Teamkalender: Gemeinsamen Kalender in Outlook erstellen

Ein gemeinsamer Kalender für die effizientere Planung in Projekten und Teams

Für größere Teams, Projekte und Abteilungen ist ein gemeinsamer Teamkalender sehr praktisch, den jeder einzelne Teilnehmer einsehen und in den jeder für das gesamte Team relevante Termine eintragen kann. Auch diese Lösung für eine bessere Terminplanung in Teams lässt sich vergleichsweise einfach in Outlook einrichten.

Schritt 1: Zuerst einen neuen Kalender für das Team anlegen

• Öffnen Sie den Kalenderbereich in Ihrem Outlook, klicken Sie auf die Registerkarte → Ordner und dann auf die Schaltfläche ganz links → Neuer Kalender.
• Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den gemeinsamen Teamkalender ein und bestätigen Sie mit → OK (die beiden anderen Einstellungen hat Outlook durch die Erstellung aus dem Kalenderbereich bereits korrekt vorausgefüllt; jeweils → Kalender).

Schritt 2: Freigeben, Teilnehmer hinzufügen und jeweilige Berechtigungen festlegen

Nun müssen Sie den Kalender für alle Teilnehmer freigeben und dabei auch gleich die individuellen Berechtigungen festlegen, wer was in dem Kalender sehen und machen darf. Die ideale Konfiguration für einen gemeinsamen Teamkalender ist, dass jeder Teilnehmer alles sieht und für Alle relevante Termine hineinschreiben darf. Die eigenen Termineinträge darf dann jeder Teilnehmer auch nachträglich noch bearbeiten und notfalls auch wieder löschen. Gehen Sie dafür am einfachsten wie folgt vor:

• Öffnen Sie den neu angelegten Teamkalender in Ihrem Outlook und klicken Sie in der Registerkarte → Start auf die Schaltfläche → Kalender teilen.
• Wählen Sie nun den neu erstellten gemeinsamen Teamkalender (hier: Teamkalender Büro-Kaizen)

• In dem oberen Teil des Dialogfensters können Sie mit einem Klick auf den Button → Hinzufügen… nun die einzelnen Teilnehmer zu dem Teamkalender einladen.
• Nun öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie die einzelnen Teammitglieder hinzufügen können. Danach mit → OK bestätigen.

• Im unteren Teil des Dialogfensters können Sie für jeden Teilnehmer die jeweils individuellen Berechtigungen festlegen. Markieren Sie dafür die hinzugefügte Person in der oberen Namensliste. Nun können Sie festlegen, was die Person im Teamkalender machen darf. Bei „Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin“ wird nur der Block, in dem Sie einen Termin eingetragen haben, als „beschäftigt“ angezeigt. Die Einstellung „Kann Titel und Orte anzeigen“ zeigt nur den Ort und die Beschreibung des Termins. Bei „Kann alle Details anzeigen“ kann die Person jede Information aus dem Teamkalender auslesen. Es gibt auch die Möglichkeit einem Mitglied Bearbeitungsrechte zu erteilen, dies geht über die Einstellung „Kann bearbeiten„. Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit → OK.

• Praxistipp: Praktikanten kann z. B. nur das „Anzeigen bzw. Lesen“ erlaubt werden und nur der Team-/Projektleiter darf auch fremde Kalendereinträge löschen, nicht nur die eigenen.

Schritt 3: Den gemeinsamen Teamkalender in Outlook nutzen

Jeder der in Schritt 2 hinzugefügten Teilnehmer erhält automatisch eine Freigabeeinladungs-E-Mail. Darin muss lediglich der Button → Kalender öffnen angeklickt werden und der neue Teamkalender wird jedem Teammitglied unterhalb des eigenen Kalenders in dessen Outlook angezeigt. Der gemeinsame Kalender für alle lässt sich dann mit einem Klick öffnen und bearbeiten.

Tipp: Falls Sie weitere Kalender in Outlook hinzufügen möchten, haben wir Ihnen hier einen Beitrag dazu.

Extra-Tipp: Den Teamkalender mit dem eigenen Outlook-Kalender überlagert anzeigen lassen! In der Standardansicht wird jedem Teilnehmer nun der eigene Outlook-Kalender und der neue Teamkalender nebeneinander angezeigt (klicken Sie dafür beide Kalender im Auswahlmenü links an und setzen Sie damit ein Häkchen in die beiden Checkboxen). Deutlich übersichtlicher ist jedoch die überlagerte Kalenderansicht in einem einzigen Kalender. So haben Sie immer den perfekten Überblick über alle Ihre Verpflichtungen und freien Kapazitäten! Öffnen Sie die beiden Kalender in Ihrem Outlook. Der rechte Kalender weist in seiner Registerkarte einen Pfeil auf. Wenn Sie mit dem Cursor darüber fahren erscheint → Überlagert anzeigen. Klicken Sie auf diesen Pfeil. Nun werden beide Kalender zusammengeführt. Zur besseren Übersicht verwendet Outlook unterschiedliche Farben für die jeweiligen Kalendereinträge, das erleichtert die Übersicht zusätzlich.

Extra-Tipp: Video-Tutorial „Gemeinsamer Kalender in Microsoft Teams (Outlook-Alternative)“

Falls Sie bereits mit Microsoft Teams arbeiten, haben wir Ihnen hier einen sehr guten Extra-Tipp! Sie können auch über Teams einen gemeinsamen Kanal-Kalender anlegen. In diesem Video zeigen wir Ihnen wie das geht.

(Dauer 07:39 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials

• Einleitung 00:00
• Unterschied Kalender und Kanalkalender 00:24
• Kanal-Kalender anlegen 01:26
• Termin anlegen und Synchronisation mit Outlook 03:09