Microsoft Bookings: Das Online-Buchungs-Tool ermöglicht Ihnen und Ihren Kunden eine einfachere Terminvereinbarung (Anleitung mit Video-Tutorial)

Mit der App „Microsoft Bookings“ (engl.: Buchungen, Reservierungen) steht Ihnen in Microsoft/Office 365 ein unkomplizierter Online-Buchungskalender zur Verfügung, der Ihnen und Ihren Kunden die Terminvereinbarung wesentlich vereinfacht. Und das Schöne dabei ist, die Buchungs-App erledigt dann viele bislang lästige Arbeitsschritte der Terminverwaltung teilautomatisiert von selbst! Die Booking-App lässt sich schnell einrichten und dann kundenseitig kostenlos via Webbrowser nutzen. Wie der Online-Buchungskalender konkret funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels.

1. Was ist Microsoft Bookings?

Die Office-App Microsoft Bookings hat nichts mit dem beliebten Urlaubsportal booking.com zu tun. Die Gemeinsamkeit ist lediglich, dass beide einen Online-Buchungskalender nutzen. Microsofts Online-Terminplanungs-App „Bookings“ richtet sich jedoch an Dienstleister und kleinere Unternehmen und bietet diesen sowie deren Kunden eine einfachere und in weiten Teilen automatisierte Terminbuchung. Die im März 2017 veröffentlichte App kann aber nicht nur die Terminvereinbarung für und mit Ihren Mitarbeitern erleichtern. Alternativ kann das Onlinetool auch für den internen Einsatz zur Buchung und Planung von Unternehmensressourcen genutzt werden, zum Beispiel von Firmenwagen, Außendienst-Laptops oder Besprechungsräumen.

• Mit dem Online-Buchungsdienst sind Sie quasi immer erreichbar und Ihre Kunden können jederzeit (24/7) die noch freien Termine bei Ihnen einsehen und sich einen individuell passenden Zeitraum buchen. Auch Buchungsänderungen, Terminverschiebungen oder Stornierungen können jederzeit online getätigt werden, ohne dass dies eine zusätzliche Kommunikation für Sie bedeutet.
• Die Booking-App versendet automatisch Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails an den Kunden und den gebuchten Mitarbeiter. Optional erstellt die App dann auch gleich noch automatisch eine Microsoft-Teams-Besprechung für den gebuchten Zeitraum mit und verschickt einen Einladungslink, so dass Ihnen diese ganzen Arbeitsschritte erspart werden.
• Sämtliche Buchungen und Terminplanungen werden mit Microsoft Teams, dem Outlook-Kalender oder auch dem Google Kalender synchronisiert, so dass Ihr Terminkalender stets aktuell ist und es zu keinen zeitlichen Überschneidungen kommt.

2. Was kostet Microsoft Bookings?

Die Buchungs- und Reservierungs-App ist ein Bestandteil der Microsoft/Office 365 Pläne Business (Standard und Premium), Education (A3 und A5) sowie Enterprise (E3 und E5). Wenn Sie über die entsprechende Lizenz verfügen, können Sie Bookings auch als mobile App auf iOS- und Android-Geräten nutzen (Smartphones und Tablets). Ihre Kunden können den Online-Buchungskalender dabei jederzeit und ohne Einschränkungen, oder auch eigenem Microsoft-Konto, kostenlos nutzen. Ihre Kunden benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser.

3. Der Datenschutz bei Microsofts Booking-App (DSGVO)

Jeder neue Reservierungskalender erstellt ein eigenes Postfach in Microsoft Exchange mit einem dazugehörigen Eintrag in Azure Active Directory (AAD). Sämtliche Buchungsdaten der Booking-App werden dann in dem entsprechenden Microsoft Exchange-Postfach gespeichert. Dabei werden dieselben Compliance-Richtlinien angewendet, wie bei allen anderen Office-365-Apps auch. Mehr Details zu der Konformität von Microsoft/Office 365 mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfahren Sie hier → „Microsoft Office 365: Datenschutz & DSGVO“.

4. Die Buchungs-App starten inklusive „Schnellzugriffs-URL“

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Bookings öffnen können.

1. Melden Sie sich auf dem Webportal von Microsoft 365 an → https://www.office.com/ und wählen Sie im App-Bereich „Bookings“ bzw. „Buchungen“ aus.
2. Mit einem mobilen Endgerät können Sie sich die Buchungs-App auch aus dem jeweiligen App-Store herunterladen (Google Play oder iTunes).
3. Alternativ können Sie die Webanwendung auch ohne Umwege direkt in Ihrem Browser öffnen. Dafür hat Microsoft die eigene Webseite → http://book.ms/ eingerichtet. Das ermöglicht einen Direktzugriff und erspart Ihnen das Suchen der App im Office-Webportal.

5. Anleitung: So funktioniert der Online-Buchungskalender „Microsoft Bookings“

Schritt 1: Die „Unternehmensinformationen“, Firmenlogo und Öffnungszeiten eintragen

Klicken Sie im vertikalen Menü am linken Bildschirmrand auf die Option → Unternehmensinformation und geben Sie dann in der rechten Fensterhälfte die Basis-Informationen zu Ihrem Unternehmen ein, z.B. Firmennamen, Adresse, Telefonnummern, URL der Webseite etc. (siehe Abb. 2) und laden Sie Ihr Firmenlogo hoch. Letzteres ist wichtig, um das Layout der für Ihre Kunden sichtbaren Online-Buchungsseite individuell an Ihr Unternehmen anzupassen. Neben den Geschäftsinformationen können Sie hier auch noch Ihre Öffnungszeiten eintragen, innerhalb derer Sie für Ihre Kunden buchbar sind. Bestätigen Sie die Eingaben abschließend mit einem Klick auf → Speichern in dem grauen Menüband am oberen Bildschirmrand.

Schritt 2: Alle buchbaren „Dienste“, Services und Leistungsbausteine eingeben

In dem Menüpunkt „Dienste“ können Sie alle Ihre von den Kunden buchbaren Services und Leistungsbausteine eingeben, die zur Auswahl stehen. Dies können z. B. verschiedene Massagearten sein, Haarschnitte, Beratungspakete oder auch Unternehmensressourcen. Mit einem Klick auf → Dienst hinzufügen können Sie weitere buchbare Services anlegen.

Schritt 3: Die einzelnen „Dienste verwalten“, konkretisieren und Buchungsrichtlinien festlegen

Mit einem Klick auf einen bereits erstellten Dienst (siehe Schritt 2) können Sie diesen bearbeiten und z.B. den Namen oder die Kurzbeschreibung ändern oder auch interne, nur für Ihre Mitarbeiter sichtbare Notizen eintragen (z.B. eine Checkliste). Hier können Sie auch die entsprechenden Richtlinien festlegen, die für diesen Booking-Dienst gelten sollen, wie z.B. die Standarddauer eines Termins, wie lang die automatische Pufferzeit zwischen zwei aufeinander folgenden Terminen betragen soll und ob die Kunden ihre Termine auch selbstständig online verwalten können (für kundenseitige Änderungen, Verschiebungen, Stornierungen).

• Tipp: Mit einem Klick auf → Onlinebesprechung festlegen können Sie zudem veranlassen, dass die Bookings-App auch gleich noch automatisch eine passende Besprechung in Microsoft Teams anlegt und allen Beteiligten automatisch einen Einladungslink hierzu versendet (siehe Abb. 3).
• Optional können hier auch noch → Benutzerdefinierte Felder frei gestaltet werden, mit denen Sie beim Online-Buchungsvorgang Informationen von Ihren Kunden abfragen können, wie zum Beispiel den Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anliegen, Sonderwünsche u.a.m. (siehe Abb. 4).
• Abschließend können Sie in diesem Bereich auch noch die Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktion feinjustieren (z.B. Zeitpunkt, Textinhalt, ob per E-Mail oder SMS) sowie ganz am unteren Ende der Seite die jeweiligen Mitarbeiter für diesen Dienstleistungs-Service zuweisen.

Schritt 4: Die buchbaren „Mitarbeiter“ für die Dienste hinzufügen

Unter diesem Menüpunkt können Sie weitere Mitarbeiter für Ihre buchbaren Services und Dienste hinzufügen sowie durch einen Klick auf einen einzelnen Mitarbeiter weitere Details zu diesem einstellen, wie z.B. dessen individuelle Arbeitszeiten.

• Wichtig: Im Bereich „Verfügbarkeit“ rechts oben können Sie festlegen, ob alle Termine, die bereits im Outlook-Kalender dieses Mitarbeiters eingetragen sind, dessen Verfügbarkeit für Microsoft Bookings beeinflussen sollen oder nicht (siehe Abb. 5)
• Es empfiehlt sich auf jeden Fall, hier das Häkchen zu setzen und die Funktion zu aktivieren, damit nur die tatsächlich verfügbare Zeit der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt werden und es zu keinen Terminüberschneidungen kommt.

Schritt 5: Die „Buchungsseite“ von Microsoft-Bookings (= Kundensicht) anpassen

Unter diesem Menüpunkt können Sie das Layout (Farbschema und Logo) sowie weitere Details der Buchungsseite festlegen, die Ihre Kunden Online zu sehen bekommen, wenn sie einen Termin mit Ihnen vereinbaren wollen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten in diesem Menübereich sind die Buchungszeiten und Intervalle, das Einholen der Zustimmung des Kunden zur Datenverwendung, ob der Kunde sich einen Mitarbeiter aussuchen darf sowie allgemeine Urlaubszeiten, in denen keine Termine buchbar sind.

• Wichtig: In dem Seitenbereich „Steuerung des Zugriffs auf die Buchungsseite“ können Sie mit einem Häkchen bei → Ein Microsoft-365 oder Office-365-Konto von meiner Organisation anfordern auch einstellen, ob die Microsoft-Bookings-App nur für den internen Gebrauch bestimmt ist, z.B. für das Verwalten von Unternehmensressourcen. Sollen jedoch auch Kunden außerhalb Ihres Unternehmens über das Online-Tool buchen dürfen, darf hier kein Häkchen gesetzt werden (siehe Abb. 6).
• Klicken Sie abschließend im grauen Menüband oben auf → Speichern und veröffentlichen. Ihr Buchungskalender ist nun online und aktiv.

Schritt 6: Die Booking-Seite mit Ihren Kunden teilen und in Microsoft Teams, WordPress & Co integrieren

Sobald Ihr Buchungskalender veröffentlicht wurde und damit online ist, zeigt Ihnen Bookings im Menüpunkt „Buchungsseite“ zentral ganz oben den dazugehörigen Link zum Teilen Ihres Bookingkalenders an (siehe Abb. 7). Diesen Link können Sie auf Ihrer Webseite einbauen, in Ihre E-Mail-Signatur integrieren, per E-Mail verschicken etc. Alternativ stehen Ihnen hier auch Schnellklickbuttons für das Streuen der Booking-Buchungsseite über Ihre sozialen Medien zur Verfügung (Facebook und Twitter).

• Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Einbetten in der grauen Menüleiste ganz oben erhalten Sie alternativ auch einen HTML- oder iFrame-Code zum Einbetten des soeben erstellten Buchungskalenders auf Ihrer Webseite (egal ob WordPress, Drupal, Magento usw.).
• Auch in Microsoft Teams lässt sich Bookings ganz einfach hinzufügen. Sie müssen die App lediglich als neue Registerkarte an einen Teams-Kanal anheften.

Schritt 7: „Kunden“ pflegen, verwalten und Kundendaten ergänzen

Unter dem Menüpunkt „Kunden“ hat Microsoft das Kontaktbuch von Bookings angelegt. Hier können Sie alle Details zu Ihren einzelnen Kunden einsehen, z.B. was für Informationen diese beim Buchungsvorgang angegeben haben (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, in den benutzerdefinierten Eingabefeldern etc.). Hier können Sie auch Eintragungen manuell vornehmen, um die Kundenprofile zu präzisieren und zu ergänzen, also z.B. Vorlieben, Präferenzen oder weitere Details eintragen.

Schritt 8: Den „Kalender“ Ihrer Bookings-Buchungen manuell ergänzen und ausdrucken

In dem Menüpunkt „Kalender“ wird Ihnen eine kalendarische Übersicht über alle Ihre mit Microsoft Bookings gebuchten Kundentermine angezeigt. Hier können Sie auch noch jederzeit Termine manuell eintragen, die Sie über ein anderes Medium vereinbart haben (beispielsweise per Telefon oder E-Mail) und die daher noch nicht in Ihrem Bookings-Kalender stehen.

• Tipp: Den Buchungs-Kalender können Sie sich hier auch ausdrucken lassen.
• So haben Sie die aktuelle Kalenderwoche mit allen gebuchten Terminen klassisch auf Papier und damit auch offline stets übersichtlich zur Hand.

6. Video: Microsoft Bookings Tutorial (deutsch)

(Dauer 16:14 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft-Booking-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Bookings? 00:23
3. Wie bekomme ich Bookings? 00:55
4. Bookings einrichten 01:30
5. Unternehmensinformationen 01:50
6. Dienste 02:38
7. Mitarbeiter 07:17
8. Buchungsseite 08:33
9. Kunden 13:30
10. Start 14:57
11. Fazit 15:09

7. Extra-Tipp: Das Bookings-Tool in Microsoft Teams integrieren

Microsoft Teams (*2017) ist der offizielle Skype-for-Business-Nachfolger. Dabei kann es jedoch viel mehr als sein Vorgänger. Denn Teams ist nicht nur eine Kommunikationsplattform für alle Formen der digitalen Kommunikation, sondern auch Kollaborationsplattform für die dezentrale digitale Zusammenarbeit. Ein besonders praktisches Feature dabei ist, dass auch externe Tools und Programme in Teams integriert werden können, so dass verschiedene Softwareanwendungen aus einer einzigen Nutzeroberfläche heraus bedient und gemeinsam genutzt werden können. Daher empfiehlt es sich für Teams-Nutzer, auch die Microsoft Bookings-App in Form einer neuen Registerkarte in ihr Teams einzubinden (siehe Link in Schritt 6). Wie Sie dann Teams selbst am besten nutzen, erfahren Sie hier.

• Einführung in Microsoft Teams: Aufbau, Anleitungen und Schulungen für die zentrale Kollaborations-Plattform in Microsoft/Office 365.
• Anleitung für die neue Microsoft Teams-App „Schichten“: So wird das Erstellen eines Dienstplans kinderleicht (mit Video-Tutorial).
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