Einführung von Microsoft Office 365 in Unternehmen: Mit dieser Anleitung gelingt der reibungslose Einstieg in die neue Software-Suite!

Die technischen Herausforderungen bei einer Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen sind vergleichsweise klar und einfach zu meistern. Denn die meisten IT-Abteilungen verfügen über das benötigte Knowhow, um mögliche Probleme bei der Datenmigration oder Inkompatibilitäten zu bestehenden Software-Lösungen relativ unkompliziert lösen zu können. „Technology is the easy part, the hard part is change!“

• Die wirklich großen Probleme bei der Einführung der Cloud-gestützten Bürosoftware-Suite Microsoft 365 in Unternehmen entstehen dann, wenn die Beschäftigten durch eine zu schnelle und chaotische Umstellung überfordert und damit alleingelassen werden.
• Statt den Vorteilen einer digitalen Transformation (vor allem Automatisierung, effizientere Abläufe, bessere Zusammenarbeit, zufriedenere Mitarbeiter, Kosteneinsparungen) entstehen dann Fehler über Fehler, die im späteren Verlauf sehr teuer werden und die Produktivität empfindlich beeinträchtigen können.
• Daher zeigen wir Ihnen in diesem Büro-Kaizen-Beitrag, wie Sie den Einstieg in Microsoft 365 und die Einführung der Office-Tools in Ihrem Unternehmen so vorbereiten und organisieren, dass es nicht zu einem chaotischen Wildwuchs in Ihrem Betrieb kommt und das Unternehmen wie auch die Beschäftigten bestmöglich von dem Umstieg profitieren können!

Ablauf und Phasen: Die Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen

Jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Produkte, Abläufe und Prozesse. Daher müssen auch die Roadmap und die Einführungsleitfäden für die Umstellung auf Microsofts Bürosoftware-Suite an die jeweiligen Eigenheiten der Organisation angepasst werden. Das Rahmenkonzept und die einzelnen Schritte des Einführungsprozesses sind jedoch in jedem Unternehmen ähnlich.

• Schritt 1: Strategie- und Nutzungskonzept für die Anwendung der Tools entwerfen
• Schritt 2: Die technischen Voraussetzungen schaffen
• Schritt 3: Nutzungskonzept kommunizieren und allen Beschäftigten zugänglich machen
• Schritt 4: Rollout in Kombination mit Schulungen, Unterstützung und Hilfe
• Schritt 5: Die praktische Anwendung im Arbeitsalltag vorleben und Wirksamkeit überprüfen

Schritt 1 für die Einführung in Microsoft Office 365: Nutzungskonzept für die Anwendung der Tools entwerfen

Ohne klare Regeln und vorgegebene Strukturen, wie die Microsoft 365-Tools im Unternehmen künftig genutzt werden sollen, entsteht Chaos. Denn wenn die Software-Suite ohne klare Richtlinien und Workflows eingeführt wird, findet jeder Mitarbeiter eigene Lösungen und es entsteht ein unübersichtlicher Wildwuchs. Dann gibt es am Ende nicht selten mehr Teams als Beschäftigte und keiner weiß mehr, was wo abgespeichert wurde.

Die Lösung für einen nachhaltig geordneten Einstieg in Microsoft 365 lautet daher: Die Beschäftigten müssen wissen, wann sie welches Tool wie einsetzen sollen! Deshalb sollten grobe Strukturen vorgegeben werden, wie man Microsoft Office 365 möglichst effizient nutzt – so dass diese wichtigen Grundlagen nicht den Mitarbeitern allein und damit dem Zufall überlassen werden. Dafür wird auf einem Strategietag von den Führungskräften und/oder dem Projektteam ein entsprechendes Konzept für die Nutzung der Office 365-Suite in den einzelnen Unternehmensbereiche erarbeitet. In diesem Strategiekonzept werden drei essenzielle Weichen gestellt:

1. Was wird mit welchem Tool erledigt (Definition der im jeweiligen Bereich führenden Systeme und Anwendungen).
2. Wie soll es erledigt werden (Vorgabe effizienter Abläufe und Workflows).
3. Und was gehört wo hin (klare Speicherorte und übersichtliche, schlanke Strukturen). Tipp: Mit unserer → idealen Ordnerstruktur vermeiden Sie jegliche Doppelablagen!

Die Strategie wird in Form eines Konzepts schriftlich festgehalten und dient dann später unter anderem als Grundlage für die Erstellung der konkreten Anleitungen, Hilfen und Einführungsleitfäden für die Mitarbeiter (siehe unten, Schritt 3).

Für welche Bereiche braucht man welche Microsoft 365 Office-Tools?

Welche Office 365-Anwendungen sollen konkret in den jeweiligen Unternehmensbereichen als „führende Systeme“ vorgegeben und eingesetzt werden? Bei dieser Entscheidung ist die Konzentration auf das Wesentliche wichtig. Denn digitaler Minimalismus hilft, sich nicht in zu vielen Anwendungen zu verzetteln und damit die Übersicht zu verlieren, was lediglich die Suchzeiten treibt und damit die Kosten erhöht. Daher sollte für jeden Organisationsbereich jeweils ein Tool festgelegt werden, das diesen optimal abbilden kann. Für die meisten Unternehmen betrifft das folgende vier Kernbereiche, die sich mit folgenden Microsoft Office-Tools optimal abdecken lassen.

• Kommunikation: Outlook und Teams
• Dateiablage (Speicherorte): SharePoint und OneDrive
• Planung: Outlook, Planner (in Teams integrieren) und ggfs. To-Do und Project
• Dokumentation: Outlook und OneNote

Schritt 2 für den Einstieg in Microsoft 365: Die technischen Voraussetzungen schaffen

Für die IT-seitige Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen müssen die IT-Administratoren vor allem folgende Schritte abarbeiten und berücksichtigen: Planung (die Anforderungen, Ziele und Erwartungen festlegen), Vorbereitung (die benötigte Lizenz herausfinden und abonnieren, die bestehende IT-Infrastruktur prüfen und ggfs. technische Anpassungen vornehmen, Migrationswege und -verfahren aussuchen, Roadmap und Zeitplan erstellen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen), Implementierung (Installation, Einrichtung und Integration in vorhandene Systeme vorbereiten, Sicherheits- und Compliance-Einstellungen anpassen, Daten migrieren) sowie Verwaltung (Benutzergruppen erstellen, Authentifizierungslösungen einrichten, Unterbrechungen vermeiden, Daten mittels Backup-Konzepten sichern, Nutzer unterstützen und helfen, Probleme beheben und Updates aufspielen).

Anleitung: Alle technischen Details mit ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die IT-seitige Einführung von Office 365 in Unternehmen finden Sie in Microsofts → Bereitstellungsleitfäden für IT-Administratoren.

Schritt 3 für die Einführung von Microsoft 365: Nutzungskonzept allen zugänglich machen & kommunizieren

Das auf dem Strategietag erstellte Nutzungskonzept dient als Blaupause und Grundlage für die Einführungsleitfäden, die den Beschäftigten als Anleitung und Nachschlagewerk dienen. Dabei wird für jeden Unternehmensbereich konkret vorgegeben, wann mit welchem Office-Tool wie vorgegangen werden soll. Dies wird schriftlich festgehalten (möglichst knapp) und in Form von Tabellen und Grafiken übersichtlich visualisiert. Diese Einführungsleitfaden und Anleitungen werden dann für alle Mitarbeiter gut zugänglich in Form einer Wissensdatenbank abgespeichert.

• Der ideale Ort für die Wissensdatenbank rund um die Nutzung von Microsoft 365 ist OneNote, dessen Notizbücher wie ein digitaler Endlos-Aktenordner aufgebaut sind, der niemals voll wird. Alternativ kann aber auch ein Wiki in Teams oder in SharePoint angelegt werden. Wie man eine Wissensdatenbank generell aufbaut, erfahren Sie hier in dieser → Büro-Kaizen-Anleitung.
• Auch das Erstellen der Leitfäden und Anleitungen für Ihre unternehmensspezifischen Workflows müssen Sie nicht komplett neu erfinden. Verwenden Sie hierfür einfach unsere vielen praxiserprobten sowie kostenlosen → Vorlagen und Anleitungen rund um Microsoft Office 365!
• Auf einer Einführungsveranstaltung wird dann allen Beschäftigten das Nutzerkonzept für die Microsoft 365-Suite und Tools vorgestellt. Neben den Zielen, dem Zweck und den erhofften Vorteilen der Umstellung (z. B. Zeitersparnis und mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern) wird dabei auch gezeigt, wo die entsprechende Wissensdatenbank mit allen Anleitungen und Leitfäden zu finden ist, wie man diese nutzt und wie Mitarbeiter in Nöten weitere IT-Unterstützung und Hilfe erhalten können (machen Sie dafür in der Anfangsphase der Einführung die entsprechenden Ressourcen in Ihrer IT-Abteilung frei).

Schritt 4 für die Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen: Rollout & Schulungen

Sind alle Vorbereitungen getroffen und alle Mitarbeiter über den Softwarewechsel informiert, kann der Rollout beginnen. Hierbei empfiehlt es sich, Schritt für Schritt in kleinen Etappen vorzugehen und nicht zu viele Veränderungen auf einmal einzuführen. Am besten werden die gewinnbringendsten Tools und Funktionalitäten zuerst ausgerollt, um frühe Erfolge zu erzeugen und damit den Change -Aufwand auch für die Beschäftigten möglichst schnell zu rechtfertigen. Parallel sollte der Rollout auch zwingend von Mitarbeiterschulungen unterstützt und begleitet werden. Warum? Was passiert, wenn Mitarbeiter nicht geschult werden?

• Mitarbeiterschulungen erklären nicht einfach nur die Nutzeroberfläche der einzelnen Office-Tools. Diese mögen zwar intuitiv erscheinen, sind aber für viele Erst- und Gelegenheitsnutzer meist dennoch ziemlich unverständlich.
• Eine Mitarbeiterschulung zur Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen ist wie ein Führerschein. Und das bedeutet nicht nur Übung in Theorie und Praxis, um zu lernen, wie man die Office-Programme richtig bedient und effizient nutzt.
• Ein Führerschein beinhaltet aber auch das Wissen um die Verkehrsregeln! Also all die Spielregeln und Verhaltensweisen, die man mit Technik alleine nicht lösen kann. Zum Beispiel, wie man den Datenschutz und die Datensicherheit einhält, um Geschäftsgeheimnisse zu wahren und die DSGVO zu erfüllen. Oder wie man Dateien und Dokumente einheitlich so benennt, dass sie auch von anderen leicht wiedergefunden werden.
• Schulungen kürzen somit den Umstellungsprozess merklich ab und vermeiden zudem eine falsche Nutzung und damit zum Teil sehr kostspielige Fehler. Auf diese Weise werden also die Weichen für eine erfolgreiche und effiziente digitale Zusammenarbeit gestellt.
• Tipp: Für die Mitarbeiterschulungen empfiehl es sich, dass die Mitarbeiter nach dem Stand ihres jeweiligen Wissens gepoolt werden. Zum Beispiel in die zwei Gruppen Anfänger und Fortgeschrittene. So können die verschiedenen Mitarbeiter mit bedarfsgerechten Schulungen auf dem jeweiligen Stand ihres Wissens abgeholt werden.
• Die Schulungsressourcen werden wiederum Teil der Wissensdatenbank und ergänzen die bisherigen Lernmaterialien und Hilfen rund um die Einführung der Microsoft 365-Tools im Unternehmen.

Schritt 5 für den Einstieg in Microsoft 365: Beispielhaft vorleben, Evaluation & Optimierung

Die Führungskräfte treiben dann die Anwendung der einzelnen Office-Tools in ihren Abteilungen voran. Für die Beschäftigten ist es extrem wichtig und motivierend, zu sehen, dass und wie ihre direkten Vorgesetzten das Konzept beispielhaft in der Alltagspraxis vorleben. Zudem empfiehlt es sich, den Erfolg der Office-Einführung im Unternehmen regelmäßig zu messen und zu evaluieren. Üblicherweise legt dafür das Projektteam bereits im Vorfeld bestimmte Kennzahlen und Leistungsindikatoren fest (Key Performance Indicators, KPIs), die dann im späteren Verlauf gemessen und verglichen werden können. Zum Beispiel, wie haben sich die Kosten entwickelt, die Produktivität, der Gewinn, die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Kundenzufriedenheit, die Bearbeitungszeiten für bestimmte Abläufe und Projekte und so weiter. Seien Sie dabei auch immer flexibel genug, den Einführungsprozess jederzeit noch an Verbesserungen anpassen zu können!

• Hat sich in der Praxis ein einfacher Workflow herausgebildet? Dann freuen Sie sich und ändern Sie einfach die entsprechenden Leitfäden ab! Kein Konzept ist in Stein gemeißelt. Steuern Sie daher nach, wenn gute Verbesserungsideen auftauchen.
• Wer vor lauter starren Routinen keine Verbesserungsvorschläge akzeptiert, verbrennt nicht nur sein Geld, sondern auch seine Mitarbeiter → diese drei Strategien schützen vor Betriebsblindheit und schaffen Innovationskraft!
• Tipp: Für strukturelle Verbesserungen sowie praxisnahe Mitarbeiterschulungen ist es nie zu spät – dadurch lässt sich auch in bestehenden Systemen noch viel Effizienz gewinnen!

Video – Microsoft 365: Das machen fast alle Unternehmen falsch!

(Dauer 01:04:10 Stunden)