Terminplanung (3/4): Einen gemeinsamen Teamkalender in Outlook einrichten



Ein gemeinsamer Kalender für die effizientere Planung in Projekten und Teams

Für größere Teams, Projekte und Abteilungen ist ein gemeinsamer Teamkalender sehr praktisch, den jeder einzelne Teilnehmer einsehen und in den jeder für das gesamte Team relevante Termine eintragen kann. Auch diese Lösung für eine bessere Terminplanung in Teams lässt sich vergleichsweise einfach in Outlook einrichten.

Was sind die Vorteile eines gemeinsamen Teamkalenders?

  1. Anders als bei einer Gruppe freigegebener Kalender (die Sie nur nebeneinander oder überlagert anzeigen lassen können), handelt es sich hierbei um einen einzigen gemeinsamen Kalender für alle.
  2. Das verbessert nicht nur die Übersicht, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten für die Nutzer.
  3. Jedem Teilnehmer können dabei individuell unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen werden (nur „lesen“ oder auch „schreiben“ und/oder „löschen“ von Termineinträgen).
  4. Tragen Sie den für alle Teilnehmer relevanten Termin einfach in Ihrem Outlook in den Teamkalender ein und bei allen Teilnehmern wird der Eintrag sofort übernommen.
  5. Den gemeinsamen Teamkalender kann sich jeder Einzelne auch per Mausklick mit seinem eigenen Outlook-Kalender überlagert anzeigen lassen, um so stets alle für ihn relevanten Termine auf einen Blick zu sehen.
  6. Die Anwendungsbereiche reichen von einem gemeinsamen Projektkalender über einen Kalender für die gesamte Abteilung bis hin zu einem Urlaubskalender etc.

Schritt 1: Zuerst einen neuen Kalender für das Team anlegen

  • Öffnen Sie den Kalenderbereich in Ihrem Outlook, klicken Sie auf die Registerkarte → Ordner und dann auf die Schaltfläche ganz links → Neuer Kalender.
  • Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den gemeinsamen Teamkalender ein und bestätigen Sie mit → OK (die beiden anderen Einstellungen hat Outlook durch die Erstellung aus dem Kalenderbereich bereits korrekt vorausgefüllt; jeweils → Kalender).

Schritt 2: Freigeben, Teilnehmer hinzufügen und jeweilige Berechtigungen festlegen

Nun müssen Sie den Kalender für alle Teilnehmer freigeben und dabei auch gleich die individuellen Berechtigungen festlegen, wer was in dem Kalender sehen und machen darf. Die ideale Konfiguration für einen gemeinsamen Teamkalender ist, dass jeder Teilnehmer alles sieht und für Alle relevante Termine hineinschreiben darf. Die eigenen Termineinträge darf dann jeder Teilnehmer auch nachträglich noch bearbeiten und notfalls auch wieder löschen. Gehen Sie dafür am einfachsten wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den neu angelegten Teamkalender in Ihrem Outlook und klicken Sie in der Registerkarte → Start auf die Schaltfläche → Kalenderberechtigungen.
  • In dem oberen Teil des Dialogfensters können Sie mit einem Klick auf den Button → Hinzufügen nun die einzelnen Teilnehmer zu dem Teamkalender einladen.
  • Im unteren Teil des Dialogfensters können Sie für jeden Teilnehmer die jeweils individuellen Berechtigungen festlegen. Markieren Sie dafür die hinzugefügte Person in der Namensliste oben und geben Sie dann folgende Einstellungen bei den Berechtigungen ein: Bei „Lesen → Alle Details“, bei „Schreiben → Eigene bearbeiten“, bei „Elemente Löschen → Eigene“ und bei „Sonstiges → Ordner sichtbar“. Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit → OK.
  • Praxistipp: Praktikanten kann z.B. nur ein „Lesen“ erlaubt werden und nur der Team-/Projektleiter darf auch fremde Kalendereinträge löschen, nicht nur die eigenen.

Schritt 3: Den gemeinsamen Teamkalender in Outlook nutzen

Jeder der in Schritt 2 hinzugefügten Teilnehmer erhält automatisch eine Freigabeeinladungs-E-Mail. Darin muss lediglich der Button → Kalender öffnen angeklickt werden und der neue Teamkalender wird jedem Teammitglied unterhalb des eigenen Kalenders in dessen Outlook angezeigt. Der gemeinsame Kalender für alle lässt sich dann mit einem Klick öffnen und bearbeiten.

Extra-Tipp:
Den Teamkalender mit dem eigenen Outlook-Kalender überlagert anzeigen lassen!

In der Standardansicht wird jedem Teilnehmer nun der eigene Outlook-Kalender und der neue Teamkalender nebeneinander angezeigt (klicken Sie dafür beide Kalender im Auswahlmenü links an und setzen Sie damit ein Häkchen in die beiden Checkboxen). Deutlich übersichtlicher ist jedoch die überlagerte Kalenderansicht in einem einzigen Kalender. So haben Sie immer den perfekten Überblick über alle Ihre Verpflichtungen und freien Kapazitäten!

  • Öffnen Sie die beiden Kalender in Ihrem Outlook.
  • Der rechte Kalender weist in seiner Registerkarte einen Pfeil auf. Wenn Sie mit dem Cursor darüber fahren erscheint → Überlagert anzeigen. Klicken Sie auf diesen Pfeil.
  • Nun werden beide Kalender zusammengeführt. Zur besseren Übersicht verwendet Outlook unterschiedliche Farben für die jeweiligen Kalendereinträge, das erleichtert die Übersicht zusätzlich.

 





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