„Digitaler Minimalismus – Besser leben mit weniger Technologie“ ist ein kürzlich erschienenes weltweites Bestseller-Werk des Informatik-Professors Carl Newport. Aber nicht falsch verstehen! Der IT-Wissenschaftler plädiert darin nicht für eine Technikabstinenz, sondern fordert lediglich mehr Intelligenz im Umgang mit den neuen Technologien. Denn nur so lässt sich deren erwiesenes Suchtpotenzial kontrollieren und man bleibt Herr über die Geräte – anstatt ihnen ausgeliefert zu sein und, gefangen in einem sich beschleunigenden Hamsterrad, zu fast nichts anderem mehr zu kommen.

Inhaltsverzeichnis

1. Ausgangslage: Was ist das Problem am „digitalen Maximalismus“?

Umso mehr Geräte desto größer auch die Ablenkung:
Das Gegenteil von Minimalismus ist Maximalismus. Im technologischen Bereich ist das ein schon fast 20-jähriger Trend zu immer mehr Geräten, mehr Apps und mehr Accounts. Für alles und jeden Bereich gibt es mittlerweile ein eigenes Gadget oder Feature – und nicht nur Eins, sondern Dutzende verschiedene!	Diese Vielzahl an Geräten, Apps und Accounts, die man ständig im Wechsel und parallel „in Echtzeit“ nutzt, führen jedoch zu den drei großen und empirisch messbaren Problemen unserer Arbeitswelt: Zeitverlust, Stress und andauernde Unterbrechungen.
Das bedeutet, dass die meisten tendenziell nicht nur mehrere Handys und Computer/Laptops nutzen (für Berufliches und Privates), sondern noch dazu ein Tablet, ein Diktiergerät, eine Smartwatch, ein Fitness-Armband, mehrere Kameras (eine kompakte für unterwegs und eine Spiegelreflex) plus weitere Wearables und Geräte. Hinzukommen verschiedene E-Mail-Adressen, die man ständig alle im Blick behalten muss, immer mehr Accounts bei den sozialen Netzwerken, die aktuell gehalten („upgedated“) werden müssen und am besten 100 verschiedene Apps auf dem Smartphone, Tablet und Computer, von denen man die meisten eigentlich gar nicht braucht; die aber dennoch Speicherplatz, Arbeitsleistung und Zeit rauben.	Viel Zeitverlust, weil permanent irgendwelche Geräte geladen und Updates darauf durchgeführt werden müssen. Viel Zeitverlust für Problemlösungen, weil mit der Anzahl an Geräten meist auch die Probleme und Fehler zunehmen, zum Beispiel wenn ein Gerät oder eine App nicht mehr richtig funktionieren. Zuviel Ablenkung und Arbeitsunterbrechungen, weil zu viele Geräte blinken, piepen und nach Aufmerksamkeit rufen. Und nach jeder Unterbrechung benötigen wir wieder einige Momente, um den Faden erneut voll aufnehmen zu können. Diese Reibungsverluste summieren sich beim Multitasking auf 20 bis 40 % der gesamten Leistungsfähigkeit. Oder anders ausgedrückt: Wer telefoniert und gleichzeitig am Computer arbeitet ist wie ein Autofahrer mit 0,8 Promille.
Zu viele Geräte führen nur zur Verzettelung. Denn „immer mehr“ bedeutet auch „immer komplizierter“.	Deshalb bringt hier weniger eindeutig mehr! Reduzieren Sie daher Ihre technischen Geräte auf das Wesentliche.

2. Cal Newports Leitfaden „Digitaler Minimalismus“: Eine kurze Zusammenfassung

Cal Newport war schon vor besagtem Buch ein Bestsellerautor. Der außerordentlicher Professor für Informatik an der Universität Georgetown hatte am Massachusetts Institute of Technologie (MIT) promoviert und dabei den Begriff „Deep Work“ geprägt (das Lernen bzw. Arbeiten ohne Ablenkung). Die Beschäftigung mit diesem immer drängenderen Thema gipfelte 2016 in dem weltweit viel beachteten Bestseller „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“. Sein Nachfolgewerk „Digitaler Minimalismus“ (Erscheinungsdatum 2019) hat diesen Faden dann weitergesponnen.

a) Dabei widmet sich der erste Teil des Buches einer Zustandsbeschreibung, wie wir durch ständige Werbung und Marketing – und auch psychologische Tricks seitens der Hersteller und Anbieter – immer mehr Technik konsumieren.

b) Der zweite Teil des Buches ist dann ein Leitfaden, wie man einen digitalen Minimalismus für sich selbst erreichen und umsetzen kann.

I. Teil

I. Teil von „Digitaler Minimalismus“: Warum der bewusste Einsatz von Technik so wichtig ist

Im ersten Teil des Bestsellerbuchs geht es vor allem um das „Suchtpotenzial als Geschäftsmodell“, das bereits zu neuen Krankheitsbildern wie Internet- und Handyabhängigkeit geführt hat. Denn die großen Tech-Konzerne investieren Milliardensummen, um ihre Geräte und Social-Media-Produkte so zu designen und zu bewerben, dass wir sie möglichst ständig und möglichst lange nutzen. So verdienen diese schließlich ihr Geld. Und alle diese, für eine möglichst lange Nutzungsdauer pro Tag optimierten Produkte buhlen gleichzeitig um unsere Aufmerksamkeit und Zeit.

„Die Magnaten der sozialen Netzwerke sollen aufhören, so zu tun, als seien sie nette Nerd-Götter, die eine bessere Welt erschaffen, und zugeben, dass sie einfach nur Tabakpflanzer in T-Shirts sind, die Kindern ein suchterzeugendes Produkt verkaufen. Denn Likes zu zählen ist das neue Rauchen.“ - Cal Newport

Die Lösung liegt laut Newport nun in einer neuen Technologiephilosophie, dem „digitalen Minimalismus“.
Dabei handelt es sich nicht um eine radikal-buddhistische und technologiefeindliche Enthaltsamkeitslehre, sondern um einen Aufruf zu einem bewussteren Einsatz von Technologie.
Minimalismus ist demnach die Kunst, zu wissen, wie viel genug ist, damit es gut ist. Also die Konzentration auf die wertvollen Technikbausteine, die uns wirklich unterstützen und voranbringen – und auf all die anderen Gimmicks & Gadgets zu verzichten.
So können wir in der immer „lauter“ werdenden Welt autonom bleiben und uns nicht zuletzt auch weiterhin konzentrieren!
Das spart im Ergebnis enorm viel Zeit, Stress und Nerven und wir können viel effektiver, produktiver, entspannter und glücklicher arbeiten.

II. Teil

II. Teil von „Digitaler Minimalismus“: Wie man lernt, den digitalen Ablenkungen zu widerstehen

Der Hauptteil des Buches beschreibt ein von Newport entwickeltes Konzept, wie jeder für sich selbst die eigene Balance der jeweils individuell benötigten/vorteilhaften Technikkomponenten herausfinden kann. Das Verfahren für die „digitale Entrümpelung“ (Digital Detox) wurde zuvor in einer wissenschaftlichen Studie anhand von 1.600 Probanden erfolgreich erprobt. Im Kern geht es darum, dass die technologische Unordnung kostspielig ist (für den Einzelnen wie auch deren Unternehmen) und das eine Optimierung daher unerlässlich ist.

„Der Drang, Twitter zu checken oder Reddit zu aktualisieren, wird zu einem nervösen Zucken, das die ununterbrochene Zeit in Bruchstücke zerbricht, die zu klein sind, um die für ein bewusstes Leben notwendige Präsenz zu unterstützen.“ - Cal Newport

30 Tage Abstinenz-Pause: Der Prozess der digitalen Entrümpelung beginnt mit einer 30-tägigen Detox-Enthaltungsphase. In diesem ersten Schritt wird konsequent auf sämtliche optionale Technologien verzichtet, die nicht zwingend für die Arbeit erforderlich sind.
Die gewonnene Zeit sinnvoll nutzen: Die freigewordene Zeit während der Abstinenz-Phase sollte dafür genutzt werden, neue Aktivitäten und Dinge zu entdecken sowie Fähigkeiten und Verhaltensweisen weiterzuentwickeln. Also „out of the box“ und „raus aus dem Hamsterrad“!
Optionale Technologien mit Einschränkungen wiedereinführen: Nach den 30 Tagen Pause mit allen optionalen Technologien können manche davon wiedereingeführt werden. Aber nur unter zwei Voraussetzungen: (1.) Das jeweilige Gadget, Feature, Dients oder Gerät bietet tatsächlich einen deutlichen Nutzen und Mehrwert. Dabei hilft es, eine Rangliste anhand von Nutzen und Zeitaufwand zu erstellen. Und (2.) es werden konkrete, einschränkende Regeln erstellt, wie diese optionalen Technologien künftig genutzt werden (Zeitraum, Dauer und Zweck).

→ Fazit: Im Ergebnis lernt man durch den digitalen Minimalismus, sich auf die wesentlichen Technologien zu beschränken, diese zweckgebundener zu nutzen und technologischen Ablenkungen aller Art besser zu widerstehen. Dadurch wird das digitale Arbeiten deutlich einfacher und effizienter – und damit auch entspannter und stressfreier!

3. Büro-Kaizen-Tipps inkl. kostenlosem eBook & Hörbuch: So geht digitaler Minimalismus!

Weniger ist mehr! Das gilt besonders auch für den Umgang mit technischen Geräten. Aus „keep it simple“ wird somit „keep IT simple“ (im Sinne von IT = Informationstechnologien). Und das bezieht sich allem voran auf den Dreiklang aus der Anzahl verwendeter Geräte, der genutzten Software sowie die verwendeten Kommunikationskanäle.

Einfaches ist zwar nur selten genial, aber „alles Geniale ist einfach“.
– Michail Genin

Folgende fünf Tipps helfen Ihnen bei Ihrer persönlichen technologischen Vereinfachung! Beachten Sie dafür auch unser kostenloses eBook sowie Gratis-Hörbuch zum Thema am Ende dieses Beitrags.

Tipp Nr. 1 für den digitalen Minimalismus: „So wenig Geräte wie möglich!“

Die ganze Technik nimmt einem nicht nur Arbeit ab. Jedes zusätzliche Gerät macht auch zusätzliche Arbeit. Es muss geladen und die Software muss auf dem neuesten Stand gehalten werden und auch die Akkus, Ladekabel und Geräte selbst benötigen Stauraum und blockieren Lagerfläche. Und je mehr Geräte pro Mitarbeiter und Unternehmen zusammenkommen, desto aufwendiger wird das Ganze. Versuchen Sie daher, Geräte zusammenzufassen und allein schon die bloße Anzahl daran zu reduzieren. Smartphones sind beispielsweise mittlerweile so leistungsstark, dass sie viele Geräte ersetzen können, die früher nötig waren: Digitalkamera, Diktiergerät, Navigationsgerät, Dokumentenscanner mit Texterkennungsfunktion (um PDFs bearbeiten zu können), Fitnesstracker und Schrittzähler. Und auch bei der Rechenleistung können Handys mittlerweile mit Tablets Schritthalten. Das Smartphone hat sich somit als die Ergänzung zum Computer und als zentrale Schaltstelle für eine Vielzahl von Aufgaben etabliert, zum Beispiel:

zum mobilen Abfragen der E-Mails unterwegs
als Kalender (mit Erinnerungsfunktion) und Aufgabenmanager (beide mit Outlook synchronisiert)
zur Dokumentation (mit OfficeLens)
für die Kommunikation über soziale Netzwerke und Messenger (z. B. X, ehemals Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Signal und WhatsApp)
für Internetrecherchen
als Übersetzer (z. B. DeepL Translate oder den Google-Translator)
als Navi (kaum ein Navigerät ist besser als Google-Maps)
als Fotoapparat
als Adressbuch
und natürlich als Telefon ;-)

Das Smartphone kann inzwischen also fast alles, was früher ganz verschiedene Geräte leisten mussten. Nutzen Sie dieses enorme Potenzial richtig aus! Verzichten Sie daher auf zusätzliche Geräte, die lediglich eine Funktion doppeln, dafür aber den Aufwand für Wartung und Pflege erhöhen (Kosten und Zeit). Der erste Schritt zur digitalen Minimierung ist also, den „Maschinenpark“ zu reduzieren.

Tipp Nr. 2 auf dem Weg zum digitalen Minimalisten: „Immer so viel wie nötig!“

Sie sollen nicht auf „Teufel komm raus“ reduzieren, sondern nur das Überflüssige weglassen und sich auf das Wesentlichste konzentrieren. Eine vernünftige und wertige Grundausstattung ist essenziell, um in der digitalen Arbeitswelt arbeiten zu können. Für eine solide Grundausstattung reichen aber ein guter, leistungsstarker Laptop und ein Smartphone, das mit dem Laptop synchronisiert wird, als Must-have schon aus. Im Idealfall mit einer Docking-Station (und gegebenenfalls einem zweiten Bildschirm) im Büro sowie im Home-Office und einem weiteren Netzkabel für das mobile Arbeiten unterwegs. Wem es allerdings zu umständlich ist, ständig das Notebook herumzutragen, kann natürlich auch einen zweiten Laptop im Homeoffice platzieren (beachten Sie dann unbedingt den Tipp 3 unten).

Mit einem modernen 2-in-1 Gerät (Laptop mit Touch-Display) wird auch gleich das Tablet vollwertig ersetzt und überflüssig.
Als Cloud-Dienst bietet sich den Beschäftigten in Unternehmen, die sowieso mit Microsoft 365 arbeiten, die Microsoft Cloud OneDrive an.
Durch den Cloudspeicher sind auf allen Geräten alle Daten automatisch stets aktuell und vorhanden, so dass kein Mehraufwand durch den Datenabgleich entsteht. Durch den riesigen Speicherplatz (1 TB pro OneDrive-Nutzer) kann zudem auf weitere Anbieter wie die iCloud, Dropbox oder Google Drive verzichtet werden. Denn zu viel verschiedene Anbieter schaffen nur Verwirrung und kosten Zeit.
Das gilt auch für die Nutzung von Software. Konzentrieren Sie sich auf wenige, aber dafür gute Produkte. Die meisten Nutzer wissen gar nicht, welch riesiges Potenzial in den vorhandenen Microsoft 365 Office-Apps steckt! Ein einziger Account, ein Produkt – und nahezu die kompletten Bedürfnisse der modernen, digitalen Arbeitswelt werden abgedeckt.
Auf diese Weise reicht die Grundausstattung aus Laptop, Smartphone und Bürosoftware-Suite (wenn es sich um hochwertige, leistungsstarke Produkte handelt) in den allermeisten Fällen schon komplett aus – so können Sie Ihre IT wirkungsvoll minimieren!

Tipp Nr. 3 für digitale Minimalisten: „Richten Sie alle Geräte einheitlich ein“

Wenn alle Geräte ähnlich eingerichtet werden, vereinfachen Sie den Wechsel zwischen den Endgeräten und minimieren zudem Suchzeiten und Fehlerquellen. So sollte zum Beispiel der Laptop im Home-Office zuhause exakt genauso eingerichtet und eingestellt werden, wie der Firmen-Laptop im Büro. Das betrifft die Auswahl an Programmen, die Anordnung der Icons auf dem Desktop bis zur Struktur der Dateiablage. Wenn die Geräte dann noch synchronisiert werden, merkt man kaum noch einen Unterschied, an welchem Gerät man eigentlich gerade arbeitet. Tipp: Das funktioniert am besten, wenn man im Büro und im Home-Office jeweils Geräte vom gleichen Hersteller und auch dieselbe Software nutzt. Im Ergebnis sparen Sie sich so laufend die Zeit und den Stress ein, den Sie ansonsten für das Suchen und Nichtfinden benötigen!

Digitaler Minimalismus heißt, konsequent zu reduzieren!
Das trifft auch auf die Software zu. Programme, die Sie nicht verwenden, werden einfach entfernt.
Alle Apps, die sie seit vier Wochen nicht mehr genutzt haben, können also getrost gelöscht werden.
Und in den seltenen Fällen, in denen Sie eine gelöschte Software dennoch wieder benötigen, wird diese halt einfach wieder installiert.

Tipp Nr. 4 für den Technik-Minimalismus: „Beschränken Sie Ihre digitale Kommunikation“

Nach der digitalen Minimierung der Geräte und der Software folgt als drittes die Konzentration der Kommunikation. Reduzieren Sie die Kommunikationskanäle auf ein überschaubares Maß. Das spart Zeit beim Sichten der Nachrichten und bei der späteren Suche nach Informationen. Nutzen Sie nach Möglichkeiten nur noch einen Messanger für Sprachnachrichten, das Versenden von Bildern und den Gruppenchat (z. B. WhatsApp oder das datenschutzsicherere Signal), nur noch ein einziges E-Mail-Postfach (auf das Sie alle weiteren E-Mail-Adressen umleiten) und Microsoft Teams (die zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform für das digitale Zusammenarbeiten in Microsoft 365).

Bitten Sie Kunden und Kollegen, nach Möglichkeit nur noch einen Kanal zu verwenden.
Vermeiden Sie unnötiges Nachrichtenaufkommen und verwenden Sie das CC-Setzen bei E-Mails nur noch, wenn es unbedingt nötig ist – und nicht aus Reflex oder Routine.
Verzichten Sie im E-Mail-Postfach zudem auf eine komplizierte Ordnerstruktur. Der Posteingang und ein Archivordner reichen völlig aus. Denn mit der Suchfunktion findet man darin jede E-Mail in nur wenigen Sekunden. Die Ordnerablage macht in der Regel viel mehr Aufwand und dauert unterm Strich auch deutlich länger, als wenn man einfach die Suchfunktion nutzt.
Für eine Minimierung des Kommunikationsaufwands hilft Ihnen auch unsere 5-Schritte-Regel zur Bearbeitung von E-Mails. So muss jede E-Mail insgesamt nur einmal angefasst werden – und dann nie wieder!

„Verarbeiten statt Sichten“: Mit diesen 5 Schritten minimieren Sie die digitale E-Mail-Flut!

Verarbeiten Sie alle eingehenden E-Mails immer gleich sofort, anstatt sie nur anzusehen und dann aufzuschieben. Das gelingt mithilfe der 5-Schritte-Methode: (1.) Löschen, (2.) Weiterleiten, (3.) Ablegen bzw. Archivieren, (4.) sofort Erledigen oder (5.) Terminieren/Einplanen.

Das bedeutet:

Unwichtiges wird sofort gelöscht
was Sie nicht betrifft, wird sofort an die entsprechenden Kollegen weitergeleitet und die Nachricht dann gelöscht
wichtige Informationen werden sofort an deren Platz (z. B. in der Ablage) abgespeichert, die E-Mail kann dann gleich archiviert werden
Kleinigkeiten, die nur wenige Minuten Arbeitszeit benötigen, werden sofort erledigt
E-Mails mit größeren To-Dos werden sofort im Terminkalender als Termin/Aufgabe abgelegt und damit ein fixer Arbeitszeitraum für die Bearbeitung reserviert

E-Mail-Bearbeitung — Mit der 5-Schritte-Regel lassen sich E-Mails effizient bearbeiten.

Im Ergebnis muss mit dieser Technik jede Nachricht nur noch einmal angefasst und bearbeitet werden. Und das spart extrem viel Zeit und Chaos ein! Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Die 5-Schritte-Methode gegen die E-Mail-Flut (mit Video-Tutorial)“!

Tipp Nr. 5 für den digitalen Minimalismus: „Die digitale Ablage richtig aufbauen und nutzen“

Das „papierlose Büro“ ist entweder eine Herzensangelegenheit (Schutz der Umwelt und der Ressourcen), ein ökonomisches Kalkül (Kostenminimierung) oder einfach nur ein Nebenprodukt der Arbeit mit modernen Bürosoftwarepaketen, wie zum Beispiel mit Microsoft 365 – und allen voran den Office-Programmen Outlook, OneNote, OneDrive und Teams.

Das, was früher in Leitz-Ordnern, Mappen und Hängeregistern abgeheftet wurde, liegt heute von überall aus erreichbar in OneNote.
Auf die beruflichen OneNote-Notizbücher und das berufliche Outlook-Postfach haben auch die Kollegen und Mitarbeiter Zugriff, die einen vertreten müssen. Das macht Vieles deutlich einfacher und unkomplizierter.
Durch die Kombination von Outlook und OneNote muss im Vergleich zu früher nur noch extrem wenig und selten ausgedruckt werden (eigentlich nur noch längere Texte, die korrekturgelesen werden müssen).
So sind die Aktenberge von früher heute alle in einem Programm verstaut. Per Knopfdruck durchsuchbar, beliebig oft kopierbar, einfach zu versenden und zu teilen, gemeinsam bearbeitbar und mit wiederverwertbaren Bausteinen. So spart der digitale Minimalismus auch in diesem Bereich viel Zeit und Stress ein – und man hat fast kein Papier mehr in der Ablage.
Damit Ihre digitale Datei- und Dokumentenablage möglichst effizient und mit minimalen Suchzeiten gelingt, sollten Sie unsere → ideale und praxisbewährte Ordnerstruktur für OneNote nutzen!
Mehr Tipps hierzu lesen Sie auch in unserem Beitrag → Wissensdatenbank.

4. Extra-Tipps für Ihren digitalen Minimalismus: Kostenloses eBook und Gratis-Hörbuch!

Wenn man dem Prinzip „So viel wie nötig, so wenig wie möglich!“ folgt, verzettelt man sich nicht, sondern bleibt der eigene Herr über seine technischen Geräte und Werkzeuge. Denn Laptop, Handy & Co. sollen einem die Arbeit schließlich abnehmen und erleichtern – und nicht noch mehr Arbeit machen. Deshalb ist es das A und O, die Anzahl an Geräten und Apps möglichst gering zu halten auf das Notwendige zu konzentrieren. Dazu zählt für mich persönlich auch unbedingt das mobile Arbeiten. Denn das mobile Arbeiten ist für mich gleichbedeutend mit Freiheit. So kann ich entscheiden, wo und wann ich arbeite – und bin immer voll handlungsfähig. Mehr Tipps und Details zum digitalen Minimalismus lesen und hören Sie in dem folgenden kostenlosen eBook sowie Hörbuch zum Thema!

Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „Keep IT simple – 10 Gründe, warum sich digitaler Minimalismus lohnt.“
Gratis-Hörbuch unseres Bestseller-Buchs: „So geht Büro heute! Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter.“
Kostenloses Download-Center: Mehr Tipps, Anleitungen, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität im Büro finden Sie auch in unserem Büro-Kaizen Download-Center!