Betriebsblindheit vermeiden: Diese drei Strategien schützen vor betriebsblinden Routinen!

Nichts ist so ärgerlich und gleichzeitig so leicht vermeidbar, wie Betriebsblindheit. Denn betriebsblinde Unternehmen verbrennen förmlich ihr Geld und ihre Mitarbeiter. Dabei würde ein einfaches Umdenken bereits genügen. Wie man betriebsblind wird, was das bedeutet und mit welchen drei einfach umsetzbaren Strategien Sie Betriebsblindheit in Ihrem Unternehmen künftig wirkungsvoll verhindern können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. Was ist Berufsblindheit? Definition, Bedeutung und Synonyme

Der Begriff „Betriebsblindheit“ wird nicht nur umgangssprachlich verwendet, sondern ist auch ein feststehender Fachbegriff aus der Psychologie und der Betriebswirtschaftslehre. Darunter wird das verbreitete Phänomen verstanden, wenn Abläufe und Arbeitsweisen aufgrund der Routine und Gewohnheiten der beteiligten Personen nicht mehr kritisch hinterfragt und neu beurteilt werden. Stattdessen wird (unreflektiert und unkritisch) an den eingefahrenen Verhaltensweisen und Prozessen festgehalten, obwohl sich inzwischen beispielsweise die Umstände und Voraussetzungen geändert haben und die Abläufe mittlerweile deutlich einfacher, effizienter oder kostengünstiger durchführbar wären.

→ Synonyme: Gängige Synonyme für Betriebsblindheit sind Inseldenken, Bereichsdenken, Silodenken, Fachidiotentum, Uninformiertheit, Ignoranz, Unwissenheit, Ahnungslosigkeit, Brett vorm Kopf, den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen und Realitätsverlust.

→ Gegenteil: Das Gegenteil von Betriebsblindheit ist innovativ, progressiv, fortschrittsorientiert, interdisziplinär, neugierig, reflexiv und kritisch.

→ Übersetzung: Auf Englisch „trained incapacity“, „organisational blindness“; auf Französisch „déformation professionnelle“.

2. Wie wird man überhaupt betriebsblind? Und was sind die Anzeichen?

In jeder Organisation gibt es die grundsätzlichen Tendenzen zur Betriebsblindheit. Denn Routinen sind zwar extrem wichtig und im ersten Moment auch äußerst hilfreich. Sind die Routinen jedoch zu starr, können sie auf Dauer schnell betriebsblind machen. Und das können Führungskräfte dann besonders deutlich daran erkennen, wenn die Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu stocken anfangen und alles etwas länger dauert, die Umsätze zurückgehen, die Qualität nachlässt, die Innovationskraft sinkt, die Konkurrenz einen immer größeren Vorsprung gewinnt und/oder die Mitarbeiter immer gelangweilter oder unzufriedener werden.

• Betriebsblind werden Manager und Mitarbeiter somit, wenn sie gewohnte Abläufe aufgrund einer nur schwach ausgeprägten Selbstkritik und Veränderungsbereitschaft nicht hinterfragen.
• Eine Betriebsblindheit der Manager wirkt sich zudem negativ auf die Mitarbeiter aus. Denn wenn letztere keine Möglichkeiten für Veränderungen sehen, verharren sie tendenziell deutlich stärker in den eingefahrenen Routinen als sonst. Sie resignieren somit und spiegeln die Betriebsblindheit ihres Chefs wider.
• Beides, eine betriebsblinde Unternehmenskultur sowie betriebsblinde Verhaltensweisen der Beschäftigten, können einen erheblichen Schaden anrichten, da sie die notwendigen Anpassungen an die Veränderungen des Marktes behindern. In der Folge nimmt die Wettbewerbsfähigkeit ab, die Marge sinkt, der Druck steigt und die Unzufriedenheit nimmt zu.

Ist es erst einmal so weit, dann sind oft gleich mehrere Änderungen auf einmal nötig, die viel Zeit kosten. Besser ist es daher, die Betriebsblindheit von vornherein zu vermeiden. Dafür gibt es bewährte Strategien. Zum Beispiel die drei folgenden aus dem Bereich der Personalarbeit. Denn am einfachsten können Sie das blinde Vorsichhinarbeiten im Betrieb gemeinsam an einem Strang mit Ihren Mitarbeiter vermeiden!

3. Betriebsblindheit vermeiden! Was kann man dagegen tun?

Die drei wirkungsvollsten Strategien zur Vermeidung von Betriebsblindheit in Unternehmen:

Betriebsblindheit ist kein unveränderbares Schicksal. Wer um die Möglichkeit weiß, wie man betriebsblind wird, hat schon die ersten Schritte getan, um das zu verhindern. Und die drei wirkungsvollsten Stellschrauben hierfür lauten: (1.) Eine positive Fehlerkultur, (2.) ein funktionierendes Vorschlagswesen sowie (3.) eine messbare Zielsetzung.

Strategie Nr. 1 gegen Betriebsblindheit: Eine positive und angstfreie Fehlerkultur!

Die meisten von uns haben bislang in ihrem Leben erfahren, dass auf Fehler mindestens eine harte Kritik, wenn nicht sogar eine Strafe folgt. Und diese Prägung führt nun nicht nur dazu, dass wir Fehler vermeiden wollen. Sondern auch, dass wir nicht gerne bei einem Fehler ertappt werden. Geschieht das dennoch, weisen wir oft jede Verantwortung zurück, um nicht schuldig gesprochen zu werden – häufig auch zu einem anderen Beteiligten. Das führt dann zwangsläufig zu fruchtlosen Diskussionen, die lediglich unsere Zeit stehlen. Wie der Fehler entstanden ist und wie er sich künftig vermeiden lässt, bleibt so aber ungeklärt!

• Und das alles nur, weil wir gelernt haben, Fehler als unsere Feinde anzusehen. Dabei liegt in Fehlern eigentlich ein riesiges Verbesserungspotential.
• Denn sie zeigen uns, wo wir uns noch verbessern können. Sie sind also quasi eine Aufforderung, es künftig besser zu machen.
• Damit dies jedoch gelingen kann, bedarf es einer angstfreien Fehlerkultur im Unternehmen – einem der wirksamsten Mittel gegen die Gefahren der Betriebsblindheit.

So sieht eine positive Fehlerkultur zur Vermeidung von Betriebsblindheit aus: Diese Strategie funktioniert aber nur dann, wenn sich die Mitarbeiter tatsächlich nicht mehr davor fürchten müssen, bei einem Fehler ertappt zu werden. Das erfordert ein Umdenken des Chefs. Und wenn der Chef umdenkt, kann auch das Team nachziehen. Trennen Sie das Problem von der Person. Es geht nicht um die Person, die den Fehler gemacht hat, sondern darum, wie der Fehler entstanden ist. Richten Sie daher Ihren Blick vor allem auf die Verbesserung der zugrundeliegenden Strukturen und Prozesse, um solche Fehler künftig vermeiden zu können. Arbeiten Sie als Team gemeinsam an der Lösung und hören Sie dabei nicht zu früh auf. Fragen Sie daher zur Sicherheit fünf Mal nach: „Warum?“. Auf diese Weise dringen Sie Schicht für Schicht immer tiefer in den Prozess vor und sehen ihn mit neuen Augen. So können Sie die betriebsblinden Flecken auflösen und die notwendigen Verbesserungen identifizieren. Eine positive Fehlerkultur ist also ein Schlüsselelement, um Sie und Ihr Team aktiv davor zu bewahren, betriebsblind zu werden.

Strategie Nr. 2 gegen Betriebsblindheit: Verbesserungsvorschläge fördern (Vorschlagswesen)

Mein Tipp an alle Unternehmer zur Vermeidung von Betriebsblindheit lautet: Nutzen Sie das Potential Ihrer Mitarbeiter! Denn am ehesten wissen diejenigen über einen Prozess Bescheid, die damit direkt betraut sind. Motivieren Sie daher Ihre Mitarbeiter zum Mitdenken, und honorieren Sie dieses Engagement!

Ihre Mitarbeiter machen noch keine oder zu selten Verbesserungsvorschläge?

Das lässt sich ändern, indem Sie eine Routine für das Vorschlagswesen etablieren. Das verhindert nicht nur, dass Vorschläge durchrutschen können. Wenn Sie dieses Vorschlagswesen mit einem gestaffelten Prämiensystem kombinieren, werden Sie auch deutlich mehr Verbesserungsvorschläge erhalten. So lässt sich der Betriebsblindheit bereits an der Wurzel entgegenwirken und das unreflektierte „Immerweiterso“ vermeiden.

• Setzen Sie dabei die Messlatte, was ein „Verbesserungsvorschlag“ ist, bewusst niedrig und lassen Sie auch Kleinvorschläge zu.
• Belohnen Sie alle Vorschläge. Dabei sollte sich die Höhe der Prämie an der Größe des Effekts orientieren (siehe unten).
• Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeiter wirkungsvoll animiert, aktiv mitzudenken, und sie bekommen Lust, sich am Verbesserungsprozess zu beteiligen.
• So erhalten Sie nicht nur eine größere Anzahl an Verbesserungsvorschlägen, sondern auch substanziell wertvollere Ideen.
• Für das Unternehmen ist dieses Vorgehen ein erheblicher Gewinn: Die Mitarbeiter fühlen sich mitverantwortlich und sind engagierter, die Chefs erhalten immer wieder neue Impulse und Ideen und alle gemeinsam werden davor bewahrt, betriebsblind zu werden!

Praxisbeispiel für eine differenzierte Prämiierung von Vorschlägen:

• Entspricht ein Verbesserungsvorschlag den Vorgaben, wird jedoch abgelehnt, dann erhält der Mitarbeiter einen Gutschein für ein Mittagessen in der Kantine (inklusive Getränk) – oder alternativ eine Prämie von 11 Euro.
• Wenn ein Vorschlag umgesetzt wird, sich die dadurch erzielte Verbesserung allerdings nicht messen/errechnen lässt, gibt es 22 Euro und dazu einen Gutschein für ein Mittagessen in der Kantine.
• Wenn eine Verbesserung erzielt wird, die sich auch berechnen lässt, erhält der vorschlagende Mitarbeiter 20 Prozent der Ersparnis im ersten Jahr ausgezahlt.
• Auf diese Weise werden die Mitarbeiter nicht nur dazu motiviert, Verbesserungsvorschläge zu machen. Sondern zudem auch, diese dann auch gleich selbst umzusetzen!

Büro-Kaizen Erklärvideo: So wichtig sind Verbesserungsvorschläge gegen Betriebsblindheit!

(Dauer 4:34 Minuten)

Strategie Nr. 3 gegen Betriebsblindheit: Eine konkrete und vor allem messbare Zielsetzung

Die dritte Strategie zur Vermeidung von Betriebsblindheit sind konkrete und messbare Ziele. Denn auf diese Weise erhalten Sie ein konkretes Ergebnis, anhand dessen Sie erkennen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, oder ob weiterhin Veränderungsbedarf besteht.

Die SMART-Methode für eine konkrete und messbare Zielsetzung Beim Formulieren Ihres Ziels hilft Ihnen die SMART-Formel, eine Management-Methode zur Zielerreichung in Unternehmen. Hier bei Büro-Kaizen und Tempus definiert zum Beispiel jeder Beschäftigte im Mitarbeitergespräch seine persönlichen Ziele mittels der SMART-Methode. Die SMART-Formel zeigt, welche Eigenschaften ein Ziel haben muss, um ein Ziel zu sein: S → Spezifisch (z. B.: Ich gewinne 10 neue Kunden) M → Messbarkeit (z. B. mit einer Statistik über die Entwicklung der Kundenzahlen) A → Attraktiv (10 neue Kunden lohnen sich, sie steigern den Umsatz um X %). R → Realistisch (ja, es ist machbar, 10 neue Kunden zu gewinnen) T → Terminiert (die 10 neuen Kunden sollen innerhalb von 12 Monaten gewonnen werden)

Tipps für die Anwendung der SMART-Methode zur Zielsetzung und Zielmessung:

• Zwischenziele setzen: Da Sie nicht erst nach 12 Monaten wissen möchten, ob die Herangehensweise richtig ist, teilen Sie das Ziel in abrechenbare Zwischenziele auf. Zum Beispiel pro Monat.
• Regelmäßige Fortschrittsmessungen: Jeden Monat, mindestens aber alle drei Monate, sollten Sie überprüfen, wie nah Sie Ihrem Ziel gekommen sind. Lassen Sie daraus eine Routine werden – eine Routine gegen die Betriebsblindheit!
• Analyse von Erfolgen und Hemmnissen: Haben Sie Ihr Ziel im zurückliegenden Zeitraum nicht erreicht, analysieren Sie, woran das gelegen hat. Was hat zum Erfolg beigetragen, was hat ihn gehemmt? Waren es einmalige Umstände oder lag es an einem Ablauf, der noch einmal nachjustiert werden sollte? Diese Analysen helfen Ihnen enorm, eine festgefahrene Betriebsblindheit aufzuweichen.
• Visualisierung des Fortschritts: Stellen Sie den Erfolgsstand bei der Zielerreichung grafisch dar. Das zeigt auf einen Blick die Entwicklung Ihrer Fortschritte und wirkt motivierend.

Die gemeinsame Arbeit mit konkreten Zielen trägt dazu bei, sich ständig zu verbessern – und das schützt mit am wirksamsten davor, betriebsblind zu werden! Welche Vorarbeit unsere Geschäftsführung dafür leistet und wie wir mit jedem einzelnen Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten, erfahren Sie in unserem Beitrag „Ziele formulieren und erreichen“.

4. Weitere Tipps: Change-Management, Veränderung & mehr Effizienz durch Büro-Kaizen!

Sie sehen, Betriebsblindheit kann durch einfache Schritte wirkungsvoll vermieden werden. Und wer sich bewusstwird, wie man betriebsblind wird, hat schon einen großen Schritt getan, es nicht zu werden. Das ist auch das Prinzip des Büro-Kaizen: „Die schrittweise Verbesserung und Optimierung von Abläufen und Prozessen.“ Hier finden Sie einige weitere wertvolle Methoden und Tipps, die Ihnen dabei nachhaltig helfen werden!

• Change Management: Was bedeutet das und welche Methoden für die Durchführung gibt es?
• Veränderungsprozesse in Unternehmen: Lösungen, Phasen und Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung.
• Kostenloses Download-Center: Mit vielen weiteren Anleitungen, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro und bei der digitalen Zusammenarbeit!