Unter Wissensdatenbank versteht man ein Nachschlagewerk für sämtliche relevanten Abläufe in einem Unternehmen, das für alle Mitarbeiter zugänglich und einsehbar ist. Und das ist ein wahrer Produktivitätsturbo! Denn solch eine Wissenssammlung (Knowledge Base) enthält sämtliche Anleitungen, Problemlösungen und FAQs zu den Produkten, Abläufen und Prozessen in dem Unternehmen – und zwar in Reinstform. Das reduziert die immer länger werdenden Suchzeiten und erhöht zugleich die Arbeitsqualität, da die Beschäftigen automatisch immer die besten Lösungen finden.
Wie Sie eine eigene Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufbauen und welche Microsoft 365-Tools sich dafür am besten eignen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag!
Inhaltsverzeichnis
1. Was bedeutet „Wissensdatenbank“? Definition & Aufgabe
Definition „Wissensdatenbank“
Eine Wissensdatenbank (englisch: Knowledge Base) ist eine strukturierte, durchsuchbare und leicht zugängliche elektronische Dokumentensammlung, in der das gesamte Fach-, Prozess- und Produktwissen in einem Unternehmen abgespeichert, bewahrt, verbessert und geteilt wird. Damit ist eine Wissensdatenbank ein wichtiges Kernelement des umfassenderen Wissensmanagements.
Die Hauptaufgabe einer Wissensdatenbank
Die Kernaufgabe ist, die Expertise und das benötigte Knowhow der Mitarbeiter zu Unternehmensprozessen aller Art zu bündeln und allen Beschäftigten verfügbar zu machen. Die konsistente Wissensbasis ermöglicht dann eine deutlich schnellere Problemlösung, reduziert die ausufernden Suchzeiten auf ein Minimum und sichert zugleich auch eine gleichbleibend hohe Arbeitsqualität.
- Damit eine solche interne Wissenssammlung allen Mitarbeitern als Nachschlagewerk personen-, zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stehen kann, sollte sie als Onlinebibliothek im Intranet oder im Internet angelegt werden.
- Mittlerweile gibt es viele Software-Tools, die den Aufbau einer Wissensdatenbank erheblich vereinfachen – zum Beispiel auch in Microsoft 365 (siehe unten).
Die vier größten Vorteile für den Aufbau einer Wissensdatenbank auf einen Blick:
|
Zeitersparnis |
Qualitätssteigerung (bessere Ergebnisse): |
Effizienteres Onboarding: |
Entlastung durch Self-Service: |
|
Alle Anleitungen, Informationen, Lösungswege, White-Books, Best Practices und Dokumentationen zu bestimmten Aufgaben, Prozessen, Anwendungen oder Produkten müssen nicht mehr lange gesucht oder gar neu erstellt werden. |
Das hochwertige (valide) Wissen der Wissensdatenbank in seiner möglichst präzisen, besten und verständlichsten Aufbereitung hilft nicht nur, schnellere Entscheidungen zu treffen, sondern auch qualitativ bessere Ergebnisse zu erzielen. |
Neue Mitarbeiter können sich mit einer hochwertigen Wissensdatenbank schneller und selbstständiger in die bestehenden Abläufe einer Abteilung integrieren. Sie benötigen damit auch weniger Unterstützung durch Mentoren. |
Kunden können in einer Online-Wissensdatenbank selbst nach Lösungen und Informationen zu einem bestimmten Produkt, Thema oder einer Dienstleistung suchen. Das entlastet die Service-Mitarbeiter von den immer wieder gleichen Fragen. |
|
|
|
|
|
Der Unterschied zwischen Wissensdatenbank, Wiki und Sichtbuch: Was ist was?
Wissensdatenbanken, Wikis und Sichtbücher sind alles drei Dokumentensammlungen, die die Mitarbeiter bei der Orientierung und einem effizienteren Arbeiten im Unternehmen unterstützen. Hier die Unterschiede zwischen den drei Formaten.
|
Wissensdatenbank: |
Wikis: |
Sichtbücher: |
|
Eine digitale Wissensdatenbank wird üblicherweise zentral aufgebaut und enthält nur verifiziertes Wissen „in Reinform“. Ein großer Vorteil ist somit, dass es sich nur um gesichertes und überprüftes Wissen handelt. Dieses Knowhow wird zudem möglichst optimal und verständlich dargestellt. Ein Nachteil ist, dass die Pflege und Aktualisierung einer Wissensdatenbank starreren Regeln folgt als bei einem Wiki. Der Prozess ist daher etwas langsamerer und unflexiblerer. |
Bei Wikis (hawaiianisch für „schnell“) wird das Wissen gemeinschaftlich gesammelt (kollektive Schwarmintelligenz). Das bekannteste Beispiel ist die Online-Enzyklopädie Wikipedia. Der große Vorteil von Wikis ist, dass neues Wissen schnell und einfach eingepflegt und prinzipiell von jedem aktualisiert werden kann. Der Nachteil ist, dass dadurch manchmal der rote Faden oder die zentral vorgegebene Struktur etwas verwischt wird, so dass dann im Nachgang mehr korrigiert werden muss (von dazu ernannten Moderatoren). |
Sichtbücher sind keine digitalen, sondern analoge Nachschlagesammlungen. In einem Sichtbuch werden alle wichtigen Informationen gesammelt, die ein bestimmter Arbeitsplatz täglich braucht und die daher möglichst kurzfristig vor Ort verfügbar sein sollten. Die beiden Hauptnachteile von Sichtbüchern sind, dass diese von anderen Personen physisch ausgeliehen werden müssen und dass es keine automatischen Updates gibt, sobald eine Ausgabe aktualisiert wurde (z.B. bei Änderungen von Prozessen, Adressen, Telefonnummern, Namen oder Passwörtern). |
|
|
|
|
Fazit: Wiki und Wissensdatenbank miteinander kombinieren & für Sichtbücher ausdrucken
- Heutzutage werden die meisten Wissensdatenbanken zentral mit viel Sorgfalt aufgebaut, können aber von allen Berechtigten ähnlich wie ein Wiki selbstständig und dezentral aktualisiert werden.
- Die Aktualisierungen werden dann, wie bei einem Wiki, regelmäßig von den dafür zuständigen Moderatoren in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Autoren überprüft und korrigiert (z.B. um die Beiträge korrekt zu indizieren und richtig mit den bereits bestehenden Wissensdatenbankeinträgen zu verlinken).
- Diese Wissenssammlung steht dann über das unternehmenseigene Intranet oder eine sichere Cloud an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Die jeweils relevanten Teile lassen sich dann optional auch für ein klassisches Sichtbuch vor Ort ausdrucken.
2. Der Aufbau einer Wissensdatenbank kostet nur Zeit, keine Wissensdatenbank dagegen Geld!
Eine gut aufgebaute Wissensdatenbank bringt Ihnen zahlreiche Vorteile. Dazu zählt vor allem, dass die Mitarbeiter viel Zeit einsparen, wenn sie nicht mehr endlos nach Informationen suchen oder jemanden fragen müssen, nur um sich eine einfache Sache erklären zu lassen.
- Da die mittlerweile ausufernden Suchzeiten zu einem der größten Effizienzkiller in Unternehmen gehören (im Schnitt 19,6 % der gesamten Arbeitszeit pro Kopf in 2022), ist das ein wesentlicher Schritt in Richtung mehr Effizienz und höhere Produktivität!
- Hinzukommt, dass sich Ihr gesamtes Team mit einer hochwertigen Wissensdatenbank im laufenden Prozess automatisch selbst in kleinen Schritten fortbildet und damit stetig verbessert (das japanische Prinzip des „Kaizen“). Je mehr und umso höherwertiges Wissen dafür zur Verfügung steht, desto größer ist auch der Nutzen.
Praxisbeispiel: Unternehmen ohne eine eigene Wissensdatenbank:
„Wenn doch bloß der Herr Müller noch da wäre! Der wusste immer über alles Bescheid. Aber leider ist der Herr Müller ja seit letztem Jahr im Ruhestand…“
Wenn der Herr Müller in Ihrem Unternehmen der Einzige war, der auf alles eine Antwort hatte, dann haben Sie jetzt ein Problem! In vielen Firmen wird das vorhandene Wissen gebunkert – meistens bei denen, die dieses Wissen mitgebracht oder sich angeeignet haben (zum Beispiel durch langjährige Berufspraxis, bestimmte Positionen im Unternehmen oder durch Fort- und Weiterbildungen). Aber wenn dieses Spezialwissen nicht schriftlich festgehalten und dokumentiert wird, damit es allen jederzeit zugänglich ist, dann führt das automatisch zu zwei kostspieligen Fehlern.
- Wenn alle Mitarbeiter tagtäglich auf der Suche nach Informationen quer über die Flure laufen müssen, um die jeweiligen „Wissenshüter“ aufzusuchen, dann kostet das das Unternehmen jedes Mal viel Zeit und Effizienz im laufenden Betrieb.
- Am Ende kann das Versäumnis, keine zentrale Wissensdatenbank aufgebaut zu haben, auch sehr teuer werden und muss dann bitter bezahlt werden, wenn zum Beispiel die Wissenshüter in die Rente gehen oder anderweitig das Unternehmen verlassen. Dann bleibt nur noch die allmählich verblassende Erinnerung an dieses wertvolle Wissen.
Praxisbeispiel: Unternehmen mit einer eigenen Wissensdatenbank:
„Es gibt nur eins, was auf Dauer teurer ist als Wissen, nämlich kein Wissen.“
(John F. Kennedy)„Wissen heißt zu wissen, wo etwas geschrieben steht.“
(Albert Einstein)
Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank ist bares Geld wert. So können Sie das relevante Unternehmens-Knowhow sammeln, weitergeben und allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das spart in der Summe nicht nur viel Arbeitszeit beim Suchen ein und schützt vor dem Verlust wertvollen Wissens. Eine gemeinsame Wissensbasis ist zugleich auch das Fundament dafür, dass alle Mitarbeiter gleichbleibend die bestmögliche Qualität abliefern können.
- Mit einer Wissensdatenbank können alle Mitarbeitenden direkt die Informationen nachschlagen, die sie gerade benötigen – ohne dafür den Rat anderer einholen zu müssen. Denn diese könnten ja vielleicht gerade krank, außer Haus oder sogar schon im Ruhestand sein.
- Und auch kundenorientierte „Self-Service-Wissensdatenbanken“ sind extrem praktisch, um den eigenen Kundenservice von den immer wieder gleichen Anfragen zu entlasten. Kunden können so Probleme selbst lösen, was die Support-Tickets reduziert und zudem die Kundenzufriedenheit erhöht.
3. Wie muss eine Wissensdatenbank aussehen? Aufbau & Funktionen
In die Knowledge Base wird das für die Mitarbeitenden relevante Wissen übersichtlich, pointiert und nachvollziehbar in Form einzelner Beiträge eingepflegt. Jeder Beitrag wird dann thematisch passend in eine hierarchische Kategorisierung eingepflegt und für eine schnelle Suchfunktion indiziert (also katalogisiert) sowie mit Metadaten versehen (das sind grundlegende Informationen über den Inhalt, die beim Sortieren helfen). Je mehr Zeit Sie sich für den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank nehmen, desto klarer und übersichtlicher wird das Ergebnis und desto mehr Zeit ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern bei der Nutzung und Arbeit mit der Datenbank. Daher sollten Sie hier nicht am falschen Ende sparen.
- Da es sich um eine große Sammlung aus häufig komplexen Fachwissen handelt, ist eine übersichtliche Strukturierung der Informationen das A und O. Nicht nur, um die Informationen schnell finden zu können, sondern auch, um diese dann auch schnell verstehen und nachvollziehen zu können.
- Das erfordert, dass die Datensätze klassifiziert und kategorisiert sowie deren Inhalte übersichtlich gegliedert und formatiert werden. (Tipp: Seitenvorlagen sind die einfachste Lösung für ein konsequent gutes und einheitliches Layout.)
- Von überragender Bedeutung ist zudem eine nutzerfreundliche Bedienung der Wissensdatenbank. Das erfordert eine übersichtliche und hierarchisch gut strukturierte Navigation sowie eine gut funktionierende Suchfunktion. So lassen sich die individuellen Such- und Nachschlagezeiten auf ein Minimum reduzieren.
Die typischen Inhalte einer Wissensdatenbank: Das gehört alles hinein
- Anleitungen für Prozesse, Anwendungen und Abläufe aller Art
- Problemlösungen
- Best Practices
- White Papers und Leitfäden
- Zuständigkeiten
- Benutzerhandbücher für Elektronikgeräte und Software-Tools
- Qualitätsmanagementhandbuch
- Standards für die Entwicklung und für den Umgang mit Ideen, z.B. substanziellen Verbesserungen, künftigen Unternehmenszielen oder neuen Produkten
4. Welche Microsoft 365-Tools eignen sich am besten für den Aufbau einer Wissensdatenbank?
Der Unterschied zwischen einer umfangreichen Dokumentensammlung und einer Wissensdatenbank ist in der Praxis nur schwer zu ziehen – und auch nicht wichtig. Wichtig ist, dass Sie Ihre Wissenssammlung umfassend, sauber strukturiert und die Inhalte gut auffindbar anlegen. Die meisten Software-Tools hierfür sind in dem übergeordneten Bereich „Wissensmanagement“ angesiedelt.
Nutzer der Büro-Software-Suite Microsoft 365 (ehemals Office 365) müssen dafür aber nicht auf externe Programme zurückgreifen. Innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems gibt es diverse Programme, die diese Aufgabe erfüllen (je nach Bedarf und App in unterschiedlicher Art und unterschiedlichem Umfang). Hier der Überblick.
Microsoft SharePoint:
SharePoint ist das Urgestein der Intranets und ein Klassiker für Wissensdatenbänke. Innerhalb von SharePoint gibt es verschiedene Apps, wie zum Beispiel Blog, WIKI, FAQ oder Dokumentenbibliotheken, die sich alle gut für den Einsatz im Bereich des Wissensmanagements eignen. In dem folgenden Link erklären wir Ihnen, wie Sie → mit den SharePoint-Wikis eine Wissensdatenbank aufbauen können.
Microsoft Teams:
Der Skype for Business Nachfolger Microsoft Teams ist die zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform für die Zusammenarbeit in Microsoft 365. In der Teams-App haben Sie nicht nur alle Kommunikationsmöglichkeiten zur Hand, sondern können über die Kanäle, Registerkarten und Dokumentenbibliotheken auch optimal zusammen an Dateien aller Art arbeiten. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel in einem unternehmensweiten Teams-Kanal ganz einfach eine zentrale Wissensdatenbank aufbauen. Oder Sie nutzen gleich die hauseigene → Wiki-Funktion in Teams (siehe hierzu auch unser Erklärvideo zu den Wikis in Microsoft Teams ganz unten, am Ende dieses Beitrags).
Microsoft OneNote:
OneNote ist der digitale Notizbuch-Alleskönner in Office und Microsoft 365. Laut Microsoft handelt es sich um eines der am meisten unterschätzten Office-Programme. In die OneNote-Notizbücher können Sie alle Medienarten (Bilder, Video, Text, Audio-Dateien, Excel-Tabellen, Webseiten etc.) integrieren und auf Endlosseiten übersichtlich strukturieren. Für eine gute Übersicht hilft zudem die Einteilung in Kapiteln, Seiten und Unterseiten. Für die Suchfunktion können zwar leider (noch) keine Metadaten hinterlegt werden, dafür funktioniert die OneNote-Suche aber sogar beim gesprochenen Wort, so dass man sogar Video- und Audio-Dateien nach Schlagwörtern durchsuchen lassen kann. OneNote wird zudem vorzugsweise in der Microsoft-Cloud OneDrive abgespeichert, so dass eine OneNote-Wissensdatenbank quasi automatisch für jeden Berechtigten von überall aus erreichbar ist, auch mobil. Hier finden Sie unsere → Themenseite zu Microsoft OneNote (mit allen Anleitungen und Funktionen einfach erklärt).
Microsoft Viva:
Das relativ neue Microsoft Viva (*2021) ist eine KI-gestützte Produktivitäts- und Lernplattform für Mitarbeiter und Führungskräfte. Microsoft selbst spricht von einer integrierten Kommunikations-, Weiterbildungs- und Kollaborationsplattform. Ein Kernelement ist dabei das einfachere Zugänglichmachen des unternehmenseigenen Fach- und Expertenwissens sowie der im Unternehmen vorhandenen Lernressourcen. Dafür wurde das Modul Viva Topics als Wissensdatenbank nach dem Vorbild von Wikipedia aufgebaut – mit KI-Unterstützung, Maschinellem Lernen und – ganz neu – Machine Teaching für ein automatisiertes Erkennen, Organisieren und Verknüpfen von Inhalten und deren Kontext. Hier erfahren Sie mehr zu → Microsoft Viva als Wissensdatenbank.
Microsoft Yammer:
Yammer ist das soziale Mitarbeiter-Netzwerk (Social-Media-Intranet) in Microsoft 365 – manchmal auch als „internes Mitarbeiter-Facebook“ bezeichnet. Mit Yammer können Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter über die verschiedenen Abteilungen hinweg spielerisch einfach miteinander vernetzen, koordinieren und auch bewahren. Das asynchrone, standortunabhängige und abteilungsübergreifende Kommunikationsnetzwerk wurde mit dem Fokus auf einen effizienten Erfahrungs- und Wissensaustausch in Unternehmen entwickelt. Das macht Yammer zwar nicht zu der bestmöglichen Wissensdatenbank an sich, aber zu einem sehr wirkungsvollen Tool, um zu den bestmöglichen Inhalten für den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank zu kommen! Hier finden Sie mehr Informationen zu den Möglichkeiten und Funktionen von → Microsoft Yammer.
Microsoft Delve:
Die Office 365-App Delve ist eine sehr fortschrittliche, KI-gestützte Anwendung für das Wissensmanagement. Dabei handelt es sich um einen persönlichen, intelligenten und selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten für jeden Mitarbeiter. Jeder Delve-Assistent kann sich dabei automatisch mit jedem anderen Delve-Assistenten im Unternehmen vernetzen. Auf diese Weise bietet das „Datenvisualisierungs- und Discovery-Tool“ ganz neue Möglichkeiten für das Suchen, Finden und Darstellen von Inhalten in der gesamten Dateiablage des Unternehmens. So kann Delve zum Beispiel neue, für Sie relevante aber Ihnen noch unbekannte Inhalte anzeigen. Das Tool ist somit auch ideal für den Einsatz mit einer Wissensdatenbank geeignet. Wie der KI-Assistent konkret funktioniert, erfahren Sie hier in unserem Blogbeitrag zu → Microsoft Delve.
5. So geht’s: Die vier besten Büro-Kaizen-Tipps für den Aufbau einer Wissensdatenbank
Tipp 1: Zuerst das benötigte Wissen für die Wissensdatenbank identifizieren
Im ersten Schritt müssen Sie sich zunächst darüber klar werden, welches Wissen in Ihrem Unternehmen immer wieder gebraucht wird. Fragen Sie dafür alle Angestellten in jeder Abteilung Ihres Unternehmens (zum Beispiel mittels einer Microsoft Forms-Umfrage), bei welchen Themen diese regelmäßig sowie auch selten auf das Wissen anderer zugreifen müssen. Auf diese Weise können Sie herausfinden und priorisieren, welche Informationen Sie für Ihre Wissenssammlung alles zwingend benötigen. Ein guter Weg, die Wissensdatenbank dann von Anfang an übersichtlich aufzubauen und zu gestalten, ist eine klassische Mindmap (hier finden Sie unsere → Büro-Kaizen-Anleitung zum Aufbau einer Mindmap).
Tipp 2: Das benötigte Spezialwissen für Ihre Wissensdatenbank erstellen und einsammeln
Als nächstes muss das im ersten Schritt identifizierte und benötigte Wissen erstellt und eingesammelt werden. Bevor Sie dieses Spezialwissen teuer von außen einkaufen, sollten Sie immer zuerst Ihre eigenen Mitarbeiter befragen. Sie werden vermutlich überrascht sein, welche detaillierten Fachkenntnisse sich die Einzelnen schon auf den verschiedensten Gebieten angeeignet haben. Lassen Sie daher die in jeder Abteilung bereits vorhandenen relevanten Materialien und Unterlagen von allen Mitarbeitenden noch einmal aktualisieren und ergänzen (Tipp: Am besten gleich in der passenden Seitenvorlage für die Datenbank). Sammeln sie die Ergebnisse dann im Anschluss einfach ein.
- Liegt das Spezialwissen jedoch bei nur einigen wenigen Personen, die entweder zeitlich kaum verfügbar sind oder aufgrund von Alter oder Position wenig technikaffin sind, sollten Sie von diesen eine Art „Wissensprofil“ erstellen.
- Da diese herausfordernde Aufgabe viele Organisationen überfordert – aber aufgrund des sich nähernden Rentenalters der Babyboomer-Jahrgänge immer dringender wird – hat ein junges Tech-Unternehmen aus Berlin eine innovative Lösung hierfür gefunden.
- Das Startup „Themis“ entwickelt derzeit ein intelligentes, nutzerfreundliches System, mit dem das Wissen und die Erfahrung älterer Beschäftigte, die das Unternehmen bald in den Ruhestand verlassen, schnell und einfach digitalisiert und damit gesichert werden kann.
- Mittels NLP-Technologien (neuro-linguistisches Programmieren) und einfachem Drag & Drop kann damit deren Spezialwissen innerhalb weniger Minuten aus allen möglichen Medien (von PowerPoint-Vorträgen bis Aktenvermerken) gesammelt werden. Auf diese Weise soll schwer zugängliches und bald nicht mehr verfügbares Wissen Einzelner niederschwellig weitergegeben werden können.
- Nice Fact: Das Startup „Themis“ (nach der gleichnamigen griechischen Göttin der Gerechtigkeit, Sitte, Ordnung und Philosophie) war übrigens einer der sechs Finalisten des „Smart Country Startup Award 2022“ des bundesdeutschen Digitalverbands Bitkom.
Tipp 3: Nutzerfreundlichkeit der Wissensdatenbank für eine einfache Anwendung
Wenn Sie alle Inputs eingesammelt haben, die Sie für den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank benötigen, stellt sich die wichtige Aufgabe der Darstellung. Denn die leichte Zugänglichkeit des Wissens sollte sich nicht nur allein auf den Speicherort beziehen, sondern auch darauf, dass die Inhalte sich auch gut finden und schnell erschließen lassen. Also, dass es eine gute Navigation und Suchfunktion gibt, und dass die Inhalte übersichtlich, verständlich und präzise auf den Punkt formuliert wurden.
- Was „verständlich formuliert“ bedeutet, hängt dabei vor allem von den jeweiligen Themen und den Inhalten ab, aber auch von den Fähigkeiten und Kenntnissen Ihrer Mitarbeiter. Für manche Themen eignen sich beispielsweise Grafiken, Diagramme und Piktogramme besser und für andere wiederum eine Excel-Tabelle, ein übersichtlich strukturiertes und formatiertes Word-Dokument oder auch ein kurzes Erklärvideo.
- Auf jeden Fall sollten die Endnutzer, die auf die Wissensdatenbank zugreifen und damit arbeiten sollen, bei der Entscheidung des Formats mit ins Boot geholt werden. Denn nicht alle können Excel oder SharePoint gleich gut nutzen oder finden sich schnell in langen Textdokumenten zurecht.
- Planen Sie daher Ihre Wissensdokumente gut und vor allem auch in Abstimmung mit Ihrem Team. Denn die Zeit, die Sie sich beim Anlegen und dem Aufbau der Wissensdatenbank sparen, werden Ihre Angestellten doppelt und dreifach benötigen, wenn sie irgendetwas nicht intuitiv verstehen oder gleich auf Anhieb finden können!
Tipp 4: Intranet oder Cloud? Die Wissensdatenbank muss sicher und gut zugänglich sein
Egal, ob Sie nun ein spezielles Datenbanksystem nutzen oder einzelne Dateien gesammelt haben. Die Wissensdatenbank muss sich an einem Ort befinden, auf den alle in Ihrem Team jederzeit zugreifen können. Das kann entweder das Intranet sein oder eine sichere Cloud.
• Das Intranet hat den Vorteil, dass Sie Ihr Unternehmenswissen nicht aus der Hand geben, sondern es in Ihrem System und auf Ihren Servern verbleibt.
• Der Speicherplatz in der Cloud hat den Vorteil, dass die Wissensdatenbank dann auch leichter mobil von unterwegs oder dem Homeoffice aus erreichbar ist. Und Sie müssen sich nicht um die nötige Infrastruktur kümmern.
• Da es sich hierbei jedoch um wertvolles Unternehmensknowhow handelt, sollten Sie unbedingt einen seriösen Cloud-Anbieter mit möglichst hohen Sicherheitsstandards für Business- und Enterprise-Kunden auswählen, wie zum Beispiel die Microsoft 365-Suite.
6. Aufbau einer Wissensdatenbank: Zuständigkeiten & Schulung
Für einen erfolgreichen Start und Einsatz Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie aber unbedingt vorab noch folgende zwei wichtige Aspekte beachten und klären.
|
Zuständigkeiten sowie den Umgang mit Aktualisierungen und Updates klären: |
Mitarbeiter-Schulung zur Einführung in die Nutzung der neuen Wissensdatenbank: |
|
Klären Sie mit allen Beteiligten, wie mit künftigen Updates und Aktualisierungen der Wissensdatenbank umgegangen werden soll. Wer ist für die Updates zuständig (Moderatoren), wer darf alles Aktualisierungen vornehmen und wie soll der Informationsfluss bei solchen Updates laufen? Denn manche Mitarbeitenden drucken sich die Informationen nämlich gerne noch auf Papier aus, um sie immer direkt „physisch“ zur Hand zu haben (wie ein klassisches Sichtbuch). Auch diese Beschäftigten müssen natürlich informiert werden, wenn bestimmte Dateien in der Wissensdatenbank aktualisiert wurden, damit sie ihre Ausdrucke entsprechend anpassen und mit dem aktuellen Stand weiterarbeiten können. Denn veraltete Daten und Informationen nützen niemandem etwas und führen nur zu kostentreibender Fehl- und Doppelarbeit. |
Was nützt das schönste Wissen in der Wissenssammlung, wenn niemand etwas darin findet? Nach dem abgeschlossenen Aufbau Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie daher unbedingt eine interne Schulung für Ihre Mitarbeiter durchführen, in der ihnen alles erklärt und gezeigt wird. Dabei soll die Datenbank dann auch gleich selbst aktiv ausprobiert werden, um Praxis und Übung damit zu bekommen. Die Schulungsunterlagen können Sie dann gleich in die Wissensdatenbank abspeichern oder über einen unternehmensweiten Teams-Kanal allen dauerhaft zur Verfügung stellen (z.B. für neue Mitarbeiter). Wenn Sie Ihre Angestellten dann auch über den Aufbau Ihrer Wissensdatenbank hinaus fortbilden möchten, schauen Sie doch einfach einmal in unserem Weiterbildungsportal vorbei! |
Noch mehr Tipps, Tricks, Vorlagen, Anleitungen und Checklisten für mehr
Effizienz & Produktivität im Büro finden Sie auch hier in unserem
→ kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!
Büro-Kaizen Video-Anleitung: Microsoft Teams „Wiki-Tutorial“
(Dauer 08:23 Minuten)
