Ich weiß was, was du nicht weißt? So sollte es nicht sein! – Wie Sie Firmenwissen per Wissensdatenbank allen Angestellten zugänglich machen



Wenn doch bloß der Willi noch da wäre! Der wusste immer alles. Aber leider ist der Willi ja schon längst im Ruhestand, und die Mitzi hat erzählt, dass er keine Lust mehr hat, dauernd ihre Fragen zu beantworten.

Wenn der Willi in Ihrem Unternehmen der einzige war, der auf alles eine Antwort hatte, und wenn nur noch die Mitzi da ist, die aber bei näherer Betrachtung auch nur weiß, wie man den Papierstau im Kopierer wieder entfernt – dann haben Sie ein Problem.

Was ist das Problem

In vielen Firmen wird das vorhandene Wissen gebunkert – meistens bei denen, die dieses Wissen mitgebracht oder es sich angeeignet haben. Es ist ja prima, wenn es in Ihrem Unternehmen viele Menschen gibt, die viel Ahnung haben und die sich ständig fortbilden und dann den anderen darüber Auskunft geben können. Effizient ist das aber nicht automatisch.

„Frag mal die Karen, die war gerade auf einem Seminar dazu“, heißt es dann. Und so verbringen viele Angestellte sehr viel Zeit damit, herauszufinden, wer überhaupt etwas weiß. Und dann laufen sie wieder und wieder über die Flure, um dieses Wissen bei der betreffenden Person abzurufen.

Wenn Sie Ihr Unternehmen auch in dieser Hinsicht in Sachen Effizienz und Zeitmanagement auf Zack bringen möchten, sollten Sie das Wissen, das in Ihrer Firma vorhanden ist, in einer Wissensdatenbank sammeln.

So funktioniert es

Sie kennen vielleicht schon das Sichtbuch, das eine Art analoger Wissensdatenbank ist. Im Sichtbuch können Sie alle wichtigen Informationen sammeln, die tagtäglich gebraucht werden.

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Das Sichtbuch ist eine Art analoger Wissensdatenbank – es enthält Informationen, die tagtäglich kurzfristig abgerufen werden müssen.

So ein Sichtbuch ist aber nur für jene Person gedacht, die es dauernd nutzt. Alle anderen müssten diese Person fragen. Oder sie kopieren sich das Sichtbuch für den eigenen Schreibtisch, verpassen dann aber immer wieder, dass es Updates gibt, wenn sich Telefonnummern oder Prozesse geändert haben. Oder sie legen sich ein eigenes Sichtbuch an, das aber womöglich mit den Informationen anderer Sichtbücher nicht übereinstimmt.

Eine digitale Wissensdatenbank dagegen kann im unternehmenseigenen Intranet allen zur Verfügung stehen. Wie Sie die aufbauen können, will ich Ihnen hier beschreiben.

1. Tipp:

Im ersten Schritt müssen Sie sich darüber klar werden, welches Wissen in Ihrem Unternehmen immer wieder gebraucht wird. Sammeln Sie dazu in jeder Abteilung die bereits existierenden Materialien ein und fragen Sie die Angestellten, zu welchen Themen sie auf das Wissen anderer regelmäßig, aber auch unregelmäßig zugreifen müssen.

Auf diese Weise können Sie abgleichen, welche Informationen Sie bereits für Ihre Wissensdatenbank haben und welche Sie noch benötigen.

Ein guter Weg, diese Sammlung übersichtlich zu gestalten, sind Mindmaps. Hierzu habe ich Ihnen hier, hier und hier Tipps zusammengestellt.

2. Tipp:

Bevor Sie im nächsten Schritt Spezialwissen von außen einkaufen, befragen Sie immer erst Ihre Angestellten. Sie werden möglicherweise überrascht sein, welche Kenntnisse diese schon vorweisen können. Erstellen Sie dann ein Wissensprofil von ihnen. Eine Vorlage dafür habe ich Ihnen hier zum kostenlosen Download bereitgestellt:

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Anhand des Wissensprofils können Sie abschätzen, welches Wissen Sie intern erhalten und welches Sie tatsächlich noch zusätzlich aufbereiten (lassen) müssen.

3. Tipp:

Wenn Sie wissen, was Sie für Ihre Wissensdatenbank benötigen, stellt sich die Frage der Darstellung. Denn die leichte Zugänglichkeit des Wissens sollte sich nicht nur auf den Ablageort beziehen (siehe dazu Tipp 4), sondern auch darauf, dass die Inhalte leicht zugänglich, also übersichtlich und verständlich sind.

Wie Sie dies angehen, hängt von den Themen, den Inhalten und dem Kenntnisstand und den Fähigkeiten Ihrer Angestellten ab. Eine Excel-Tabelle ist für vieles gut, aber längst nicht für alles. Auch ein Word-Dokument kann sinnvoll sein, wenn es übersichtlich strukturiert und formatiert ist. Und für manche Themen eignen sich Grafiken, Diagramme und Piktogramme besser.

Wenn viel Wissen im Unternehmen vorhanden ist, aber niemand weiß wo: Tipps vom Büro-Kaizen®-Experten Jürgen Kurz Klick um zu Tweeten

Sprechen Sie aber auch mit denen, die auf die Wissensdatenbank zurückgreifen werden: nicht alle finden Tabellen leicht verständlich, nicht alle sind darin geübt, lange Textdateien zu lesen, und nicht alle haben den optischen Sinn für ein leichtes Grafik-Verständnis.

Planen Sie diese Dateien gut und in Abstimmung mit Ihrem Team. Gehen Sie keine Abkürzungen, nur um Zeit zu sparen. Die Zeit, die Sie beim Erstellen der Wissensdatenbank einsparen, werden Ihre Angestellten doppelt und dreifach benötigen, wenn sie irgendetwas nicht intuitiv verstehen. Denn was nützt das schöne Wissen in der Datenbank, wenn man am Ende doch wieder zu Mitzi laufen muss oder zu Willis nicht halb so versiertem

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Fragen Sie immer erst das Wissen Ihrer Angestellten ab.

4. Tipp:

Ob Sie ein spezielles Datenbanksystem nutzen oder einzelne Dateien gesammelt haben: die Wissensdatenbank muss sich an einem Ort befinden, der Ihrem Team jederzeit zur Verfügung steht. Nutzen Sie das Intranet oder eine sichere Cloud, um die Daten für alle im Haus erreichbar zu machen. Denn sind sie es nicht, geht die Sucherei nach Mitzi und Willis Nachfolger so weiter wie eh und je.

Wenn Sie alle OneNote nutzen, dann finden Sie hier ein paar Tipps dafür.

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So chaotisch wie dieser Desktop sollte Ihre Wissensdatenbank nicht aussehen – je leichter Dateien auffindbar sind, desto effizienter das Ganze.

Darauf kommt es an

Eine Wissensdatenbank nützt gar nichts, wenn niemand darin etwas findet. Führen Sie deshalb eine Schulung für Ihr Team durch, in der ihnen alles erklärt wird und in der sie die Datenbank aktiv selbst schon ausprobieren, um das zu finden, was sie benötigen. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch eventuelle Bugs feststellen oder unlogische Ablageorte erkennen.

Was der Tipp bewirkt

Eine Wissensdatenbank bringt Ihnen viele Vorteile. Einer ist, dass Ihre Angestellten viel Zeit sparen, wenn sie nicht mehr endlos nach Informationen suchen oder sogar zu Fuß irgendwohin laufen müssen, nur, um sich eine einfache Sache erklären zu lassen.

Ein anderer Vorteil ist, dass Ihr gesamtes Team sich auf diese Weise in kleinen Schritten fortbilden kann. Je mehr Wissen ihnen zur Verfügung steht, desto größer ist ihr Nutzen.

Extra-Tipp

Klären Sie mit allen Beteiligten, wie mit Updates der Datenbank umgegangen werden soll. Denn veraltete Daten und Informationen nützen auch wieder niemandem.

Besprechen Sie, wer für die Updates zuständig sein soll und wie der Informationsfluss bei Updates laufen soll. Denn viele Angestellte drucken sich immer noch Informationen aus, weil sie das so gewöhnt sind. Sie müssen informiert werden, wenn die Dateien aktualisiert wurden, damit sie ihre Ausdrucke entsprechend anpassen können.

Und Sie?

Wenn Sie Ihre Angestellten über eine Wissensdatenbank hinaus fortbilden möchten, schauen Sie doch einmal in unserem Fortbildungsportal vorbei. Was bei manchen Unternehmen auch sehr gut ankommt, sind Mitarbeiterabende und Schulungen. Auch wir bei tempus machen das so. Sie fördern damit die Eigeninitiative der Angestellten, und Sie zeigen, dass Ihnen die Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Angestellten wichtig sind.



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