So können Sie in Outlook ein Postfach hinzufügen

24. Januar 2020

Einen E-Mail-Account besitzt heutzutage eigentlich jeder. Viele Nutzer holen neue Nachrichten aber immer noch direkt vom Server ab, indem sie sich auf der Homepage ihres Anbieters einloggen. Dabei geht es mit einem E-Mail-Client doch viel einfacher, zum Beispiel mit MS Outlook. Das Tool ist ein echter Allrounder, speichert es doch zusätzlich auch Ihre Kontakte ab und verwaltet Ihre Termine. Wenn Sie eine zweite Mail-Adresse besitzen, dann können Sie für diese ganz einfach ein weiteres Outlook-Postfach hinzufügen. Mit unserem Ratgeber gelingt Ihnen das in wenigen und leicht verständlichen Schritten.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. Outlook-Postfach hinzufügen für ein anderes Mailkonto und sofort nutzen?
2. Was muss ich beachten, wenn ich ein berufliches Outlook-Postfach hinzufüge?
3. Wie kann ich in Office 365 ein neues Outlook-Postfach hinzufügen?
4. Vorsicht beim Versenden: das richtige Outlook-Postfach auswählen

Outlook-Postfach hinzufügen für ein anderes Mailkonto und sofort nutzen

Wie lange dauert es, bis Sie das zweite Postfach in Outlook nutzen können? Das Anlegen dauert tatsächlich nur ein paar Minuten, und nutzen können Sie den Dienst dann schon nach einer kurzen Zeit. Zwischen den Postfächern können Sie ganz einfach mit nur einem einzigen Klick mit der Maus hin- und zurückwechseln.

Beginnen wir zunächst mit der Einbindung eines E-Mail-Accounts, der von einem Fremdanbieter wie Gmail oder web.de stammt. Klicken Sie im Hauptfenster von Outlook links oben auf den Reiter Datei, im sich öffnenden Bereich „Kontoinformationen“ wählen Sie nun die Schaltfläche „Konto hinzufügen“.

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Mit einem Mausklick auf „Konto hinzufügen“ erstellen Sie ein Postfach für einen Fremdanbieter.

Nun füllen Sie das folgende Fenster aus. Tragen Sie Ihren Namen ein, Ihre Mailadresse und das Passwort, mit dem Sie sich auch anmelden, wenn Sie Ihre Nachrichten direkt auf dem Server Ihres Anbieters abholen. Alternativ wählen Sie unten „Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen“, um selbst festzulegen, ob es sich um ein POP3-, ein IMAP- oder ein Exchange-Konto handelt. In der Regel kann Outlook diese Konfigurationen aber automatisch festlegen.

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Ausfüllen, auf „Weiter“ klicken und fertig ist das neue Postfach.

Wenn Sie die manuelle Einrichtung auswählen (oder auswählen müssen), dann vermutlich, weil die automatische Erkennung, die Outlook bei der Einrichtung eines neues Postfachs versucht, nicht funktioniert hat. Auf der Website Ihres Mailanbieters erfahren Sie eigentlich immer, welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, damit das neu in Outlook integrierte Postfach auch funktioniert.

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Wählen Sie im Dialogfenster aus, ob Ihr Anbieter mit POP oder IMAP operiert.

Unter „Kontotyp“ wählen Sie die für Ihr Konto passende Einstellung aus und füllen natürlich auch die anderen Felder aus. Wenn Ihnen seitens des Mailanbieters alle Informationen vorliegen, ist der Rest beinahe ein Spaziergang. Mit einem abschließenden Klick auf „Weiter“ haben Sie ein neues Outlook-Postfach hinzugefügt – und können es direkt nutzen.

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Einfach anklicken, die nötigen Informationen eintragen und schon können Sie loslegen.

Was muss ich beachten, wenn ich ein berufliches Outlook-Postfach hinzufüge?

Ihr beruflicher E-Mail-Account ist in der Regel ein von Ihrem Arbeitgeber eingerichtetes Konto bei Microsoft Exchange oder Office. Vielleicht hat die IT-Abteilung für Sie ja auch einen E-Mail-Client eingerichtet – und Sie möchten auf MS Outlook umsteigen? Kein Problem, denn auch einen Microsoft Exchange-Account bzw. ein in Office 365 eingerichtetes Mailkonto können Sie in den „Alleskönner“ Outlook integrieren.

Vielleicht ist Ihnen weiter oben bereits aufgefallen, dass es im Dialogfenster „Dienst auswählen“ noch eine weitere Möglichkeit gibt neben „POP oder IMAP“: den Punkt „Mit Outlook.com oder Exchange ActiveSync kompatibler Dienst“. Dafür wählen Sie nach „Konto hinzufügen“ erneut den Punkt „Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen“ aus und sehen anschließend folgendes Fenster vor sich, wo Sie jetzt den oberen Kreis wählen:

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So können Sie ein Outlook-Postfach hinzufügen, das in Exchange eingerichtet worden ist.

Im Anschluss öffnet sich das im folgenden Bild dargestellte Fenster. Um das neue Outlook-Postfach hinzufügen zu können, lassen Sie sich vorab alle nötigen Informationen von Ihrem IT-Administrator geben, also die Serverinformationen und die Anmeldeinformationen. Der Admin muss das Postfach in der Regel vorher jedoch erst freigeben. Wenn alle Felder korrekt ausgefüllt sind, dauert es noch ein paar Augenblicke, bis Sie das Exchange-Mailkonto dann in Outlook nutzen können.

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Jetzt nur noch alles ausfüllen und Sie haben das Exchange-Postfach in Outlook eingebunden.

Ein Mailkonto bei Exchange ist in der Businesswelt die wahrscheinlich beste Variante. Es gibt eine Menge Funktionen, die nur in Exchange funktionieren. Dazu gehört zum Beispiel die perfekte Synchronisation aller Outlook-Daten mit Ihrem Smartphone.

Wie kann ich in Office 365 ein neues Outlook-Postfach hinzufügen?

Outlook gibt es nicht nur als Tool, also als Softwareversion , sondern auch in einer Onlineanwendung unter outlook.com und unter Office 365. Auch hier ist es nicht weiter schwierig, ein weiteres Outlook-Postfach hinzuzufügen; dieses sollte der IT-Administrator allerdings auch vorher freigegeben haben. Klicken Sie zunächst in der geöffneten Orderübersicht auf „Mehr“.

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Nach Klick auf „Mehr“ den Eintrag „Freigegebenen Ordner hinzufügen…“ wählen…

Anschließend klicken Sie mit der rechten Taste Ihrer Maus auf Ihren Account, um dort dann den Unterpunkt „Freigegebenen Ordner hinzufügen…“ auszuwählen. Anschließend öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie die Mailadresse des Postfachs eingeben, das Sie hinzufügen möchten. Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Hinzufügen“.

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…und die eingetragene Emailadresse durch „Hinzufügen“ bestätigen.

Nachdem Sie das erledigt haben, sollte der Eintrag für das eben neu angelegte Postfach in der Ordnerübersicht auf der linken Seite zu sehen sein.

Vorsicht beim Versenden: das richtige Outlook-Postfach auswählen

Als Nutzer des Outlook-Clients – also der installierten Software – ist das Versenden von Emails ein Kinderspiel, wenn alle Einstellungen stimmen, sprich: alle Postfächer richtig angelegt sind. Wenn Sie mindestens zwei Postfächer bzw. Mailaccounts eingebunden haben, ist eines davon das Standard-Postfach – das bedeutet, Outlook ist so voreingestellt, dass eine neue E-Mail automatisch über den Standardaccount versendet wird:

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In den Kontoeinstellungen legen Sie das Standardkonto fest.

Nutzen Sie auch ein privates Postfach in Outlook und verwenden den Client aber in erster Linie für berufliche E-Mails, dann sollten Sie darauf achten, dass Ihre geschäftliche Mailadresse standardmäßig festgelegt ist. Andernfalls erhalten Ihre Kollegen und Geschäftspartner E-Mails, die Sie über Ihren privaten Account versendet haben.

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Geben Sie Acht, welche Absenderadresse Sie benutzen. Die Auswahl erfolgt im Dropdown-Menü.

Wenn Sie zwischendurch tatsächlich einmal eine elektronische Nachricht über Ihre private Mailadresse verschicken möchten, dann öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken auf den Button „Von“. Im sich öffnenden Dropdown-Menü wählen Sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse.



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