Microsoft Teams kostenlos für Privatnutzer: Einschränkungen und Unterschied zur Vollversion in Microsoft 365

„Halbe Kraft voraus!“ – was kann die Vollversion von Microsoft Teams, was „Microsoft Teams kostenlos“ nicht kann? Welche Einschränkungen und Limits die Gratis-Programmversion hat und wie Sie Microsoft Teams kostenlos nutzen können, erfahren Sie hier in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 6 Minuten

1. Einführung: Was ist und was kann Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist der Nachfolger des hauseigenen Skype. Microsoft hat seine Teams-Software als DIE zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform (laut Eigenwerbung „als den ultimativen Hub“) für die digitale Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365 und damit in Unternehmen und Organisationen konzipiert. Dafür wurde es allerdings nicht von Grund auf neu entwickelt. Vielmehr vereint es wichtige Funktionalitäten, die es von vielen anderen Office- und Microsoft-365-Apps übernommen hat, wie z. B.:

• Von Skype: Kommunikation, Chatten und Video-Konferenzen
• Von Outlook: E-Mail-Postfach, Kalender und Aufgabenverwaltung
• Von Microsoft Groups: Gruppentool für gemeinsame digitale Arbeitsräume

Und was Microsoft Teams selbst nicht kann, wird einfach eingebunden!

Darüber hinaus nutzt Microsoft Teams auch weitere wichtige Office-Tools und Microsoft-365-Dienste, wie den Cloud-Hybridspeicher OneDrive sowie SharePoint, den Verteil-Dienst Exchange Online Server oder das digitale Notizbuch OneNote. Und das ist noch längst nicht alles. Teams ist wie ein Schweizer Taschenmesser mit Universaladapteranschluss.

• Über 700 weitere Apps – auch von Drittanbietern wie Google, Oracle, Adobe, Trello, SAP & Co – lassen sich als Registerkarte in Teams integrieren, von dort aus starten und dann gemeinsam nutzen und bearbeiten.
• Dadurch ist die Vollversion von Microsoft Teams extrem vielseitig und einer der fortschrittlichsten Vertreter seiner Art.
• Hinweis: Einen guten Überblick, was Microsoft Teams in der kostenpflichtigen Vollversion alles kann, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag „So funktioniert Microsoft Teams“.

2. An welche Zielgruppe richtet sich nun das kostenlose Microsoft Teams free?

„Microsoft Teams kostenlos“ wurde aus dem Microsoft-365-Verbund herausgelöst und ist damit als eigenständige Standalone-Lösung verfügbar. Daher muss zwar kein extra Microsoft 365 Abonnement (kostenpflichtig) abgeschlossen werden. Dafür stehen allerdings dementsprechend auch nicht die vielseitigen Services, Dienste und die Power der vielen weiteren (kostenpflichtigen) Office-365-Tools zur Verfügung. Das Ergebnis ist eine abgespeckte Teamsversion, die zwar die wichtigsten Funktionen bietet, aber eben längst nicht alle.

• Die Vollversion ist ein umfassendes Kommunikations- und Kollaborations-Tool für die digitale Zusammenarbeit innerhalb einer Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenz – also für die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. (Hinweis: Externe Kontakte können als „Gäste“ mit meist eingeschränkten Berechtigungen hinzugefügt werden.)
• „Microsoft Teams kostenlos” adressiert hingegen alle Nutzer und Privatnutzer, die kein Microsoft 365 Business oder Enterprise besitzen oder benötigen. Diese können somit die Grundfunktionen von Teams kostenlos nutzen.
• In der kostenlosen Privatanwendung stehen zwar weiterhin viele Kommunikationsfunktionen zur Verfügung. Dagegen fallen die Organisations- und Kollaborationsfunktionen, ebenso wie die verfügbaren Ressourcen (z. B. der Speicherplatz pro Nutzer), deutlich geringer aus.

3. Einschränkungen: Was kann die kostenlose Version von Microsoft Teams?

Selbstverständlich besitzt auch die kostenpflichtige Vollversion von Microsoft Teams zahlreiche Limits. Zum Beispiel dürfen pro Microsoft/Office-365-Lizenz „nur“ bis zu 500.000 Teams mit jeweils maximal 25.000 Mitgliedern und bis zu 100 Besitzern erstellt werden. Außerdem können nur 1.000 Kanäle pro Team hinzugefügt werden. Dabei stehen jedem Nutzer 1 TB zuzüglich 10 GB pro erworbener Lizenz an Speicherplatz in der Microsoftcloud zur Verfügung. Diese maximalen Limits fallen für die kostenlose Microsoft Teams free-Version deutlich geringer aus, zudem gibt es weitere Einschränkungen.

Hinweis: Microsoft entwickelt seine Produkte wie Microsoft 365 und auch Teams regelmäßig weiter. Dementsprechend verändert sich auch regelmäßig deren Leistungsumfang. Den aktuellen Stand entnehmen Sie daher bitte immer den jeweiligen Produktseiten auf der offiziellen Webseite von Microsoft.

Einschränkungen, wenn Sie Microsoft Teams kostenlos nutzen wollen

Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Einschränkungen der kostenlosen Version von Microsoft Teams aufgelistet.

• Geringerer Speicherplatz: Nur 5 GB pro Benutzer und 10 GB freigegebener Speicher pro Team in der Gratisversion, gegenüber einem 1 TB pro Organisation, 10 GB pro Nutzer und bis zu 25 TB für die Teams-Dateien.
• Weniger Besprechungsfunktionen (bei Videokonferenzen): Keine Aufzeichnung der Videokonferenzen, keine extra Webinar-Funktion und auch keine Online-Events (Liveereignisse mit bis zu 20.000 Teilnehmern). Außerdem können bei einer Besprechung bis zu 100 Teilnehmer anwesend sein. Dabei sind Audio- sowie Videoanrufe auf bis zu 60 Minuten für Gruppen beschränkt und persönliche Besprechungen dürfen bis zu 30 Stunden dauern.
• Weniger Apps: In der kostenlosen Teams-Version können weniger Apps eingebunden werden als in der kostenpflichtigen.
• Keine Zusammenarbeit in den Office-Desktopanwendungen: Die Desktop-Anwendungen von Word, Excel, PowerPoint & Co sind kostenpflichtig. Daher können im kostenlosen Teams nur die weniger leistungsstarken Microsoft Office Online Apps gemeinsam genutzt werden.
• Keine Telefongespräche und Audiokonferenzen: Die erweiterten Telefonierfunktionen stehen nur in dem kostenpflichtigen Microsoft Teams zur Verfügung, nicht in der kostenlosen App. Jeder, der eine Audiokonferenz einrichten möchte, braucht eine Lizenz.
• Weniger Verwaltungs- und Support-Optionen: Es fehlen zum Beispiel konfigurierbare Benutzereinstellungen und Richtlinien sowie Verwaltungstools für die Verwaltung von Benutzern und Apps. Zudem steht auch kein 24/7-Kundensupport zur Verfügung, sondern nur die hauseigenen Anleitungen sowie die Antworten auf Probleme in der Microsoft-Community (Foren).
• Kein Microsoft Teams Admin Center: Die kostenlose Version bietet nur eine begrenzte Administratorrolle ohne erweiterte Administratorfunktionen und auch keinen Zugriff auf das Microsoft Teams Admin Center. Dabei hat die erste Person, die sich von dem Unternehmen registriert eine eingeschränkte Administratorrolle.
• Sicherheit und Compliance: Keine Multifaktor-Authentifizierung und keine erweiterten Berichte, Analysen und Audits.
• Verfügbarkeit: Im Unterschied zur kostenpflichtigen Version sichert Microsoft für die kostenlose Teams-App auch keine garantierte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent zu.

4. Wie kann man Microsoft Teams kostenlos nutzen? (Download + Web-Login)

Sowohl die Vollversion wie auch die Gratis-Version von Microsoft Teams gibt es als Web-App, die man einfach über den Browser nutzt, sowie auch als Desktop-App, die von der Microsoft-Homepage heruntergeladen und dann lokal auf dem eigenen Computer installiert wird. Darüber hinaus gibt es auch noch kostenlose Mobil-Teams-Apps für Smartphones und Tablets (Android und iOS). Hier finden Sie die entsprechenden Links zu dem Original-Herstellerdownload bei Microsoft.

• Download zu Microsoft Teams kostenlos
• Login-Seite zur Web-Teams-App

Hinweis: Auch für das kostenlose Microsoft Teams muss man sich registrieren und anmelden!

Um Microsoft Teams nutzen zu können, benötigt man ein persönliches Nutzerkonto bei Microsoft. Dies gilt auch für die kostenlose Standalone-App. Denn nur mit solch einem Nutzerkonto (E-Mail-Adresse + Passwort) kann Microsoft den Zugriff auf das dazugehörige Teams verifizieren und kontrollieren. Also, dass nur die berechtigten Nutzer auch jeweils Zugang dazu erhalten – und alle anderen nicht.

• Solch ein Nutzerkonto kann man durch eine kostenlose Registrierung bei Microsoft erhalten. Hierfür wird lediglich eine gültige E-Mailadresse benötigt. Dabei werden auch E-Mailkonten von Drittanbietern akzeptiert, wie zum Beispiel von Gmail, GMX, Yahoo, Web.de oder Freenet.
• Wer bereits irgendein Konto bei Microsoft besitzt, wie zum Beispiel via Skype, Outlook.com, OneDrive oder für Microsofts Xbox, benötigt kein neues Nutzerkonto, sondern kann dieses auch für das kostenlose Microsoft Teams verwenden und sich gleich damit anmelden und sofort loslegen.
• Andernfalls muss zunächst der Registrierungsprozess durchlaufen werden. Öffnen Sie dafür die Microsoft Teams Webseite in Ihrem Browser, klicken Sie dann auf die Schaltfläche/Button → Kostenlos registrieren und geben Sie Ihre zu verwendende E-Mailadresse ein. Daraufhin wird Ihnen sofort ein Sicherheits-Code an diese E-Mailadresse gesandt (um zu prüfen, ob Sie auch tatsächlich deren BesitzerIn sind). Diesen Code einfach kopieren, in den Registrierungsprozess eingeben, einige persönliche Daten hinzufügen und fertig ist das kostenlose Microsoft-Konto.

5. Tipp: Die Teilnehmer einer Videokonferenz benötigen gar kein eigenes Teams-Konto

Ein häufiger Irrtum ist, dass Teilnehmer einer Microsoft Teams Besprechung (Videokonferenz) ein eigenes Microsoft- oder Teams-Konto benötigen würden, um daran teilnehmen zu können. Dies ist nicht der Fall. Es wird weder die kostenlose Microsoft Teams-Desktop-App benötigt und auch kein kostenloses Microsoft Nutzerkonto.

• Der Organisator einer Teams-Besprechung benötigt selbstverständlich Zugang zu der Teams-App. Dabei ist es jedoch egal, ob die Vollversion oder die kostenlose Gratis-App verwendet wird.
• Der Besprechungsorganisator kann dann weitere Teilnehmer zu der Videokonferenz einladen. Dies erfolgt meist über das Teilen oder Versenden eines Links.
• Externe Nutzer können nun mittels dieses Links und der Web-Teams-App an dieser Besprechung teilnehmen, ohne sich extra bei Microsoft registrieren zu müssen. Dies funktioniert allerdings nur in der Web-App (in Microsoft Edge oder Google Chrome), da für die Desktop-App ja eine wenn auch kostenlose Registrierung erforderlich ist.
• Mehr Details und Tipps zu den Teams-Besprechungen finden Sie hier → „Anleitung für eine Microsoft Teams Videokonferenz: Alle Funktionen für die Online-Besprechungen im Überblick (mit Video-Tutorial)“.

6. Video-Tutorial: Microsoft Teams – Die Top 11 versteckten Funktionen!

(Dauer 08:56 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials zu Microsoft Teams

1. Einleitung 00:00
2. E-Mail in einen Teams Kanal ablegen 00:22
3. Spotlight in Meetings aktivieren 01:10
4. Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung im Meeting verbieten 02:14
5. Einstellungen wer im Meeting präsentieren darf 02:56
6. Anwesenheitsliste eines Meetings herunterladen 03:27
7. Abstimmung in einem Kanal durchführen 03:55
8. Wichtige Chats anheften 04:40
9. Rich-Text Nachrichten im Chat nutzen 05:17
10. Outlook-Aufgabe aus Chat-Nachricht erstellen 06:35
11. Tastenkombinationen in Teams nutzen 07:34
12. Dark Mode verwenden 08:04