung. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern die Weiterbildung zu ermöglichen. Das geht auch mit wenigen Ressourcen.

Sünde Nr. 5: Das Chefbüro ist sich sicher, „never change a running system”!

„Lieber alles so belassen, wie es ist!”, lautet die Devise in manchem Chefbüro. Ich bin der Meinung, die Suche nach Verbesserungen sollte ein ständiges Anliegen auf Ihrer To-Do-Liste sein.

Richten Sie Ihr Augenmerk vor allem auf die Unternehmensprozesse, die nicht unmittelbar zur Wertschöpfung eines Unternehmens beitragen. Damit sind all jene Prozesse gemeint, die nicht vom Kunden bezahlt werden. Reduzieren Sie Such-, Warte- und Wegezeiten. Vermeiden Sie Doppelarbeit und Überinformation! Bekämpfen Sie Fehlerquellen und versuchen Sie aus Fehlern zu lernen, sodass ein Fehler nicht mehrmals geschieht. Eine Prozesslandkarte ist der erste Schritt zur Übersicht Ihrer Unternehmensprozesse.

Sünde Nr. 6: Die Haltung im Chefbüro lautet, nicht getadelt, ist genug gelobt!

Wenn sich Mitarbeiter leidenschaftlich einbringen und etwas Neues versuchen, bleiben Rückschläge nicht aus. In manchem Chefbüro wird darauf mit Schuldzuweisungen reagiert. Das führt dazu, dass Mitarbeiter davor zurückschrecken, etwas Neues auszuprobieren – es könnte ja schiefgehen. So entsteht eine Atmosphäre der Angst.

Wie Sie zu einer Atmosphäre der Anerkennung kommen:

• Formulieren Sie klare Erwartungen.
• Führen Sie Ihre Mitarbeiter, in dem Sie loben und wertschätzen, wenn sie etwas gut gemacht haben! Und wenn wirklich etwas schiefgelaufen ist, beteiligen Sie die Mitarbeiter an der Suche nach Lösungen.
• Lassen Sie Ihren möglichen Frust nie an den Mitarbeitern aus.

Sünde Nr. 7: Die Ziele im Chefbüro aus den Augen verloren!

Gerade im Chefbüro von Verwaltungen steht man häufig vor der Herausforderung, Ziele zu formulieren und Kennzahlen zu benennen, an denen der Erfolg sichtbar gemacht werden kann. Mitarbeiter rotieren wie in einem Hamsterrad und gehen doch mit dem Gefühl nach Hause, nicht genug geleistet zu haben. Aus diesem Grund sollten Sie mit Zielen und Kennzahlen arbeiten.

In kleinen Schritten zum effizienten Chefbüro

Es ist besser kontinuierlich kleine Schritte zu unternehmen, als „große” Entscheidungen zu treffen, die nach einer Zeit wieder verpuffen, weil die Kraft ausgegangen ist. Nehmen Sie sich den Bereich vor, in dem Sie den dringendsten Handlungsbedarf sehen und überlegen Sie sich einen kleinen  Schritt in die richtige Richtung! Dann gehen Sie los! Starten Sie eine kleine Revolution und beginnen Sie bei sich im Chefbüro! Gehen Sie ganz im Sinne von Kaizen vor und verbessern Sie sich hin zum Besseren:

Machen statt reden: Setzten Sie Dinge direkt um

(Dauer 2:32 Minuten)

Tipps für Mitarbeiter mit einem chaotischen Chef

Was Sie auf jeden Fall klar sein sollte: Nicht jeder Chef ist gleich und ist auch nicht in jeder Hinsicht perfekt. Aber er ist trotzdem Spezialist auf seinem Gebiet. Wenn Sie sich also das nächste Mal über die organisatorischen Fähigkeiten ärgern sollten, handeln Sie wie folgt:

• Akzeptieren Sie ihn, so wie er ist. Es würde nichts bringen, wenn er sich verstellt. Das würde langfristig gesehen nicht funktionieren.
• Nehmen Sie die Dinge gelassen und unterstützen Sie ihn, wenn es möglich ist. Sprechen Sie mit ihm ab, in wie weit Sie ihn unterstützen können.
• Machen Sie sich nicht selbst für die schwierigen Situationen Ihres Chefs verantwortlich, die durch sein chaotisches Arbeiten entstehen.
• Sehen Sie Problemsituationen als Herausforderung und Chance – Sie können dadurch nur wachsen.