Damit niemand im Unternehmen das Rad zwei-, drei- oder gar tausendmal erfinden muss und damit unnötig Zeit verschwendet, empfiehlt sich der Aufbau einer eigenen Wissensdatenbank. Solch eine Wissenssammlung enthält sämtliche relevanten Informationen, FAQs, White Books und Anleitungen zu Ihren Services, Produkten, Abläufen und Prozessen. Dadurch können alle Mitarbeitenden direkt die Informationen nachschlagen, die sie gerade benötigen – ohne dafür auf den Rat anderer angewiesen zu sein, die vielleicht gerade krank, außer Haus oder sogar schon im Ruhestand sind. Und auch kundenorientierte „Customer-Wissensdatenbanken“ sind extrem praktisch, um den eigenen Kundenservice von den immer wieder gleichen Anfragen der Kunden zu entlasten. Wie Sie nun eine eigene Wissensdatenbank aufbauen, was alles hineingehört und welche Software-Tools sich dafür am besten eignen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum sollte jedes Unternehmen eine eigene Wissensdatenbank aufbauen?

„Wenn doch bloß der Willi noch da wäre! Der wusste immer alles. Aber leider ist der Willi ja schon längst im Ruhestand…“ Wenn der Willi in Ihrem Unternehmen der Einzige war, der auf alles eine Antwort hatte, dann haben Sie jetzt ein Problem. In vielen Firmen wird das vorhandene Wissen gebunkert – meistens bei denen, die dieses Wissen mitgebracht oder es sich angeeignet haben (sei es durch die langjährige Berufspraxis, bestimmte Positionen im Unternehmen oder durch Fort- und Weiterbildungen). Aber wenn Sie dieses Spezialwissen nicht schriftlich festhalten und dokumentieren, damit es allen jederzeit zugänglich ist, begehen Sie einen großen Kardinalsfehler.

Denn wenn alle Mitarbeitenden täglich auf der Suche nach Informationen quer über die Flure laufen müssen, um die betreffenden „Wissenshüter“ aufzusuchen, dann kostet das dem Unternehmen jeden Tag viel Zeit und Effizienz im laufenden Betrieb.
Am Ende kann das Versäumnis, keine zentrale Wissensdatenbank aufgebaut zu haben, auch sehr teuer werden und muss dann bitter bezahlt werden, wenn zum Beispiel die Wissenshüter in die Rente gehen oder anderweitig das Unternehmen verlassen. Dann bleibt Ihnen nur noch die allmählich verblassende Erinnerung an goldene Zeiten.
Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank schützt dagegen. So können Sie das relevante Unternehmens-Knowhow sammeln, das Feuer weitergeben und allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.
Das spart in der Summe nicht nur viel Arbeitszeit ein und schützt vor dem Verlust wertvollen Wissens. Das Erstellen einer gemeinsamen Wissensbasis ist zugleich auch das Fundament dafür, dass alle Mitarbeitenden gleichbleibend die bestmögliche Qualität abliefern können.

Suchzeiten während der Arbeit — Unsere Studie zur Arbeitseffizienz zeigt, dass die Suchzeiten in den letzten Jahren stets ansteigen. Deshalb sollten Sie unbedingt eine Wissensdatenbank aufbauen, um unnötige Suchzeiten vorzubeugen.

Die drei Hauptaufgabe einer Wissensdatenbank:

Das für Prozesse und Aufgaben aller Art im Unternehmen benötigte Wissen allen berechtigten Mitarbeitenden einfach, in bestmöglicher Aufbereitung und leicht zugänglich zur Verfügung zu stellen.
Das gesammelte Knowhow zusammenzuführen, zu verknüpfen und zu verbessern.
Alle relevanten Informationen möglichst präzise, verständlich und schnell rezipierbar darzustellen, ohne überflüssige und verwirrende Zusätze und Ergänzungen.

Dies sind sehr gute Gründe, am besten sofort mit dem Aufbau einer eigenen Wissensdatenbank zu beginnen – und das geht folgendermaßen.

2. Wie funktioniert eine Wissensdatenbank? Was gehört alles hinein?

Wissensdatenbanken dienen dazu, das Unternehmens-Knowhow (die Knowledge Base) allen berechtigten Personen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. Dementsprechend werden in heutigen Zeiten fast ausschließlich nur noch digitale Wissensdatenbanken verwendet.

Da es sich meist um eine große Sammlung an Wissen aller Art handelt, ist eine übersichtliche Strukturierung der Informationen und Dateien in der Datenbank extrem wichtig, um schnell und einfach damit arbeiten zu können.
Dementsprechend müssen die Datensätze klassifiziert, ordentlich gegliedert und die Inhalte übersichtlich formatiert werden. Zusätzlich muss es auch eine benutzerfreundliche Inhaltsangabe und eine gute Suchfunktion geben, um die individuellen Such- und Nachschlagezeiten künftig auf ein Minimum beschränken zu können.
In die Datenbank wird dann das für die Mitarbeitenden relevante Wissen und Knowhow pointiert und übersichtlich in einzelne Kapitel eingepflegt. Das reicht von Benutzerhandbüchern zu Geräten und Software-Tools, über White Papers zu komplexen Themen und Leitfäden aller Art (zum Beispiel zur Qualitätssicherung) bis zu Anleitungen für Prozesse und Abläufe, Zuständigkeiten, Problemlösungen, Standards für die Entwicklung sowie den Umgang mit Ideen für künftige Unternehmensziele, neue Produkte oder substanzielle Verbesserungen.
Je mehr Zeit Sie sich für den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank nehmen, desto klarer und übersichtlicher wird sie sein und desto mehr Zeit ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern bei der Nutzung und Arbeit damit. Daher sollten Sie hier keinesfalls am falschen Ende sparen.

Unterschied zwischen Wissensdatenbank vs. Wiki vs. Sichtbuch:

Wissensdatenbanken, Wikis und Sichtbücher sind alles drei Dokumentationssammlungen, die die Mitarbeiter bei der Orientierung und für ein effizientes Arbeiten im Unternehmen unterstützen. Hier die Unterschiede zwischen den drei Formaten.

Wissensdatenbank: Eine digitale Wissensdatenbank wird üblicherweise zentral aufgebaut und enthalten dadurch nur verifiziertes Wissen „in Reinform“. Ein großer Vorteil ist also, dass es sich nur um gesichertes und überprüftes Wissen handelt, das möglichst optimal dargestellt ist. Ein Nachteil ist, dass die Pflege und Aktualisierung starreren Regeln folgt als bei dem Aufbau eines Wikis und daher ein etwas langsamerer und unflexiblerer Prozess ist.
Wikis: Bei Wikis wird das Wissen hingegen gemeinschaftlich gesammelt („Schwarmintelligenz“, kollektive Intelligenz). Das bekannteste Beispiel ist die Online-Enzyklopädie Wikipedia. Der große Vorteil dabei ist, dass neues Wissen schneller eingepflegt und prinzipiell von jedem aktualisiert werden kann. Der Nachteil ist, dass dadurch manchmal der rote Faden oder die zentral vorgegebene Struktur etwas verwischt wird oder auch einmal über das Ziel hinausgeschossen werden kann, so dass dann korrigiert werden muss.
Sichtbücher: Sichtbücher sind im Unterschied zu Wikis und Wissensdatenbanken nicht digital, sondern analoge Nachschlagesammlungen. In einem Sichtbuch können Sie alle wichtigen Informationen sammeln, die ein bestimmter Arbeitsplatz tagtäglich braucht und die daher möglichst kurzfristig verfügbar und einsehbar sein sollen. Die beiden Hauptnachteile an den Sichtbüchern sind, dass diese von anderen Personen physisch ausgeliehen werden müssen und dass es keine automatischen Updates gibt, sobald eine Ausgabe aktualisiert wurde (zum Beispiel Änderungen an einer Adresse, Telefonnummer, Passwörtern oder Prozessen).
Fazit: Nutzen Sie das Beste aus allen drei Welten! Heutzutage werden die meisten Wissensdatenbanken zwar zentral mit viel Sorgfalt aufgebaut, können dann aber von allen Berechtigten ähnlich wie ein Wiki aktualisiert werden. Diese Wissenssammlungen stehen dann über das unternehmenseigene Intranet oder eine sichere Cloud an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung und ersetzen damit auch vielerorts die klassischen Sichtbücher.

3. Die vier wichtigsten Tipps für den Aufbau einer Wissensdatenbank

I. Tipp: Zunächst das benötigte Wissen für die aufzubauende Wissensdatenbank identifizieren

Im ersten Schritt müssen Sie sich zunächst darüber klar werden, welches Wissen in Ihrem Unternehmen immer wieder gebraucht wird. Fragen Sie dafür alle Angestellten in jeder Abteilung Ihres Unternehmens (zum Beispiel mittels einer Microsoft Forms-Umfrage), bei welchen Themen diese regelmäßig, sowie auch selten auf das Wissen anderer zugreifen müssen. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welche Informationen Sie für Ihre Wissensdatenbank alles zwingend benötigen. Ein guter Weg, diese Wissenssammlung dann von Anfang an übersichtlich zu gestalten und zu halten, sind Mindmaps – die einfache, aber immer noch unübertroffene Allround-Lösung für Brainstormings und Planungen aller Art (hier finden Sie unsere → Büro-Kaizen-Anleitung zum Aufbau einer Mindmap).

II. Tipp: Das benötigte Spezialwissen für Ihre Wissensdatenbank im Unternehmen sammeln

Als nächstes muss das im ersten Schritt identifizierte und benötigte Wissen eingesammelt werden. Bevor Sie dieses Spezialwissen teuer von außen einkaufen, sollten Sie immer zuerst Ihre eigenen Mitarbeiter befragen. Sie werden vermutlich überrascht sein, welche detaillierten Kenntnisse die Einzelnen schon auf den verschiedensten Gebieten vorweisen können. Sammeln Sie dazu in jeder Abteilung die bereits existierenden Materialien und Unterlagen ein. Nutzen Sie die Gelegenheit und lassen Sie diese Materialien dabei auch gleich noch von allen Mitarbeitenden in den einzelnen Abteilungen noch einmal aktualisieren und ergänzen.

Liegt das Spezialwissen jedoch bei einigen wenigen Personen, die entweder zeitlich kaum verfügbar sind oder aufgrund von Alter oder Position wenig technikaffin sind, sollten Sie von diesen eine Art „Wissensprofil“ erstellen.
Da diese herausfordernde Aufgabe viele Organisationen und Unternehmen überfordert – aber aufgrund des sich nähernden Rentenalters der Babyboomer-Jahrgänge immer dringender wird – hat ein Startup aus Berlin eine innovative Lösung hierfür gefunden. Das Startup „Themis“ entwickelt derzeit ein nutzerfreundliches System, mit dem das Wissen und die Erfahrung älterer Beschäftigte, die bald das Unternehmen in Richtung Ruhestand verlassen, schnell und einfach digitalisiert und damit gesichert werden kann.
Mittels NLP-Technologien (neuro-linguistisches Programmieren) und einfachem Drag & Drop können damit innerhalb weniger Minuten das Spezialwissen aus allen möglichen Medien (von PowerPoint-Vorträgen bis Aktenvermerken) gesammelt werden. Auf diese Weise, so das Ziel, kann schwer zugängliches und bald nicht mehr verfügbares Wissen Einzelner niederschwellig weitergegeben werden.
Das Startup „Themis“ (nach der gleichnamigen griechischen Göttin der Gerechtigkeit, Sitte, Ordnung und Philosophie) war übrigens einer der sechs Finalisten des diesjährigen „Smart Country Startup Award 2022“ des Digitalverbands Bitkom.

III. Tipp: Darstellung & Layout für eine einfache Handhabung der Wissensdatenbank

Wenn Sie alle Inputs gesammelt haben, die Sie für den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank benötigen, stellt sich die wichtige Frage der Darstellung. Denn die leichte Zugänglichkeit des Wissens sollte sich nicht nur allein auf den Ablageort beziehen (siehe Tipp IV), sondern auch darauf, dass die Inhalte sich auch gut finden und schnell erschließen lassen. Also dass sie übersichtlich, verständlich und präzise auf den Punkt formuliert wurden und dass es eine gute Suchfunktion und sinnvolle Navigation gibt.

Planen Sie Ihre Wissensdateien und Dokumente gut und vor allem in Abstimmung mit Ihrem Team. Und nehmen Sie sich die nötige Zeit hierfür. Denn die Zeit, die Sie beim Aufbau der Wissensdatenbank einsparen, werden Ihre Angestellten doppelt und dreifach benötigen, wenn sie irgendetwas nicht intuitiv verstehen oder gleich finden können.
Wie Sie dies konkret angehen, hängt einerseits von den Themen und den Inhalten und andererseits auch von den Fähigkeiten und Kenntnissen Ihrer Mitarbeiter ab. Für manche Themen eignen sich Grafiken, Diagramme und Piktogramme besser und für andere wiederum ist eine Excel-Tabelle oder ein übersichtlich strukturiertes und formatiertes Word-Dokument die beste Wahl.
In jedem Fall sollten die Endnutzer, die auf die erstellte Wissensdatenbank zugreifen werden, bei der Entscheidung des Formats mit ins Boot geholt werden. Denn nicht alle können Excel oder SharePoint gleich gut nutzen oder finden sich in langen Textdokumenten zurecht.

IV. Tipp: Intranet oder Cloud? Die Wissensdatenbank muss sicher und gut zugänglich sein

Egal, ob Sie nun ein spezielles Datenbanksystem nutzen oder einzelne Dateien gesammelt haben. Die Wissensdatenbank muss sich an einem Ort befinden, auf den alle in Ihrem Team jederzeit zugreifen können. Das kann entweder das Intranet oder eine sichere Cloud sein.

Das Intranet hat den Vorteil, dass Sie Ihr Unternehmenswissen nicht aus der Hand geben, sondern es in Ihrem System und auf Ihren Servern bleibt.
Der Speicherplatz in der Cloud hat den Vorteil, dass die Wissensdatenbank dann auch leichter mobil von unterwegs oder dem Homeoffice aus erreichbar ist.
Da es sich hierbei jedoch um wertvolles Unternehmensknowhow handelt, sollten Sie unbedingt einen seriösen Cloud-Anbieter mit hohen Sicherheitsstandards für Business- und Enterprise-Kunden auswählen, wie zum Beispiel die Microsoft Office 365-Suite.

Chaotischer Desktop — So chaotisch wie dieser Desktop sollte Ihre Wissensdatenbank nicht aufgebaut werden – je leichter die Dateien auffindbar sind, desto effizienter funktioniert das Ganze! Bild: Büro-Kaizen.

4. Mit welchen Software-Tools kann man eine Wissensdatenbank am einfachsten aufbauen?

Der Unterschied zwischen einer umfangreichen Dokumentensammlung und einer Wissensdatenbank ist in der Praxis nur schwer zu ziehen – und auch nicht wichtig. Wichtig ist, dass Sie Ihre Wissenssammlung umfassend, sauber strukturiert und die Inhalte gut auffindbar anlegen. Die meisten Software-Tools hierfür sind in dem übergeordneten Bereich „Wissensmanagement“ angesiedelt. Nutzer der Büro-Software-Suite Microsoft Office 365 müssen dafür aber nicht auf externe Programme (zum Beispiel die Wiki-Software Confluence des australischen IT-Unternehmens Atlassian) oder gar kostenlose Open Source und Freeware-Produkte zurückgreifen, die zwar gratis sind, aber dafür meist einen unsicheren Datenschutz aufweisen. Innerhalb des Microsoft Office 365-Ökosystems gibt es diverse Programme, die diese Aufgabe (je nach Bedarf in unterschiedlichem Umfang) erfüllen. Hier der Überblick.

Microsoft SharePoint: SharePoint ist das Urgestein der Intranets und der Klassiker für Wissensdatenbänke. SharePoint ist allerdings nicht immer einfach in der Handhabung, so dass es für einen breiten Mitarbeiter-Pool schnell zu kompliziert werden kann. Falls Sie jedoch alle Office-affin sind, erklären wir Ihnen hier, wie Sie → mit den SharePoint-Wikis einen Wissensspeicher für alle aufbauen.
Microsoft Excel: Auch Excel-Tabellen und Excel-Mappen können sich, je nach Themengebiet, für den Aufbau einer Wissensdatenbank eignen. In Excel stehen Ihnen nicht nur viele Funktionen, Formeln und Diagrammmöglichkeiten zur Verfügung. Die Tabellen lassen sich mittels einer Freigabe in den Office-Apps OneDrive, Teams oder SharePoint auch mit der gesamten Belegschaft teilen, dann können alle die → Excel-Tabellen konfliktfrei gleichzeitig gemeinsam bearbeiten.
Microsoft OneNote: OneNote ist der digitale Notizbuch-Alleskönner in Microsoft Office 365. Laut Microsoft handelt es sich um eines der am meisten unterschätzten Office-Programme. In die OneNote-Notizbücher können Sie alle Medien (Bild, Video, Text, Ton, Webseiten) integrieren und auf Endlosseiten übersichtlich strukturieren. Für eine gute Übersicht hilft auch die Einteilung in Kapiteln, Seiten und Unterseiten, mit Inhaltsangabe und Suchfunktion. OneNote wird zudem vorzugsweise in der Microsoft-Cloud OneDrive abgespeichert, so dass eine OneNote-Wissensdatenbank automatisch für jeden Berechtigten von überall aus erreichbar ist. Hier finden Sie unsere → Themenseite zu Microsoft OneNote, mit allen Anleitungen und Funktionen einfach erklärt.
Microsoft Teams: Der Skype for Business Nachfolger Microsoft Teams ist die zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform für die Zusammenarbeit in Microsoft Office 365. In Teams haben Sie nicht nur alle Kommunikationsmöglichkeiten zur Hand, sondern können über die Kanäle und Registerkarten auch optimal zusammen an Dokumenten und Dateien aller Art arbeiten. Dabei können Sie wahlweise entweder Ihre in Excel, Word oder OneNote bereits aufgebaute Wissensdatenbank ganz einfach in einen Teams-Kanal einbinden, oder Sie nutzen gleich die hauseigene Wiki-Funktion in Teams. Hier finden Sie unsere Büro-Kaizen Anleitung für das Erstellen einer → Wiki-Registerkarte in Microsoft Teams.
Microsoft Yammer: Yammer ist das soziale Mitarbeiter-Netzwerk (Social-Media-Intranet) in Microsoft Office 365 – manchmal auch als „internes Mitarbeiter-Facebook“ bezeichnet. Hiermit können Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter über die verschiedenen Abteilungen hinweg spielerisch einfach miteinander vernetzen und koordinieren. Das asynchrone, standortunabhängige und abteilungsübergreifende Kommunikationsnetzwerk wurde mit dem Fokus auf einen effizienten Erfahrungs- und Wissensaustausch in Unternehmen entwickelt. Das macht Yammer zu einem sehr geeigneten Tool, um zu den bestmöglichen Inhalten für den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank zu kommen. Hier finden Sie mehr Informationen zu den Möglichkeiten und Funktionen von → Microsoft Yammer.
Microsoft Delve: Die Office 365-App Delve ist eine sehr fortschrittliche, KI-gestützte Anwendung für das Wissensmanagement. Dabei handelt es sich um einen persönlichen, intelligenten und selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten für jeden Mitarbeiter, der sich automatisch mit jedem Delve-Assistenten der anderen Mitarbeiter vernetzt. Das „Datenvisualisierungs- und Discovery-Tool“, so Microsofts Umschreibung, bietet auf diese Weise ganz neue Möglichkeiten für das Suchen, Finden und Darstellen von Inhalten in der gemeinsamen Dateiablage des Unternehmens – und damit auch der Wissensdatenbank. So kann Delve zum Beispiel neue, für Sie relevante aber Ihnen noch unbekannte Inhalte anzeigen. Die Delve-App kann dabei wahlweise mit einer der beiden Cloudlösungen OneDrive oder SharePoint 365 verwendet werden. Wie der KI-Assistent konkret funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag zu → Microsoft Delve.

Wissensdatenbank in Microsoft 365 — Mit den Tools von Microsoft 365 können Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufbauen.

5. Extra-Tipps für den Aufbau einer Wissensdatenbank

Eine sorgfältig aufgebaute Wissensdatenbank bringt Ihnen viele Vorteile. Zum Beispiel, dass Ihre Mitarbeiter viel Zeit einsparen, wenn sie nicht mehr endlos nach Informationen suchen oder sogar zu Fuß irgendwohin laufen müssen, nur, um sich lediglich eine einfache Sache erklären zu lassen. Da die Suchzeiten zu einem der größten Effizienzkiller in Unternehmen gehören, ist das ein wesentlicher Schritt in Richtung höherer Effizienz und Produktivität. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Ihr gesamtes Team auf diese Weise in kleinen Schritten fortbilden kann. Je mehr Wissen ihnen zur Verfügung steht, desto größer ist der Nutzen. Für einen erfolgreichen Start und Einsatz der Wissensdatenbank sollten Sie jedoch noch zwei weitere Aspekte beachten und klären.

Zuständigkeiten für und Umgang mit den Updates klären: Klären Sie mit allen Beteiligten, wie mit künftigen Updates und Aktualisierungen der Wissensdatenbank umgegangen werden soll. Denn veraltete Daten und Informationen nützen niemandem etwas. Wer ist für die Updates zuständig, wer darf alles Aktualisierungen vornehmen und wie soll der Informationsfluss bei solchen Updates laufen? Manche Mitarbeitenden drucken sich die Informationen nämlich gerne aus, um sie immer direkt „physisch“ zur Hand zu haben. Auch diese müssen informiert werden, wenn Dateien in der Wissensdatenbank aktualisiert wurden, damit sie ihre Ausdrucke entsprechend anpassen können.
Schulung und Einführung in die Datenbanknutzung: Was nützt das schönste Wissen in der Datenbank, wenn niemand etwas darin findet? Nach dem abgeschlossenen Aufbau Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie daher unbedingt eine interne Schulung für Ihre Mitarbeiter durchführen, in der diesen alles erklärt und gezeigt wird und sie die Datenbank auch selbst aktiv ausprobieren können, um das zu finden, was sie benötigen. Die Schulungsunterlagen wiederum können Sie über ein neu erstelltes Teams oder einen Teams-Kanal allen dauerhaft verfügbar machen (zum Beispiel für neu hinzukommende Mitarbeiter). Wenn Sie Ihre Angestellten über den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank hinaus fortbilden möchten, schauen Sie doch einfach einmal in unserem Fortbildungsportal vorbei. Damit erhöhen Sie nicht nur die Schlagkraft Ihrer Mitarbeiter, sondern zeigen diesen auch, dass Ihnen deren Kenntnisse und Fähigkeiten wichtig sind.