Papierloses Büro – Alles digital, oder was?



Wie hoch schätzen Sie Ihren Papierverbrauch ein? Das Bundesumweltamt gibt für Deutschland etwa 250 Kilogramm pro Person und Jahr an. Damit gehören wir weltweit zu den Spitzenreitern. Recyclingpapier ist eine gute Alternative, doch auch dies verursacht Anschaffungskosten. Deshalb ist ein papierloses Büro ein wichtiger Beitrag zur Entlastung der Umwelt und hilft beim Sparen von Ausgaben. Doch wie praktikabel ist ein papierloses Büro? Lassen sich wirklich alle Dokumente und Lesematerialien in digitaler Form vorhalten und wiederfinden?

Trend digitale Ablage papierloses Buero
Papierloses Büro: Der Trend geht zur digitalen Ablage.

Papierloses Büro: Digital, wo es möglich ist

Wenn Sie in Ihre aktuelle Büroorganisation schauen, stellen Sie fest: Zum Teil führen Sie bereits ein papierloses Büro. E-Mails und Memos, Angebote und Rechnungen, Präsentationen und ganze Projekte finden sich bereits auf Ihrer Festplatte. Doch es gibt noch viele Papierdokumente, auf die wir vorerst nicht verzichten können oder wollen, dazu gehören zum Beispiel Verträge. Es kommt also darauf an, Ihr papierloses Büro mit der Papierablage zu verbinden. Die Kaizen-Regel: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz”, bewährt sich auch für diese Aufgabe.

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Spielregeln für die Ablage: Ihr papierloses Büro gut aufgeräumt

Ihr papierloses Büro sollte genauso strukturiert sein wie Ihre Papierunterlagen. Wo es möglich ist, übernehmen Sie die Ablagestruktur der Papierablagen. Für jedes Dokument beantworten Sie zuerst die W-Fragen:

Wo soll ein Dokument abgelegt werden?

Beispiel: Im Projekt-Ordner, im Kunden-Ordner oder im Rechnungsordner.

Wie werden Namen für Ordner und Dateien vergeben?

Beispiel: Nach Alphabet oder nach Datum.

Welche Verknüpfung soll angelegt werden?

Beispiel: Zum Sichtordner auf dem Desktop.

Diese Regeln werden in Spielregeln für die digitale Ablage zusammengefasst. Hier sehen Sie, nach welchen Ablagespielregeln wir bei Tempus arbeiten:

EDV Ablagespielregeln fuer papierloses Buero
Ein papierloses Büro benötigt klare Spielregeln für die Ablage.

Papierloses Büro und Papierdokumente klug verbinden

Ein papierloses Büro spart Formularstapel: Checklisten, Arbeitsbögen, Vorlagen und Vertragsformulare werden auf dem Computer vorgehalten und bei Bedarf ausgedruckt. Damit das klappt, müssen sie schnell zu finden sein. Es hat sich bewährt, auf allen internen Dokumenten den Dateipfad anzugeben. Lesen Sie hier, wie der Dateipfad auf dem Dokument zum Beispiel Ihren Urlaub retten kann und andere gute Gründe für diese Methode.
Und so gehen Sie vor:

Dateipfad auf Dokumenten ausdrucken bei Word 2010

1. Öffnen Sie in der Menüleiste den Menüpunkt „Einfügen” und rufen Sie den Menüpunkt „Fußzeile” auf. Von dort egehen Sie auf den Unterpunkt „Fußzeile bearbeiten”.
2. Öffnen Sie das Menü „Schnellbausteine” und dort den Menüpunkt „Feld”.
3. Wählen Sie bei Feldnamen „FileName” aus und setzen Sie ein Häkchen bei der Feldoption „Pfad zum Dateinamen hinzufügen”.
4. Der Pfad ist nun angelegt. Gehen Sie auf „OK”.

Tipp: Es gibt auch eine Einstellung, mit der Sie den Dateipfad standardmäßig auf jedem Dokument ausdrucken können. Dafür haben wir Ihnen einen Download bereitgestellt:

Sie nutzen Word 2003? Dann laden Sie sich die ausführliche Anleitung für Word 2003 und Word 2010 hier herunter.

Damit Ihr papierloses Büro gut organisiert ist, sollten Sie zwei weitere Punkte bedenken.

Der Trend geht zum papierlosen Büro. Doch ganz ohne Papier wird es nicht gehen. Die Mischung macht’s! Klick um zu Tweeten

Recht und Sicherheit in Ihrem papierlosen Büro

Die gesetzlichen Regelungen sind genauso im Wandel wie der technische Fortschritt. Deshalb kann das, was heute gilt, schon morgen überholt sein. Wenn es um die Form digitaler Signaturen, Rechtsgültigkeit von Dokumenten und um das Speichern digitaler Kontoauszüge geht, sollten Sie sich bei Ihrem Steuerberater, Rechtsanwalt oder dem Finanzamt erkundigen.

Sicherheit ist ein weiterer wichtiger Punkt. Je mehr Daten Sie gespeichert haben, umso wichtiger sollten Sie den Schutz Ihres EDV-Systems nehmen. Regelmäßige Datensicherung gehört genauso dazu wie der aktuelle Stand der Software und ein leistungsstarker Viren- und Spamschutz.

Ihr papierloses Büro: Tipps und Erfahrungen

Welche Erfahrungen machen Sie mit der Umstellung auf das papierlose Büro? Wie organisieren Sie die Ablagestruktur und wie klappt die Verbindung zur Papierablage. Ich freue mich auf Ihre Mail!





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