6 hilfreiche Schritte für die Aufgabenverwaltung in Outlook


Die Aufgabenverwaltung in Outlook ist meist selbsterklärend und intuitiv nachvollziehbar. Allerdings werden dem Nutzer so viele Funktionen und Möglichkeiten geboten, dass schnell die Übersicht verloren werden kann. Daher zeigen wir Ihnen in dieser Anleitung, wie Sie die Aufgaben in Outlook optimal verwalten können.

Outlook Tutorial

Mit diesen 6 Schritten können Sie ganz einfach die Aufgaben in Outlook verwalten. Das Tutorial soll Ihnen helfen eine Überblick die Aufgabenverwaltung zu bekommen.

Schritt 1: Die Aufgabenansicht in Outlook ändern

Für die Aufgabenverwaltung bietet Ihnen Outlook drei verschiedene Ansichtsmodi, die Sie jeweils noch feinjustieren können.

  • Die Aufgabenliste: Hier werden Ihnen alle Aufgaben übersichtlich aufgelistet. Dabei können Sie die Aufgabenliste je nach Bedarf neu sortieren lassen, z.B. für eine detaillierte oder einfache Ansicht, nur mit den aktiven Aufgaben, allen erledigten, nur die der aktuellen Woche oder die zugewiesenen (weiterlesen in → „Die Outlook Aufgabenliste: Alle Pflichten auf einen Blick ”).
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Hier sehen Sie ein Beispiel für die Aufgabenliste in Outlook.
  • Die Aufgabenpopupliste: Dies ist die Schnellansicht der Aufgabenliste. Diese wird Ihnen in Form eines Popupfensters eingeblendet, sobald Sie das Aufgabensymbol ganz links unten mit der Maus überfahren (für weitere Details siehe den Link oben).
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Fahren Sie mit der Maus ohne zu klicken auf das Aufgabensymbol.
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Sie können Ihre Aufgaben auch im Kalender einsehen.

Schritt 2: Outlook Aufgaben anlegen, erstellen und verwalten

Eine neue Aufgabe kann aus allen verfügbaren Outlook-Ordnern heraus erstellt werden: Aus der Aufgabenliste, dem Kalender, den Kontakten und sogar aus einer E-Mail im Posteingang heraus. Am wichtigsten sind der Betreff und das Fälligkeitsdatum (eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Beitrag „Office-Tipps: Wie Sie Outlook Aufgaben erstellen, anzeigen und anderen zuweisen”):

  • Betreff: Dies ist der Titel der jeweiligen Aufgabe. Wählen Sie daher eine kurze und selbsterklärende Bezeichnung.
  • Startdatum: Die Funktion wird nur dann benötigt, wenn der Startzeitpunkt der Verpflichtung in der Zukunft liegt.
  • Status: Der Status erfüllt eine wesentliche Funktion für die Aufgabenverwaltung in Outlook. Damit können Sie (und freigeschaltete Personen) auf einen Blick erkennen, ob die betreffende Aufgabe noch gar nicht begonnen wurde, bereits in Bearbeitung ist, schon erledigt wurde, oder ob auf jemand anderes gewartet werden muss.
  • Fälligkeitsdatum: Damit legen Sie fest, bis wann das To-Do erledigt sein muss. Im Unterschied zu einem festen Termin lässt sich jedoch nur das Datum, jedoch keine konkrete Uhrzeit einstellen.
  • Priorität: Hier kann zwischen niedrig, normal und hoch unterschieden werden.
  • % erledigt: Bei umfangreicheren Arbeiten und größeren Projekten kann optional auch ein Arbeitsfortschritt zwischen 0-100% eingegeben werden. So können Sie, Ihr Chef und mögliche Vertretungen auf einen Blick sehen, wie viel es noch zu tun gibt.
  • Erinnerung: Lassen Sie sich von Outlook per Push-Nachricht oder Signalton an eine bestimmte Aufgabe erinnern. So müssen Sie nicht jedes Mal in die Aufgabenverwaltung sehen und verpassen dennoch kein Fälligkeitsdatum!
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So können Sie eine Aufgabe in Outlook erstellen.

Schritt 3: Outlook Aufgaben zuweisen, Status kontrollieren und Zuständigkeit ändern

Sie können auch Aufgaben in Ihrem eigenen Outlook erstellen und diese dann per Mausklick an andere Mitarbeiter delegieren. Den Status der so zugewiesenen Pflichten kontrollieren und verwalten Sie dann ganz bequem von Ihrem Programm aus. Alle Tipps und Tricks hierzu finden Sie in unserem Beitrag „Kleine Outlook-Serie – Aufgaben delegieren mit Outlook ” sowie in dem folgenden kurzen Videoseminar.

Schritt 4: Outlook-Aufgaben für eine übersichtlichere Verwaltung kategorisieren

Sie haben die Möglichkeit, allen Outlook-Elementen zusätzlich noch eine beliebige Kategorie zuzuordnen. Das erleichtert die Aufgabenverwaltung enorm. So kann z.B. eine Kategorie in „Projekt XY“ umbenannt werden. Dann können Sie sich alle E-Mails, Termine, Verpflichtungen und Kontakte, die mit dieser Kategorie markiert wurden, auf einmal anzeigen lassen. Übersichtlicher geht es nicht! (Weiterlesen in → „Manchmal hilft das Schubladen-Denken! Mit den Outlook Kategorien zu einem besseren Outlook”.)

Schritt 5: Aufgabenverwaltung im Team

Eine der größten Herausforderungen bei der Teamarbeit ist die Effizienz bei der Kommunikation. Die beiden wichtigsten Schlüssel hierfür sind eine Chat-Funktion für mehrere Personen und eine gemeinsam einsehbare und bearbeitbare Checkliste. Beide Funktionen werden von dem kostenlosen Outlook-AddIn „Wunderlist“ bereitgestellt. So können Sie z.B. aus Ihren Outlook-Aufgaben heraus Wunderlist-To-Dos für das Team erstellen und umgekehrt Wunderlistaufgaben zu eigenen Aufgaben oder auch einer E-Mail-Vorlage umwandeln.

Schritt 6: Outlook-Aufgaben mit anderen Programmen synchronisieren und verknüpfen

Microsofts Office-Paket (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word) gibt es auch für alle mobilen Geräteklassen (Handys und Tablets) sowie für alle Betriebssysteme (Windows, Mac, iOS, Android). Daher ist ein synchronisieren zwischen der Desktopanwendung und dem Handy kein Problem (egal ob Kontakte, E-Mails, Kalendertermine oder Aufgaben).

Extra-Tipp: Die 25.000-$-Strategie zur Priorisierung Ihrer Aufgabenverwaltung in Outlook

Häufig ist es nicht ganz einfach zu entscheiden, welche Aufgabe dringender ist und welche noch etwas warten kann. Für das optimale Zeitmanagement hilft da ein einfacher Kniff: Die 25.000 $ Strategie zur Aufgabenpriorisierung. Diese Technik ist so genial, dass sie dem Schöpfer auf einen Schlag ein kleines Vermögen eingebracht hat.



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