Aufgaben- & Projektplanungstools im Vergleich: To-Do vs. Teams vs. Planner vs. Project


Übersichtliche und einfach bedienbare Aufgaben- und Projektplanungstools sind ein wahrer Segen für eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit in Unternehmen. In diesem Vergleich zeigen wir Ihnen die individuellen Vorteile und Unterschiede zwischen den vier verschiedenen Microsoft Office Programmen To-Do vs. Teams vs. Planner und vs. Project – und wann sich welches Projektplanungstool für welche Einsatzbereiche am besten eignet.

Was ist das Problem?

Microsoft bietet in seinem Office 365 Universum gleich vier verschiedene Aufgaben- und Projektplanungstools an. In aufsteigender Komplexität sind dies Microsoft To-Do, Teams, Planner und Project. Bei der großen Auswahl fällt es manchmal schwer, auf Anhieb gleich das für den jeweiligen Anwendungsfall am besten geeignete Programm auszuwählen. Daher zeigen wir Ihnen in diesem Vergleich die wichtigsten Unterschiede und wann sich welches Tool am besten im Unternehmenseinsatz eignet.

So funktioniert es:

Die Vorteile von To-Do im Vergleich zu Teams, Planner & Project:

Microsoft To-Do ist das schlankeste Aufgabenverwaltungsprogramm in Office 365. Das schnell und einfach zu bedienende Checklisten-Tool ist der Nachfolger des 2015 von Microsoft aufgekauften (Berliner) Wunderlist. To-Do wurde hauptsächlich für die Organisation der persönlichen täglichen Aufgaben entwickelt und hat die Hauptaufgabe, die Zettelwirtschaft aus Schmierzetteln, Haftnotizzetteln und Post-its zu ersetzen. Die To-Do-Listen werden zudem automatisch mit den Outlook-Aufgaben synchronisiert, so dass sich beide Programme ergänzend nutzen lassen.

Die Vorteile von Teams im Vergleich zu To-Do, Planner & Project:

Das Anfang 2017 von Microsoft veröffentlichte Teams ist der Nachfolger von Skype for Business. Das Kommunikationstool enthält nahezu alle digitalen Kommunikationsmöglichkeiten, die man im Unternehmenskontext benötigt, z.B. asynchrone Multi-Channel-Gruppenchats, Mehrpersonen-Audio-Besprechungen, Desktop-Sharing bis Online-Meetings und HD-Videokonferenzen, an denen auch externe Partner teilnehmen können. Darüber hinaus erhält jedes Team weitere praktische Kollaboration-Tools für die digitale und dezentrale Zusammenarbeit, wie z.B. gemeinsame Terminplanungskalender, gemeinsam bearbeitbare OneNote-Notizbücher, Dateiablage etc.

Die Vorteile von Planner im Vergleich zu To-Do, Teams & Project:

Das Planner-Tool (Release Mitte 2016) erleichtert das Planen und Organisieren von kleineren bis größeren Projekten. Die Aufgaben und Teilprojekte lassen sich leicht erstellen und verteilen, die Bearbeitungsfortschritte kontrollieren und die Dateien gemeinsam ablegen, austauschen und bearbeiten. Dabei kann jeder zu jeder Zeit den Gesamtüberblick über alle Vorgänge in einem Projekt sowie jede einzelne Aufgabe einsehen, wer an was arbeitet, wie weit das jeweils vorangeschritten ist und wo etwaige Engpässe drohen – Ressourcen können Sie schnell und übersichtlich verteilt werden. Ein Projekt-Chat erleichtert zudem die gemeinsame Abstimmung und Zusammenarbeit. Für noch mehr Kommunikationsmöglichkeiten lässt sich das Planner-Tool auch in das Teams-Tool integrieren (siehe Seite 2).

Die Vorteile von Project im Vergleich zu To-Do, Teams & Planner:

Microsoft Project (erste Version bereits 1984 veröffentlicht) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool zum umfassenden Planen, Steuern und Überwachen von (mehreren) großen komplexen Projekten nach Enterprise-Projektmanagement-Anforderungen (EPM). Die Programmfunktionen umfassen Anforderungsmanagement, Dokumentenmanagement, Multiprojektmanagement, Portfoliomanagement, Reporting, Ressourcenmanagement aller projektbezogenen Ressourcen, Risikomanagement, Vorgangs- und Zeiterfassung sowie Zugriffsverwaltung. Integrierte Kollaboration-Tools ermöglichen die Zusammenarbeit und die nahtlose Integration in Power BI stellt den Zugriff auf erweiterte Analysefunktionen sicher. Intuitive Heat-Maps helfen bei der Einschätzung und Verwaltung der Ressourcennutzung. Management-Berichte lassen sich in Echtzeit erstellen, z. B. Burndown-Diagramme und Finanzaufstellungen. Zahlreiche anpassbare Vorlagen von Microsoft erleichtern dabei zudem die Anwendung, so dass die Projektplanung und das Projektmanagement mit dem komplexen Tool nicht von jedem Anwender bei null neu erfunden werden muss.

Fazit des Vergleichs zwischen Microsoft To-Do vs. Teams vs. Planner vs. Project

To-Do ist ein schnelles und einfaches Checklisten-Programm zum Organisieren der persönlichen täglichen Aufgaben. Teams hat dagegen seinen Schwerpunkt auf der Kommunikation in Projektgruppen, so dass der Modus der Absprachen und der Zusammenarbeit deutlich erleichtert werden. Das Planner-Tool wiederum spielt seine Stärken in der Planung, Organisation und Verwaltung von kleineren bis mittelgroßen Projekten aus. Durch die Integration des Planners in Teams lassen sich beide Programmfunktionen von einer gemeinsamen Plattform aus nutzen (siehe Seite 2). Microsoft Project ist das komplexeste Projektplanungstool aus dem Hause Microsoft. Der Einsatz lohnt sich vor allem bei einer Vielzahl größerer Projekte sowie für ein umfassendes Enterprise-Projektmanagement nach EPM-Anforderungen, inklusive Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Analysen und Berichten. Damit ist Project klar auf der Managementebene angesiedelt und geht weit über das hinaus, was die meisten Mitarbeiter für die Zusammenarbeit in Teams und das Bearbeiten von Projekten benötigen.

Abbildung I: Microsoft To-Do ist im Vergleich zu Teams, Planner und Project das schlankeste und einfachste Aufgaben- und Projektplanungstool in Office. (Bild: Microsoft.)

 

Abbildung II: Microsoft Teams ist das Kommunikationstool für die Aufgaben- und Projektbearbeitung in Office. (Bild: Microsoft.)

 

Abbildung III: Microsoft Planner kann mehr als To-Do, ist aber im Vergleich deutlich weniger komplex als das umfassende Projektmanagementtool Project. (Bild: Microsoft.)

 

Abbildung IV: Microsoft Project ist das mit Abstand komplexeste Aufgaben- und Projektplanungstool in Office. (Bild: Microsoft.)

Extra-Tipp: Aufgaben und Projekte in Teams, Planner & Project verknüpfen

Ein großer Vorteil der Tool-Auswahl in Microsofts Office 365 ist, dass Sie jedem Team und Projekt bedarfsgerecht das jeweils passende Tool zur Verfügung stellen können. Kleinere Teams und Projekte kommen mit schlankeren Kollaboration-Tools aus, die übersichtlicher, leichter und schneller in der Bedienung sind. Während das Management komplexer oder mehrerer größerer Projekte auch komplexere Programme mit den entsprechenden Möglichkeiten benötigt. Bei dieser abgestuften Toolauswahl von Microsoft ist es nur folgerichtig, dass Sie die verschiedenen Aufgaben- und Projektplanungstools auch miteinander kombinieren und verknüpfen können – so bekommt jeder, was er benötigt, und keiner wird überfordert.

  •  Den Microsoft Planner in Teams integrieren: Jedes Team verfügt über eine beliebige Anzahl separater themenspezifischer Kanäle (z. B. für die Projektbearbeitung, Abschlusspräsentation, Öffentlichkeitsarbeit etc.). Jedem dieser Kommunikationskanäle können Sie nun einen eigenen Planner-Plan für das einfache Verwalten und Planen der gemeinsamen Team- und Projekt-Aufgaben hinzufügen. Eine kurze Anleitung für die Kombination der beiden Office-Tools finden Sie in unserem Blog-Tutorial → „Microsoft Planner (3): Den Planner in Teams integrieren für das perfekte Kollaboration-Tool!“ .
  •  Microsoft Project und Planner verknüpfen: In der Project-Anwendung gibt es einen Button, um einen Planner-Plan mit einer Aufgabe in einem Project-Projektplan zu verknüpfen. Öffnen Sie dafür einen neuen oder einen bestehenden Projektplan in Project (mit einer bestehenden Verbindung zu Microsoft Project Online) und markieren Sie auf der linken Bildschirmseite die Aufgabe, die Sie mit einem Planner-Plan verknüpfen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Icon „Planner Verknüpfen mit“ und folgen Sie den weiteren Anweisungen.
  •  Der schnelle Klassiker: Outlook mit Wunderlist kombinieren. Wer eine ganz besonders schnelle und einfache Lösung für die Zusammenarbeit in Teams sucht – mit Multi-Teilnehmer-Kommunikation, gemeinsamen Checklisten, Aufgabenzuweisung und Statusübersicht – kann aber auch auf die bewährte Kombination aus Outlook und der kostenlosen Wunderlist-App für Outlook zurückgreifen. Weiterlesen in → „Wunderlist in Outlook integrieren: Mit nur einem Klick Emails in Wunderlist-Aufgaben umwandeln!“ .

Und Sie?

Die vier unterschiedlichen Aufgaben- und Projektplanungstools To-Do, Teams, Planner & Project sind nur ein vergleichsweise kleiner Teil des Kollaboration-Tool-Universums, das Microsoft seit 2016 für die Office 365 Business- und Enterprise-Pläne entwickelt hat. Einen guten Überblick über die Toolauswahl inklusive Kurzbeschreibungen finden Sie in unserem Blogbeitrag → „Die Office 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?“ . Bevor Sie Ihre Mitarbeiter jedoch mit einem neuen Kollaboration-Tools vertraut machen, sollten Sie zuvor sicherstellen, dass auch wirklich alle solide Grundkenntnisse in den drei wichtigsten Office-Hauptanwendungen für den Büroeinsatz besitzen: Outlook, OneNote und OneDrive. Denn hier schlummert oft noch ein enormes Effizienz- und Produktivitätspotenzial! Erst wenn die Grundlagen bereitet sind, sollte etwas Neues hinzugefügt werden – das vermeidet Konfusionen.

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