Ihre Bürogestaltung erzählt von Ihrem Unternehmen: Die Besucher ziehen Schlüsse daraus, ob Ihre Räume hell und strukturiert oder angestaubt und unübersichtlich wirken. Entsprechend verläuft die Kommunikation: Leicht und lösungsorientiert oder planlos und missverständlich. Für einen Geschäftsabschluss ist eine funktionierende Kommunikation oft das Zünglein an der Waage.
Doch auch auf Sie und Ihre Mitarbeiter wirkt sich die Bürogestaltung aus: Haben Sie alle Informationen über Ihr Unternehmen griffbereit zur Hand, so dass die Kommunikation mit Kollegen und Kunden frei fließt? Die Gestaltung des Büros wirkt sich direkt oder indirekt auf das Wohlbefinden und die Produktivität jedes Einzelnen aus. Ein Faktor, der nicht zu unterschätzen ist.
Inhaltsverzeichnis
Bürogestaltung – 3 erfolgsversprechende Tipps
Die Bürogestaltung verstehe ich als einen andauernden Prozess. Dazu gehören die Gestaltung jedes einzelnen Arbeitsplatzes und optimale Bedingungen für die Kommunikation.
Oft schon habe ich festgestellt, dass Prozesse immer wieder stocken, weil die Kommunikation zwischen den Beteiligten nicht funktioniert. Deshalb habe ich für Sie 3 Tipps zur Bürogestaltung zusammengestellt, die sich vor allem auf die Kommunikation auswirken.
Tipp 1: Posteingang definieren
Das klingt wirklich simpel: Richten Sie eine Schale, die nur dem Posteingang dient. Kennzeichnen Sie die Schale mit dem Verwendungszweck und Ihrem Namen. So ist für Ihre Kollegen gut sichtbar, dass sie Briefe, Prospekte und andere Post für Sie hier ablegen.
Hintergrund: Die Organisation des Posteingangs gehört zu den kleinen, aber einflussreichen Faktoren der Bürogestaltung. Post hat ja immer etwas mit Kommunikation zu tun. Die Vorteile einer einzigen Schale für den Posteingang stellen sich schnell heraus:
Es entfällt der Arbeitsschritt, die Post in einen Stapel von Ablagekörben vorzusortieren. Stattdessen leeren Sie den Posteingang ein- oder zweimal täglich und legen sofort alles an seinen Platz. Dabei gehen Sie so vor:
- Was nicht benötigt wird, geht in den Papierkorb.
- Was innerhalb von fünf Minuten erledigt werden kann, erledigen Sie sofort.
- Was nicht zu Ihren Aufgaben gehört, geben Sie an den zuständigen Kollegen weiter.
- Was Sie später bearbeiten wollen, wird direkt terminiert.
- Lesematerial legen Sie auf den Lesestapel, den ich Ihnen im nächsten Abschnitt beschreibe.
Tipp: Vermerken Sie auch Ihre Abwesenheitszeiten sowie die Telefonnummer auf dem Schild, das erleichtert die Kommunikation mit Ihren Kollegen.
Auf diese Weise können Sie auch mit Ihrem digitalen Posteingang verfahren.
Tipp 2: Für eine optimale Bürogestaltung räumen Sie dauerhaft Ihren Schreibtisch auf
Wieder ein Tipp, der simpler klingt, als er ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch bietet gleich mehrere Vorteile:
- Sie finden auf einen Griff, was Sie benötigen.
- Der Platz ist sinnvoll genutzt und frei von überflüssigen Dingen.
- Ihre Urlaubsvertretung findet sich leicht zurecht.
Viele im Büro Tätige haben mir schon anvertraut, dass sie sich von dem Chaos in ihrem Schreibtisch behindert fühlten. Doch mehrere Versuche, eine Schreibtischordnung einzuhalten, seien nach kurzer Zeit gescheitert. In diesen Fällen, so meine Erfahrung, hat entweder die Ordnung nicht zum Arbeitsplatz gepasst oder die Plätze für die einzelnen Dinge waren nicht klar definiert.
In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie Ihren Schreibtisch noch einmal aufräumen – dieses Mal für immer. Darunter finden Sie die Tipps zum Nachlesen und Nachmachen.
Wichtiger Bestandteil der Bürogestaltung: Der für immer aufgeräumte Schreibtisch.
Das Sichtbuch
Schaffen Sie sich eine Mappe mit fest installierten Einsteckfolien an. In diesem Sichtbuch halten Sie alle Informationen vor, auf die Sie immer wieder schnell zugreifen müssen, zum Beispiel:
- Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner
- Ihre Kundennummern bei Vertragspartnern und Lieferanten
- Preisliste Ihres Unternehmens
- Telefonliste innerhalb des Unternehmens
- Aufgabenbereiche der einzelnen Abteilungen oder Mitarbeiter
- Übersicht wiederkehrender Termine
Die erste Folie kann ein Inhaltsverzeichnis enthalten. Alle weiteren Folien erhalten in einer Ecke eine Seitenzahl. So können Sie benötigte Einträge ganz gezielt auffinden. Das Sichtbuch platzieren Sie am besten direkt auf dem Schreibtisch.
Laufende Vorgänge
Legen Sie laufende Vorgänge in einem System mit Direktzugriff ab; zum Beispiel in einer Registermappe mit nummerierten Fächern. So erhält jedes Projekt automatisch eine Nummer. Übertragen Sie diese Nummern in ein Inhaltsverzeichnis, das ganz vorn in der Mappe liegt.
Gemeinsam genutzte Unterlagen
Für Unterlagen, die sie mit Kollegen teilen, vereinbaren Sie gemeinsame Ablage-Spielregeln. Wir bei Tempus machen das so: Laufende Projekte legen wir in blaue Mappen, Kundenbestellungen in rote.
Lesestapel
Richten Sie für Lesestoff einen Stapel ein, der eine Begrenzung nach oben hat. Gut geeignet ist ein Fach im Regal oder Sideboard. Wenn der Stapel die obere Begrenzung erreicht hat, ziehen Sie einfach die Zeitschriften, die ganz unten liegen heraus und bringen sie direkt ins Altpapier. Bedenken Sie: Zum Lesen dieser Materialien fehlte Ihnen bisher die Zeit und das wird sich auch nicht ändern.
Tipp: Entsorgen Sie die Materialien, ohne sie noch einmal anzusehen. Damit vermeiden Sie, in die „Kann-ich-noch-gebrauchen-Falle“ zu tappen.
Bürowerkzeuge
Geben Sie allen Büromaterialien einen festen Platz. Besser als die Tischplatte eignen sich hierfür die Schubfächer am Schreibtisch. Dabei gilt: Je öfter Sie etwas benötigen, umso mehr in Reichweite bewahren Sie den Gegenstand auf.
Tipp: Unterteilen Sie die Schubfächer mit beschrifteten Trennelementen, so bleibt die geschaffene Ordnung bestehen.
Projekte mit Terminen verknüpfen
Schaffen Sie sich eine Registermappe oder eine Box mit nummerierten Zwischenblättern an. Notieren Sie anstehende Termine in Ihrem Kalender, zusammen mit der Nummer, die in der Registerbox zu dem jeweiligen Projekt gehört.
Mehr Tipps zum Anlegen von Projektordnern finden Sie hier.
Diese Strategie funktioniert auch, wenn Sie mit einem Online-Kalender, wie zum Beispiel Outlook, arbeiten. Dazu finden Sie in meinem Artikel zum Aufgabenmanagement eine Anleitung.
Tipp 3: Zur optimalen Bürogestaltung gehört auch ein funktionierendes Telefonmanagement
Das Telefonieren ist in vielen Unternehmen noch immer die beliebteste Art der Kommunikation. Wenn Sie mit Ihrem Geschäftspartner am Telefon zugewandt und konzentriert sprechen, vermitteln Sie ein positives Bild Ihres Unternehmens.
Hier stelle ich Ihnen drei Möglichkeiten vor, wie Sie die Kommunikation per Telefon bewusst in Ihre Bürogestaltung einbeziehen.
Die Telefonnotiz
Gerade bei überraschenden Anrufen können Teile des Gesprächs leicht vergessen werden. Wer hat Wann angerufen und Was wurde besprochen? Leicht gehen Informationen aus dem Gespräch im weiteren Geschäftsalltag unter. Verlassen Sie sich besser nicht auf Ihr Gedächtnis, sondern fertigen Sie während des Telefonats Notizen an.
Tipp: Da die Kommunikation mit Kunden besonders wichtig ist, haben wir für Sie einen Vordruck für Rückmeldungen von Kunden erstellt.
Besonders komfortabel sind Telefonnotizen in Outlook. In meinem Artikel Telefonnotiz Outlook erhalten Sie eine Anleitung für diese wenig bekannte Funktion.
Der Telefonleitfaden
Um einen Anruf vorzubereiten oder im Gespräch souverän zu kommunizieren, bewährt sich der Einsatz eines Telefonleitfadens. Er ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Firmenauftritts. Zum anderen können Sie im Telefonleitfaden alle Informationen sammeln, die erfahrungsgemäß im Laufe eines Gesprächs benötigt werden.
Besonders im Kundenservice ist so ein Leitfaden eine große Hilfe.
Tipp: Integrieren Sie doch unsere Regeln für das Kundencenter in Ihren Telefonleitfaden. Wir haben ein Beispiel für Sie bereitgestellt, dass sie sich kostenlos herunterladen und nutzen können: Servicestandard für das Kundencenter.
Das Telefonzimmer
Gerade in Gemeinschaftsbüros können Umgebungsgeräusche beim Telefonieren stören. Das ist nicht nur für Sie anstrengend, sondern kann auch Ihren Gesprächspartner ablenken. Deshalb bietet es sich an, für das Telefonieren ein extra Zimmer einzurichten. Steht kein separater Raum zur Verfügung, können Sie von einem größeren Raum einen Bereich mit schalldämmenden Wandelementen abtrennen. Für die Möbel und den Fußboden eignen sich ebenfalls schalldämmende Materialien.
Diese Ausstattung des Telefonzimmers hat sich bewährt:
Möbel: Stellen Sie zum Schreibtisch mit Stuhl auch ein Sideboard für Ausdrucke des Telefonleitfadens und für Firmenprospekte auf.
Technik: Mit tragbaren Geräten ermöglichen Sie flexibles Arbeiten. Wählen Sie daher einen Laptop und tragbare Telefone. Eine verstellbare Schreibtischbeleuchtung kann von jedem Nutzer individuell angepasst werden.
Arbeitsmaterial: Sorgen Sie für einen Vorrat an Stiften und Blöcken und denken Sie an Vordrucke für Gesprächsnotizen. Außerdem sollten häufig benötigte Informationen bereitliegen. Werden diese laminiert, sind sie lange vor Abnutzung geschützt. Praktisch für die griffbereiten Unterlagen ist ein Folienständer.
Raumgestaltung: Helle Farben schaffen eine frische, lebendige Stimmung und lassen den Raum optisch größer wirken. Blumen oder ein schönes Bild vermitteln einen harmonischen Eindruck. Aktuelle Firmeninformationen an einer Pinnwand, zum Beispiel die letzten Umsatzentwicklungen, fördern die Motivation. Ein Schild mit der Aufschrift „Bitte lächeln, der Gesprächspartner hört es“ ist eine freundliche Erinnerung daran, uns vor dem Telefonieren positiv einzustimmen.
Tipp: Bewährt hat sich das Tragen eines Headsets während des Telefonats. Sie haben die Hände frei und können in Unterlagen nachschlagen, ohne dass Sie sich verrenken oder das Telefonieren unterbrechen müssen.
Sie können die beschriebenen Faktoren zur Verbesserung der Kommunikation schrittweise in Ihre Bürogestaltung einbeziehen. Tauschen Sie sich nach einem Monat mit Ihren Mitarbeitern darüber aus, welche Auswirkungen die Neuerungen haben.
Büroeinrichtung – 5 hilfreiche Tipps
Bei einer Firma sind Meeting- und Büroräume wie ein Aushängeschild für die Qualität und Sorgfalt der gesamten Arbeitsprozesse. Altmodische Möbel mit Spuren der Abnutzung weisen den Betrieb als nachlässig und zu sparsam aus. Aber auch zu teures und aufwendiges Mobiliar ist zu vermeiden, denn das wirkt großspurig. Unordnung sollte gar nicht sein – herumliegendes Altpapier oder Aktenberge sind ein Zeichen für unstrukturierte Abläufe. Machen Sie sich bewusst: Wenn Kunden und Geschäftspartner einen guten Eindruck gleich am Empfangstresen gewinnen, ist die Entscheidung zugunsten Ihres Unternehmens schon halb gefallen. Ein zweiter wichtiger Punkt: Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter, wenn sie sich wohl an ihrem Arbeitsplatz fühlen.
Tipp 1: Planen Sie Ihr neues Büro strategisch
Legen Sie am besten vor dem Kauf einer neuen Einrichtung eine geplante Grundstruktur fürs Büro fest. Fertigen Sie eventuell eine Skizze an, was wohin kommt. Welche zusätzlichen Fächer und Regale brauchen die Mitarbeiter direkt am Schreibtisch – und worauf kann verzichtet werden? In welchem Umfang legen sie Akten ab? Wenn Sie den gewünschten Zustand und entsprechende Ablageregeln vorab festlegen, können Sie bei der Büroeinrichtung und -ausstattung viel Platz und Geld sparen.
Tipp 2: Sparen Sie nicht, sonst zahlen sie drauf
Sparen macht Spaß, aber gute Qualität hat nun mal ihren Preis. Das billige Regal verbiegt bald unter der Last von gebündelten Dokumenten und bei den unglaublich preiswerten Aktenordnern klemmt der Verschlussmechanismus. Das nervt, lenkt vom Eigentlichen ab und letztlich kostet Sie die Neuanschaffung das Doppelte. Bedenken Sie dies vor allem bei der Auswahl Ihres Schreibtisches – er ist das Herzstück Ihres Büros. Vielleicht sollte der Arbeitstisch die erste Anschaffung sein und alle weiteren Möbel im Raum werden auf ihn abgestimmt. Achten Sie dabei darauf, dass Möbel und Ordnungssystem einander ergänzen, denn so können Sie viel Platz sparen.
Erfahrungsgemäß ist eine Schreibtischplatte von mittlerer Größe am besten – sie bietet ausreichend Platz für Telefon, Tastatur, Monitor und Posteingangsschale, aber sie ist nicht groß genug, damit noch andere Dinge auf ihr landen.
Büro-Kaizen®-Extratipp:
Wichtig ist, dass Ihr Schreibtisch nicht nur frei ankommt, sondern auch frei bleibt, wenn der Alltag einkehrt. Dafür ist das Büro einrichten der perfekte Zeitpunkt. Was Sie überhaupt mit ins neue Büro nehmen sollten und wie Sie zum effizienten Minimalisten werden, habe ich Ihnen ergänzend hier aufgeschrieben.
Tipp 3: Sorgen Sie für Ordnung – per Checkliste
Apropos Ordnung – vereinbaren Sie gleich bei Bezug des neuen Büros mit Ihrem Team Standards, damit es immer schön aufgeräumt bleibt. Büroutensilien, die Sie mehrmals die Woche benötigen, packen Sie in Schubladen oder Rollcontainer. Und alle vertikalen Flächen wie Fensterbretter oder der Fußboden bleiben frei von Unterlagen. Die Checkliste für Ihren Arbeitsplatz hilft Ihnen und Ihrem Team, diese Ordnung dauerhaft beizubehalten.
Tipp 4: Gesundes Arbeiten = effektives Arbeiten
Sitzen ist das neue Rauchen! Vor allem Büromitarbeiter bewegen sich viel zu wenig. Die Folge: Viele klagen über Rücken- und Kopfschmerzen und sind nicht leistungsfähig. Investieren Sie in einen ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einen ergonomisch passenden Bürostuhl. Das ist genauso wichtig wie ein moderner Monitor und eine ausgezeichnete Beleuchtung. Hier gilt ebenfalls Klasse statt Masse – zu Beginn werden die Kosten etwas höher sein, doch die holen Sie schnell wieder herein, wenn Ihr Team nicht dauernd wegen Krankheit ausfällt.
Ein höhenverstellbarer Schreibtisch lässt sich der Körpergröße individuell anpassen und ist komfortabel. Er ermöglicht auch das Arbeiten im Stehen, was den Rücken entlastet und den Kopf freimacht.
Tipp 5: Geben Sie Dokumenten ein Verfallsdatum
Ich empfehle immer die Büroeinrichtung zu begrenzen. Stellt sich schließlich Platzmangel ein, ist dies ein Signal, endlich gründlich auszusortieren. In der Regel brauchen Sie Unterlagen nicht länger als zehn Jahre aufzubewahren. Gewöhnen Sie sich an, das Entsorgungs-Datum auf Aktenordner und Kartons zu notieren. So sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente nicht mehr benötigt werden.
