Chaos im Chefbüro: Die sieben Todsünden unordentlicher Chefs



„Ordnung ist das halbe Leben”, sagt man und viele antworten darauf: „Und ich lebe in der anderen Hälfte.” Doch ein chaotischer Chef führt meistens auch ein chaotisches Unternehmen. Der Fisch stinkt vom Kopf her. Lesen Sie, welche sieben Sünden in einem unordentlichen Chefbüro begangen werden und warum es nicht egal ist, wie ordentlich oder unordentlich Sie Ihr Chefbüro führen!

Was ist das Problem

Aus dem Chaos auf dem Schreibtisch im Chefbüro entsteht Chaos in der Ablage und in der Aufgabenverwaltung. Dazu kommt ein chaotischer Umgang mit E-Mails, Unklarheit in den Zielen und chaotische vorbereitete Besprechungen. All diese Dinge beginnen im Chefbüro und führen zu einer chaotischen Atmosphäre im Unternehmen.

Ein chaotischer Chef führt meistens auch ein chaotisches Unternehmen. Klick um zu Tweeten

Atmosphaere entsteht im Chefbuero
Die chaotische Atmosphäre eines Unternehmens entsteht häufig im Chefbüro.

So funktioniert es

Sünde Nr. 1: Wie der Schreibtisch im Chefbüro aussieht, ist meine Sache!

Leertischler arbeiten effizienter als Volltischler. Dennoch herrschen an vielen Schreibtischen – auch im Chefbüro – Chaos und Unordnung. Dann höre ich oft: „Ach, Herr Kurz, sehen Sie das nicht so eng: Das Genie beherrscht das Chaos.” Ich bin überzeugt in erfolgreichen Unternehmen gilt vor allem: „Das Genie beherrscht sein Chaos!” Der Schreibtisch ist da nur ein Beispiel.

Schreibtisch im Chefbuero
Auch im Chefbüro ist ein ordentlicher Schreibtisch von Bedeutung.

Hinter einem aufgeräumten Schreibtisch steht ein aufgeräumter Kopf. Herrschen im Chefbüro Klarheit bei der Ablage von Dokumenten, bei der Terminplanung, Klarheit in den Zielen, so führt dies zu effizienterer Arbeit und zu unternehmerischem Erfolg. Mehr über die Visualisierung von Zielen erfahren Sie in meinem Beitrag "Ziele und Kennzahlen übersichtlich visualisieren"

Sünde Nr. 2: Nur nicht zu viele Vorgaben aus dem Chefbüro!

In vielen Unternehmen macht jeder seins. So entsteht Doppelarbeit. Es kommt zu unnötigen Suchzeiten und es entstehen Wartezeiten. Prozesse sind unklar und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden frustriert. Aus dem Chefbüro hört man erst etwas, wenn die Not groß ist.

Mitarbeiter spueren Frust aus Chefbuero
Die Mitarbeiter spüren Unsicherheit und Frust aus dem Chefbüro.

In manchem Chefbüro regiert die Angst, sich durch Vorgaben und Spielregeln angreifbar zu machen. Meine Erfahrung ist: gemeinsam erarbeitete Spielregeln für die Ablage von Dokumenten und Büroutensilien, der Einsatz von Checklisten für wiederkehrende Tätigkeiten, die klare Formulierung von Erwartungen vereinfachen das Miteinander. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind meistens sehr dankbar, dass sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen. Mehr über Spielregeln in der Abteilung und deren Nutzen erfahren Sie hier.

Sünde Nr. 3: Das Chefbüro informiert: so wird das gemacht!

Der Mitarbeiter arbeitet. Der Chef löst Probleme. Immer wieder treffe ich im Chefbüro auf die Einstellung: der Mitarbeiter wird für das Arbeiten bezahlt, das Denken übernehmen Chefs oder Taskforces und vermeintliche Expertenrunden. Dabei gibt es keine besseren Experten für die jeweiligen Bereiche als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selber.

Mitarbeiter sind Experten ohne Chefbuero
Ihre Mitarbeiter sind die Experten ohne Chefbüro!

Öffnen Sie Ihr Chefbüro und beteiligen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Erstellung von Spielregeln. Motivieren Sie sie, beständig nach Verbesserungen zu suchen. Ermutigen Sie zum Mit-Denken! So werden aus Mitarbeiterinnen - Mit-Unternehmerinnen und aus Mit-Arbeitern Mit-Denker.

Sünde Nr. 4: Das Chefbüro ist sich sicher, never change a running System!

„Lieber alles so belassen, wie es ist!”, lautet die Devise in manchem Chefbüro. Ich bin der Meinung, die Suche nach Verbesserungen sollte ein ständiges Anliegen auf Ihrer ToDo-Liste sein.

Suche nach Verbesserungen startet Chefbuero
Die Suche nach Verbesserungen startet im Chefbüro.

Richten Sie Ihr Augenmerk vor allem auf die Unternehmensprozesse, die nicht unmittelbar zur Wertschöpfung eines Unternehmens beitragen. Damit sind all jene Prozesse gemeint, die nicht vom Kunden bezahlt werden. Reduzieren Sie Such-, Warte- und Wegezeiten. Vermeiden Sie Doppelarbeit und Überinformation! Bekämpfen Sie Fehlerquellen und versuchen Sie aus Fehlern zu lernen, so dass ein Fehler nie mehrmals geschieht. Eine Prozesslandkarte ist der erste Schritt zur Übersicht Ihrer Unternehmensprozesse. Wie Sie schnell und einfach da hin kommen, erfahren Sie in meinem Beitrag "Die Prozesslandkarte: Volle Peilung für Ihr Unternehmen".

Sünde Nr. 5: Im Chefbüro denkt man, Weiterbildungen sind zu teuer!

Häufig entsteht um das Thema Weiterbildung ein Machtkampf. Im Chefbüro fragt man sich mit spitzem Stift: Wie viele Fortbildungstage darf ein Mitarbeiter nutzen? Welche Fortbildung muss von der Mitarbeiterin selber getragen werden?

Weiterbildung kommt vom Chefbuero
Weiterbildungen müssen vom Chefbüro kommen.

Dabei gibt es kostengünstige Varianten. Häufig gibt es Mitarbeiterinnen, von deren Wissen andere Mitarbeiter profitieren könnten. Manchmal ist ein Buchgeschenk genauso anregend und inspirierend wie eine Fortbildung. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Weiterbildung zu ermöglichen. Das geht auch mit wenigen Ressourcen. Wie erfahren Sie in meinem Blogbeitrag Ich weiß was! – So nutzen Sie die Ressourcen ihrer Mitarbeiter!

Sünde Nr. 6: Die Haltung im Chefbüro lautet, nicht getadelt, ist genug gelobt!

Wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leidenschaftlich einbringen und etwas Neues versuchen, bleiben Rückschläge nicht aus. In manchem Chefbüro wird darauf mit Schuldzuweisungen reagiert. Das führt dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davor zurückschrecken, etwas Neues auszuprobieren – es könnte ja schiefgehen. So entsteht eine Atmosphäre der Angst.

Mangel an Wertschaetzung aus Chefbuero
Der Mangel an Wertschätzung vom Chefbüro führt oftmals zu Angst und Fehlern.

Führen Sie, in dem Sie loben und wertschätzen! Lassen Sie Ihren möglichen Frust nie an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus. Formulieren Sie klare Erwartungen, erwischen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie etwas gut gemacht haben. Und wenn wirklich etwas schiefgelaufen ist, beteiligen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Suche nach Lösungen. Wie Sie zu einer Atmosphäre der Anerkennung kommen, erfahren Sie hier.

Sünde Nr. 7: Als wir in unserem Chefbüro das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir die Anstrengung!

Gerade im Chefbüro von Verwaltungen steht man häufig vor der Herausforderung, Ziele zu formulieren und Kennzahlen zu benennen, an denen der Erfolg sichtbar gemacht werden kann.

Zielvorgaben aus Chefbuero
Ohne Zielvorgaben aus dem Chefbüro geht es oft chaotisch zu.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rotieren wie in einem Hamsterrad und gehen doch mit dem Gefühl nach Hause, nicht genug geleistet zu haben. Aus diesem Grund sollten Sie mit Zielen und Kennzahlen. Mehr darüber erfahren Sie hier: Auf mich kannst Du zählen! 5 Ideen für den Einsatz von Kennzahlen in Verwaltungen

Darauf kommt es an

Es ist besser kontinuierlich kleine Schritte zu unternehmen, als „große” Entscheidungen zu treffen, die nach einer Zeit wieder verpuffen, weil die Kraft ausgegangen ist. Nehmen Sie sich den Bereich vor, in dem Sie den dringendsten Handlungsbedarf sehen und überlegen Sie sich einen kleinen nächsten guten Schritt in die richtige Richtung! Dann gehen Sie los! Starten Sie eine kleine Revolution und beginnen Sie bei sich im Chefbüro!

Und Sie?

Wir haben ein 52 wöchiges Profiprogramm entwickelt, mit dessen Hilfe sich Ihre Effizienz und Wirksamkeit im Chefbüro um bis zu 20% steigern lässt. Dabei geht es darum, Sie jede Woche bei einer kleinen, aber nachhaltigen Veränderung zu begleiten. Wenn Sie mehr erfahren wollen, klicken Sie hier:

Profi-Programm erhoeht Effizienz Chefbuero
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