Office 365 Forms: Praktisches Tool für Online-Fragebögen, Teamabstimmungen und Prüfungen



Office 365 Forms ist kein Grafik-, Design-, oder Publishing-Programm, bei dem es um geometrische Formen, das Formatieren des Layouts oder das Erstellen von Druckdaten geht. „Forms” ist die Abkürzung für „Microsoft Formulare“. Dahinter verbirgt sich eine praktische Lösung für das einfache Erstellen, Teilen, Einsammeln und Auswerten von Online-Fragebögen, beispielsweise zum Durchführen von Umfragen, Online-Tests, Prüfungen oder Quizfragen für Mitmach-Preisausschreiben-Promotionaktionen. Wie Office 365 Forms genau funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Wer schon einmal die Aufgabe übertragen bekommen hat, eine Umfrage zu starten und die Rückmeldungen auszuwerten, oder ein Quizrätzel aufzusetzen und zu managen, kennt das Problem. Welches Programm ist dafür am besten geeignet und kostet am wenigsten – nicht nur an Geld, sondern auch an Arbeitszeit? Für Nutzer von Office 365 Education- und Commercial-Plänen (Business und Enterprise) erübrigt sich die Frage. Denn in diesen cloudbasierten Bürosoftwarepaketen ist Office 365 Forms bereits automatisch enthalten.

So funktioniert es:

Was ist Office 365 Forms?

Mit der Anwendung Microsoft Formulare können Sie Umfragen, Prüfungen oder Quizrätsel erstellen und beliebige Personen einladen, diese online auszufüllen. Das funktioniert mit jedem Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox und Safari) und auch auf mobilen Betriebssystemen (Smartphone und Tablet). Eine integrierte Analysefunktion wertet dann die Antworten und Ergebnisse automatisch aus und überträgt diese optional für eine einfachere Weiterbearbeitung in eine Excel-Tabelle.

Wie erstellt man eine Onlineumfrage mit Office 365 Forms?

Die Anwendung des Programms ist vergleichsweise einfach und simpel.

  • Schritt 1: Navigieren Sie mit Ihrem Webbrowser auf Forms.Office.com, melden Sie sich mit Ihren Office 365 Konto und Passwort an und wählen Sie eine der beiden zur Verfügung stehenden Formularvorlage aus (→ Neues Formular oder → Neue Prüfung).
  • Schritt 2: Passen Sie die Formulareinstellungen an Ihre Bedürfnisse an und geben Sie Ihre jeweiligen Texte in die Fragen und Antworten ein.
  • Schritt 3: Bereiten Sie nun das Onlinefragebogenformular optisch etwas auf, indem Sie Bilder oder auch Videos zu den einzelnen Fragen hinzufügen. Tipp: Gestalten Sie auch den Formularkopf mit Ihrem eigenen Firmenlogo und Werbeslogan im Corporate Design Ihres Unternehmens.
  • Schritt 4: Geben Sie nun den Fragebogen für die Onlinebefragung frei und laden Sie andere Personen zum Online-Ausfüllen ein. Je nach verwendetem Office 365 Plan können Sie mit Microsoft Forms Antworten von 1.000 (Hotmail, Live oder Outlook.com) bis 50.000 Benutzern einsammeln (Education-, Business- und Enterprise-Pläne)!

Wie wertet man die Office 365 Forms-Umfragen und Fragebögen aus?

  • Mit einem Klick auf die Registerkarte → Antworten können Sie in Ihrer Office 365 Forms-Befragung jederzeit die zusammenfassenden Informationen zu Ihrer Umfrage in Echtzeit einsehen. Das umfasst die Anzahl aller bisherigen Antworten, den Status der Umfrage und die durchschnittliche Bearbeitungsdauer.
  • In der unteren Bildschirmhälfte werden Ihnen die eingegangenen Antworten zu den einzelnen Fragen der Häufigkeit nach aufgelistet. Die Gewichtung wird zudem in einem farbigen Kreisdiagramm abgebildet (siehe Abbildung I).
  • Mit einem Klick auf die Registerkarte → Antworten überprüfen (bzw. je nach Formularvorlage auch → Ergebnisse anzeigen) gelangen Sie zu der Einzelauswertung Ihrer Online-Umfrage.
  • Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche → In Excel öffnen können Sie die Antwortdaten von Office 365 Forms auch in eine Excel-Tabelle exportieren, um sie dort leichter weiterzubearbeiten. Die ersten vier Spalten der Excel-Tabelle zeigen dann die Startzeit und die Endzeit des Onlineausfüllers, die E-Mailadresse und den Namen an. Die einzelnen Fragen folgen dann in den nächsten vertikalen Spalten. In den waagerechten Zeilen werden die eingegangenen Antworten der Nutzer gelistet (siehe Abbildung II).

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Abbildung I: Die Auswertung einer Umfrage mit Office 365 Forms, Microsoft, Büro Kaizen

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Abbildung II: Die Antworten eines Office 365 Forms-Fragebogens in Excel, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: So können auch Nutzer ohne Office 365 an Ihrer Forms-Umfrage mitmachen

Wenn Sie mit Microsoft Forms eine Teamumfrage, eine Prüfung oder ein Quiz innerhalb der Office 365 Umgebung Ihres eigenen Unternehmens durchführen, werden die Kontaktdaten der mitmachenden Nutzer automatisch registriert. Wenn an der Onlineumfrage jedoch auch Teilnehmer ohne Office-365-Konto mitmachen können sollen (z.B. Kunden an einem Preisausschreiben oder Quiz), dann müssen Sie deren Kontaktdaten über einen kleinen Umweg einholen.

  • Benutzer ohne Office-365-Konto übermitteln die Antworten auf Ihre Forms-Onlineumfrage grundsätzlich anonym.
  • Daher müssen Sie die Teilnehmer in einer extra Frage innerhalb des Forms-Fragebogens auffordern, ihre Kontaktdaten und den Namen in ein entsprechendes Textfeld einzugeben.
  • Die Spalte mit den Antworten (= Kontaktadressen) können Sie dann bei Bedarf zur besseren Übersicht in Excel nach vorne ziehen.

Und Sie?

Microsoft Forms ist nicht das einzige praktische Zusatztool in den Office 365 Plänen. Weitere 365er-Spezialanwendungen, wie z.B. Planner, Groups, SharePoint-Seiten und To-Do, stellen wir Ihnen in den nächsten Blogbeiträgen dieser Serie auf Büro Kaizen vor. Viele weitere praktischen Tipps, Checklisten und Vorlagen finden Sie auch in unserem kostenlosen Download-Center .

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial Mit OneNote schnell und einfach Checklisten erstellen

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