Eine Zeit lang gab es die Tendenz zu mehreren Handys, zu mehreren Computern, die dann auch noch durch Tablets und weitere Geräte, wie digitale Diktiergeräte, Kameras und ähnlichem ergänzt wurden. Auch ich war auf diesem Weg unterwegs. Inzwischen reduziere ich an vielen Stellen meine Geräte. Worauf ich dabei achte, erfahren Sie hier!
Inhaltsverzeichnis
Immer mehr, immer komplizierter
In den letzten 10 Jahren war ein Trend das viele Menschen immer mehr hatten:
- Am besten zwei Smartphones (ein Firmengerät, ein privates)
- Eine kompakte Digitalkamera und noch eine digitale Spiegelreflex
- Ein Laptop, ein Smartphone und noch ein Tablet
- Ein Computer für zuhause und ein Computer in der Firma
- eine Smartwatch (z.B. Apple Watch) und dazu noch ein Fitness-Armband
- Auf dem Smartphone und Tablet am besten 100 verschiedene Apps, die man eigentlich gar nicht braucht
- immer mehr verschiedene E-Mail-Adressen, die man alle im Blick behalten muss
- Mit jedem Jahr wurden es mehr Accounts bei sozialen Netzwerken
Doch das bedeutet:
- Viel Zeitverlust, weil permanent Updates auf verschiedensten Geräten durchgeführt werden müssen.
- Viel Zeitverlust, um alle Geräte ständig zu laden.
- Viel Zeitverlust für Problemlösungen, weil mal die Anzahl der Geräte oft zu mehr Problemen und Fehlern führt.
- Zuviel Ablenkung, weil zu viele Geräte blinken, piepen und nach Aufmerksamkeit rufen.
Weniger ist mehr!
Auch im Umgang mit den technischen Geräten achte ich inzwischen konsequent auf Vereinfachung. Dabei helfen mir folgende Überlegungen:
Tipp Nr. 1: So wenig wie möglich!
Die ganze Technik nimmt nicht nur Arbeit ab. Das ist ein Trugschluß! Jedes zusätzliche Gerät macht auch zusätzliche Arbeit. Es muss geladen werden, ich muss die Software auf dem aktuellsten Stand halten. Ich brauche Stauraum für Akkus, Ladekabel und das Gerät selber.
Aus diesem Grund versuche ich, Geräte zusammenzufassen und zu reduzieren. Früher nutzte ich z.B. eine kompakte Digitalkamera, um Ergebnisse in Workshops zu dokumentieren. Heute nutze ich nur noch die Kamerafunktion meines Handys. Auch das I-pad habe ich wieder abgegeben, weil ich gemerkt habe, dass ich es eigentlich bloß für dieselben Dinge wie mein Telefon benutzt habe. Irgendwie war es für mich nur noch ein Smartphone mit größerem Display.
Das Smartphone ist inzwischen die Schaltzentrale für eine Vielzahl von Aufgaben. Ich nutze es
- zum Abfragen meiner E-Mails,
- als Kalender (der Kalender des Betriebssystem) und Aufgabenmanager (TaskTask)
- zur Dokumentation (mit OfficeLens)
- Für die Kommunikation über soziale Netzwerke und Messenger (bei mir sind es Twitter und Whatsapp)
- Für Internetrecherchen (Safari) oder als Übersetzer (Google-Translator)
- Als Navi (kaum ein Navigerät ist besser als Google-Maps)
- Als Fotoapparat
- Und natürlich als Telefon ;-)
Auch die Smartwatch habe ich wieder abgeschafft. Ich hatte sie für die Abfrage meiner E-Mails und als Fitness-Tracker benutzt. Doch irgendwann haben mich das ständige Aufladen und das Ablenkungspotenzial so genervt, dass ich sie wieder abgelegt habe. Für die genannten Funktionen nutze ich nun wieder das iPhone. Das reicht.
Tipp Nr. 2: So viel wie nötig!
Interessanterweise verwende ich immer noch drei verschiedene Laptops:
- 1 Laptop am Arbeitsplatz mit Dockingstation und für Besprechungen
- 1 Surface Pro 4 für Seminare und Vorträge
- 1 Laptop im Homeoffice
Sicherlich könnte ich hier noch reduzieren, aber ich bin z.B. zu faul, den Firmenlaptop immer mit mir herumzutragen. Durch die Arbeit mit der Cloud sind stets auf allen Geräten alle Daten vorhanden, so dass kein Mehraufwand durch den Datenabgleich entsteht. Auf Reisen arbeite ich am liebsten mit dem Laptop. Vor allem bei Flügen ist das Gerät einfacher zu handhaben als das Surface. Das Surface hat den Vorteil, dass es deutlich leichter ist. Ich setze es für Seminare und Vorträge oder in persönlichen Gesprächen ein, weil ich es in der Hand halten und schneller Dinge zeigen kann.
Als Cloud nutze ich übrigens OneDrive. Auch hier verzichte ich auf weitere Anbieter wie die icloud oder Google Drive. Zu viele Anbieter schaffen wieder Verwirrung.
Tipp Nr. 3: Richten Sie die Geräte einheitlich ein!
Wie ich eben gesagt habe, ich bin zu faul jeden Tag den Firmen-Laptop nach Hause zu tragen. Stattdessen nutze ich zuhause einen weiteren Laptop. Dieses Gerät ist fast 1:1 wie das Firmengerät eingestellt und eingerichtet. Ich nutze die gleiche Software sowie ein Gerät vom gleichen Hersteller. Die Icons und Daten liegen alle an derselben Stelle. Der Desktop ist exakt gleich eingerichtet. Durch die Möglichkeiten der Synchronisation merke ich kaum, dass ich nicht an meinem Firmenrechner arbeite.
Tipp Nr. 4: Beschränken Sie Ihre digitale Kommunikation!
Ich nutze E-Mail und Whatsapp für Einzelnachrichten und den Gruppenchat. An den E-Mails geht aus meiner Sicht noch immer kein Weg vorbei und Whatsapp ist eine unglaublich schnelle Möglichkeit, Sprachnachrichten, Bilder und kurze Textnachrichten miteinander zu teilen. Auch wenn es sicherere Alternativen zu Whatsapp gibt, so bin ich dennoch bei dem Programm geblieben. Es ist einfach am weitesten verbreitet und bekannt.
Bei den E-Mails verzichte ich übrigens auf eine komplizierte Ordnerstruktur. Es gibt den Posteingang und einen Archivordner. Mit der Suchfunktion finde ich jede E-Mail in weniger als 10 Sekunden. Die Ablage erscheint mir viel mehr Aufwand zu machen, als die Suchfunktion zu nutzen.
Alles was bei mir über irgendeinen Kanal reinkommt, versuche ich möglichst nur einmal anzufassen. Dabei helfen mir unsere 5 Schritte zur Bearbeitung.
Informationen zu den fünf Schritten sowie weitere Tipps für den Umgang mit E-Mails erhalten Sie hier in unserem Beitrag „Vier erprobte Schritte gegen die E-Mail-Flut”.
Tipp Nr. 5: Nutzen Sie die digitale Ablage!
Ich habe inzwischen fast kein Papier mehr in meiner Ablage. Das, was früher in Leitz-Ordner, Mappen und Hängeregistern direkt am Arbeitsplatz abgeheftet wurde, liegt heute in OneNote. Auf fast alle OneNote-Notizbücher hat meine Assistentin und ein Kollege, der mich vertritt, wenn ich außer Haus bin, Zugriff.
Durch diese Kombination von Outlook und OneNote drucke ich im Vergleich zu früher extrem wenig aus. Eine Ausnahme sind längere Texte, die ich Korrekturlesen muss. Irgendwie fällt mir das auf Papier leichter als am Bildschirm.
Dabei war es nie das oberste Ziel, papierlos zu sein oder weniger zu drucken. Das war in erster Linie ein Abfallprodukt der Arbeit mit OneNote und Outlook.
Darauf kommt es an
Reduzieren Sie konsequent! Apps, die sie seit sechs Wochen nicht mehr genutzt haben, können Sie löschen. Software, die sie nicht verwenden, entfernen Sie. Ich finde es sinnvoller, sich die Sache wieder zu installieren, wenn ich sie doch einmal brauche, als unnötigen Speicherplatz zu belegen und mich von zig Icons ablenken zu lassen. Um mich daran zu erinnern, habe ich übrigens auf meinem Laptop und meinem Handy einen Hintergrund eingerichtet, der mich daran erinnert: Auf einer weißen Fläche steht "Keep it simple!" Das ist so etwas wie mein Lebensmotto geworden.
Was der Tipp bewirkt
Das mobile Arbeiten ist für mich gleichbedeutend mit Freiheit. Ich kann entscheiden, wo und wann ich arbeite. Auch unterwegs oder im Homeoffice bin ich voll handlungsfähig. Wenn ich dem Prinzip "So viel wie nötig, so wenig wie möglich!" folge, verzettle ich mich nicht, sondern bleibe der Herr über die technischen Geräte. Laptop, Handy & Co. sollen mir Arbeit abnehmen und nicht Arbeit machen. Deshalb achte ich darauf, dass die Anzahl an Geräten gering zu halten.
Auch für die Vielzahl technischer Geräte gilt: So viel wie nötig – so wenig wie möglich! Klick um zu Tweeten
Und Sie?
Mit welchen technischen Geräten arbeiten Sie? Schreiben Sie mir, wie Ihnen das Reduzieren gelingt! Ich freue mich auf Ihre Zuschriften!
Video Büro-Kaizen digital
Digitaler Minimalismus: Warum weniger mehr ist.
(Dauer: 11:12 Minuten)
