Outlook E-Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach übersichtlich und aufgeräumt


Sie können ganz einfach in Outlook E-Mails archivieren und hätten somit das Problem eines übervollen Postfaches gelöst. Diese Lösung hört sich doch einfach und gut an, oder? Wir würden dazu sagen, dass Sie das Problem nicht gelöst, sondern nur verschoben haben. Isoliert betrachtet ist nur das Archivieren von E-Mails nicht die Lösung, um dem übervollen Postfach gerecht zu werden. Sie verlieren dadurch noch mehr den Überblick und das wirkt sich spätestens dann frustrierend aus, wenn Sie in der Vergangenheit nach E-Mails suchen müssen. Lange Suchzeiten im Archiv sind die Folge und Sie haben durch die Archivierung nichts an Zeit gewonnen. Deshalb empfehlen wir Ihnen eine Archivierung in Kombination mit einem strukturierten E-Mail-Verarbeitungsprozess und einer klaren Ordnerstruktur. Und wie das geht erfahren Sie nun in den folgenden 3 Tipps. Legen wir los…

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 1: Posteingang verarbeiten statt Sichten

Um schon von Beginn an für Übersichtlichkeit zu sorgen, sollten Sie Ihren Posteingang verarbeiten, statt nur zu sichten. Das Hauptproblem besteht darin, dass E-Mails im Posteingang meist nur gesichtet werden, anstatt sie direkt zu verarbeiten. So nehmen wir jede E-Mail mehrmals „in die Hand“ und verschwenden wertvolle Zeit. Wenn Sie ab sofort immer konsequent den nächsten Bearbeitungsschritt einer E-Mail gehen, bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt. Unsere Empfehlung für Sie ist die „5 Schritte der E-Mail-Verarbeitung“ zu nutzen und sofort anzuwenden. Genau genommen können wir mit jeder Mail nämlich nur 5 Dinge tun:

1. Löschen
2. Weiterleiten
3. Archivieren
4. Bearbeiten
5. Terminieren

 

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Die 5 Schritte beim E-Mail verarbeiten

Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch unseren Blogbeitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen“

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 2: Ordnerstruktur schaffen

Ebenfalls wichtiger Bestandteil des E-Mail-Ordnungsprozesses ist eine gute Ablagestruktur. Ăśber diese stellen Sie sicher, dass jede E-Mail einen eigenen Platz findet, an dem Sie diese dann auch wiederfinden.
In diesem Video finden Sie noch weitere Tipps, wie Sie ganz schnell Ihre E-Mails wieder finden können.

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 3: Manuell archivieren oder Autoarchiv nutzen

Nachdem Sie mit den ersten beiden Tipps nun schon für gute Ordnung und Abläufe gesorgt haben, kommen wir nun zu den Archivierungsmöglichkeiten in Outlook. Das E-Mail-Programm von Microsoft bietet Ihnen dabei zwei Varianten.

Manuelle Archivierung

Sie entscheiden individuell, wann die Archivierung für welche Ordner stattfindet. Dann können Sie die manuelle Archivierung nutzen.
Hier finden Sie den Pfad zum manuellen archivieren: 
Datei –> Informationen –> Tools –> Alte Elemente bereinigen/Archivieren

 

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Manuelle Archivierung von E-Mails

 

Automatische Archivierung

Wenn Sie eine automatische, regelmäßige Archivierung bevorzugen, können Sie die Autoarchivierung in Outlook nutzen. Eine detaillierte Anleitung wie das geht finden Sie in meinem Blogpost „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit“

 

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Abbildung 4: AutoArchivierung von E-Mails

 

Outlook E-Mails archivieren – Tipp 4: Schritt für Schritt Anleitung

Outlook bietet Ihnen einige Möglichkeiten Ihr E-Mails aus dem Postfach zu archivieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das mit wenigen Klicks Schritt für Schritt durchführen:

  • Unter dem MenĂĽpunkt Datei → Informationen → Tools  → Alte Elemente bereinigen
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E-Mail Postfach aufräumen über integrierte Outlook Funktionen.
  • Im nächsten Fenster können Sie festlegen, welche E-Mail-Ordner Sie archivieren möchten.
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Auswahl der zu archivierenden Ordner.
  • Wählen Sie diese einzeln aus oder klicken Sie auf Alle Ordner gemäß ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren.
    Ebenso können Sie in diesem Fenster einstellen, welche Ordner ab welchem Datum archiviert werden und wo die Archivierungsdatei abgelegt werden soll. Sie können auch Elemente mit einbeziehen, für die „Keine AutoArchivierung” aktiviert ist. Danach bestimmen Sie einen beliebigen Ablageort. Standardmäßig schlägt Outlook dem Benutzer einen Ablageort unter „Eigene Dateien” vor.
  • Mit dem Bestätigungsklick auf OK, werden die von Ihnen ausgewählten E-Mails in einer eigenen PST-Datei gespeichert.

 

  • Wenn Sie Ihre archivierten E-Mails öffnen möchten, gehen Sie auf Datei → Ă–ffnen und Exportieren → Outlook Dateien öffnen
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Outlook Archivdatei wieder in Outlook öffnen.
  • Wählen Sie nun die gewĂĽnschte PST-Datei aus. Dazu mĂĽssen Sie Outlook zu dem von Ihnen gewählten Ablageort navigieren, falls Sie sich nicht fĂĽr den systemseitig vorgegebenen Ordner entschieden haben.
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Auswahl der archivierten Outlook Datei.

Nun haben Sie erfolgreich Ihre E-Mails archiviert und sind in der Lage diese wieder aufzurufen.



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2 Kommentare
  • […] Ausmisten ist ein wichtiger Bestandteil fĂĽr den aufgeräumten Posteingang. Das schafft nicht nur Zeitgewinn in der Softwarfe-Performance, sondern hilft Ihnen auch den Ăśberblick zu behalten und zu sichern. Welche verschiedenen Möglichkeiten Outlook zur Archivierung bietet, erfahren Sie hier: „Outlook Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber“ […]

  • Super Beschreibung. Alle genannten Tipps haben uns geholfen um unsere Outlook Organisation zu verbessern und zu optimieren.

    Gerade das Strukturieren und Ordnersysteme aufzubauen ist wichtig. Das Wichtigste allerdings ist, daĂź dieses auch beibehalten wird und man diszipliniert damit arbeitet, damit nicht alles im Posteingang verbleibt !

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