Sie können eine E-Mail in Outlook mit nur wenigen Klicks zielgenau in Microsoft Teams ablegen. Denn manche E-Mails gehören einfach nach Teams, um den Inhalt oder die darin enthaltenen Aufgaben gemeinsam mit den anderen Team-Mitgliedern bearbeiten zu können. Eine neue Schnittstelle (ein Add-In für Outlook) ermöglicht das nun ganz schnell und einfach, ohne dass man dafür Outlook extra verlassen muss. Alternativ zeigen wir noch zwei weitere einfache Möglichkeiten, wie man eine E-Mail in Outlook zu Teams weiterleiten und dort speichern kann.
Inhaltsverzeichnis
1. Outlook mit Teams verbinden und verknüpfen mit Hilfe eines automatischen Add-In
Um Teams in Outlook einzubinden – und umgekehrt Outlook in Teams – ist ein kleines Add-In erforderlich. Das kostenlose Outlook-Add-In mit dem Namen „Für Teams freigeben“ stammt von Microsoft und synchronisiert Inhalte zwischen den beiden Office-Apps. So können zum Beispiel E-Mails oder Aufgaben ganz einfach direkt aus Outlook zielgenau in Teams abgelegt und gespeichert werden.
- Die Outlook-Teams-Verknüpfung funktioniert automatisch: Das Outlook-Add-In „Für Teams freigeben“ wird automatisch zu Outlook hinzugefügt, sobald auf einem Computer die Desktop-App von Outlook installiert ist und sich der Nutzer oder die Nutzerin dann bei der Microsoft Teams-App anmeldet (in der Teams-Web-App oder dem Teams-Desktop-Client). Voraussetzung ist jedoch, dass die betreffende Person ein Postfach in dem Cloud-gestützten Microsoft-Dienst Exchange Online (Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software) nutzt. Die Funktion ist zudem auch in der Browser-Anwendung Outlook im Web sowie in Outlook für Mac verfügbar.
- Die Outlook-Teams-Verknüpfung funktioniert nicht: Freigegebene Postfächer und Mobilgeräte (iPhone, Tablet, Smartphone) werden derzeit noch nicht von dem Add-In unterstützt. Das automatische Installieren des Add-Ins funktioniert zudem nicht, wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange auf einem lokalen Server installiert hat („On Premises“). Dann fehlt der Teams-Button in Ihrem Outlook-Menü komplett. In diesem Fall überspringen Sie einfach den folgenden Absatz, in dem das Outlook-Add-In „Für Teams freigeben“ beschrieben ist und lesen Sie direkt bei Punkt 3 unten weiter. Dort zeigen wir Ihnen zwei weitere schnelle und einfache Lösungswege als Alternative.
2. Outlook E-Mails in Teams ablegen: Mit dem Add-In „Für Teams freigeben“
- Wählen Sie in Ihrem Outlook-Postfach die E-Mail aus, die Sie in Teams ablegen wollen, und klicken Sie dann in der Registerkarte → Start im Menüband auf die Schaltfläche → In Teams teilen. Tipp: In Outlook im Web müssen Sie zunächst auf die drei Punkte klicken → Weitere Aktionen klicken und finden dann dort die Option → Für Teams freigeben.
- Wählen Sie im anschließenden Dialogfenster aus, wohin Ihre E-Mail in Teams abgelegt und geteilt werden soll. Es stehen entweder Personen (Einzelchats), Gruppen (Gruppenchats) oder Kanäle zur Auswahl.
- Direkt darunter können Sie optional noch eine eigene, zusätzliche Nachricht eingeben. So können Sie der an Teams weitergeleiteten Outlook-Mail noch eine Zusammenfassung, einen Kommentar oder eine Handlungsanweisung voranstellen. (Tipp: Dafür können Sie einzelne Personen auch gezielt mit → @mentions ansprechen).
- Unterhalb des Nachrichtenfeldes kann dann mit einem Häkchen in das Kontrollkästchen → Anlagen einschließen noch festgelegt werden, ob die Anlagen im Dateianhang der E-Mail ebenfalls an Teams weitergeleitet und dort abgelegt werden sollen oder nicht. Nur noch mit einem Klick auf → Teilen bestätigen.
So finden Sie die von Outlook in Teams abgelegten E-Mails:
In Microsoft Teams finden Sie die aus Outlook abgelegten E-Mails an zwei verschiedenen Stellen.
- Im Unterhaltungsverlauf: Zum einen wird ein neuer Beitrag mit einer Vorschau der E-Mail in den Chatverlauf bzw. in die Kanalunterhaltung eingefügt. Die jeweiligen Teams-Mitglieder können diese Vorschau-Mail dann einfach anklicken und den vollständigen Inhalt öffnen. Dieser Beitrag kann auch wie eine gewöhnliche Nachricht kommentiert und darauf geantwortet werden.
- In der Dateibibliothek: Zum anderen werden die aus Outlook in Teams abgelegten E-Mails auch automatisch in der Registerkarte → Dateien dieses Chats oder dieses Kanals abgespeichert (der jeweiligen Dateibibliothek). Ein Klick auf die dort abgelegte Outlook-E-Mail öffnet die E-Mail dann vollständig in Teams, ohne dass Sie dabei die Teams-App verlassen. Die Dateianhänge werden in der Dateibibliothek übrigens separat von der E-Mail abgespeichert. Das verbessert die Übersichtlichkeit und spart Zeit beim Suchen.
- Hinweis: Sämtliche Antworten und Kommentare, die dann in der Folge innerhalb der Teams-App auf eine dorthin geteilte Outlook-E-Mail erstellt werden, bleiben auch in Teams. Es werden keine Antworten aus Teams nach Outlook gesendet – weder an den Verfasser oder die Verfasserin der Original-E-Mail noch an die weiterleitende Person. So können Sie sich in Teams ungestört und folgenlos zu der dort abgelegten Mail austauschen und beraten.
3. Alternative Lösungen: Die E-Mail-Adresse des Teams-Kanals oder Drag & Drop nutzen
Falls das Ablegen einer E-Mail aus Outlook in Teams nicht mit dem oben beschriebenen Add-In funktioniert, gibt es noch zwei alternative Vorgehensweisen, die ebenfalls sehr schnell und einfach funktionieren.
Alternative 1: Die Outlook-Mail einfach an die E-Mail-Adresse des Teams-Kanals weiterleiten
Jeder Kanal in Microsoft Teams besitzt eine eigene E-Mail-Adresse. Diese Kanaladresse können Sie verwenden, um eine E-Mail direkt in Outlook einfach dahin weiterzuleiten. Die E-Mail wird dann (wie oben beschrieben) automatisch als anklickbare Vorschau in die Kanalunterhaltung abgelegt sowie auch in die Registerkarte → Dateien des Kanals abgespeichert.
- Klicken Sie dafür in der Teams-App mit der rechten Maustaste auf den Zielkanal und wählen Sie im Kontextmenü → E-Mail-Adresse abrufen.
- Kopieren Sie die Kanal-Adresse und wechseln Sie in Outlook.
- Leiten Sie dann dort die E-Mail wie gewohnt weiter (Registerkarte → Start → Weiterleiten) und fügen Sie als Zieladresse die E-Mail-Adresse des Teams-Kanals ein (→ Strg + V).
Alternative 2: Die E-Mail einfach per Drag & Drop aus Outlook in Teams hineinziehen
Noch schneller und einfacher geht es mit Drag & Drop. Öffnen Sie den Teams-Kanal, in den Sie die Outlook-Mail kopieren (ablegen) wollen und klicken Sie unten auf den Button → Neue Unterhaltung. Wechseln Sie dann in Ihr Outlook, greifen Sie die gewünschte E-Mail mit gedrückter linker Maustaste und ziehen Sie diese auf das Teams-Symbol in Ihrer Taskleiste unten. Daraufhin wechselt das angezeigte Fenster zu Teams und Sie ziehen die E-Mail mit noch immer gedrückter Maustaste in die neue Unterhaltungszeile. Nun können Sie bei Bedarf noch optional eine eigene Ergänzungsnachricht eintippen und dann die Nachricht mit der → Eingabetaste absenden. Die so in Teams abgelegte Outlook-Mail können Ihre Kollegen nun ebenfalls wieder direkt in der Kanal-Unterhaltung oder über die Kanal-Registerkarte → Dateien öffnen.
- Tipp: Wenn Sie die E-Mail in einen Teams-Chat hinein „Drag & Droppen“ wollen, müssen Sie zunächst die Registerkarte → Dateien in diesem Chat öffnen und die Outlook-Mail dann einfach in diese Registerkarte hineinziehen. (Das Hineinziehen direkt in eine Chat-Nachricht funktioniert im Unterschied zu einer Kanalunterhaltung nicht.)
- Sobald die Outlook-E-Mail in der Chat-Registerkarte „Dateien“ abgelegt wurde, wird auch automatisch wieder ein Nachricht darüber in der Chat-Unterhaltung gepsotet, um die andere(n) Person(en) auf die neue Nachricht hinzuweisen.
4. Problemlösung: Das Senden oder Ablegen einer Mail aus Outlook in Teams funktioniert nicht
Es gibt mehrere Gründe, warum das Ablegen einer E-Mail in Teams nicht funktioniert oder blockiert wird. Hier die Übersicht inklusive Problemlösungen.
- Das Feature zum Senden einer E-Mail an einen Teams-Kanal wurde von Ihrem IT-Administrator deaktiviert. Bitten Sie Ihren Admin, die Einstellungen im Admin-Center zu konfigurieren. Tipp: Dieser kann das Feature auch nur für bestimmte Adress-Domänen zulassen, zum Beispiel nur für die Mitarbeiter Ihres eigenen Unternehmens.
- Eine Person, die Teambesitzer oder Kanalmoderator ist, hat in den Kanaleinstellungen eingeschränkt, wer alles E-Mails an diesen Teams-Kanal senden darf. Wenden Sie sich an den Besitzer oder Moderator, um die Berechtigung für das Senden von Mails an diesen Kanal zu erhalten.
- Der Antispamschutz hat die E-Mail aus Sicherheitsgründen blockiert. Zum Beispiel weil die zugrundeliegende Adress-Domäne als unsicher/unerwünscht eingestuft wurde. Bitten Sie Ihren Administrator, die Spamschutzeinstellungen dahingehend zu überprüfen.
- Das Ablegen der Outlook-Mail funktioniert nicht, weil die E-Mail die maximal zulässigen Größenbeschränkungen überschreitet (maximal 50 Inlinebilder, maximal 20 Dateianlagen als Anhang und insgesamt maximal 10 MB Dateigröße).
- Sie haben die Kanal-E-Mail-Adresse in Outlook als Teil einer Verteilerliste verwendet. Das wird nicht unterstützt. Sie müssen die Kanal-Adresse in Outlook direkt in die Adresszeile der Weiterleitungs-E-Mail einfügen.
5. Die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen aus Teams nach Outlook deaktivieren
Wer viel in Microsoft Teams arbeitet, kennt das Problem. Für fast jede Aktivität wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an Outlook gesendet. Das erzeugt viel Datenmüll sowie unnötige Arbeit und Zeitverlust beim Aufräumen des Postfachs. Das Problem lässt sich aber ganz einfach beheben – und zwar in Teams, nicht in Outlook.
- Öffnen Sie Ihre Teams-App, klicken Sie links oben auf → Aktivität und dann auf die drei Punkte für → Weitere Optionen.
- Klicken Sie im Dropdown-Menü auf → Benachrichtigungseinstellungen, im neuen Fenster auf → Benachrichtigungen und wählen Sie dann auf der rechten Seite bei „E-Mails zu verpassten Aktivitäten“ die Option → Aus.
- Direkt darunter finden Sie zudem die Einstellmöglichkeiten, die Benachrichtigungen individuell für @Erwähnungen Ihrer Person, Teamerwähnungen, Antworten auf Unterhaltungen, Likes und Reaktionen, neu veröffentlichte Beiträge in Kanälen, Besprechungen, Anrufe, Personen etc. bedarfsgerecht festzulegen und zu deaktivieren.
6. Weitere Tipps und unsere Video-Anleitung „Outlook-Mail in Teams ablegen“
Durch die gute Outlook-Teams-Verknüpfung kann man nicht nur E-Mails aus Outlook in Teams ablegen. Man kann beispielsweise auch aus Outlook heraus zu einem Teams-Meeting einladen. Die Teams-Besprechung wird dann automatisch angelegt, ohne dass Sie Outlook dafür extra verlassen müssen. Das ist besonders praktisch, wenn man zum Beispiel gerade in Outlook die Aufgaben- und Wochenplanung macht. Viele weitere praktische Tipps, Tricks und Anleitungen rund um Outlook und Microsoft Teams haben wir Ihnen auf unseren folgenden Themenseiten zusammengestellt. Beachten Sie auch unsere nachfolgende Video-Anleitung „Outlook E-Mail in Teams teilen“!
- Themenseite zu Microsoft Teams: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen und die besten Tipps für einen effizienten Einsatz des Kollaborationstools.
- Themenseite zu Microsoft Outlook: Alle Funktionen rund um den E-Mail-Client, Kalender, Kontakte und Aufgaben einfach erklärt.
- Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praktische Tipps, Tricks, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz in Ihrem Büro!
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Outlook E-Mail „In Teams teilen“ (neue Funktion)
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(Dauer 06:17 Minuten)
