E-Mail zurückholen – Outlook im Rückwärtsgang

24. April 2020

Ein bisschen zu voreilig auf Senden gedrückt – Zack! Schon ist die Mail im Posteingang des falschen Adressaten gelandet. Oder eine Nachricht ist unterwegs, bevor man sie überhaupt fertig geschrieben hatte bzw. alle Anhänge angefügt waren. Vielleicht hat man auch nach einer Diskussion mit dem Kollegen heftig reagiert und würde das Gesagte bzw. Geschriebene gerne zurücknehmen. Das sind nur drei denkbare Situationen, in denen man den erfolgten Mail-Versand gerne ungeschehen machen würde.

Deshalb stellt sich die Frage: Gibt es einen Befehl, um eine bereits versandte E-Mail zurückzuholen – Outlook sozusagen in den „Rückwärtsgang“ zu versetzen? Die gute Nachricht dazu: Man kann Mails zurückrufen oder eine falsche elektronische Post durch eine richtige austauschen. Die schlechte Nachricht: Es funktioniert nicht immer. Bestimmte Bedingungen müssen erfüllt sein, um eine E-Mail zurückholen zu können. Deshalb haben wir auch einen Tipp parat, damit Sie möglichst selten oder am besten nie in die Verlegenheit kommen, eine Sendung retour zu holen. Dazu lesen Sie weiter unten mehr.

Mail zurückholen: Outlook-Voraussetzungen kennen

Möchten Sie eine Mail – aus welchem Grund auch immer – zurückrufen, muss die Konstellation stimmen:
1. Sie verwenden ein Exchange-Konto bzw. Sie nutzen denselben Server für die Mails wie der Empfänger. Das ist der Fall, wenn Sie beide innerhalb eines Firmennetzwerks arbeiten. E-Mails, die an externe Personen (Lieferanten, Kunden) gehen, lassen sich grundsätzlich nicht zurückfordern.
2. Der Empfänger ist mit seinem Konto bei Outlook angemeldet und hat Ihre Nachricht bisher noch nicht geöffnet bzw. gelesen.

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Abbildung 1 E-Mail zurückholen? Outlook-Bedingungen müssen stimmen

Verschickte E-Mail zurückholen – Outlook unterstützt Sie dabei

Was ist im Falle des Rückrufs zu tun? Zuerst muss Outlook wissen, um welche Mail es geht. Da die Nachricht schon verschickt wurde, finden Sie diese im Ordner Gesendet des von Ihnen verwendeten Postfachs.

1. Öffnen Sie die Mail. Das geschieht indem Sie sie doppelt anklicken. Es genügt nicht, sie nur im Vorschaumodus anzuzeigen, denn dann sind die benötigten Menüpunkte ausgeblendet.
2. Wechseln Sie in der offenen Mail zum Register Nachricht und dort in die Gruppe Verschieben. Klicken Sie aufs Symbol Weitere Verschiebeaktionen.
3. Wählen Sie den Befehl Nachricht zurückrufen….
4. Im folgenden Dialog bestimmen Sie, wie Sie vorgehen möchten: Wollen Sie die Mail löschen oder durch eine neue ersetzen? Abschließend können Sie das Kontrollkästchen für eine Mitteilung aktivieren. Das ist lediglich eine Option.
5. Bestätigen Sie alles mit OK.

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Abbildung 2 Dialogfeld zum E-Mail zurückholen

In der betreffenden Mail erhalten Sie in der Kopfzeile einen Hinweis, der etwa so lautet „Sie haben am Donnerstag, 09. April 2020 14:29 versucht, diese Nachricht zurückzurufen.“ Leider besagt dies nicht, ob die Aktion erfolgreich war, Outlook verrät es nirgendwo. Falls Sie das Ergebnis-Kontrollkästchen angehakt haben, erhält der Empfänger zeitgleich mit Ihnen ebenfalls eine Information zum Rückruf der Nachricht.

Bauen Sie vor – Versand zeitlich planen

Es ist also nicht sicher erkennbar, ob die Rückholaktion funktionierte, außerdem ist sie mit Aufwand verbunden. Besser, Sie vereinfachen sich das Ganze von vorneherein: Mit einer wenig bekannten und zugegeben etwas versteckten Einstellung verhindern Sie, dass eine Mail zu früh auf die Reise geht.

Dafür legen Sie einen Zeitraum als Sicherheitsabstand bis zum Versand fest. Die Mail wird zwar nach einem Klick auf Senden wie gewohnt in den Postausgang gelegt, aber erst verschickt, wenn die festge-legte Zeitspanne abgelaufen ist. So sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite und können innerhalb dieser „Bedenkzeit“ die Nachricht selbstverständlich auch bearbeiten, etwa um Anhänge erweitern, ein Bild hinzufügen oder den Text anpassen.

So stellen Sie die Versand-Verzögerung ein: In der aktuell geöffneten Mail klicken Sie auf das Register Optionen und hier zur Gruppe weitere Optionen. Dort finden Sie das Symbol Übermittlung verzögern. Im folgenden Dialog sehen Sie weiter unten im Abschnitt Übermittlungsoptionen das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis. Haken Sie es an und definieren Sie dahinter das Datum und die Uhrzeit des Versands. Wollen Sie auf keinen Fall vergessen, Ihrer Lieblingskollegin zum Geburtstag zu gratulieren und sind an diesem Tag aber ständig in Meetings, bietet sich diese Einstellung geradezu an. Haben Sie die Glückwunsch-Mail fertig geschrieben klicken Sie wie gewohnt auf Senden. Die Nachricht liegt dann im Postausgang. Sie ist kursiv dargestellt. Das zeigt Ihnen, dass sie auf den Versand wartet. Zum vorge-gebenen Zeitpunkt wird Ihre Gratulation automatisch verschickt.

Achtung: Öffnen Sie die Mail zwischendurch, etwa weil Sie einen Fehler berichtigen möchten oder etwas einfügen wollen, stoppt das die Verzögerungseinstellung. Sie müssen die gewünschte Zeit für den Versand erneut festlegen.

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Abbildung 3 Gruppe „Weitere Optionen“, daneben passende Einstellungs-Details

Outlook-Optionen: Einstellungen nutzen

Die zeitverzögerte Übermittlung gilt jeweils für die aktuelle Mail. Möchten Sie alle Mails um eine bestimmte Zeit verzögert absenden könnten Sie eine Postausgangs-Regel definieren, die das sicherstellt.

Einfacher ist es, wenn Sie eine Outlook-Einstellung ändern, so dass Ihre Nachrichten nur innerhalb geplanter Intervalle verschickt und empfangen werden (beispielsweise alle 30 Minuten). In den Outlook-Optionen unter Datei finden Sie den benötigten Schalter. Klicken Sie auf Erweitert und scrollen Sie zum Abschnitt Senden und Empfangen. Deaktivieren Sie hier das Kontrollkästchen „Bei bestehender Verbindung sofort senden“. Über die dahinter angeordnete Schaltfläche Senden/Empfangen… sehen Sie das voreingestellte Zeitintervall und können es anpassen.

Hinweis: Wussten Sie, dass eine Mail nicht nur per Mausklick bzw. übers Menüband oder die Schaltfläche Senden verschickt wird? Drücken Sie das Tastenkürzel STRG+Eingabe geht die aktuelle Mail ebenfalls auf die Reise. Befürchten Sie, die Tastenkombination versehentlich zu erwischen, deaktivieren Sie die Einstellung: Wählen Sie Datei, Optionen, E-Mail. Blättern Sie sich im rechten Bereich bis zum Abschnitt Nachrichten senden durch. Dort entfernen Sie das Häkchen im letzten Kontrollkästchen „STRG+EINGABE sendet eine Nachricht“ und bestätigen.

Nachrichtenversand individuell

Es ist also nicht schwer, den Nachrichtenversand optimal zu steuern. Die aufwändige und nicht immer praktikable Aktion im Stil von „E-Mail zurückholen: Outlook in den Rückwärtsgang versetzen“ wird mit etwas Überlegung im Vorfeld oft komplett überflüssig, was sicher zum störungsfreien und effizienten Arbeiten beiträgt.
Weitere Tipps, Tricks und Techniken zu Outlook finden Sie hier.

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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