Die Outlook Aufgabenliste: Alle Pflichten und Kalendertermine auf einen Blick



Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie man sich die Aufgabenliste in Outlook anzeigen lassen kann. Als schnelles Popup-Fenster mit den dringendsten To-Dos auf einen Blick, als ausführliche Aufgabenleiste mit allen Details sowie zusammen mit den täglichen Terminen in der Kalenderansicht. Alle drei Varianten haben ihre Vorteile. Wir zeigen Ihnen hier, wann sich welche Aufgabenliste in Outlook am besten eignet.

Was ist das Problem?

Outlook ist der E-Mail-Client in Microsofts Office-Softwarepaket (zusammen mit Excel, OneNote, PowerPoint und Word). Neben den Kommunikationsfunktionen verfügt es auch über ein Adressbuch zur Kontakteverwaltung, einen Kalender für das Zeitmanagement und über ein Aufgabentool zum Anlegen und Verwalten der Aufgaben und To-Dos. Dabei kann nahezu jedes Outlook-Element zu einer Aufgabe umgewandelt werden, die Sie dann auch noch anderen zuweisen können. Dementsprechend umfangreich können die Aufgabenlisten in Outlook anwachsen. Ein großes Problem dabei ist: In der Grundeinstellung werden Ihnen die Fälligkeitsdaten Ihrer Aufgaben nicht zusammen mit Ihren konkreten Terminen im Kalender angezeigt, so kann es leicht zu zeitlichen Überschneidungen kommen. Wie Sie dieses Manko umgehen können, zeigen wir Ihnen hier.

So funktioniert es:

Variante 1: Die Aufgabenliste als Popupfenster für die Schnellansicht in Outlook

Damit Sie während dem E-Mail-Schreiben oder der Projektplanung im Kalender nicht immer aus Ihrer Arbeit herausgerissen werden und sich „mühsam“ bis zur Aufgabenliste durchklicken müssen, bietet Outlook einen Schnellzugriff auf die aktuellsten Pflichten. Diese „Schnellansichts-Aufgabenpopupliste“ funktioniert aus jedem Outlook-Ordner heraus (Posteingang, Kalender, Kontakte und Aufgaben).

  • Überfahren Sie einfach das Aufgaben-Symbol links unten in Ihrem Outlook 2016 mit dem Mauszeiger (siehe Abb. 1) und es öffnet sich das Aufgabenpopup-Dialogfenster.
  • Wenn Sie einzelne Aufgaben in der Liste mit der Maus überfahren, werden Ihnen weitere Details hierzu angezeigt.
  • Um eine bestimmte Aufgabe zu bearbeiten oder alle Informationen hierzu einzusehen genügt ein Doppelklick auf die miniaturisierte Anzeige.
  • Die Mini-Aufgabenliste in dem Popupfenster können Sie nach dem Fälligkeitsdatum, dem Startdatum, der Kategorie, der Priorität, einem bestimmten Outlook-Ordner oder Elemente-Typ sortiert anzeigen lassen. Klicken Sie dafür einfach mit der rechten Maustaste in den oberen oder unteren Teil der Aufgabenpopupliste und wählen Sie in dem Dropdownmenü dann den Befehl → Anordnen nach.
  • Mit der Schnellansichts-Aufgabenpopupliste können Sie bei der Termin- und Projektplanung im Kalender, beim Netzwerken im Kontakteordner oder beim E-Mail-Schreiben im Postfach jederzeit schnell auf einen Blick nachsehen, welche Verpflichtungen anstehen – ohne sich dafür durch alle Outlook-Ordner hindurchklicken zu müssen.

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Abbildung I: Die Schnellansichts-Popupaufgabenliste in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Variante 2: Die detaillierte Aufgabenliste in Outlook für das Aufgabenmanagement

Klicken Sie auf das in Abbildung I markierte Symbol, um die detaillierte Aufgabenliste in Outlook zu öffnen. Dies ist die Hauptseite für das Aufgabenmanagement und die Aufgabenverwaltung. Hier können Sie neue Aufgaben erstellen, abgearbeitete als erledigt markieren, die Fälligkeit ändern, Farbkategorien zuweisen, Prioritäten festlegen, weitere Aufgabenelemente hinzufügen und einzelne To-Dos aus Ihrer Liste an andere Mitarbeiter delegieren und zuweisen.

  • Für die Spalten in der Aufgabenleiste können Sie verschiedene voreingestellte Parameter auswählen (detaillierte Liste, einfache Liste, Aufgabenliste, nach Priorität, alle aktiven, alle erledigten, nur heute, die nächsten 7 Tage, alle zugewiesenen Aufgaben etc.). Klicken Sie dafür auf die Registerkarte → Start und dann in dem Menübereich „Aktuelle Ansicht“ auf die entsprechende Schaltfläche in dem Vorschaufenster.
  • Möchten Sie hingegen selber festlegen, welche Aufgabenelemente in der jeweiligen Spalte angezeigt werden, klicken Sie dafür auf den kleinen Erweiterungspfeil rechts neben dem Vorschaufenster. Nun werden Ihnen alle Optionen in diesem Menübereich angezeigt. Klicken Sie dann in dem Dropdownmenü auf den Befehl → Ansichten verwalten und nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen für jede einzelne Spalte vor.
  • Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Aufgaben erstellen und damit arbeiten, finden Sie in unserem Tutorial „Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und anderen zuweisen ”.

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Abbildung II: Die detaillierte Aufgabenliste in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial
5 Tipps für die perfekte Aufgabenliste in Outlook

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Variante 3: Gemeinsame Ansicht von Kalenderterminen und Aufgabenliste in Outlook

Was nützt einem die bestgepflegteste Aufgabenliste in Outlook, wenn man keine Zeit hat, sie abzuarbeiten? Für eine bessere Übersicht empfiehlt sich daher der regelmäßige Blick in den Kalender. Damit Sie dabei aber nicht ständig zwischen der Kalender- und Aufgabenansicht hin und herklicken müssen, können Sie sich Ihre Aufgabenliste auch direkt unterhalb der Kalendertermine anzeigen lassen. Dann können Sie sofort erkennen, wann es zu zeitlichen Konflikten kommt und wann Sie freie Slots haben, Ihre To-Dos zu erledigen. Weitere Details finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man sich die Outlook-Aufgaben in der Kalenderansicht anzeigen lassen kann.

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Abbildung III: Die kombinierte Terminkalender-Aufgabenliste in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial
Kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht in Outlook

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Extra-Tipps: Posteingang freihalten und Aufgabenliste in Outlook richtig priorisieren

Für ein zeiteffizientes Aufgabenmanagement in Outlook sind zwei Dinge besonders wichtig: (1.) Mehr Ordnung und eine bessere Übersicht in Ihrem Postfach; das spart viel Zeit bei der täglichen Emailkorrespondenz! Punkt (2.) betrifft die richtige Priorisierung Ihrer Outlook-Aufgabenliste, so dass Sie die für Sie wichtigsten Pflichten auch garantiert wirklich zuerst und am sorgfältigsten erledigen.

Und Sie?

Arbeiten Sie häufig im Team oder in Projektgruppen? Dann benötigen Sie eine gemeinsame Teamaufgabenliste, auf die mehrere Personen zugreifen können. Dafür ist das kostenlose AddIn „Wunderlist für Outlook“ perfekt geeignet. Diese praktische Programmerweiterung bietet Ihnen gemeinsam bearbeitbare Team-Checklisten, Gruppen-Chats und weitere Collaborationfunktionen für die dezentrale Teamarbeit. Ebenfalls sehr praktisch ist ein gemeinsamer Gruppenkalender – das vereinfacht die Terminabsprachen enorm.



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