Mit den Textbausteinen bietet Outlook eine geniale Zeitersparnis für alle, die beruflich viele E-Mails schreiben. Dann müssen Sie nur noch eine Abkürzung eintippen und Outlook fügt per AutoKorrektur automatisch die entsprechende Textphrase ein (Beispiel: sgdh → Sehr geehrte Damen und Herren).

Der neue KI-Assistent „Microsoft 365 Copilot“ ist genau das richtige Mittel gegen E-Mail-Flut, Zeitstress und Organisationschaos in Outlook. Aber welche Arbeiten kann der intelligente KI-Assistent konkret alles in Outlook abnehmen? Welche Vorteile haben die Nutzer jetzt schon davon? Und welche spannenden Copilot-Funktionen hat Microsoft noch angekündigt, die in Kürze folgen sollen? Hier ein Überblick mit […]

Das Teilen von Kontakten heißt in Outlook „Freigeben“. Das Freigeben von Kontakten geht dabei weit über das reine Versenden einer Kontaktdatei hinaus. Denn durch die Freigabe eines Ordners im Outlook-Adressbuch erhalten die Empfänger Zugriff auf diesen Ordner. Deren Möglichkeiten reichen von „nur lesen“ bis zur vollständigen Berechtigung für das Bearbeiten, Erstellen und Löschen der Kontakte […]

Mit Outlook können Sie ganz leicht einen Urlaubskalender für die gemeinsame Urlaubsplanung im Team erstellen. Das spart viel Zeit in der Abstimmung und schafft eine tolle Übersicht, auf die jeder von überall aus Zugriff hat. Diese Funktion ist zwar leider nicht voreingestellt, lässt sich aber auf verschiedenen Wegen dennoch vergleichsweise einfach realisieren. Outlook ist der […]

Der Gruppenkalender in Outlook eignet sich hervorragend für die schwierige Terminfindung und die Vereinbarung von Besprechungsterminen. Denn in dem gemeinsamen Teamkalender kann jedes Gruppenmitglied die geteilten Termindaten der anderen einsehen sowie gemeinsame Ereignisse planen und erstellen. Das ist nicht nur für die Zusammenarbeit im Team wichtig, sondern hilft z. B. auch im Vertretungsfall. Wie Sie […]

Jeder macht sie: ärgerliche Flüchtigkeitsfehler beim Schreiben. Wie Sie Schreibfehler und Co. beim Verfassen von wichtigen E-Mails vermeiden, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zur Outlook Rechtschreibprüfung. Video-Tutorial: Outlook Rechtschreibprüfung aktivieren und deaktivieren Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von Vimeo.Mehr erfahren Video laden Vimeo immer entsperren (Dauer 0:50 Minuten) Anleitung: Automatische Outlook […]

In der heutigen digitalen Ära, in der Informationen in einem schier endlosen Strom auf uns einprasseln, ist Effizienz der Schlüssel zur Meisterung des Arbeitsalltags. Die Funktion „An OneNote senden” eröffnet eine Tür zu einem nahtlos organisierten Arbeitsfluss, indem sie es ermöglicht, relevante E-Mails, Kontakte und Termine aus Outlook direkt in Ihr persönliches OneNote-Universum zu transferieren. […]

Sie können eine E-Mail in Outlook mit nur wenigen Klicks zielgenau in Microsoft Teams ablegen. Denn manche E-Mails gehören einfach nach Teams, um den Inhalt oder die darin enthaltenen Aufgaben gemeinsam mit den anderen Team-Mitgliedern bearbeiten zu können. Eine neue Schnittstelle (ein Add-In für Outlook) ermöglicht das nun ganz schnell und einfach, ohne dass man […]

Es gibt verschiedene Gründe, warum man mehrere Kalender in Outlook zusammenführen will. Zum Beispiel Ihren geschäftlichen Terminkalender und den privaten Terminplan, bislang separate Projektkalender, die Outlook-Kalender Ihrer Teamkollegen, den Kalender Ihres Vorgesetzten oder eines Mitarbeiters, den Sie vertreten müssen. Denn je mehr Terminkalender Sie einzeln parallel nebeneinander geöffnet haben, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Die […]

Sie können ganz einfach in Outlook E-Mails archivieren und hätten somit das Problem eines übervollen Postfaches gelöst. Diese Lösung hört sich doch einfach und gut an, oder? Wir würden dazu sagen, dass Sie das Problem nicht gelöst, sondern nur verschoben haben. Isoliert betrachtet ist nur das Archivieren von E-Mails nicht die Lösung, um dem übervollen Postfach gerecht […]

Mit dem Erstellen von Suchordnern in Outlook erreichen Sie das nächste Level einer effizienten E-Mail-Organisation. Und das Beste daran ist: Für die vollflexiblen, virtuellen Ordner brauchen Sie das bestehende Ordnungssystem Ihrer E-Mail-Kommunikation nicht neu zu ordnen! Denn die virtuellen Suchordner werden Ihrer bestehenden Ordnerstruktur ganz einfach übergestülpt, ohne etwas zu verändern oder zu verschieben. Same […]

Die „bedingte Formatierung“ in Outlook ist ein wahrer Effizienzturbo, der sich ganz einfach bedienen lässt und für eine deutlich bessere Übersicht, erheblich kürzere Suchzeiten und eine höhere Produktivität bei der Arbeit mit dem E-Mail-Client sorgt. Die Funktion lässt sich schnell und bequem einrichten und sowohl im Posteingang (E-Mails), im Kalender (Termine) als auch in der […]

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Absender in Outlook zu sperren. Dann erhalten Sie von dieser Adresse künftig keine E-Mails, Spams oder Newsletter mehr in Ihrem Posteingang. Dafür können, je nach Bedarf, entweder einzelne E-Mail-Adressen oder auch gleich alle Absender einer gesamten Internetdomain, aus einem bestimmten Land oder auch mit einem fremdartigen Schriftsystem (wie kyrillisch, chinesisch […]

Wenn Sie Ihre Besprechungsräume oder andere Betriebsmittel (wie zum Beispiel Firmenwagen oder Geräte) verwalten wollen, brauchen Sie dafür nicht gleich eine eigenständige Buchungs-App zu installieren – das funktioniert auch ganz einfach mit der Ressourcen-Funktion direkt in Microsoft Outlook! Damit kann das Buchen von Ressourcen aller Art in einem Unternehmen schnell und einfach digitalisiert und automatisiert […]

Die Funktion „Serientermin“ im Outlook-Kalender ist ein einfaches, aber sehr nützliches Feature, das bei der Terminplanung viel Zeit einspart und zugleich das Zeitmanagement der eigenen Arbeitszeit erleichtert. Regelmäßig wiederkehrende Termine müssen so nur ein einziges Mal angelegt werden – und werden dann künftig nie wieder übersehen. Die Serientermine in Outlook gibt es mit und ohne […]

Bei der Abwesenheitsnotiz in Outlook geht es im Grunde darum, dass automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an alle geschickt wird, die Ihnen eine E-Mail zusenden. So haben Ihre Kontakte Handlungsmöglichkeiten, auch wenn Sie abwesend sind. Dieses gibt es seit Outlook 2010 beinahe unverändert, sodass mit unserer Anleitung nicht nur in Microsoft 365 sondern […]

In Microsoft Outlook kann man eine Art Timer für das Senden einer E-Mail einstellen, dann versendet Outlook diese E-Mail automatisch zeitversetzt mit einer zeitlichen Verzögerung und zum voreingestellten Wunschzeitpunkt. Diese Planbarkeit des Versandzeitpunkts kann sehr praktisch sein und bietet eine Reihe von Vorteilen. Die Frage ist nun aber nicht nur, wie dieses verzögerte Versenden in […]

Es gibt nahezu keinen Beruf mehr, in dem die Arbeit am Computer völlig außen vor ist. In fast jeder Branche müssen E-Mails geschrieben und empfangen, Termine ausgemacht, eingetragen und gepflegt werden. Somit ist es naheliegend sich eine Bürosoftware zu installieren, mit der diese Aufgaben bewältigt werden können. Eine dieser Software ist beispielsweise Microsoft Outlook. In […]

Einer der größten Zeitfresser im modernen Büroalltag ist das massenhafte abarbeiten von E-Mails. Nur ein Viertel der Beschäftigten bekommt heutzutage noch weniger als 20 E-Mails am Tag. Der Durchschnitt liegt bei 36 Nachrichten pro Tag (Quelle: Gemeinsame Studie von Büro Kaizen® und der AKAD Hochschule). Die Verarbeitung einer solchen E-Mail-Flut benötigt im Schnitt bis zu […]

Viele von uns haben es schon erlebt: Ein PC-Wechsel steht an und es tauch die Frage auf, wie der Outlook Kalender exportiert werden kann, so dass dieser später auf dem neuen PC wieder zu Verfügung steht. In folgendem Blogbeitrag haben wir für Sie eine Schritt für Schritt Anleitung erstellt: Outlook Kalender exportieren: Schritt für Schritt […]

Microsoft Outlook ist eines der wichtigsten Programme in unserem Büroalltag. Neben der Funktion E-Mails zu versenden und zu empfangen, werden ebenso Termine für Besprechungen, Aufgaben und sämtliche Kontaktdaten verwaltet. Haben Sie sich schon einmal überlegt welche Konsequenzen es hat, wenn von heut auf morgen Ihr PC z.B. wegen eines Festplatten Defekts nicht mehr startet und […]

In Microsofts E-Mail-Client Outlook werden die in E-Mails eingebetteten Bilder standardmäßig aus Sicherheitsgründen nicht automatisch heruntergeladen und damit angezeigt, sondern nur deren Rahmen eingeblendet. Die Bilddateien müssen dann entweder jedes Mal manuell (per Mausklick) vom Server nachgeladen werden, oder man aktiviert die Funktion für einen automatischen Bilderdownload. Wie das geht – aber warum Sie dies […]

Die beruflichen E-Mails aller Mitarbeiter müssen selbstverständlich einheitlich im Corporate Design und in der Hausschriftart des eigenen Unternehmens verfasst werden. Dementsprechend müssen auch bei allen Dienst- und Homeoffice-Geräten mit lokal installiertem Outlook die Standardschriftart geändert werden. Oder benötigen Sie gar ein barrierefreies E-Mail-Schriftdesign für Ihre Kundenkommunikation, beispielsweise im Gesundheits- und Pflegebereich? Kein Problem! Eine Schritt-für-Schritt […]

Es kommt immer mal wieder vor, dass Sie versehentlich einen Dateianhang oder ganze E-Mails gelöscht haben – zum Glück kann man die meisten davon in Outlook wiederherstellen. Inwiefern das jedoch im Einzelfall möglich ist, hängt zum einen davon ab, wie schnell Sie den Fehler selbst bemerken und zum anderen wie gewissenhaft Sie Ihre Datensicherung betreiben. […]

Viele Fragen sich, ob sie mit Outlook nur den integrierten Kalender nutzen können, oder ob es auch möglich ist, einen anderen Kalender zu integrieren? Viele Vereine und Verbände veröffentlichen mittlerweile freigegebene Webkalender im Internet, das reicht vom Spielplan der Junioren-Mannschaften über den Dienstplan der örtlichen freiwilligen Feuerwehr bis zu kulturellen Veranstaltern. Auf diese Weise werden […]