Mit einem Kick-off-Meeting werden die Weichen für ein Projekt gestellt – im Positiven wie auch im Negativen. Denn eine Kickoff-Veranstaltung ist mehr als nur eine reine Informationssache. Hier geht es auch um so wichtige und entscheidende Dinge wie Motivation, Inspiration, Kooperation und Gruppendynamik – oder eben um Langeweile, Desinteresse und Dienst nach Vorschrift. Daher sollte eine Kickoff-Veranstaltung nicht nur gut und systematisch organisiert werden. Sie sollten sich wirklich Mühe geben, um das Maximale aus dieser Chance herauszuholen! Einen Leitfaden mit den besten Tipps, wie die Auftaktveranstaltung für Ihren Projektstart ein voller Erfolg wird, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag. Und auch, wie Sie die Planung und Organisation Ihres Kick-off-Meetings besonders effizient und einfach mit den vorhandenen Microsoft 365-Tools schaffen.

Inhaltsverzeichnis

1. Definition: Was ist ein Kick-off-Meeting? Bedeutung, Synonyme & Ziele

„Kick off“ bedeutet auf Deutsch so viel wie „anstoßen, beginnen, lostreten, Auftakt, Anpfiff, Spielbeginn“. Dementsprechend wird das „Kick-off-Meeting“ im Deutschen allgemein als „Auftaktveranstaltung“ bezeichnet. Die beiden offiziellen Schreibweisen lauten nach dem Duden „das Kick-off-Meeting“ oder alternativ auch zusammengeschrieben als „Kickoffmeeting“. Gebräuchliche Synonyme sind Kickoff-Veranstaltung, Eröffnungsbesprechung, Projekteröffnungsbesprechung, Auftakttreffen, Auftaktsitzung, Auftakttagung, Auftaktversammlung, Auftaktbesprechung, Projektstart-Konferenz, Eröffnungskonferenz oder auch Anlaufberatung.

Die kürzeste und einfachste Definition stammt ebenfalls vom Duden. Demnach ist ein Kick-off-Meeting eine „Zusammenkunft aller Beteiligten zu Beginn der Arbeit an einem Projekt“.
Laut einer anderen, weit verbreiteten Definition handelt es sich um einen „Projektstartworkshop“, mit dem Ziel des Teambuildings und der Identifikation aller Beteiligten mit den Projektzielen (Wikipedia).

Als Definition von Kick-off-Meetings wird die Zusammenkunft aller Beteiligten zu Beginn der Arbeit an einem Projekt bezeichnet.

Die vier wichtigsten Ziele eines Kick-off-Meetings: Ausführliche Definition

Ein Kick-off-Meeting ist also eine Auftaktversammlung zum Start eines meist größeren Projekts oder einer neuen Projektphase, bei der ein gemeinsames Verständnis der bevorstehenden Aufgabe erreicht und zugleich auch das Teambuilding gestärkt werden soll. Die Veranstaltung dient somit vor allem der Information über die Inhalte und Rahmenbedingungen des Projekts sowie der Organisation des Projektverlaufs. Darüber hinaus sind aber auch die Motivation der Beteiligten und die Stärkung des Teamgeistes zentrale Anliegen. Somit ergeben sich vier Hauptaufgaben für das Projektstartauftakttreffen.

Information: Das Projekt und die Projektziele werden vorgestellt sowie die Chancen und Risiken aufgezeigt.
Organisation: Die Aufgaben werden verteilt und die Methodik der Zusammenarbeit geklärt.
Motivation: Die Beteiligten werden auf den Erfolg des Projekt eingeschworen und mit Erfolgsaussichten und Anreizen motiviert.
Kommunikation: Der Teamgeist und die Kooperationsbereitschaft werden für eine möglichst produktive Zusammenarbeit gestärkt.

2. Wann findet ein Kick-off-Meeting statt, wer nimmt daran teil und wie lange dauert es?

Das Kick-off-Meeting findet immer erst nach erfolgtem Abschluss der gesamten Projektplanung und vor dem Beginn des realen Projektstarts statt. An dieser Auftaktveranstaltung nehmen auf jeden Fall grundsätzlich immer alle an dem Projekt beteiligten und mitarbeitenden Personen teil, auch wenn diese nicht dem eigenen Unternehmen angehören. Weitere Teilnehmer können – sofern vorhanden – der Auftraggeber, relevante Kunden und auch weitere Stakeholder und Förderer sein.

Die Kickoff-Veranstaltung dauert in der Regel, je nach Umfang des Projekts, entweder einen halben oder einen ganzen Tag.
Das eigentliche Meeting selbst nimmt dabei meist nur 2 bis 3 Stunden in Anspruch.
Die Kickoff-Veranstaltung ist jedoch in einen größeren Rahmen eingebettet, bei dem es neben der Information und Organisation des Projekts eben auch um Socialising, Motivation und Kooperation geht. Ein Baustein hierfür ist zum Beispiel das gemeinsame Mittagessengehen, bei dem es die Gelegenheit für informelle Gespräche und ein gegenseitiges Kennenlernen gibt.
Optional kann am Nachmittag auch anschließend gleich die erste Arbeitssitzung des Kernteams stattfinden. Für Auftraggeber, Kunden, Stakeholder und Förderer endet die Auftaktveranstaltung allerdings meist schon nach der Eröffnungskonferenz oder spätestens nach dem Mittagessen.

3. Projektplanung & Organisation: Die Vorarbeiten vor dem Kickoff-Treffen

Vor der Auftaktveranstaltung muss das Projekt vollständig „schlüsselfertig“ vorbereitet sein. Dazu gehören:

Ziele und Meilensteine definieren: Eine einfache und zugleich wirkungsvolle 3-in-1-Managementmethode für eine kreative Ideensuche, die Analyse der damit einhergehenden Probleme und auch gleich noch das Finden geeigneter Lösungswege ist die → Walt-Disney-Methode. Die Technik ermöglicht neue Denkräume und Perspektiven und liefert dabei zugleich auch noch die benötigten Lösungsansätze.
Aufgaben festlegen: Bei größeren Projekten empfiehlt sich immer das Aufteilen in übersichtlichere Teilprojekte. Diese müssen dann in die einzelnen Aufgaben heruntergebrochen und die konkreten To-Dos festgelegt werden. Die Planung des Projekts und der einzelnen Aufgaben gelingt dabei am einfachsten mit einem geeigneten Projektmanagement-Tool, wie zum Beispiel der → Microsoft 365-App „Planner“.
Zusammenstellung des Teams: Ein Team kann mal mehr oder auch mal weniger sein als die Summe seiner Teile. Denn es kommt dabei stark darauf an, die Synergien optimal zu nutzen, um Schwächen auszugleichen und die Gesamtleistung zu stärken. Eine gute Methodik und Anleitung hierfür, wie man ein Team optimal zusammenstellt, bietet die Managementtheorie der → Teamrollen nach Belbin.
Aufgabenverteilung: Nachdem die Projektziele und Aufgaben definiert und das Projektteam zusammengestellt wurden, müssen die Aufgaben entsprechend zugeteilt werden. Dies geht am einfachsten per Drag & Drop in einer → visualisierten Projektorganisation, wie z.B. im Microsoft Planner.
Ressourcenplanung: Werden für die Projektbearbeitung spezielle Betriebsmittel benötigt? Wie beispielsweise Geldmittel, neue Software-Tools, spezielle Hardware und Elektronik, Anlagen, Fahrzeuge, Konferenzräume, Spezialisten oder externes Knowhow? Tipp: Sie können Ressourcen und Betriebsmittel übrigens auch ohne extra Buchungs-App → direkt in Microsoft Outlook verwalten.
Konkrete Vorbereitung des Kick-off-Meetings: Erst wenn die Planung und Organisation des Projekts abgeschlossen ist, kann es an die konkrete Planung und Vorbereitung des Kick-off-Meetings gehen. Planen Sie hierfür einige Tage an Vorbereitungszeit ein. Kommunizieren Sie den Kickoff-Termin jedoch rechtzeitig im Vorfeld, damit kein Teilnehmer Terminschwierigkeiten bekommt.

Vorbereitung von Kick-off-Meetings — Um Kick-off-Meetings effizient durchzuführen ist eine gründliche Planung im Vorfeld notwendig.

4. Aufbau & Ablauf: Wie sieht eine Kickoff-Auftaktveranstaltung aus?

Begrüßungsrede des Projektleiters: Einleitende Rede des Projektleiters mit Begrüßung der anwesenden Personen und Vorstellung des Meetingablaufs. Dabei gilt: Think big! Denn wer klein denkt, kann meistens auch nur eine geringe Ernte einfahren. Wer aber groß denkt, kann auch viel eher Großes bewirken. Das zeigen übrigens auch die psychologischen Versuche zum „Pygmalion-Effekt“ im Beruf über die erstaunliche Kraft der unbewussten Erwartungshaltungen von Vorgesetzten an ihre Mitarbeiter.
Keynote des Auftraggebers oder Vorstands: Daraufhin folgt eine möglichst engagierte und motivierende Vorstellung des Projektzwecks durch den Auftraggeber, den Unternehmenschef oder den zuständigen Vorstand. Also eine Darlegung der Vision und Ziele des Projekts, der Hintergründe, warum die Mission so wichtig ist, und auch des zu erwartenden Erfolgs bei einer gelungenen Realisierung.
Präsentation des Projektplans: Vorstellung des Projekts und der wichtigsten Details. Das umfasst den Umfang der Aufgaben, die Inhalte, den Zeitplan und die Meilensteine. Aber auch die Rollen der wichtigsten Beteiligten sowie die Kennzahlen für die nötige Erfolgsmessung. Dabei werden ergänzend auch die möglichen Risiken aufgezeigt und welche Einschränkungen für das Projekt gelten (zum Beispiel gesetzliche Auflagen oder auch Abhängigkeiten von anderen Projekten).
Frage- und Diskussionsrunde: Erste Gelegenheit für die Teilnehmer, offene Fragen anzusprechen und zu diskutieren.
Kurze Pause: 15 Minuten Kaffee- und Erholungspause mit kleinen Snacks als Stärkung und gutem Durchlüften des Konferenzraums.
Vorstellung der Teilprojekte und der jeweiligen Hauptverantwortlichen: Details zu den einzelnen Teilprojekten mit namentlicher Vorstellung der jeweils wichtigsten Beteiligten. Tipp: Lassen Sie jede vorgestellte Person auch gleich kurz selbst zu sich und der eigenen Rolle im Projekt Stellung nehmen. So bekommen die Rollen ein Gesicht und umgekehrt.
Fragerunde an die Hauptverantwortlichen & Spezialisten: Nach der Vorstellung der Teilprojekte sollte es erneut Zeit für die Beantwortung offener Fragen geben. Die Teilnehmer des Kick-off-Meetings erhalten so die Gelegenheit, spezifische Fragen an die jeweiligen Verantwortlichen und Spezialisten zu richten. Von den dadurch initiierten Antworten profitiert in der Regel das gesamte Projektteam.
Kurze Pause: 15 Minuten Pause, um im Anschluss an die Vorstellung der Verantwortlichen und Spezialisten eine kurze Gelegenheit für einen informellen Austausch zu bieten (dabei das erneute Lüften der Räumlichkeiten nicht vergessen).
Methodik für die Zusammenarbeit und Kommunikation: Skizzierung der Modelle und Tools für die Zusammenarbeit im Projekt. Das kann zum Beispiel Microsoft OneNote für die Projektdokumentation sein und Microsoft Teams als zentrale Ablage und Kommunikations-Hub. Dabei wird auch die gewählte Vorgehensmethode geklärt (traditionell oder agil) und das Berichtwesen festgelegt, wer wann für wen Berichte erstellt.
Ausblick auf die ersten und nächsten Schritte: Konkreter Ausblick, wie es los- und danach weitergeht.
Abschließende Frage- und Diskussionsrunde: Letzte Gelegenheit für die Teilnehmer, um noch in der großen Meetingrunde offene Fragen anzusprechen oder Methoden, Wege und Lösungen zu diskutieren.
Anreize, Belohnungen & Abschluss: Geben Sie zum Abschluss des Kick-off-Meetings eine kurze Zusammenfassung des Gehörten und schließen Sie mit einem motivierenden Ausblick auf den erhofften Erfolg. Machen Sie zum Abschluss auch ein lukratives Belohnungssystem bekannt! Denn attraktive Anreize motivieren zusätzlich. So können Sie die Teilnehmer zugleich auch mit einem guten und optimistischen Gefühl in die Mittagspause entlassen – und bieten einen willkommenen Gesprächsanstoß, dort miteinander ins Gespräch zu kommen und gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten zu diskutieren.
Gemeinsames Mittagessen: Dient dem gegenseitigen Kennenlernen der Teammitglieder, dem Socializing sowie dem fachlichen Austausch in informeller Runde.
Tipps für die Nachbereitung: Jedem Teilnehmer der Projektauftaktveranstaltung sollte ein Handout mit den wichtigsten Informationen ausgehändigt werden. Alle Personen sollten dann im Nachgang auch die während der Kickoff-Besprechung neu hinzugekommenen Antworten, Denkanstöße und Lösungen übermittelt bekommen. Dafür sollte ein Teilnehmer ein Ergebnis-Protokoll führen und dieses entsprechend ergänzen und aufbereiten. Alle Informationen sollten zudem auch in einem Teams-Wiki zum Projekt hinterlegt werden. Es empfiehlt sich, auch das Meeting selbst aufzuzeichnen und allen Teilnehmern im Nachgang zur Verfügung zu stellen – entweder, um Details noch einmal nachsehen zu können, oder für Projektmitglieder, die aus zeitlichen oder gesundheitlichen Gründen verhindert waren oder die erst später im Laufe des Projekts hinzustoßen.

5. Extra-Tipps für nach dem Kick-off-Meeting: Projektmanagement & Tools

Was kommt nach der Kickoff-Veranstaltung? Ganz klar. Danach wird der Projektabschluss gefeiert! Zwischendrin muss lediglich noch das Projekt bearbeitet und abgeschlossen werden. Dafür müssen Sie jedoch das Rad nicht neu erfinden! Denn geeignete Projektmanagement-Methoden und Tools helfen, das Ganze möglichst effizient und erfolgreich zu schaffen. Also Zeit zu sparen und dabei auch noch an Qualität zu gewinnen. In folgenden Links finden Sie wertvolle Informationen, Anleitungen und Tools für ein möglichst einfaches und effizientes Projektmanagement nach Ihrem Kick-off-Meeting.

Microsoft Planner: Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool.
Was ist Microsoft Project: Was kann das leistungsstarke Project-Tool besonders gut? Mit Video-Tutorial und Alternativen .
Den Planner in Teams integrieren: Wie man den Planner in Microsoft Teams integriert und damit ein unschlagbares Kombi-Tool für dezentral verteilte Projektteams erhält.
Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Anleitungen, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro, bei Meetings und der digitalen Zusammenarbeit!