Outlook Aufgaben: Erstellen, anzeigen und anderen zuweisen



Office-Tipps: Wie Sie Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und anderen zuweisen können

Die Funktion „Outlook Aufgaben“ fristet im Vergleich zu dem deutlich häufiger verwendeten E-Mail-Client oder der Kalenderfunktion oft ein Schattendasein. Dabei sind die Outlook Aufgaben eine wichtige Ergänzung zu den „Terminen“ und eignen sich hervorragend für das eigene Zeitmanagement sowie für das Zuweisen oder Delegieren von bestimmten Tätigkeiten an Mitarbeiter. Wie Sie in Outlook Aufgaben nun genau erstellen, anzeigen, bearbeiten und anderen zuweisen können, erfahren Sie hier.

Office-Tipps Outlook-Aufgaben: Wie Sie sich selber Aufgaben anlegen, diese bearbeiten oder zuweisen können. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Microsofts Outlook hat eine Aufgabenliste, eine Terminliste und eine Vorgangsliste. Das führt zunächst häufig zu einer leichten semantischen Verwirrung, ist aber an für sich recht klar und einfach:

  • Outlook-Aufgaben sind alle Dinge und Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, bei denen das Fälligkeitsdatum allerdings nicht an eine feste Uhrzeit geknüpft ist (z.B. „Abgabetermin bis nächsten Freitag“). Da kein exaktes Datum gewählt wird, erscheinen die Aufgaben auch nicht im Outlook-Kalender, sondern in der speziellen Outlook-Aufgabenliste.
  • Termine sind eine spezielle Form von Aufgaben, die immer ein festes Datum und eine feste Zeitdauer haben (definierte Anfangs- und Endzeit) und erscheinen daher auch immer in Ihrem Kalender.
  • Vorgänge sind das gröbste Raster in Outlook. In der Vorgangsliste tauchen Aufgaben und mit dem roten Fähnchen als „Zur Nachverfolgung“ markierte Elemente wie E-Mails oder Kontakte auf, die Sie mit einem „Fähnchen“ zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben. Das soll Ihnen den schnellen Überblick über alle für Sie als wichtig markierten Outlook-Vorgänge ermöglichen (z.B. Emails, bei denen Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal nachhaken wollen).

Vorschaubild

So funktioniert es:

1. Neue Outlook-Aufgaben erstellen und anlegen

Eine neue Aufgabe können Sie aus jedem beliebigen Outlook-Ordner heraus erstellen (Email, Kontakte, Kalender oder Aufgaben).

  • Gehen Sie auf die Registerkarte „Start“, dann auf „neue Elemente“ und auf „Aufgabe“. Alternativ können Sie auch einfach den Shortcut (= Schnelltastenbefehl) „Strg + UMSCHALT + k“ eingeben.
  • Geben Sie nun im Betreff die Tätigkeit, das Fälligkeitsdatum (den Beginn können Sie offen lassen) und im Textfeld die Beschreibung der Aufgabe ein. Mit dem Kästchen „Erinnerung“ können Sie optional auch noch einen Alarm einstellen, damit Outlook Sie rechtzeitig an die Fälligkeit Ihrer Aufgabe erinnert.
  • Die beiden Punkte „Status“ (von „nicht begonnen“ bis „erledigt“ oder „zurückgestellt“) sowie „% erledigt“ können Sie dann im Laufe der Bearbeitung nach und nach verändern.
  • Tipp: Sollte es sich um immer wiederkehrende Aufgaben und Pflichten handeln, können Sie im Menüband auch den Befehl „Serientyp“ aktivieren und dann das gewünschte Serienmuster (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) auswählen.

2. Outlook Aufgaben anzeigen, bearbeiten und Aufgabenfristen verschieben

Für die Aufgabenverwaltung bietet Outlook eine Aufgabenliste. Gehen Sie dafür im Navigationsbereich links auf „Aufgaben“. In dem Aufgabenplaner (bzw. Aufgabenansicht) können Sie nun die einzelnen Aufgaben bearbeiten, die wesentlichen Aufgabendetails werden Ihnen beim Überfahren mit der Maus in einem Popup-Fenster angezeigt.

  • Für weitere Details oder zum Bearbeiten des Fortschritts (= Status) klicken Sie einfach doppelt auf die entsprechende Aufgabe und bearbeiten Sie dann das sich öffnende Popup-Fenster.
  • Wenn Sie z.B. am Ende eines Arbeitstages noch Aufgaben offen haben, oder durch eine Krankheit Aufgabenfristen verpasst haben sollten, dann können Sie in der Aufgabenliste ganz leicht das Fälligkeitsdatum neu vergeben. Gehen Sie dafür in der rechten Aufgabenspalte „fällig am“ einfach auf das Dropdown-Menü (= der Pfeil nach unten) und stellen Sie dann das neue Fälligkeitsdatum ein.

3. Outlook-Aufgaben anderen zuweisen (delegieren)

Legen Sie zunächst, wie in Schritt 1 beschrieben, eine neue Aufgabe in Ihrem Outlook an. Gehen Sie dann in dem noch offenen Aufgabenfenster oben im Menübereich „Aufgabe verwalten“ auf den Befehl „Aufgabe zuweisen“. Nun wird Ihnen eine Adresszeile hinzugefügt, in der Sie den Empfänger der zugewiesenen Aufgabe eintragen können. Dabei haben Sie optional noch zwei weitere wichtige Einstellungsmöglichkeiten (wahlweise mit Häkchen aktivieren):

  • Sie können sich eine Kopie dieser zugewiesenen Aufgabe auch in Ihre eigene Outlook-Aufgabenliste erstellen lassen.
  • Sie können sich von Outlook automatisiert einen Statusbericht zusenden lassen, sobald die Aufgabe vom Empfänger als „erledigt“ markiert wurde.

4. Outlook-Aufgaben zugewiesen bekommen

Wenn man Ihnen eine Outlook-Aufgabe zugewiesen hat, dann finden Sie eine entsprechende Email in Ihrem Postfach. Wenn Sie diese öffnen, finden Sie im Menüband oben im Bereich „Antworten“ die Auswahloptionen „Zusagen“ und „Ablehnen“. Erst wenn Sie zusagen, wird Ihnen die Aufgabe auch in Ihre Aufgabenliste übertragen und mögliche Details synchronisiert. Tipp: In dem Aufgaben-Menüband finden Sie rechts auch den Befehl „Statusbericht senden“. So können Sie den Absender immer wieder Updates über Ihren Aufgabenfortschritt zusenden.

5. Dateien oder Elemente an zugewiesene Outlook-Aufgaben anhängen

An jede Aufgabe können auch weiterführende Dateien angehängt werden, z.B. PDFs oder ein Excel- bzw. Word-Dokument. Erstellen Sie dafür zunächst, wie oben beschrieben, eine neue Outlook-Aufgabe und gehen Sie dann auf die Registerkarte „Einfügen“. Wählen Sie nun im Menüband die Art des Anhangs (Dateityp), den Sie anfügen möchten. Sie haben die Wahl zwischen Dateien, Outlook-Elementen (z.B. einen Termin, Kontakt oder eine bestimmte Email), Tabellen, Grafiken, Hyperlinks, Texten und Symbolen.

  • Tipp: Falls es sich um sehr große Dateien handelt, können Sie die Datei auswählen, aber dann statt auf „einfügen“ direkt daneben auf das Dropdown-Menü klicken und „als Hyperlink einfügen“ auswählen.
  • Dann wird statt der Datei nur der Pfad des Speicherorts eingefügt; das heißt aber auch, dass die Datei auf einem Speicherort liegen muss, auf den der Empfänger ebenfalls Zugriff hat (z.B. ein Exchange-Konto oder eine Sharepointumgebung).

Darauf kommt es an:

Sie haben zudem die praktische Möglichkeit, Ihre Outlook-Aufgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen. Das macht Ihre Aufgabenansicht deutlich übersichtlicher!

  • Klicken Sie dafür einfach eine Aufgabe mit der rechten Maustaste an und gehen Sie dann auf den Befehl „Kategorien“ und dann rechts unten auf „Hauptkategorienliste“.
  • Löschen Sie nun für eine bessere Übersicht die nicht benötigten Kategorien und fügen Sie benötigte hinzu (z.B. Projekt A, Projekt B, Übergabe C etc.).
  • Anschließend können Sie Ihre Aufgaben in der Aufgabenleiste über die Spalte „Kategorie“ ganz leicht den einzelnen Gruppen zuordnen.
  • Wenn Sie nun im Menüband unter „Aktuelle Ansicht“ → „Nach Kategorie“ einstellen, erhalten Sie eine sehr übersichtliche Kategorienansicht Ihrer Outlook-Aufgaben.

Und Sie?

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