Microsoft Groups: Anleitung für das Erstellen der richtigen Kollaborationtool-Gruppe



Microsofts Group ist ein praktisches Werkzeug, um einer Gruppe von Mitarbeitern ein ganzes Bündel an bestimmten Ressourcen und Office 365 Tools für eine effizientere Zusammenarbeit im Team auf einmal bereitzustellen. Aber eine Group ist nicht gleich eine Group. Es gibt verschiedene Standardgruppen mit einem jeweils leicht unterschiedlichen Tool-Set. Wie Sie die für Sie individuell passende Wunsch-Tool-Group erstellen, lesen Sie hier in dieser Anleitung.

Was ist das Problem?

Je nachdem, aus welcher Office 365 Anwendung heraus eine Group erstellt wird, hat Microsoft eine unterschiedliche Kombination an Kollaborationtools vorausgewählt. Einmal ausgewählt, lässt sich die Zusammenstellung in gewissen Konstellationen nicht mehr so leicht ändern (nur durch eine aufwändige Migration). Daher ist es wichtig, dass Sie von vorneherein die für Sie und das jeweilige Team/Projekt individuell richtige Tool-Set-Kombination wählen – mit der Büro Kaizen Anleitung für das Erstellen von Groups ist das kein Problem! So funktioniert es:

Vor der Anleitung ein kurzer Überblick: Was ist Microsofts Group überhaupt?

Rein technisch betrachtet basieren die Microsoft Groups auf dem Azure Active Directory (AAD) eines Office-365-Tenants. Groups fasst dann die Identitäten der Nutzer einer Gruppe zu einer einzigen Gruppenidentität zusammen. Dadurch können die Berechtigungen zentral verwaltet werden. Damit bietet Microsofts Groups drei wesentliche Vorteile:  
  1. Tritt ein neues Teammitglied einer Groups-Gruppe bei, erhält die Person automatisch die Berechtigung für alle in dieser Group gebündelten Tools. Ein separates Anmelden und Verwalten der Berechtigungen für jedes einzelne Tool entfällt damit.
  2. Groups stellt auch eine eigene Benutzeroberfläche zur Verfügung, in der die verschiedenen Tools gebündelt werden. Das erleichtert die Anwendung und verbessert die Übersicht.
  3. Das Erstellen einer Group ist in Office 365 für alle Endbenutzer möglich, ohne dass dafür die IT-Abteilung oder ein Administrator benötigt wird. So können Ihre Mitarbeiter Groups-Gruppen ganz flexibel nach Bedarf bilden und wieder auflösen und dafür jeweils das passende Tool-Set auswählen, das für die jeweilige Aufgabe und den gemeinsamen Workspace am besten geeignet ist. (Mehr Hintergrunddetails zu Microsofts Group lesen Sie in unserem Blogbeitrag →Office 365 Groups: Ein gemeinsamer Workspace mit den wichtigsten 365er Kollaborationtools“

Diese Standard-Tools können beim Erstellen einer Groups in Office 365 eingebunden werden:

Es gibt einige Microsoft Office 365 Anwendungen, die beim Erstellen einer Group automatisch standardmäßig enthalten sind. Dazu zählen z.B. ein gemeinsames Gruppenpostfach, ein Gruppenkalender, eine gemeinsame Dateiablage, ein Teamnotizbuch sowie das Planner-Board für eine übersichtliche Aufgabenverwaltung (Projektmanagement). Die Standardtools für das Erstellen einer Group sind:  
  • Outlook Conversations: Ein freigegebenes und gemeinsam nutzbares Postfach (freigegebener Outlook Posteingang).
  • Outlook Kalender: Ein gemeinsamer Gruppenkalender (freigegebener Outlook-Kalender).
  • SharePoint: Teamwebsite und Dokumentenbibliothek (inklusive Files).
  • OneNote: Ein gemeinsam nutzbares und bearbeitbares Team-Notizbuch für die Group.
  • Planner: Für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement.
  • PowerBI: Microsofts Business Analytics-Dienst mit Business-Intelligence-Funktionen.

Diese weiteren Office 365 Tools können in Groups eingebunden werden:

  • Teams: Kommunikationstool für Chats, Onlinebesprechungen und Live-Videokonferenzen.
  • Yammer: Soziales Mitarbeiternetzwerk für die interne Unternehmenskommunikation.
  • Delve: Ein persönlicher, intelligenter Wissens-Assistent für jeden Mitarbeiter.
  • Dynamics: Eine ERP-CRM-Cloudlösung zur Vernetzung unstrukturierter Geschäftsbereiche.
  • OneDrive: Ein Hybridcloudspeicher, der auch die Offline-Nutzung Ihrer Dateiablage ermöglicht.
  • Skype for Business: Verschiedene Kommunikationsmedien.

Anleitung für das Erstellen Ihre individuellen Wunsch-Tool-Group in Office 365

Vor dem Erstellen einer Microsoft Group müssen Sie sich zunächst überlegen, welche Anwendung bzw. Funktion die Kernaufgabe Ihrer Group sein soll. Dabei stehen grundsätzlich drei verschiedene Konfigurationen zur Auswahl: Die Groups-Gruppe wird entweder um Outlook, Teams oder Yammer herum erstellt. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um eine Entweder-Oder-Entscheidung.  
  • Outlook: Der Fokus der Zusammenarbeit der Gruppe liegt hier auf der E-Mailkommunikation (z.B. für eine gemeinsame E-Mailadresse wie info@... oder service@...). Die Office 365 Anwendung Teams lässt sich zwar nachträglich zur Outlook-Group hinzufügen, nicht jedoch Yammer. Das Yammer-Mitarbeiternetzwerk und Outlook Conversations sind nicht miteinander kombinierbar.
  • Teams: Der Fokus der Gruppenzusammenarbeit liegt hier auf der chatbasierten Kommunikation und auf Video-Konferenzen. Teams lässt sich bei jeder Office 365 Groups-Gruppe auch noch nachträglich hinzufügen. Aber nur wenn Sie eine Group aus Teams heraus erstellen, ist Teams auch gleich von Anfang an mit dabei. Teams bietet zudem den Vorteil einer neuen, eigenen und sehr übersichtliche Benutzeroberfläche für die Groups-Gruppentools.
  • Yammer: Der Fokus einer Yammer-Group liegt auf der unternehmensweiten Kommunikation (ein soziales Netzwerk für die eigenen Mitarbeiter). Tool-Groups mit Yammer können nur aus Yammer heraus erstellt werden und können keine Outlook Conversations enthalten. Wichtig: Einer Yammer-Group können Sie zwar nachträglich noch Teams hinzufügen, einer Teams-Group allerdings kein Yammer.

Anleitung: Diese Tools erhalten Sie beim Erstellen einer Group abhängig vom Ort der Erstellung

Diese Tools sind Bestandteil der jeweiligen Groups-Gruppe:
Outlook Conversations Outlook Kalender Teams Yammer SharePoint Teamwebsite Planner Power BI
Erstellung aus Outlook (und den restlichen Tools) Ja Ja Nein* Nein Ja Ja Ja
Aus Teams Ja Ja Ja Nein Ja Ja Ja
Aus Yammer Nein Ja Nein* Ja Ja Ja Ja
* Das Teams-Werkzeug kann jeder Group nachträglich hinzugefügt werden.

Extra-Tipp: Die Outlook-Group funktioniert auch unabhängig von den Office 365 Plänen

Das praktische Gruppentoolwerkzeug Groups ist in jedem Office-Abonnement verfügbar, das entweder Exchange Online oder SharePoint Online enthält. Dabei gilt jedoch der nachvollziehbare Grundsatz, dass Sie jeweils nur die Office 365 Tools in eine Group integrieren können, die auch in Ihrem Office 365 Plan enthalten sind (die Sie also in Ihrem Lizenzpaket mitgekauft haben).
  • Falls Ihr Office365-Plan nur Yammer enthält, stehen Ihnen z.B. das Planner-Board oder Delve nicht zur Verfügung.
  • Aber auch, wenn Sie nur über die rudimentären Exchange-Funktionen verfügen, können Sie dennoch eine Groups-Gruppe erstellen. Allerdings enthält diese dann lediglich die beiden Werkzeuge → freigegebener gemeinsamer Posteingang und → freigegebener gemeinsamer Gruppenkalender. Die anderen 365er Tools wie Planner, Teams, SharePoint etc. sind dann in der so erstellten Group nicht verfügbar.
  • Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Office 365 Pläne und Lizenzen (Business und Enterprise) →„Völlig planlos…!?“ Vergleich der Office 365 Pläne und Preise für Unternehmen.

Und Sie?

Gruppentools ermöglichen ein effizientes Zusammenarbeiten in Unternehmen und dezentralen Teams. Microsoft stellt dafür in Office 365, abgesehen von Groups, einige weitere extrem praktische und hochinteressante Tools zur Verfügung. Einen Überblick mit einführenden Anleitungen für ein paar besonders interessante 365er-Anwendungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial - Digital Arbeiten & frei sein



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