Office 365 SharePoint – die Funktionen und Features

12. März 2020

Wenn Sie Office 365 abonniert haben, dann können Sie – je nach Abovariante – alle oder nahezu alle Tools dieser Suite nutzen. Neben Outlook, PowerPoint, Excel und Word haben Sie auch die Berechtigung, auf SharePoint in Office 365 zuzugreifen. Doch was ist SharePoint eigentlich und welche Vorteile entstehen Ihnen durch die Nutzung? Darauf und auf andere Aspekte möchten wir in diesem Beitrag näher eingehen.

SharePoint können Sie in zwei Varianten nutzen, einmal als Tool, das lokal auf Ihrem PC installiert wird und einmal als Onlineversion, die Bestandteil von Office 365 ist. Die Funktionsweisen sind identisch.

Das lesen Sie hier:

1. Office 365 SharePoint hilft größeren Unternehmen
2. SharePoint Office 365: so können Sie Informationen teilen
3. Praktische Beispiele, wofür SharePoint 365 ideal ist
4. Office 365 und SharePoint: so integrieren Sie das Programm

Office 365 SharePoint hilft größeren Unternehmen

Eins vorweg: Sie werden SharePoint kaum benötigen, wenn Sie Office 365 als Freelancer nutzen oder wenn Sie nur eine Handvoll Angestellte haben, die mit der Suite arbeiten. SharePoint richtet sich an Unternehmen, in denen viel in unterschiedlichen Teams gearbeitet wird. Ihre Firma verfügt über eine große Knowledge Base in Form einer Datenbank, auf die Mitarbeiter oft zugreifen, um Informationen von dort zu holen? Auch dann ist SharePoint 365 in Office eine sehr gute Lösung.

Alles in allem macht das Tool es möglich, dass die Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens über alle Abteilungen hinweg gewährleistet wird. Auch die Sicherung sensibler Daten können Sie mit SharePoint veranlassen.

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Wenn Sie als Teamleiter oder als Abteilungsleiter fungieren, dann haben Sie die fachliche Verantwortung für eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern. Damit das von Ihnen geleitete Projekt auch vorankommt, ist es in regelmäßigen Abständen nötig, dass Sie neue Informationen zu dem Projekt mit den Kollegen teilen. Und das funktioniert auf verschiedene Weisen, wie wir Ihnen im folgenden Abschnitt zeigen wollen.

SharePoint Office 365: so können Sie Informationen teilen

Selbstverständlich profitieren Sie nicht nur als Team- oder Projektleiter von den Vorteilen, die SharePoint 365 mit sich bringt. Auch als Mitarbeiter des Projektteams benötigen Sie schließlich Zugang zu Informationen, die Ihre Arbeit betreffen und über die Ihr Vorgesetzter verfügt. Werden diese via SharePoint geteilt, so können die Teamkollegen von überall aus auf dieses Wissen zugreifen, einen Internetzugang vorausgesetzt.

Der in SharePoint 365 integrierte Suchdienst ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie die gewünschten Dokumente oder auch die gespeicherten E-Mails zum Projekt rasch finden. Das setzt allerdings voraus, dass alle Dokumente bei der Speicherung mit Metadaten versehen werden, also mit Wörtern, die den jeweiligen Inhalt einer Datei stichpunktartig zusammenfassen.

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Was SharePoint sehr wertvoll macht, ist die Option, bei der Ablage der Daten die Versionierung zu benutzen. Wenn Sie also an einem bestimmten Dokument arbeiten, dann speichert das Tool nicht nur die neueste Version, sondern behält auch Kopien aller älteren Versionen. Das kann ganz sinnvoll sein, wenn sich Vorgaben geändert haben und es zum Beispiel zu kompliziert oder aufwendig ist, das Projekt auf der Basis der letzten Änderungen fortzuführen.

In diesem Fall können Sie einfach auf die Version zugreifen, die vor den jüngsten Änderungen angelegt worden ist. Und diese lässt sich umso leichter auffinden, je exakter die abgegebenen Metadaten sind. Das Dokumentenmanagement wird mit der Software deutlich effizienter.

Praktische Beispiele, wofür SharePoint 365 ideal ist

Dass die Software für die Arbeit in Projekten mit mehreren Mitarbeitern gut geeignet ist, dürfte klar sein, und die Teamkollegen können die benötigten Informationen abrufen, wo auch immer sie sich gerade befinden – zum Beispiel auch direkt beim Kunden vor Ort. Neue Informationen können vom Teamleiter oder den Kollegen im Büro in SharePoint eingepflegt werden, und in Sekundenschnelle stehen dem Mitarbeiter, der sich momentan nicht im Office befindet, die neuen Infos zur Verfügung. Vice versa funktioniert das natürlich auch; der Kollege, der grad vor Ort ist, kann Kundeninformationen ebenso rasch in SharePoint einpflegen und so die Kollegen im Büro (oder im Homeoffice) in Windeseile updaten.

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Wenn Sie als Arbeitgeber zum Beispiel so etwas wie ein Schwarzes Brett in Ihrer Firma einrichten möchten, dann ist SharePoint 365 eine gute Lösung für das Anliegen. Richten Sie mehrere Kategorien ein (etwa für die Kantine, für verlorene und gefundene Wertgegenstände, für allgemeine News rund um die Firma etc.) und bewerben Sie die Nutzung des Tools bei Ihren Abteilungsleitern, Projektleitern oder Teamleitern.

In Ihrem Unternehmen gibt es noch eine Mitarbeiterzeitung in der Printversion? An sich eine lobenswerte Sache, doch bindet die Herstellung eines solchen Magazins jede Menge Zeit und Ressourcen. Zudem sind aufgrund des Redaktionsschlusses einige Informationen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung womöglich schon nicht mehr aktuell. Mit einem Schwarzen Brett im Intranet schaffen Sie diese Nachteile aus der Welt.

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Doch nicht nur für die Bereitstellung und den Abruf interner Infos ist SharePoint Office 365 eine gute Lösung. So können Sie beispielsweise Links einstellen, die auf externe Websites verweisen, wenn dort relevante Artikel aus Ihrer Branche publiziert werden. Eine weitere Möglichkeit liegt darin, dass Sie erst einmal grundsätzlich alle internen und externen Informationen für Ihre Mitarbeiter in SharePoint bereitstellen und die Mitarbeiter mit unterschiedlichen Freigaben zu versehen. Über den Microsoft SharePoint Server können Sie für jeden einzelnen Mitarbeiter unterschiedliche Benutzerrechte vergeben.

Office 365 und SharePoint: so integrieren Sie das Programm

SharePoint ist also ein mächtiges und sehr eigenständiges Tool innerhalb von Office 365. Noch besser ist aber, dass sich die Anwendung auch perfekt in Office 365 integrieren lässt. Das haben Sie sicher schon geahnt, als weiter oben von Emails die Rede gewesen ist! Doch nicht nur Mails können Sie in SharePoint speichern und rasch wiederfinden – gerade die Kooperation mit Outlook ist sehr umfassend. So lassen sich Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben ebenfalls zwischen SharePoint und Outlook 365 synchronisieren.

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Auch Excel ist direkt an SharePoint angebunden. Das ist praktisch, um beispielsweise Listen direkt an Excel zu senden. Sehr gelungen ist überdies das Feature, Dokumente aus SharePoint heraus direkt an Kollegen zu übergeben, damit diese die Dateien über einen Link bearbeiten können. Das originale Dokument verbleibt dabei auf dem Server, die Änderungen können dann – wie oben beschrieben – durch die Funktion der Versionierung gespeichert werden. Dieses Feature erlaubt es mehreren Kollegen, parallel am gleichen Dokument zu arbeiten. Das spart Zeit und steigert Produktivität und Effizienz.

Video Büro-Kaizen digital

SharePoint Tutorial: Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)



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