Outlook Mail: Kennen Sie diese 6 Effizienz-Turbos?



Tag für Tag wächst die Flut an E-Mails, die Ihr Outlook-Postfach erreicht. Mit dem E-Mail-Programm von Microsoft haben Sie für diese organisatorische Herausforderung einen wahrlichen Alleskönner an der Hand, der für vielfältige Aufgabenstellungen eine effiziente Antwort parat hält. Erfahren Sie in folgendem Beitrag, wie Sie mit 6 einfachen Tipps das Beste aus Outlook Mail herausholen.

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Was ist das Problem?

Outlook bietet eine Unzahl an Funktionen, die das Leben im Arbeitsalltag erleichtern können. Diese Funktionen sind aber nur eine Seite der Medaille zum effizienten und organisierten E-Mail-Postfach. Die andere Seite der Medaille ist der praktische Einsatz und die persönliche Arbeitsweise mit diesen kleinen Helferchen. Nur eine gute Aneinanderreihung der Funktionen bringt Ihnen die bestmögliche Arbeitseffizienz. Lesen Sie in den folgenden Tipps, wie Sie die hilfreichen Outlook-Funktionen und Ihre persönliche Arbeitsweise am besten in Einklang bringen.

So funktioniert es: Outlook Mail effizient einsetzen

Outlook Mail – Tipp 1: Outlook einrichten

Bevor Sie die Arbeit mit Outlook starten müssen Sie Ihr E-Mail-Konto einrichten. Je nach Anbieter des E-Mail-Dienstes kann sich die Vorgehensweise unterscheiden. Lesen Sie in meinem Beitrag „Outlook einrichten: schnell, einfach und Schritt für Schritt“ wie Sie schnell und einfach vorgehen können.

Outlook Mail – Tipp 2: Verarbeiten statt sichten

Wie eingangs erwähnt ist die wichtige Seite der Medaille die persönliche Arbeitsweise. Hier gibt es viele Möglichkeiten wie man die Bewältigung der E-Mail-Flut angehen kann. Ich zeige Ihnen in meinem Blogpost „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen“, welcher Weg sich für die E-Mail-Bearbeitung am nachhaltigsten bewährt hat.

Outlook Mail – Tipp 3: Ablagestruktur schaffen

Eine gute Übersicht im E-Mail-Postfach erfordert Ordnung und Sauberkeit. Wie Sie sich schon mit Beginn Ihrer Outlook-Arbeit eine effiziente Ordnerstruktur schaffen können, lesen Sie hier: „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen

Outlook Mail – Tipp 4: Mit Regeln automatisieren

Outlook bietet Ihnen die Funktion, wiederkehrende Aufgaben mit Regeln zu automatisieren. Dadurch sparen Sie sich eine Menge Zeit mit Routineaufgaben. Wie das geht, erfahren Sie hier: „Wie Sie eine Regel bei Outlook einrichten

Outlook Mail - Tipp 5: Textbausteine und Vorlagen für noch mehr Effizienz

Eine weitere Möglichkeit Aufgaben in Outlook zu automatisieren erreichen Sie über Textbausteine und Vorlagen. Wiederkehrende Texte und Textabschnitte lassen sich so schnell in Ihre Korrespondenz integrieren. Lesen Sie in meinen beiden Blogartikeln „Mach Du mal: Mit Textbausteine Zeit sparen“ und „Schluss für Wiederholungstäter: Mit E-Mail-Vorlagen beenden Sie das ewige Tippen.“, wie Sie mit Textbausteinen und Vorlagen Ihre Effizienz in der Mail-Bearbeitung deutlich erhöhen können.

Outlook Mail – Tipp 6: Regelmäßig archivieren

Die schnelle Bearbeitung von E-Mails erfordert aufgeräumte Ordner und ein aktuelles Archiv. In Outlook geht die Archivierung entweder über den Autopiloten oder über die manuelle Archivierung. Beide Varianten haben ihre Anwendungsfälle und damit ihre Berechtigung. In den Beiträgen „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit“ und „Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach“ können Sie sich mit beiden Varianten vertraut machen und Ihrer digitalen Ordnung Sicherheit verleihen.

Extra Tipp

Für noch mehr digitale Ordnung empfehle ich Ihnen Outlook in Kombination mit OneNote zu nutzen. Das digitale Notizbuch von Microsoft bringt Ihnen noch mehr Effizienz in Ihrer elektronische Ablage. Mehr Hintergrund zum Zusammenspiel zwischen OneNote und Outlook können Sie in meinem Beitrag „Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook“ nachlesen. Die 10 wichtigsten Vorteile von OneNote finden Sie im Beitrag „OneNote for Business – Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“ auf einen Blick. Wenn Sie sich dann gleich an OneNote wagen möchten, empfehle ich Ihnen zum Einstieg den Artikel: „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!

Darauf kommt es an

Nehmen Sie sich Zeit und beginnen Sie, Schritt für Schritt die einzelnen Tipps umzusetzen. Dann werden Sie schnell Fortschritte in Ihrer E-Mail-Effizienz erkennen. Wenn Sie dann noch den Weg zu OneNote antreten, wird Ihre digitale Ablage im Handumdrehen Formen annehmen und Ihnen noch mehr Arbeitszeit einsparen.

Und Sie?

Mit welchen Tipps und Tricks bringen Sie Outlook in den Effizienz-Modus? Schreiben Sie mir. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.





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