Terminplanung (1/4): Besprechungsanfragen optimal einsetzen



Zeitsparen beim Terminvereinbaren und immer den Überblick behalten

Mit Outlook haben Sie alle beruflichen Nachrichten (= E-Mails), Adressen (= Kontakte) und Verpflichtungen (=Termine und Aufgaben) immer jederzeit zur Hand. Durch diese praktische Kombination von Kalender, Kommunikation und To-Dos ist Outlook auch der ideale Ort zum Vereinbaren von Treffen und Terminen aller Art (z.B. Meetings, Telefonkonferenzen oder Besprechungen). Die entsprechende Outlook-Funktion zur Terminvereinbarung heißt „Besprechungsanfrage“.

Wie groß ist das Effizienzpotenzial bei der Terminplanung?

Je mehr Teilnehmer in den Prozess einer Terminsuche involviert sind, desto zeitraubender und unübersichtlicher wird es naturgemäß für den Organisator, einen möglichst günstigen Termin zu finden. Das macht die praktische und einfache Outlook-Funktion „Besprechungsanfragen“ zu einem der ganz großen Effizienz-Turbos im Büroalltag.

Welche Vorteile bringen die Besprechungsanfragen via Outlook?

  1. Sie schreiben nur noch eine einzige Besprechungsanfrage und können so viele Teilnehmer dazu einladen, wie Sie wollen.
  2. Sie können sich die Frei/Gebucht-Zeiten der Teilnehmer anzeigen lassen. So können Sie auf einen Blick gleich den für alle geeignetsten Zeitpunkt festlegen. Das erspart zusätzliche Abstimmungsrunden.
  3. Wenn eine Besprechungsanfrage angenommen wird, trägt Outlook den Termin automatisch in den Kalender ein (sowohl beim Absender als auch beim Empfänger). Das spart Zeit und Arbeit und vermeidet gleichzeitig Flüchtigkeitsfehler beim manuellen Übertragen.
  4. Den Teilnahme-Status mit allen Zusagen, Absagen und alternativen Zeitvorschlägen für Ihre Besprechungsanfrage können Sie sich jederzeit übersichtlich per Mausklick anzeigen lassen.

Schritt 1: Besprechungsanfrage in Outlook erstellen und Teilnehmer einladen

  • Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie innerhalb der Registerkarte → Start in der Menüleiste ganz links auf die Schaltfläche → Neue Besprechung.
  • Geben Sie Ihrer neuen Besprechungsanfrage (und damit dem späteren Termin) zunächst in der Zeile → Betreff einen aussagekräftigen Titel (z.B. Teammeeting, Absprache Projekt A oder Abteilungsbesprechung). Fügen Sie dann über die Zeile → An die gewünschten Teilnehmer hinzu (entweder aus Ihrem Kontakte-Adressbuch auswählen oder die E-Mail-Adressen manuell eintippen).
  • Tragen Sie nun noch den Ort in die entsprechende Zeile ein, wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus und tippen Sie gegebenenfalls noch weitere Detailinformationen in das Nachrichtenfeld ein (wie z.B. die Einwahlnummer bei einer Telefonkonferenz oder benötigte Unterlagen).

Schritt 2: Mit dem Terminplanungs-Assistenten freie und belegte Zeiten anzeigen lassen

Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Terminplanungs-Assistent öffnet sich ein praktisches Planungstool, das Ihnen die freien und belegten Zeiten aller Teilnehmer in einer übersichtlichen Tabelle anzeigt. So können Sie gleich von Anfang an und auf einen Blick den für alle günstigsten Termin erkennen.

  • Sie benötigen hierfür keine extra erfolgte „Freigabe“ für die anderen Kalender. Die Voraussetzung ist lediglich, dass die anderen Teilnehmer einen Kalender nutzen und diesen auch pflegen.
  • Falls die anderen Kalender Ihnen jedoch freigegeben wurden, dann werden Ihnen hier nicht einfach nur allgemein die „freien“ und „belegten“ Zeiten der Teilnehmer angezeigt, sondern darüber hinaus auch noch der Betreff und der Ort des jeweiligen Termins.

Schritt 3: Auf eine Besprechungsanfrage antworten (zusagen, ablehnen unter Vorbehalt)

Der Empfänger erhält eine Besprechungsanfrage ganz ähnlich wie eine E-Mail in seinem Posteingang von Outlook. Allerdings wird der Eintrag durch ein kleines Glocken- und Kalendersymbol visuell von den „normalen“ E-Mails abgehoben. Das Antworten auf die Terminanfrage ist dann ebenfalls ganz einfach gelöst. Ihnen bieten sich dabei genau 5 Optionen:

  1. Zusagen: Dann benachrichtigt Outlook den Absender über die Annahme des Termins und trägt das Datum automatisch in den Kalender des Empfängers ein (inkl. allen Termindetails und möglichen Anhängen).
  2. Mit Vorbehalt: Für den Fall, dass Sie noch nicht fest zusagen können, eine Teilnahme aber beabsichtigen. (Diese Option ist für den Unternehmensalltag allerdings ziemlich unpraktisch, da sie eine feste Planbarkeit verhindert, und sollte daher nur in Ausnahmefällen ausgewählt werden.)
  3. Ablehnen: Der Absender wird über das Ablehnen der Anfrage informiert, es erfolgt daher auch kein Termineintrag in den Kalender.
  4. Andere Zeit vorschlagen: Ihnen passt die vorgeschlagene Uhrzeit nicht? Über diese Funktion kann der Empfänger dem Absender schnell und einfach eine alternative Zeit für die Besprechung vorschlagen, ohne ab- oder zusagen zu müssen.
  5. Antworten: Für den Fall, dass Sie noch eine Rückfrage an den Organisator der Besprechungsanfrage haben, bevor Sie dem Termin zu- oder absagen können.

Schritt 4: Den Status aller Rückmeldungen auf die Terminanfrage einsehen

Als Organisator einer Besprechungsanfrage können Sie den aktuellen Status aller Rückmeldungen jederzeit mit einem einzigen Klick in Ihr Outlook einsehen: Wer hat alles bereits zugesagt, wie viele haben abgelehnt und wessen Antwort steht noch aus?

  • Öffnen Sie dafür einfach den in Ihrem Outlook-Kalender eingetragenen Termin für die Besprechung (mit einem Doppelklick).
  • Klicken Sie nun in dem neuen Dialogfenster (mit den ganzen Termindetails) oben in der Menüleiste auf die Schaltfläche → Status. Jetzt erhalten Sie einen tabellarischen Überblick über alle Rückmeldungen und welche Teilnehmer kommen und welche nicht.

TIPP:
Mit der Kalenderfreigabe und einem gemeinsamen Teamkalender noch schneller und einfacher zur gemeinsamen Terminplanung!

Sie müssen Ihre Outlook-Kalender für eine Besprechungsanfrage nicht zwingend gegenseitig freigeben. Das geht auch ohne. Ein Blick in den Arbeitskalender der Kollegen erleichtert allerdings nicht nur die Terminsuche erheblich, sondern auch die Vertretungsfähigkeit und die Übernahme von Aufgaben im Fall von Urlaub oder Krankheit. Bis zu einem gemeinsam nutzbaren Team- oder Projektkalender ist es dann nur noch ein kleiner, aber lohnender Schritt (z.B. für die gemeinsame Aufgaben-, Wochen- oder Urlaubsplanung). Wie Sie Ihren Outlook-Kalender freigeben können, lesen Sie hier: Terminplanung (2/4): Den Outlook-Kalender für andere freigeben



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: