Mit der Office App arbeiten – auf Smartphone und PC

9. März 2020

Wenn Sie einen Microsoft-Rechner mit dem Betriebssystem Windows 10 nutzen, dann haben Sie die Office App sicher schon einmal gesehen. Im Startmenü wird sie einfach mit Office bezeichnet. Von hier aus erhalten Sie Zugang zu allen Office-Anwendungen in Office 365, wenn Sie ein entsprechendes Abonnement besitzen. Welche Optionen es hier gibt und welche die richtige für Ihre Zwecke ist, können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen zeigen, was über die Office App alles möglich ist und wie Sie einige dieser Anwendungen auch auf dem Smartphone (iOS und Android) nutzen. Outlook ist in der mobilen Version nicht enthalten; diese App müssen Sie für Ihr Smartphone extra herunterladen und einrichten. Wie das geht und was die mobile Outlook-Version leistet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Die Office App auf dem Desktop-PC nutzen
2. Office App auf dem Windows-Rechner: weitere Funktionen
3. So nutzen Sie die Office App mit Ihrem Smartphone
4. Weitere Features der mobilen Office App
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 9 Gründe für Office 365

Die Office App auf dem Desktop-PC nutzen

Wenn Sie ein Office 365-Abonnement besitzen, können Sie die Tools der Office-Suite ohne Einschränkungen genauso nutzen wie ältere Versionen, also zum Beispiel wie in Office 2016.

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So stellt sich Office 365 nach dem Öffnen dar. Angezeigt werden zunächst alle Dokumente, mit denen Sie kürzlich gearbeitet haben.

Das große Plus der Office App erschließt sich gleich auf den ersten Blick. In der Oberfläche werden nämlich sämtliche Office-Dokumente gelistet, mit denen Sie in letzter Zeit gearbeitet haben – ob Word, Excel, PowerPoint oder OneNote. Unter den Dateinamen sehen Sie direkt, wo sich der Speicherplatz einer jeden Datei befindet. Mit einem Klick auf die Datei können Sie das gewünschte Dokument direkt in der jeweiligen Anwendung öffnen – der Umweg über den Ordner, in dem sich das File befindet, entfällt also.

An dieser Stelle muss man Microsoft mal ausdrücklich loben. Wer Office und die enthaltenen Programme schon länger nutzt, der weiß auch, dass das nicht immer ohne Schwierigkeiten abläuft. Ziemlich genial ist aber, dass Sie beispielsweise mit einer älteren Version von Office, im Testfall war das Office 2016, die Dateien ebenfalls öffnen können. Office 365 kommuniziert den Befehl nämlich reibungslos an die 2016er-Version von Word, Excel und Co., und diese Desktopanwendungen öffnen die Dateien dann problemlos.

Mit OneDrive, dem Cloudspeicher von Microsoft, funktioniert die Kommunikation ebenso gut. Gehen Sie mit dem Mauszeiger einfach in die Zeile des Dokuments, das Sie hochladen möchten.

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Die Mouseover-Funktion über dem Pfeil generiert den Text „Hochladen auf OneDrive“ (im Bild nicht erfasst). Mit einem Klick kommen Sie zum nächsten Dialogfeld.

Klicken Sie auf den nach oben weisenden Pfeil. Je nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, müssen Sie zuerst noch die Berechtigung erteilen, dass OneDrive Office-Dateien uploaden darf, das bedarf aber nur noch eines Mausklicks. Wenn die Berechtigung vorliegt, wird Ihnen im nächsten Schritt folgendes Fenster angezeigt:

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Die Upload-Berechtigung lag in diesem Fall vor, die gewünschte Datei wurde direkt in OneDrive hochgeladen.

Wenn Sie diesen Schritt das erste Mal ausgeführt haben, dann möchten Sie sicher überprüfen, ob der Upload auch wirklich geklappt hat. Klicken Sie in der Office App oben in der Reihe einfach auf OneDrive. Daraufhin öffnet sich die Website mit Ihrem persönlichen Speicher – und die hochgeladene Datei ist dort aufgeführt (s. grünes Kästchen rechts unten im Bild).

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Wenn das Hochladen funktioniert hat, können Sie das Dokument direkt in OneDrive sehen.

Office App auf dem Windows-Rechner: weitere Funktionen

Microsoft Office ist aber noch deutlich vielseitiger. Um herauszufinden, was Sie mit Ihrem Office 365-Abo (oder mit einer älteren Vollversion) noch alles machen können, klicken Sie im Startfenster der App auf den Button mit dem Pfeil und der Beschriftung „Alle Apps“. Hier sehen Sie, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen. Mit den meisten Abo-Varianten von Office und mit früheren Vollversionen können Sie im Prinzip alle Apps nutzen.

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In dieser Office-Version stehen nahezu alle Tools zur Verfügung, nicht jedoch Teams und SharePoint. Mit den angezeigten Programmen lässt sich aber schon hervorragend arbeiten.

Dazu gehören nicht nur die am häufigsten genutzten Anwendungen Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sondern auch Tools wie Access, Publisher, Forms und viele weitere Funktionen. Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter Office 365-Abonnements abschließen, gewähren den Angestellten also Zugriff auf eine sehr große Zahl an Tools mit äußerst umfangreichen Features.

So nutzen Sie die Office App mit Ihrem Smartphone

Der Umgang mit der Office App auf dem Smartphone ist fast noch intuitiver als auf dem Desktop-PC. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen. So ist beispielsweise die Outlook App nicht in der Suite enthalten; allerdings können Sie Outlook als eigenständige App im Store herunterladen. Und auch einige andere Tools fehlen. Auf dem Smartphone – unser Test wurde mit dem iPhone ausgeführt – stehen Ihnen die Programme Word, Excel und PowerPoint sowie das Notizen-Feature zur Verfügung.

Der Sinn der Benutzung der mobilen Office App liegt natürlich darin begründet, dass Sie Dokumente mit dem Smartphone bearbeiten und speichern können. Nach der Installation der App melden Sie sich also mit Ihrem Office-Konto an. Das funktioniert in der Regel zuversichtlich, und schon landen Sie auf der Startseite der mobilen Office App (im Bild links).

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Links der Startbildschirm, in der Mitte die Bearbeitungsansicht und rechts die Optionen, was Sie mit dem Dokument machen können.

Wenn das Dokument, das Sie bearbeiten möchten, gleich auf der Startseite angezeigt wird, dann öffnen Sie es einfach durch Antippen und schon befinden Sie sich im Bearbeitungsmodus. Erscheint das Dokument nicht in der Liste, dann müssen Sie es manuell öffnen, indem Sie auf das Ordnersymbol zwischen dem Schriftzug „Startseite“ und dem Lupensymbol tippen. Im Anschluss daran öffnet sich folgende Ansicht:

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Hier wählen Sie den Ort aus, von dem aus Sie das gewünschte Dokument öffnen möchten.

In der Regel benötigen Sie hier nur Ihren persönlichen OneDrive-Ordner. Tippen Sie also auf die Wolke und anschließend auf jene Datei, die Sie zuvor mit dem PC über die Office App bzw. Office 365 in OneDrive gespeichert haben. Jetzt können Sie das Dokument mit dem Smartphone bearbeiten und anschließend lokal – also auf dem Smartphone – und online in OneDrive speichern. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, durch den kleinen Button mit dem Pfeil, der sich im Bearbeitungsmodus rechts neben der Lupe befindet, Kontakte einzuladen, dieses Dokument ebenfalls zu bearbeiten. Diese Funktion ist wichtig, wenn es sich um wichtige Dateien für Ihr Projektteam o. Ä. handelt.

Selbstverständlich können Sie auch leere Dokumente erstellen oder sich an Vorlagen orientieren. Diese Optionen sind im folgenden Bild links dargestellt. Dorthin gelangen Sie, indem Sie auf der Startseite das Plus-Symbol antippen und den Button „Dokumente“ berühren. „Lens“ öffnet Ihre Kamera, und mit „Notizen“ können Sie Post-its erstellen, etwa Einkauflisten. Auch diese speichern Sie lokal auf dem Telefon oder in der Cloud von Microsoft.

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Neue Dokumente und Vorlagen für Word, Excel und PowerPoint öffnen Sie über das Plus-Symbol.

Eine weiteres spannendes Feature stellt die Option „Scannen“ dar (für Word und Excel, das Äquivalent für PowerPoint ist „Bilder auswählen“). Wenn Sie mit dieser Funktion einen Text oder eine Tabelle abfotografieren, kreiert die Office App aus den Bildern direkt Dateien, die Sie dann in Word bzw. Excel bearbeiten und wiederum abspeichern können.

Weitere Features der mobilen Office App

Doch auch das ist immer noch nicht alles. Wenn Sie in der Startansicht rechts unten auf den Button „Aktionen“ tippen, gelangen Sie zu folgender Darstellung (das Display ist im Bild zweigeteilt, um es übersichtlicher darzustellen):

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Die mobile App für Microsoft Office hat noch ein paar Tricks auf Lager.

Die Funktionen „Bild in Text“ und „Bild in Text“ werden Sie vermutlich eher selten bis gar nicht benötigen, dafür ist die Übertragung von Dateien zwischen Telefon und Computer sicher interessant. Tippen Sie auf das Symbol und folgen Sie den Anweisungen. Idealerweise haben Sie schon vorab die Website transfer.office.com geöffnet, nun folgen Sie einfach den Anweisungen, scannen den angezeigten QR-Code von Ihrem Computerbildschirm ab und senden Fotos, Videos und andere Dateien nun zügig und sicher zwischen Smartphone und PC hin und her.

Wenn Sie übrigens noch keine eigene App besitzen, mit der Sie einen QR-Code scannen können, dann nutzen Sie ab sofort einfach das in der Office App enthaltene Feature.

Bei der Arbeit mit Office am Windows-PC benötigen wir von Zeit zu Zeit ein brauchbares PDF-Tool, mit dem wir zum Beispiel Dokumente aus Word zu PDF konvertieren können. Wer kein Geld ausgeben möchte, kann das officeeigene Feature nutzen, das funktioniert tadellos und die konvertierten Dateien können Sie später als PDF direkt im Browser ansehen. Aber Bilder als PDF scannen bzw. PDF-Dateien aus Bilddateien oder Office-Dokumenten auf dem Smartphone generieren? Ohne zusätzliche App war das bis dato nicht denkbar. Die mobile Office App aber bietet genau diese Funktion. Und das ist äußerst praktisch.

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Die Konvertierung eines Fotos oder einer Office-Datei zu PDF klappt reibungslos.

Tippen Sie zunächst beispielsweise auf den grünen Button „Dokument in PDF-Datei“ und wählen Sie das gewünschte Dokument in der Liste aus (bzw. suchen es, indem Sie oben „Durchsuchen“ antippen). Sobald das erledigt ist, beginnt die Office App automatisch mit der Konvertierung nach PDF. Durch Tippen auf den roten Button mit dem Pfeil im Dokument geben Sie den Namen und den Speicherort ein. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Sie eine lokale Kopie der PDF-Datei auf dem Smartphone behalten möchten. Mit der Speicherung in OneDrive haben Sie die Option, später auch vom PC aus via Office App und OneDrive auf das Dokument zuzugreifen.

Video Büro-Kaizen digital

Top 9 Gründe für Office 365

(Dauer: 01:54 Minuten)



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