Aufgabenmanagement: 5 Tipps für die perfekte Aufgabenliste!


Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man sich die Aufgabenliste in Outlook anzeigen lassen kann. Als schnelles Popup-Fenster mit den dringendsten To-Dos auf einen Blick, als ausführliche Aufgabenleiste mit allen Details sowie zusammen mit den täglichen Terminen in der Kalenderansicht. Alle drei Varianten haben ihre Vorteile. Wir zeigen Ihnen hier alles rund um die Aufgabenverwaltung in Outlook.

1. Die Outlook-Aufgabenliste ist eines der besten Tools für effizientes Arbeiten

Die Aufgabenverwaltung ist zusammen mit der E-Mail-, Kontakt- und Terminkalenderverwaltung eine der vier Kernfunktionen in Outlook. Einmal verstanden, ist die Aufgabenliste eines der wirkungsmächtigsten Instrumente für ein gelungenes Zeitmanagement und ein effizientes Arbeiten. Aufgrund der vielen Funktionsmöglichkeiten ist der Einstieg in das Aufgabenmanagement mit Outlook für Unerfahrene allerdings oft nicht ganz einfach. Viele dieser Aufgabenfunktionen werden allerdings nur sehr selten gebraucht, vernebeln aber anfangs leicht den Überblick über die nötige Vorgehensweise. Daher zeigen wir Ihnen hier auf einen Blick, wie Sie mit fünf Tipps die Aufgabenverwaltung in Outlook schnell und einfach für sich nutzen können!

2. Was sind die häufigsten Probleme bei der Aufgabenverwaltung?

  • Oft werden mehrere Aufgabenlisten parallel geführt. Dann kleben Post-it-Heftnotizen am Bildschirmrand und Telefon, die tägliche Aufgabenliste wird auf einem Schmierpapier notiert, Telefonnotizen füllen jeweils eigene Zettel und im SharePoint und Co. warten weitere digitale To-Do-Listen.
  • Mehrere Aufgabenlisten und Zettel erschweren den Überblick, kosten unnötig Zeit beim Aufgabenplanen und dem Suchen nach den relevanten Aufgabendetails und erhöhen das Risiko für Fehler.

3. Die Vorteile des Aufgabenmanagements in Outlook

  • Bessere Übersicht: Sie führen nur eine Aufgabenliste an einem einzigen Ort (in Outlook). Das sichert den Überblick.

 

  • Laufend Zeit einsparen: Sie können alle Outlook-Elemente (E-Mail-Inhalte, Kontakte, Termine) per Mausklick in Aufgaben umwandeln – oder Ihre Aufgaben in Termine. Das spart jedes Mal Zeit beim Übertragen der Aufgabendetails in die eigene Aufgabenliste oder in den Terminkalender.

 

  • Effizientere Aufgabenverwaltung: Da Sie in Outlook auch Ihre gesamte E-Mail-Korrespondenz, alle Kontakt-Adressen und beruflichen Termine (Kalender) verwalten, stehen Ihnen hier alle Informationen und Funktionen für eine digitale Aufgabenverwaltung in einem Programm zur Verfügung. Die ganzen Features sorgen für erheblich mehr Effizienz beim Aufgabenmanagement.

4. Tipps: Aufgabenmanagement leicht gemacht mit der Aufgabenliste in Outlook

Mit den nachfolgenden Tipps meistern Sie Ihre Aufgabenverwaltung in Outlook.

Tipp 1: Nur EINE Aufgabenliste führen – und nur für Aufgaben nutzen!

Eine der wichtigsten Bedingungen für eine funktionierende Aufgabenliste ist, dass Sie auch wirklich nur eine einzige Liste führen. Denn eine effiziente Aufgabenplanung und Verwaltung benötigt Übersicht. Und Übersicht bedeutet, dass Sie nur eine einzige Liste mit allen Aufgaben und To-Dos führen. Nur wer EINE Liste führt, kann nichts vergessen oder übersehen! Dies ist in Outlook zum Glück einfach gelöst. Damit die Aufgabenliste aber künftig auch immer übersichtlich bleibt, ist es zwingend erforderlich, dass Sie ab jetzt konsequent zwischen Aufgaben, Terminen und Ideen unterscheiden:

Aufgaben:

Eine Aufgabe ist eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung. Sie besitzt ein festes Fälligkeitsdatum, an dem oder bis zu dem diese bearbeitet werden muss.

→ Aufgaben werden in der Aufgabenliste notiert und dokumentiert.

Termine:

Termine besitzen im Unterschied zu Aufgaben ein Datum mit konkreter Uhrzeit, wann der Termin beginnt und wann er endet, sowie eine Ortsangabe.

→ Termine werden in den Kalender eingetragen.

Ideen:

Ideen sind wichtig und „sollten irgendwann“ umgesetzt werden. Dafür müssen sie allerdings zunächst erst noch zu konkreten To-Dos für die Aufgabenliste weiterentwickelt werden.

→ Ideen werden in einer extra Sammelliste (z. B. OneNote) notiert, dann ist die Aufgabenliste übersichtlicher!

Tipp 2: Aufgaben anlegen und Outlook-Elemente in Aufgaben umwandeln

Das Anlegen einer neuen Aufgabe in Outlook geht schnell und ist sehr einfach gelöst. Zudem lässt sich auch aus jedem Outlook-Element heraus eine dazugehörige Aufgabe erstellen. Der große Vorteil ist dann, dass das Eingabefenster für die dazugehörige Aufgabe bereits mit den verfügbaren Detailinformationen des Ursprungselements vorausgefüllt ist (z. B. mit dem Betreff einer empfangenen E-Mail als Aufgabentitel und der E-Mail als Information im Aufgaben-Notizfeld). Einfacher und schneller geht die Aufgabenerstellung nicht!

  • Eine neue Aufgabe in Outlook erstellen: Öffnen Sie mit einem Klick auf das Symbol in der linken Navigationsleiste (das vierte von oben) den Aufgaben-Bereich in Ihrem Outlook. Klicken Sie dann in der Registerkarte → Aufgaben in der Menüleiste ganz links auf die Schaltfläche → Neue Aufgabe. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Eingabefenster der Aufgabe in der Zeile → Betreff einen aussagekräftigen Namen. Die Aufgabendetails können Sie in das große Textfeld ganz unten kopieren oder eintippen und den Text gegebenenfalls noch übersichtlich formatieren. Klicken Sie abschließend linksoben auf → Speichern und Schließen, fertig. Die weiteren Aufgabenfunktionen sind optional und können fürs Erste außer Acht gelassen werden.
  • Jedes Outlook-Element blitzschnell in eine Aufgabe umwandeln: Noch schneller geht es, wenn Sie aus einer E-Mail eine dazugehörige Aufgabe erstellen wollen. „Greifen“ Sie die E-Mail einfach mit gedrückter rechter Maustaste und ziehen Sie es linksoben auf das Aufgaben-Symbol in der Navigationsleiste. Wählen Sie im Kontext-Menü die Option „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“ aus. Nun öffnet sich ein bereits vorausgefülltes Eingabefenster für das Anlegen der Aufgabe: Der Betreff der Aufgabe enthält den Titel des Ursprung-Elements und eine Kopie der E-Mail im Notizfeld. Die E-Mail kann dadurch direkt aus der Aufgabe heraus beantwortet oder weitergeleitet werden und Sie können die ursprüngliche E-Mail wie gewohnt im E-Mail-Bereich ablegen und so wiederfinden, auch wenn die Aufgabe nach Erledigung gelöscht wird.

Tipp 3: Wie man das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe korrekt zuweist

Geben Sie allen Aufgaben in Outlook ein Fälligkeitsdatum. Nur so können Sie sich Ihre Aufgabenliste nach der Aktualität und damit nach der Dringlichkeit sortiert anzeigen lassen. Das heißt, Ihnen werden dann die zuerst zu erledigenden Aufgaben auch zuerst in der Aufgabenliste angezeigt.

  • So funktioniert das Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum ist immer das Datum, an dem mit der Bearbeitung der Aufgabe begonnen werden muss, um rechtzeitig damit fertig werden zu können!
  • Praxisbeispiel: Die Aufgabe „Weihnachtsgeschenke einkaufen“ hat somit nicht das Fälligkeitsdatum 24.12., sondern z. B. 01.12., da Sie die Geschenke ja nicht erst an Heiligabend kaufen wollen! Die Deadline „bis 24.12. zu erledigen“ können Sie jedoch in den Betreff eintragen, um auch dieses gleich sichtbar zu haben. Lösung: „Weihnachtsgeschenke kaufen (bis 24.12.)“, mit dem Fälligkeitsdatum 01.12.

Hinweis: Das Feld → Startdatum (oder „Beginnt am“) können Sie getrost ignorieren. Das führt lediglich zu möglichen Problemen, falls an dem Startdatum etwas nachträglich geändert wird. Dann verschiebt sich auch das Fälligkeitsdatum um diesen Intervall nach hinten, so dass die Deadline überschritten werden könnte. Nutzen Sie daher die Funktion „Fälligkeitsdatum“ wie oben beschrieben, dann entfällt die Notwendigkeit für das Feld „Startdatum“.

Glückwunsch! Sie haben nun durch nur eine einzige Aufgabenliste und die richtigen Fälligkeitsdaten eine gute Übersicht über alle anstehenden Aufgaben gewonnen!

Studie mit der AKAD Hochschule

 

Tipp 4: Auch Papierunterlagen lassen sich einfach in die Outlook-Aufgabenliste integrieren

Manchmal steht man allerdings vor dem Problem, dass die notwendigen Unterlagen für eine Aufgabenbearbeitung nur in ausgedruckter Papierform vorliegen. Dann hilft ein kleiner Trick, um die Papierunterlagen dennoch schnell, einfach und übersichtlich mit der Aufgabenliste in Outlook zu verknüpfen.

  • Ordnen Sie alle Papierunterlagen zu einer bestimmten Aufgabe in ein nummeriertes Fach eines Wiedervorlagensystems, z. B. in einen Pultordner oder Pultmappe mit 31 Fächern oder in eine Mappei-Box.
  • Vergeben Sie für die Fächer dieses Mehrfachordnersystems durchlaufende Projektnummern (von 1 bis 31). Tippen Sie dann bei der dazugehörenden Aufgabenerstellung die jeweilige Projektnummer immer ganz an den Anfang des Aufgaben-Betreffs ein.
  • So können Sie schon in der Aufgabenübersicht auf einen Blick erkennen, ob es für eine Aufgabe weiterführende Unterlagen in Papierform gibt (oder nicht) und wenn ja, wo sich diese befinden!

Tipp 5: Die einfache Dokumentation der Aufgabenbearbeitung in Outlook

Durch einen Doppelklick auf eine Aufgabe können Sie diese bearbeiten, um die Dokumentation der Aufgabenbearbeitung direkt in der Aufgabe abzuspeichern. Dann sind alle Daten und Informationen zu einer Aufgabe zentral an einem Ort hinterlegt und sofort auf einen Blick verfügbar. Und so funktioniert es:

  • Notieren Sie die Bearbeitungsschritte und Abläufe bei der Aufgabenbearbeitung einfach in dem großen Notiz- bzw. Textfeld der jeweiligen Aufgabe.
  • In dieses Notizfeld können Sie auch bequem ganze Dokumente und E-Mails aus dem Schriftverkehr kopieren. Kopieren Sie die gewünschten Unterlagen einfach mit → Strg + c und fügen Sie das kopierte Element mit → Strg + v in das Notizfeld ein.
  • Den Text im Notizfeld können Sie genauso wie in Word für eine bessere Übersicht formatieren (z. B. mit Tabellen, Listen, Fettdruck, Überschriften etc.).

Hinweis: Bei umfangreicheren Projekten kann das „Endlos“-Notizfeld einer Outlook-Aufgabe allerdings zu unübersichtlich werden. Dann empfiehlt es sich, die Dokumentation in das Programm OneNote (ebenfalls Teil des Office-Pakets von Microsoft) auszulagern. In OneNote können Sie dann für jedes Projekt ein eigenes digitales Notizbuch erstellen, mit verschiedenen Abschnitten und Unterseiten (z. B. für Besprechungsprotokolle, den E-Mail-Schriftverkehr, den Projektplan, Ideen etc.) und direkt mit der Outlook-Aufgabe verlinken. Wie Sie Ihre Projekte mit OneNote dokumentieren, lesen Sie hier: „Dokumentation in OneNote: Aufgaben in Outlook dokumentieren und für größere Projekte OneNote-Notizen verlinken!”

Das Ergebnis: Wie Sie nun mit Ihrer Aufgabenliste in Outlook arbeiten können

Sie haben nun eine einzige, top aktuelle und nach Fälligkeit sortierte Aufgabenliste, die Sie aus allen Outlook-Bereichen ansteuern können. Zum vollständigen Überblick benötigen Sie nun nur noch zwei Funktionen:

Die Aufgabenliste:

Klicken Sie auf das Aufgaben-Symbol in der Navigationsleiste linksoben. Nun öffnet sich die Aufgabenliste, die Hauptseite für das Aufgabenmanagement und die Aufgabenverwaltung in Outlook. Hier können Sie neue Aufgaben erstellen, die Dokumentation hinzufügen, das Fälligkeitsdatum ändern, Prioritäten vergeben, Aufgaben als erledigt markieren oder auch einzelne Aufgaben an andere delegieren und deren Bearbeitungsfortschritt einsehen.

Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht:

Sie können auch alle Ihre Termine und Ihre Aufgaben auf einer einzigen Ansicht zusammenfassen lassen. So werden Ihnen alle zu erledigenden Aufgaben (mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum) und die vereinbarten Termine überlagert angezeigt. Das erleichtert das Zeitmanagement, die Aufgabenverwaltung und die Terminplanung und sorgt dafür, dass Sie stets den Überblick bewahren! Wie das genau geht, zeigen wir Ihnen in unserer Übersichtsserie „Terminplanung mit Outlook“.

5. Video-Tutorial: Outlook Aufgabenliste

Falls Sie schon mit der Aufgabenliste von Outlook arbeiten und die Grundfunktionen schon beherrschen, haben wir Ihnen hier ein Tutorial gemacht, wie Sie individuelle Ansichtseinstellungen vornehmen können.

✔ Outlook Aufgabenliste: Ansichtseinstellungen für Fortgeschrittene

(Dauer 06:13 Minuten)

Inhalt des Tutorials zur Outlook Aufgabenliste

  • Einleitung 00:00
  • Das Problem mit der Aufgabenliste 00:19
  • Die richtigen Ansichtseinstellungen treffen 01:02
  • Funktionen für effizientes Arbeiten 03:01
  • Profi-Tipp: Bedingte Formatierung 04:28


10 Kommentare
  • Guten Tag
    Ich organisiere meine kompletten Aufgaben im Outlook. Dazu füge ich immer wieder Mails und andere Dateien ins Aufgabenfeld. Leider bleiben diese Dateien nicht an ihrem eingefügten Ort, sondern verschieben sich immer wieder im Aufgabenfeld. Gibt es eine Möglichkeit Dateien an ihrem Platz zu fixieren?

    Freundliche Grüsse
    Andreas Thali

    • Hallo Herr Thali,
      vielen Dank für Ihre Nachricht.

      Das hört sich als ein Bug an. Es ist uns nicht bekannt welche Ursache das sein könnte.
      Testen Sie es indem Sie, die Datei über „Einfügen“> „Datei Einfügen“ oder „Outlook Element“ in das Aufgabenfeld einfügen.

      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

  • Hallo an das Büro-Kaizen-Team,

    gibt es eine Möglichkeit Aufgaben untereinander zu verknüpfen? Ich möchte in den Details einer Aufgabe auf eine andere, vorher zu erledigende bzw. parallele Aufgabe verweisen. Ist dies möglich?

    Danke im Voraus
    Mit freundlichen Grüßen

    • Hallo,

      es gibt leider keine Möglichkeit Aufgaben zu verknüpfen. Sie können aber eine Aufgabe kopieren und in das Textfeld von einer Neuen Aufgabe hinzufügen.
      So haben Sie immer noch die Alte Erledigte Aufgabe schnell zugänglich wenn Sie die Neue Aufgabe bearbeiten.

      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

  • Hallo,
    ich habe eine ähnliche Frage wie „Der Bahner“.

    Kann man die Anzeige verändern wenn man eine Aufgabe öffnet? Ich möchte dort gerne zusätzlich zu den Standardinfos „Betreff“, „Startdatum“, „Fälligkeitsdatum“ gerne noch weitere / andere Informationen einblenden.
    Diese sind auch nicht unter „Details“ vorhanden. Ganz konkret möchte ich Firma und Rolle anzeigen und gleich verändern können.

    Der Artikel hat mir gut gefallen, ganz besonders die Verwendung des Fälligkeitsdatums. Das habe ich in meine Praxis übernommen.

    Besten Dank
    Daniel Seeger

    • Hallo Herr Seeger,

      klasse, dass Sie das Fälligkeitsdatum gleich mit in die Praxis übernommen haben.
      Nein, das Einblenden weiterer Felder beim Öffnen einer Aufgabe ist in Outlook leider nicht möglich.

      Viele Grüße,
      Timo Kienzle

  • Guten Tag sehr geehrte Damen und Herren, vielen vielen Dank für Ihre hilfreichen Tipps ! Damit wird mein Outlook noch viel nutzbarer. Vielen Dank und bitte weiter so! LG Steffen Leikam

    • Hallo Herr Leikam, vielen Dank – Ihr positives Feedback freut uns sehr! Und viel Freude mit Outlook & Co.
      Ihr Büro-Kaizen Team

  • Hallo, vielen Dank für den Beitrag. Ich habe folgendes Problem in der Praxis. In der kombinierten Kalender Aufgaben Übersicht wird die Vorgangsliste gezeigt (bspw. mit gekennzeichneten Aufgaben) ich möchte aber nur meine Aufgabenlisten sehen. – Habe nur ich das Problem? Gibt es eine Lösung?

    • Hallo,
      vielen Dank für Ihren Kommentar! Für jede Ansicht in Outlook lassen sich die anzuzeigende Objekte über die jeweiligen Ansichtseinstellungen anpassen. Leider jedoch genau für die tägliche Aufgabenliste in der kombinierten Ansicht der Arbeitswoche nicht. Dort lässt sich momentan leider nur die Anordnung nach Fälligkeits- oder Startdatum anpassen – das hilft Ihnen aber nicht.
      Leider ist uns nicht bekannt, wann die Ansichtseinstellungen für die Aufgaben in der kombinierten Ansicht von Microsoft kommen werden.

      Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

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