Microsoft Outlook Kalender: Tipps und Tricks für den schnellen Einstieg


In der immer schnelllebigeren Berufs- und Arbeitswelt braucht man einen guten Terminkalender, um stets den Überblick zu behalten. Besonders gut eignet sich hier der Outlook Kalender von Microsoft aus dem Office-Paket. Dieser Kalender bietet Ihnen nicht nur eine Chronik Ihrer Termine, sondern ist ein ganzes Tool zum intelligenten Koordinieren und Organisieren all Ihrer zeitlichen Verpflichtungen.

Einführung in Microsofts Outlook-Kalender: Termine, Besprechungen und Teamwork

Der große Vorteil des Microsoft Outlook Kalenders liegt in den programmeigenen Schnittstellen zum E-Mail Postfach, den Kontakten und der Aufgabenliste. Somit können Sie viele Outlookfunktionen direkt aus dem Kalender heraus ausführen wie z.B.

  • Delegieren Ihre Aufgaben an Mitarbeiter
  • Kontrollieren der Bearbeitungsfortschritte
  • Organisieren von Besprechungsterminen
  • einen gemeinsamen Terminkalender für das ganze Büro

Microsofts Outlook Kalender gilt auch als das Schweizer Taschenmesser unter den digitalen Terminkalendern. In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen Grundlagen und zeigen Ihnen, wie Sie den Outlook Kalender am besten für sich nutzen!

Diese Grundbegriffe sollten Sie kennen

Das Bürosoftware Paket Office von Microsoft bietet die vielfältigsten Lösungen für die moderne Arbeitswelt. Für den Einstieg ist es dabei zunächst einmal besonders wichtig, die Bedeutung der verschiedenen von Microsoft verwendeten Begriffe zu kennen. Denn nur so können Sie die verschiedenen Kalenderfunktionen in Outlook sauber voneinander unterscheiden und richtig für sich nutzen.

Termine

Terminserien Ereignisse (ganztägige Termine)

Besprechungen

Das sind alle Aktivitäten mit einer konkreten Zeitangabe (Beginn und Ende), die nur für Sie gelten.

 

Das sind regelmäßig wiederkehrende Termine. Die Frequenz der Wiederholungen können Sie dabei beliebig einstellen, also z.B. wöchentlich, alle zwei oder drei Wochen, einmal im Monat, im Quartal oder jährlich (z.B. Jubiläen oder Geburtstage). Dies sind Rahmenbedingungen allgemeinerer Art, innerhalb derer Sie jederzeit konkrete Termine vereinbaren können. Das kann beispielsweise eine Messe sein, während der Sie noch konkrete Besprechungstermine oder Diskussionsrunden vereinbaren können, ohne dass Ihnen deshalb Terminüberschneidungen angezeigt werden. Ereignisse werden immer für einen ganzen Tag oder mehrere Tage vergeben. Unter diesem Begriff fasst Microsoft alle Arten von Kalenderterminen in Outlook zusammen, bei denen weitere Personen involviert sind. Mit Hilfe sogenannter Besprechungsanfragen können diese Personen aus dem Kalender heraus zu einem konkreten Besprechungstermin eingeladen werden.

 

Tabelle 1: Outlook Kalender – So unterscheidet Microsoft die unterschiedlichen Begriffe

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

Outlook Kalender einrichten

Falls Sie noch keinen Outlook Kalender haben können wir Ihnen die gute Nachricht übermitteln. Der Microsoft Outlook Kalender ist grundsätzlich kostenlos und kann nach der Erstellung eines ebenso kostenlosen Microsoft Kontos direkt genutzt werden. Das Konto können Sie hier schnell und einfach erstellen. Sie erhalten neben dem Zugang zum Outlook Kalender automatisch auch eine kostenlose Microsoft E-Mailadresse dazu.

Sobald Sie sich nun kostenlos registriert haben, können Sie sich im Web auf outlook.live.com anmelden. Da der Kalender online ist, kann dieser nun auch auf mehrere Geräte synchronisiert werden.

Folgende Optionen haben Sie nun für den Zugriff auf Ihren Kalender:

  • Zugriff über Web (live.com)
  • Über den PC (Windows/Mac) mit Hilfe des Programmes Microsoft Outlook, da der Kalender ein Teil der Programmfunktion von Microsoft Outlook ist.
  • Auf Windows PCs finden wir vorinstalliert bereits eine E-Mail und Kalender App. Andernfalls kann diesen auch über den Microsoft Store nachinstalliert werden.
  • Auf Smartphones/Tablets über die Microsoft Outlook App (Android/iOS)
  • Einbindung in Ihre bevorzugte Kalender Anwendung. Oftmals unterstützend diese Programme bereits die Einbindung eines Microsoft Kontos

Termin- und Aufgabenverwaltung im Microsoft Kalender

Kalenderelemente

Mit allen Kalenderelementen können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • beliebig bearbeiten
  • priorisieren
  • kategorisieren
  • für Informationszwecke versenden
  • für das Zusammenarbeiten freigeben

Aufgabenverwaltung

Sie können direkt aus Ihrem Kalender heraus eine Aufgabe mit konkretem Abgabetermin erstellen und diese dann gleich an die betreffenden Mitarbeiter delegieren. Den Bearbeitungsstatus können Sie anschließend jederzeit übersichtlich in Ihrer Kalenderansicht einsehen.

  • Wählen Sie „Neue Elemente“ und dann „Aufgabe“ aus
  • Tragen Sie die für die Aufgabe relevanten Informationen ein

  • Sollte die Aufgabe an jemanden delegiert werden, so klicken Sie auf „Aufgabe zuweisen

 

 

  • Nun können Sie die Aufgabe ganz einfach an jemanden delegieren
  • Klicken Sie auf „Senden
  • Nun wird der neue „Aufgabeninhaber“ automatisch per E-Mail darüber informiert

 

Kategorien zuweisen

Nutzen Sie Microsofts Lösung für mehr Übersichtlichkeit, indem Sie Ihren Kalenderelementen konsequent farbliche Kategorien zuweisen. Das macht die Kalenderansicht in Outlook gleich noch einmal deutlich übersichtlicher.

 

Outlook Kalender freigeben

Sie haben nun bereits alle Termine in Outlook gespeichert und wollen diesen Kalender nun mit anderen Personen/Kollegen/-innen teilen? Dann müssen Sie Ihren Kalender freigeben:

  • Öffnen Sie in Ihrem Outlook den Bereich → „Kalender
  • Klicken Sie dann in der Registerkarte „Start“ auf „Kalender teilen“
  • Wählen Sie nun denjenigen Kalender aus, den Sie teilen möchten.

 

  • Sie können nun im nächsten Schritt die Person angeben, mit der Sie diesen Kalender teilen möchten. Geben Sie dann auch an, welche Berechtigungsstufe diese Person für Ihren Kalender haben soll.
  • Klicken Sie nun auf „Ok“
  • Nun wir Outlook automatisch eine Einladung an denjenigen senden, mit dem Sie den Kalender geteilt haben

 

Finden Sie hier noch weitere „Tipps für gemeinsame Gruppen- und Teamkalender in Outlook

Extra-Tipp: Fügen Sie andere Kalender in Outlook hinzu. Feiertage und Schulferien sind hierbei die erste Wahl

Für eine vollständige Terminübersicht fehlen Ihnen nun lediglich noch die gesetzlichen Feiertage Ihres Bundeslandes bzw. Region als auch die Schulferien. Auch das hat Microsoft in Outlook einfach gelöst. Lesen Sie dazu unseren Blogartikel „Feiertage in Outlook importieren und Schulferien hinzufügen Dort erfahren Sie Schritt für Schritt wie Sie vorgehen müssen, um am Ende des Tages eine vollständige Terminübersicht zu haben.

Schauen Sie sich auch unser Video mit den Top 10 Microsoft Outlook Kalender Tipps an. Hiermit starten Sie direkt durch und werden zum Microsoft Outlook Kalender Experte.



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