Lassen Sie Office 365 Flow für sich arbeiten: Mit individuell automatisierten Workflows!



Was hat Office 365 mit einem %bdquo;Flow” zu tun? Wer einen Flow hat, der hat einen dieser oft sehnlich herbeigewünschten Zustände, in denen die Arbeit fast von selbst von der Hand geht, so dass man regelrecht Spaß daran hat, wie sehr das eigene Tun gerade „flutscht“. Und genau das ist auch das Ziel von Office 365 Flow. Wie das funktioniert? Die digitale Automatisierung macht es möglich! Oder um es etwas komplizierter auszudrücken: Die Lösung liegt in individualisierten Workflows für die Arbeits- und Prozessautomatisierung an digitalen Bildschirmarbeitsplätzen.

Was ist das Problem?

Häufig wiederkehrende Arbeitsschritte halten uns im Büroalltag häufig auf und bündeln unnötig Zeit und Ressourcen. Sei es das Weiterleiten von empfangenen Informationen, das immer gleiche Abspeichern von Dateien, das Aktualisieren von Bestandslisten oder eine Pushbenachrichtigung nach der anderen, um jemanden zu informieren oder an etwas zu erinnern. Die Liste an zeitraubenden Routineaufgaben in der heutigen Bürowelt ist lang. Das muss aber nicht sein. Denn in der digitalen Arbeitswelt lassen sich viele Arbeitsschritte ganz einfach automatisieren. Mit Hilfe dieser individualisierten Workflows können Sie sich von den regelmäßig wiederkehrenden Zeitfressern befreien – und Office 365 Flow bietet Ihnen hierfür die idealen, programmübergreifenden Voraussetzungen!

So funktioniert es:

Was ist Office 365 Flow?

Flow ist ein Tool zur anwendungsübergreifenden Automatisierung von Arbeitsschritten in der gesamten Office 365 Umgebung. Das funktioniert ganz ähnlich wie die QuickSteps in Microsofts Outlook , nur eben programmübergreifend und damit auch für Excel, OneDrive, SharePoint und Dynamics 365. Darüber hinaus lassen sich mit Flow auch über 80 weitere Drittanbieter wie Dropbox, Google Drive, Gmail, Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Vimeo, YouTube, Wunderlist, WordPress, Azure-Anwendungen, MySQL, Adobe Creative Programme, die Warehouse-Software Amazon Redshift, Salesforce oder Oracle Database in die Workflows einbinden und in die Automatisierungsprozesse integrieren.

Wie funktioniert Office 365 Flow?

„Weniger Arbeiten, mehr erledigen&rdqo; – das ist der offizielle Werbeslogan von Microsoft für Office 365 Flow (im englischen Original: Work less, do more!). Das Programm selbst ist einfach aufgebaut und intuitiv bedienbar. Sie müssen lediglich ein einziges Mal eingeben, was bei einem bestimmten Sachverhalt alles getan werden soll – und Office 365 Flow erledigt den Rest.

  • Microsoft unterstützt Sie beim Erstellen Ihrer eignen Workflows mit zahlreichen Flowvorlagen (Templates), die Sie für eine leichtere Suche nach Themen und Anwendungen sortiert anzeigen lassen können. Diese Workflowvorlagen stehen auf der Microsoft-Website zum kostenlosen Download zur Verfügung und lassen sich dann mit wenigen Mausklicks an Ihre konkreten individuellen Bedürfnisse anpassen.
  • Office 365 Flow gibt es für alle Betriebssysteme und auch für alle mobilen Endgeräte, z.B. Android-, iOS- und Windows-Smartphones und Tablets. So können Sie Ihre Office-Flows auch vom Handy und jedem Standort aus verwalten und nutzen.

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Abbildung I: Einige Beispielvorlagen für automatisierte Workflows mit Office 365 Flow, Microsoft, Büro Kaizen

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Abbildung II: Office 365 Flow gibt es auch für Android, iOS und Windows-Smartphones und Tablets, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Office 365 bietet neben Flow noch viel weitere erstaunliche Tools

Bis vor wenigen Jahren bestand das Office-Paket von Microsoft lediglich aus den Bürosoftwareprogrammen Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word. Aber mittlerweile hat sich die modular kombinierbare Office 365 Familie deutlich erweitert und zudem auch in die Cloud verlagert. Die Cloudgrundlage ermöglicht dabei viele intelligente und vergleichsweise neuartige Anwendungen. Flow ist da nur ein Beispiel für ein ganzes Bündel an Spezialanwendungen und Sonderlösungen, die ein effizienteres Arbeiten in Unternehmen ermöglichen und die bestehenden Prozesse optimieren. Weitere interessante Office-365-Anwendungen sind z.B.:

  • Office 365 Yammer: Dies ist ein internes Intra-Social-Media-Netzwerk von Microsoft für Unternehmen. Ganz ähnlich wie auf Facebook können sich hier Mitarbeiter zu Projekten, Arbeitsbereichen und Teams vernetzen. Das erleichtert die Zusammenarbeit, entschlackt die unternehmensinterne Kommunikationsstruktur und beschleunigt den Austausch von Wissen, Erfahrungen und Neuigkeiten enorm!
  • Office 365 Delve: Der selbstlernende, persönliche Dateiverwaltungs-Assistent Office 365 Delve mit maschinellen Lern-, Such- und Discovery-Funktionen bietet vollkommen neue Möglichkeiten für die Wissensarbeit. Da sich die persönlichen Dateiverwaltungs- und Such-Assistenten auch mit denen Ihrer Kollegen verknüpfen, ist Delve zugleich auch ein Effizienzturbo für die Zusammenarbeit und den Dateienzugriff in größeren und/oder dezentralen Teams.
  • Office 365 Dynamics: Diese modulare ERP-CRM-Cloudlösung vernetzt bislang unstrukturierte Geschäftsbereiche. Damit bringt die miet- und skalierbare SaaS-Lösung mehr Transparenz in Ihr Unternehmen und trägt wesentlich zur Optimierung von Sales, Service, Finance, Kundenbindung, Personalwesen, Marketing, Einkauf und Buchhaltung bei. Gleichzeitig ist Dynamics 365 deutlich einfacher und kostengünstiger als die gängigen großen betriebswirtschaftlichen Softwarepakete, wie z.B. SAP oder Oracle.

Und Sie?

Wie gut kennen Sie sich mit den aktuellen Möglichkeiten und Innovationen im Bereich der digitalen Arbeitsplätze aus? Unser kostenloses eBook → „Sind Sie und Ihr Team bereit für das Büro von morgen? So werden wir in Zukunft arbeiten” verschafft Ihnen einen guten Überblick. Und was die Entwickler des Redmonder IT-Giganten Microsoft noch alles an intelligenten Lösungen für eine effizientere Computerarbeit neben Office 365 Flow, Yammer und Dynamics im petto haben (z.B. Planner, Forms und Groups), erfahren Sie in unseren nächsten Blogbeiträgen.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial Digital Arbeiten & frei sein! Wie die Umstellung klappt



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