Die Aufgabenverwaltung in Outlook: Schritt für Schritt mit Video-Tutorials



Die Aufgabenverwaltung in Outlook ist vergleichsweise einfach und übersichtlich gestaltet. Das meiste ist selbsterklärend und intuitiv nachvollziehbar. Allerdings bieten sich dem Nutzer so viele Funktionen und Möglichkeiten, dass Ungeübte dennoch schnell die Übersicht verlieren. Daher zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung, wie Sie die Aufgaben in Outlook optimal verwalten können, inklusive weiterführender Schritt-für-Schritt-Anleitungen und anschaulicher Video-Tutorials (= kurzen Videoseminaren).

So funktioniert die Aufgabenverwaltung in Outlook richtig

Damit Sie alle Ihre Aufgaben in Outlook optimal verwalten können, zeigen wir Ihnen nach einander:

  1. Die verschiedenen Möglichkeiten der Aufgabenansicht in Outlook.
  2. Wie man Aufgaben erstellt und anlegt (z.B. mit Anhang, Serienaufgaben oder direkt aus einer enthaltenen E-Mail heraus).
  3. Wie Sie anderen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, den Status kontrollieren und die Zuständigkeit dann wieder ändern können.
  4. Warum es nützlich ist, die Aufgaben auch zu kategorisieren.
  5. Wie man mit Outlook auch Teamaufgaben anlegen und verwalten kann.
  6. Wie man die Outlook-Aufgaben mit anderen Geräten und Programmen synchronisiert und verknüpft.

Schritt 1: Die Aufgabenansicht in Outlook ändern

Für die Aufgabenverwaltung bietet Ihnen Outlook drei verschiedene Ansichtsmodi, die Sie jeweils noch feinjustieren können.

  • Die Aufgabenliste: Hier werden Ihnen alle Aufgaben übersichtlich aufgelistet. Dabei können Sie die Aufgabenliste je nach Bedarf neu sortieren lassen, z.B. für eine detaillierte oder einfache Ansicht, nur mit den aktiven Aufgaben, allen erledigten, nur die der aktuellen Woche oder die zugewiesenen (weiterlesen in → „Die Outlook Aufgabenliste: Alle Pflichten auf einen Blick ”).
  • Die Aufgabenpopupliste: Dies ist die Schnellansicht der Aufgabenliste. Diese wird Ihnen in Form eines Popupfensters eingeblendet, sobald Sie das Aufgabensymbol ganz links unten mit der Maus überfahren (für weitere Details siehe den Link oben).
  • Die Kalenderansicht: Sie können Ihre Aufgaben auch in der Kalenderansicht anzeigen lassen und haben dann auch gleichzeitig alle Geschäftstermine sofort im Blick. Diese praktische Übersicht vereinfacht die Aufgabenverwaltung und das tägliche Zeitmanagement erheblich. So lässt sich beispielsweise eine einzelne Aufgabe in der Kalenderansicht einfach hin- und herschieben und Outlook ändert dann automatisch das Fälligkeitsdatum der Aufgabe entsprechend um (für mehr Details siehe unseren Beitrag → „Höherer Bedienkomfort für die Outlook-Aufgaben: Einfach im Kalender anzeigen lassen!”).

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Abbildung I: Die Kalenderanzeige erleichtert die Aufgabenverwaltung in Outlook erheblich, Microsoft, Büro Kaizen

Schritt 2: Outlook Aufgaben anlegen, erstellen und verwalten

Eine neue Aufgabe kann aus allen verfügbaren Outlook-Ordnern heraus erstellt werden: Aus der Aufgabenliste, dem Kalender, den Kontakten und sogar aus einer E-Mail im Posteingang heraus. Jede Aufgabe besteht dabei aus mehreren Elementen und einem Textfeld für die Aufgabenbeschreibung, die aber nicht alle angelegt werden müssen. Am wichtigsten sind der Betreff und das Fälligkeitsdatum (eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Beitrag „Office-Tipps: Wie Sie Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und anderen zuweisen”):

  • Betreff: Dies ist der Titel der jeweiligen Aufgabe. Wählen Sie daher eine kurze und selbsterklärende Bezeichnung.
  • Startdatum: Die Funktion wird nur dann benötigt, wenn der Startzeitpunkt der Verpflichtung in der Zukunft liegt, z.B. das Nachfassen und Networking in den Tagen nach einer Messe oder Konferenz.
  • Status: Der Status erfüllt eine wesentliche Funktion für die Aufgabenverwaltung in Outlook. Damit können Sie (und freigeschaltete Personen) auf einen Blick erkennen, ob die betreffende Aufgabe noch gar nicht begonnen wurde, bereits in Bearbeitung ist, schon erledigt wurde, oder ob auf jemand anderes gewartet werden muss.
  • Fälligkeitsdatum: Damit legen Sie fest, bis wann das To-Do erledigt sein muss. Im Unterschied zu einem festen Termin lässt sich jedoch nur das Datum, jedoch keine konkrete Uhrzeit einstellen.
  • Priorität: Hier kann zwischen niedrig, normal und hoch unterschieden werden.
  • % erledigt: Bei umfangreicheren Arbeiten und größeren Projekten kann optional auch ein Arbeitsfortschritt zwischen 0-100% eingegeben werden. So können Sie, Ihr Chef und mögliche Vertretungen auf einen Blick sehen, wie viel es noch zu tun gibt.
  • Erinnerung: Lassen Sie sich von Outlook per Push-Nachricht oder Signalton an eine bestimmte Aufgabe erinnern. So müssen Sie nicht jedes Mal in die Aufgabenverwaltung sehen und verpassen dennoch kein Fälligkeitsdatum!

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Abbildung II: Wie man Outlook-Aufgaben erstellt, Microsoft, Büro Kaizen

Schritt 3: Outlook Aufgaben zuweisen, Status kontrollieren und Zuständigkeit ändern

Sie können auch Aufgaben in Ihrem eigenen Outlook erstellen und diese dann per Mausklick an andere Mitarbeiter delegieren. Den Status der so zugewiesenen Pflichten kontrollieren und verwalten Sie dann ganz bequem von Ihrem Programm aus. Alle Tipps und Tricks hierzu finden Sie in unserem Beitrag „Kleine Outlook-Serie – Aufgaben delegieren mit Outlook ” sowie in dem folgenden kurzen Videoseminar.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Outlook-Aufgaben delegieren

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Schritt 4: Outlook-Aufgaben für eine übersichtlichere Verwaltung kategorisieren

Sie haben die Möglichkeit, allen Outlook-Elementen zusätzlich noch eine beliebige Kategorie zuzuordnen. Das erleichtert die Aufgabenverwaltung enorm. So kann z.B. eine Kategorie in „Projekt XY“ umbenannt werden. Dann können Sie sich alle E-Mails, Termine, Verpflichtungen und Kontakte, die mit dieser Kategorie markiert wurden, auf einmal anzeigen lassen. Übersichtlicher geht es nicht! (Weiterlesen in → „Manchmal hilft das Schubladen-Denken! Mit den Outlook Kategorien zu einem besseren Outlook”.)

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Outlook-Kategorien anlegen und wiederfinden

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Schritt 5: Wie man ganze Teamaufgaben in Outlook anlegt und verwaltet

Eine der größten Herausforderungen bei der Teamarbeit ist die Effizienz bei der Kommunikation. Die beiden wichtigsten Schlüssel hierfür sind eine Chat-Funktion für mehrere Personen und eine gemeinsam einsehbare und bearbeitbare Checkliste. Beide Funktionen werden von dem kostenlosen Outlook-AddIn „Wunderlist” bereitgestellt. So können Sie z.B. aus Ihren Outlook-Aufgaben heraus Wunderlist-To-Dos für das Team erstellen und umgekehrt Wunderlistaufgaben zu eigenen Aufgaben oder auch einer E-Mail-Vorlage umwandeln.

Schritt 6: Outlook-Aufgaben mit anderen Programmen synchronisieren und verknüpfen

Microsofts Office-Paket (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word) gibt es auch für alle mobilen Geräteklassen (Handys und Tablets) sowie für alle Betriebssysteme (Windows, Mac, iOS, Android). Daher ist ein synchronisieren zwischen der Desktopanwendung und dem Handy kein Problem (egal ob Kontakte, E-Mails, Kalendertermine oder Aufgaben).

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Outlook-Aufgaben in OneNote erstellen

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Extra-Tipp: Die 25.000-$-Strategie zur Priorisierung Ihrer Aufgabenverwaltung in Outlook

Häufig ist es nicht ganz einfach zu entscheiden, welche Aufgabe dringender ist und welche noch etwas warten kann. Für das optimale Zeitmanagement hilft da ein einfacher Kniff: Die 25.000 $ Strategie zur Aufgabenpriorisierung. Diese Technik ist so genial, dass sie dem Schöpfer auf einen Schlag ein kleines Vermögen eingebracht hat (weiterlesen in → „Prioritäten setzen: die 25.000-Dollar-Methode”).

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Und Sie?

Am effizientesten ist die Aufgabenverwaltung, wenn unnötige Arbeiten gar nicht erst anfallen. In Outlook können Sie sich z.B. viele Arbeitsschritte mit Hilfe von Regeln automatisieren . Und auch im Büroalltag steckt vielerorts noch ein erhebliches Effizienzpotenzial, z.B.:



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