Die E-Mail-Flut meistern (1/3): Logische Verhaltensregel spart viel Zeit!



Die 5-Schritte-Regel: Weil alles andere mehr Zeit kostet

Einer der größten Zeitfresser im modernen Büroalltag ist das massenhafte abarbeiten von E-Mails. Nur ein Viertel der Beschäftigten bekommt heutzutage noch weniger als 20 E-Mails am Tag. Der Durchschnitt liegt bei 36 Nachrichten pro Tag (Quelle: Gemeinsame Studie von Büro Kaizen und der AKAD Hochschule). Die Verarbeitung einer solchen E-Mail-Flut benötigt im Schnitt bis zu 2 Stunden. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag pro Woche! Und das kontinuierlich jeden Tag aufs Neue. Die gute Nachricht dabei ist: Hierin liegt eines der größten und am leichtesten zu hebenden Effizienzpotenziale zum Zeiteinsparen.

In drei Schritten jede E-Mail-Flut schnell und einfach meistern:

Wo geht die meiste Zeit bei der E-Mail-Verarbeitung verloren?

Bei 36 E-Mails am Tag und 180 pro Woche haben schon kleine Verbesserungen eine große Wirkung. Und je mehr E-Mails Sie erhalten, desto größer ist auch der zeitsparende Effekt.

Das Problem:

Die meiste Zeit geht üblicherweise bei der Verarbeitung der einkommenden E-Mails im Posteingang verloren. Denn einige E-Mails werden gleich erledigt, während andere so lange im Posteingang oder einem Unterordner belassen werden, bis wir die Zeit haben, uns mit dem Inhalt und der damit verbundenen Aufgabe auseinanderzusetzen.

Die Folge:

Die Folge ist, dass wir diese E-Mails dann nicht nur einmal in die Hand nehmen, sondern den Betreff und den Inhalt jedes Mal aufs Neue überfliegen müssen. Und das kostet bei jedem Mal aufs Neue unnötig Zeit und Konzentration

Die Lösung:

Viel schneller geht es mit der 5-Schritte-Regel. Damit muss jede E-Mail genau nur ein einziges Mal in die Hand genommen werden. Der Grund dafür ist ganz einfach: Es gibt rein logisch betrachtet nur 5 verschiedene Möglichkeiten, was Sie mit einer E-Mail anfangen können. Nutzen Sie das aus und stellen Sie sich darauf ein, so sparen Sie sich sehr viel unnötige Mehrarbeit!

Es gibt nur 5 Möglichkeiten, eine E-Mail zu verarbeiten: Die 5-Schritte-Regel

Tatsächlich gibt es rein logisch betrachtet nur 5 verschiedene Möglichkeiten, was man mit einer E-Mail anfangen kann. Entscheiden Sie sich daher gleich beim erstmaligen Durchlesen einer E-Mail für eine der Möglichkeiten – und ersparen Sie sich damit ein unnötiges zweites Durchlesen zu einem späteren Zeitpunkt

 

Die 5-Schritte-Regel für eine effiziente E-Mail-Verarbeitung

1. Löschen

Irrelevantes wird sofort gelöscht.

Nicht alle E-Mails enthalten wichtige Informationen oder konkrete Aufgaben für uns. Diese müssen weder aufbewahrt noch bearbeitet werden. Löschen Sie solche E-Mails immer gleich nach dem erstmaligen Überfliegen des Inhalts. Sonst laufen Sie Gefahr, die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal lesen zu müssen, was unnötig Zeit und Konzentration kosten würde.

2. Weiterleiten

E-Mails, die für andere interessant oder für die diese zuständig sind, werden sofort weitergeleitet.

Wenn Sie für die Bearbeitung einer E-Mail nicht zuständig sind, und/oder andere von dem Inhalt informiert werden müssen, dann leiten Sie diese E-Mail immer gleich an die betreffenden Personen weiter. Das ist schnell erledigt. Falls Sie dies auf später verschieben, müssen Sie den Betreff und die E-Mail unnötigerweise ein zweites Mal überfliegen.

3. Archivieren

Wichtige E-Mails ohne konkrete Aufgaben werden in einen Archiv-Ordner verschoben.

Wenn eine E-Mail zwar wichtige (Hintergrund-)Informationen enthält, aus denen sich aber kein konkretes To-Do für uns ergibt, dann wird diese E-Mail sofort in einen Archiv-Ordner verschoben. So bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt und Sie haben einen guten Überblick über alle aktuellen E-Mails.

4. Erledigen

Kurze Aufgaben mit geringem Aufwand werden im Idealfall gleich erledigt.

Wenn sich aus einer E-Mail eine konkrete Aufgabe für Sie ergibt, müssen Sie einfach abschätzen, ob Sie dafür mehr oder weniger als 5 Minuten Arbeitszeit benötigen werden. Bei allem, was in unter 5 Minuten erledigt werden kann, ist die sofortige Umsetzung effizienter. Denn allein der Aufwand, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut in die E-Mail und das To-Do eindenken zu müssen, wäre fast schon größer, als das einfach schnell sofort zu erledigen.

5. Terminieren

Größere Aufgaben
werden für einen späteren Zeitpunkt in den Wochenplan eingeplant.

Alles, was länger als 5 Minuten zum Bearbeiten braucht, kommt auf die Aufgabenliste (Wochenplan). Der große Vorteil: In Outlook können Sie eine E-Mail per Mausklick direkt in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Auf diese Weise haben Sie nicht nur die notwendige Bearbeitungszeit eingeplant bzw. reserviert, Outlook speichert Ihnen auch gleich die in der E-Mail enthaltenen Aufgabendetails automatisch mit ab! So können Sie später einfach mit der Aufgabe beginnen (oder den Termin anklicken), ohne sich auf der Suche nach der betreffenden E-Mail durch Ihr Postfach wühlen zu müssen.

Tipp: Die E-Mail-Flut am besten Blockweise am Stück abarbeiten

Verarbeiten Sie Ihre E-Mails blockweise. Dann werden Sie nicht jedes Mal aus Ihrer Arbeit herausgerissen, wenn eine neue E-Mail in Ihr Postfach eintrifft. Deaktivieren Sie hierfür in Ihrem Outlook die Benachrichtigung für neue E-Mails. Reservieren Sie sich dann zwei oder drei Mal pro Tag eine halbe Stunde, in denen Sie alle neuen E-Mails konzentriert am Stück nach der 5-Schritte-Regel verarbeiten. Sorgen Sie dafür, dass Sie in diesen halben Stunden nach Möglichkeit nicht von unnötigen Unterbrechungen gestört werden.



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