Tipps für den Microsoft Outlook-Kalender | Büro-Kaizen



Einführung in Microsofts Outlook-Kalender: Termine, Besprechungen und Teamwork

In der immer schnelllebigeren Berufs- und Arbeitswelt braucht man einen guten Terminkalender, um stets den Überblick zu behalten. Besonders gut eignet sich hier Microsofts Outlook-Kalender aus dem Office-Paket. Denn dieser Kalender bietet Ihnen nicht einfach nur eine Chronik Ihrer Termine, sondern ist ein ganzes Tool zum intelligenten Koordinieren und Organisieren all Ihrer zeitlichen Verpflichtungen. Der große Vorteil: Durch die programmeigenen Schnittstellen zum Postfach, den Kontakten und der Aufgabenliste können Sie viele Outlookfunktionen direkt aus dem Kalender heraus ausführen. Sei es das Delegieren Ihre Aufgaben an Mitarbeiter, das Kontrollieren der Bearbeitungsfortschritte, das Organisieren von Besprechungsterminen oder ein gemeinsamer Terminkalender für das ganze Büro. Damit ist Microsofts Outlook-Kalender quasi das Schweizer Taschenmesser unter den digitalen Terminkalendern. In dieser Einführung zeigen wir Ihnen, wie Sie das Programm am besten für sich nutzen!

Tipps für Microsofts Outlook Kalender: Mit diesen Funktionen können Sie sich viel Zeit & Arbeit ersparen! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es:

Schritt 1: Die wichtigsten Grundbegriffe im Outlook-Kalender

Die Bürosoftware Office bietet die vielfältigsten Lösungen für die moderne Arbeitswelt. Für den Einstieg ist es dabei zunächst einmal besonders wichtig, die Bedeutung der verschiedenen von Microsoft verwendeten Begriffe zu kennen. Denn nur so können Sie die verschiedenen Kalenderfunktionen in Outlook sauber voneinander unterscheiden und richtig für sich nutzen.

  • Termine: Das sind alle Aktivitäten mit einer konkreten Zeitangabe (Beginn und Ende), die nur für Sie gelten. Also ohne die Mitwirkung oder Beteiligung anderer. Aufgrund der konkreten Zeitfristen warnt Sie der Kalender in Outlook auch automatisch vor möglichen Terminüberschneidungen.
  • Terminserien: Das sind regelmäßig wiederkehrende Termine. Die Frequenz der Wiederholungen können Sie dabei beliebig einstellen, also z.B. wöchentlich, alle zwei oder drei Wochen, einmal im Monat, im Quartal oder jährlich (z.B. Jubiläen oder Geburtstage).
  • Ereignisse (ganztägige Termine): Dies sind Rahmenbedingungen allgemeinerer Art, innerhalb derer Sie jederzeit konkrete Termine vereinbaren können. Das kann beispielsweise eine Messe sein, während der Sie noch konkrete Besprechungstermine oder Diskussionsrunden vereinbaren können, ohne dass Ihnen deshalb Terminüberschneidungen angezeigt werden. Ereignisse werden immer für einen ganzen Tag oder mehrere Tage vergeben. Diese werden im Outlook-Kalender dann nicht in Form eines Termin-Zeitblocks, sondern als übergeordneter Ereignisbanner für den jeweiligen Tag angezeigt.
  • Besprechungen: Unter diesem Begriff fasst Microsoft alle Arten von Kalenderterminen in Outlook zusammen, bei denen weitere Personen involviert sind. Mit Hilfe sogenannter Besprechungsanfragen können diese Personen aus dem Kalender heraus zu einem konkreten Besprechungstermin eingeladen werden (mit einem Einladungstext sowie Zeit- und Ortsangaben). Zusagen und Absagen werden registriert und dann in der entsprechenden Kalenderfunktion übersichtlich aufgelistet.

 

Schritt 2: Die Terminverwaltung und Aufgabenverwaltung im Outlook-Kalender

Alle Kalenderelemente können beliebig bearbeitet, priorisiert, kategorisiert, für Informationszwecke versendet oder für das Zusammenarbeiten freigegeben werden. Und noch viel mehr. Sie können beispielsweise auch direkt aus Ihrem Kalender heraus eine Aufgabe mit konkretem Abgabetermin erstellen und diese dann gleich an die betreffenden Mitarbeiter delegieren. Den Bearbeitungsstatus können Sie anschließend jederzeit übersichtlich in Ihrer Kalenderansicht einsehen. Tipp: Nutzen Sie auch Microsofts Lösung für mehr Übersichtlichkeit, indem Sie Ihren Kalenderelementen konsequent farbliche Kategorien zuweisen. Das macht die Kalenderansicht in Outlook gleich noch einmal deutlich übersichtlicher.

Microsoft Outlook Kalender

Schritt 3: Gruppen- und Teamkalender in Microsofts Outlook

Outlook punktet auch mit der Möglichkeit zum Einrichten von Kalendergruppen und Gruppenkalendern. Dabei haben Sie jederzeit die Wahl, ob Sie sich die Kalender der einzelnen Teilnehmer nebeneinander oder lieber überlagert anzeigen lassen möchten. Die Gruppenkalenderfunktion erleichtert die Abstimmung und Terminplanung in Unternehmen, Abteilungen und Projekten erheblich!

Extra-Tipp: Schnell und einfach Feiertage und Schulferien zum Kalender hinzufügen

Für eine vollständige Terminübersicht müssen Sie nun nur noch die gesetzlichen Feiertage Ihres Bundeslandes, bzw. Region, in den Kalender importieren. Auch das hat Microsoft in Outlook einfach gelöst. Tipp: Fügen Sie gleich noch die Feiertage Ihrer wichtigsten Kunden hinzu, dann sind Sie möglichen Überraschungen einen Schritt voraus. Denn die Feiertage und Schulferien sind in Deutschland Ländersache und damit höchst unterschiedlich geregelt.

Und Sie?

Wie kommen Sie mit all den Funktionen und Möglichkeiten in Microsofts Outlook-Kalender zurecht? An manche muss man sich sicherlich erst gewöhnen. Andere wiederum sind so genial, dass man kaum darauf verzichten möchte. Für den effizienten Umgang mit Terminen benötigt man jedoch nicht nur ein gutes Kalendertool, sondern auch ein gutes Zeitmanagement. Eine besonders wirkungsvolle Methode, wie Sie Ihre persönlichen Aufgaben für sich selber richtig priorisieren, sehen Sie in folgendem Video-Tutorial.

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