Outlook Kalender teilen und Berechtigungen erteilen



Outlook Kalender teilen und verschiedene Berechtigungen erteilen

Wenn Sie Ihren Outlook Kalender teilen, dann geben Sie diesen für andere Personen frei. Das erleichtert künftige Terminabsprachen enorm, besonders bei größeren oder räumlich verteilten Teams und Projekten. So ermöglichen Sie zudem auch, dass Kollegen im Krankheitsfall als Stellvertretung einspringen können. Wichtig: Jeder Person, mit der Sie Ihren Outlook Kalender teilen, können Sie dabei individuelle Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen erteilen. Als Extra-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die geteilten Kalender dann zu einem einzigen neuen Teamkalender in Ihrem Outlook zusammenführen können.

Schluss mit langen Terminabsprachen: Teilen Sie Ihren Outlook-Kalender im Team oder Projekt und erteilen Sie unterschiedliche Berechtigungen! Klick um zu Tweeten

Das ist das Problem:

Das Teilen von Outlook-Kalendern innerhalb eines Unternehmens ist kein Problem. Oder genauer gesagt: Innerhalb desselben Unternehmensservers, auf dem die Outlook-Exchange-Konten der Mitarbeiter liegen. Unternehmen schützen ihre Server jedoch standardmäßig vor unbefugten Zugriffen von außen. Mit der Funktionalität „Teilen/Freigeben“ würden Sie nun einer außenstehenden Person einen Zugang und möglicherweise sogar Änderungsberechtigungen für Ihren Unternehmensserver gewähren (nämlich zu dem geteilten Kalender in Ihrem Exchange-Outlook-Konto). Dieses Sicherheitsrisiko wird von den meisten Unternehmensrichtlinien untersagt. Sollten Sie daher beim Outlook Kalender teilen folgende Fehlermeldung erhalten, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator oder Ihre IT-Abteilung für die Erteilung der notwendigen Freigabeberechtigung.

Outlook Kalender teilen
Frust bei der Terminsuche vermeiden. So teilen Sie Ihren Outlook Kalender

So funktioniert es:

Schritt 1: Die Basics – einen neuen oder mehrere Outlook Kalender anlegen

Falls Sie mit Microsofts Outlook noch nicht eingehender vertraut sind, finden Sie hier unsere beiden kurzen Schritt-für-Schritt Tutorials zur Einführung in die Kalenderfunktionen:

Schritt 2: Outlook Kalender teilen und freigeben

  • Öffnen Sie in Ihrem Outlook den Bereich → Kalender und wählen Sie in der Ordneransicht links unter → Meine Kalender denjenigen aus, den Sie teilen möchten. Falls Sie mehrere Kalender besitzen, stellen Sie sicher, dass Sie das Häkchen in die richtige Checkbox gesetzt haben.
  • Gehen Sie dann in der Registerkarte → Start in dem Menüband oben auf die Schaltfläche → Kalender freigeben.
  • Jetzt öffnet sich ein neues Fenster mit einer Freigabeeinladung in Form einer Email. Geben Sie den oder die Empfänger, einen Betreff und gegebenenfalls einen kurzen Nachrichtentext ein. Falls Outlook gleichzeitig auch eine Anfrage zum Teilen des Kalenders des Empfängers mitschicken soll, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

    Outlook Kalender freigeben
    Outlook Kalender freigeben. So geht's Schritt für Schritt

Schritt 3: Einzelne Berechtigungsstufen für den Outlook Kalender erteilen

Sie können nun noch jeder Person, mit denen Sie Ihren Outlook Kalender teilen, einzelne Berechtigungen zuweisen. Damit stellen Sie ein, was die betreffende Person individuell in Ihrem Kalender sehen kann und ob diese Änderungen und Einträge vornehmen darf.

  • Öffnen Sie dafür den gerade geteilten Kalender in Ihrem Outlook. Klicken Sie dann in der Registerkarte → Start auf den Menüpunkt → Kalenderberechtigungen.
  • In dem oberen Feld des neuen Dialogfensters können Sie die betreffende Person aus allen Zugangsberechtigten auswählen. In der unteren Hälfte können Sie bei dem Punkt Berechtigungsstufe → Benutzerdefiniert genau festlegen, welche Elemente der- oder diejenige lesen, schreiben, löschen oder Sonstiges darf.

    Kalenderberechtigung - Outlook Kalender teilen
    Dann wählen Sie Kalenderberechtigung

    Extra-Tipp:

Sie können alle Outlook-Kalender, die mit Ihnen geteilt wurden, auch zu einem einzigen Gruppenkalender zusammenführen. Dann werden Ihnen alle Termine und Ereignisse überlagert angezeigt. Das ist beispielsweise für einen gemeinsamen Teamkalender oder für die Koordination größerer Projekte und verteilter Teams extrem praktisch. Wenn es hingegen einfach nur darum geht, schnellstmöglich einen geeigneten Termin mit verschiedenen Personen zu finden, bietet sich alternativ auch Doodle an. So können Sie am einfachsten herausfinden, welche Zeiträume geeignet sind und welche nicht, ohne sich zuvor die Outlook Kalender gegenseitig teilen zu müssen. Hier erhalten Sie unsere kostenfreie PDF-Anleitung, wie einfach Sie eine Doodle-Terminumfrage starten.

Und Sie?

Der Kalender ist eine ungemein wirkungsmächtige und vielseitige Funktion in Microsofts Outlook. Sie können sich zum Beispiel alle Aufgaben im Kalender anzeigen lassen (auch die freigegebenen Ihrer Mitarbeiter). Das erhöht die Übersicht im Projekt- und Zeitmanagement ungemein. Tipp: Nutzen Sie dann noch als zusätzliches Auswahlkriterium die Funktion „Kategorien“. Das katapultiert den Umgang mit Outlook noch einmal auf ein neues Niveau! Weitere Tipps und Tutorials (z.B. zum Autoresponder oder Signaturen) finden Sie in unserem kostenlosen Downloadbereich.

Büro Kaizen Erklärvideos:

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