E-Mails für dich – 5 Tipps gegen die E-Mail Flut



Das Technologie-Marktforschungsunternehmen „The Radicati Group” geht davon aus, dass aktuell jeden Tag rund 215,3 Milliarden E-Mails weltweit versendet und empfangen werden. Wenn es ständig klingelt, blinkt und piept wird selbst der Kaffee nervös. Oder? In jedem Fall erzeugt das Medium „E-Mail” bei vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern enormen Stress. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein guter Umgang mit E-Mails gelingt!

Was ist das Problem

Während der Postbote früher einmal am Tag kam und am Sonntag frei machte, schellt der digitale Postbote ständig an der Bürotür. Dazu kommt, dass der digitale Briefkasten keine Grenzen kennt. Er läuft nicht über, er sammelt und wächst. Jede neue Nachricht lenkt von der Arbeit ab und erzeugt Druck: Bearbeite mich, ich könnte wichtig sein! Wer konzentriert und erfolgreich arbeiten will, sollte einen effizienten Umgang mit dem Medium E-Mail finden.

E-Mails effizient bearbeiten
Konzentriert und erfolgreich E-Mails bearbeiten.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für den Umgang mit E-Mails: Schalten Sie sämtliche Empfangssignale aus!

Die Standard-Einstellung Ihres E-Mail-Programmes ist eine Aufforderung, Sie permanent zu unterbrechen. Es klingeln alle Nachrichten, ob sie wichtig sind oder nicht. Die gute Nachricht ist, dass sich in Outlook & Co. sämtliche Signale ausschalten lassen!

E-Mails Signal ausschalten
E-Mails Signale lassen sich problemlos ausschalten.

Nähere Informationen dazu, wie Sie die Empfangssignale ausschalten, erhalten Sie hier: Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon – so begegnen Sie der E-Mail-Flut.

Tipp Nr. 2 für den Umgang mit E-Mails: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails in Blöcken!

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails ein bis zwei Mal am Tag zu bestimmten Zeiten. Sie können z.B. kurz vor dem Mittagessen für eine Stunde Ihre E-Mails abarbeiten und eine Stunde vor Feierabend. In den Zwischenzeiten schalten Sie den Empfang von E-Mails aus. So schaffen Sie sich eine konzentrierte Arbeitsumgebung.

Wenn es ständig klingelt, blinkt und piept wird selbst der Kaffee nervös. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 3 für den Umgang mit E-Mails: Gehen Sie mit gutem Vorbild voran!

Seien Sie beim Schreiben von E-Mails diszipliniert. Fragen Sie sich zu allererst: Muss diese E-Mail wirklich sein. Der erste und häufigste Fehler ist, eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben, sondern lieber telefonieren und persönlich reden sollte.

Muss diese E-Mail sein
Soll man eine E-Mail schreiben oder lieber telefonieren?

Tipp Nr. 4 für den Umgang mit E-Mails: Achten Sie auf einige Netiquette!

Auch durch eine E-Mail begegnen wir Menschen! Manchmal vergessen wir das: Am anderen Ende sitzen nicht Maschinen, sondern Menschen, die wie Sie und ich unter den vielen E-Mails leiden, gestresst sind und einfach nur einen guten Job machen wollen. Schreiben Sie darum short and sweet und mit einem Lächeln!

E-Mails menschlich schreiben
E-Mails short and sweet mit einem Lächeln schreiben.

Weitere Informationen zum Thema E-Mail Netiquette erhalten Sie hier:
9 Mail-Netiquette – denn nett ist die große Schwester von… Effizienz!

Tipp Nr. 5 für den Umgang mit E-Mails: Bündeln Sie Ihre Empfangskanäle!

Für den Sender einer Nachricht ist es toll, wenn er Sie über möglichst viele verschiedene Kanäle erreichen kann. Für Sie als Empfänger stellt es für Ihre Arbeit eine Herausforderung da, wenn Sie neben dem E-Mail Account auch noch den AB und das Fax im Blick behalten müssen. Da ist es hilfreich, wenn sich einzelne Bereiche bündeln lassen, ohne den Kommunikationskanal ganz abschalten zu müssen. Mit einer Fritzbox ist es z.B. möglich, Faxe und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter ihres Festnetzanschlusses an Ihren E-Mail-Account weiterzuleiten. Wie das geht erfahren Sie hier: Die lange Leitung: Wie sich die Arbeit mit Fax und AB vereinfachen lässt.

Nachrichten durch E-Mails bündeln
Verschiedene Kommunikationskanäle können durch E-Mails gebündelt werden.

Darauf kommt es an

Wenn Sie pro Tag nur eine Aufgabe machen könnten, wäre es die Bearbeitung Ihrer E-Mails? Ich nehme an, es gibt Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, die wichtiger sind. Darum ermutige ich Sie, Gelassenheit im Umgang mit Ihren E-Mails einzuüben. Eine E-Mail sollte weder das Recht haben, Sie zu unterbrechen, noch den Hauptteil Ihrer Arbeitszeit bestimmen!

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Was der Tipp bewirkt

Die Entscheidung, wann und wie Sie per E-Mail erreichbar sind, führt dazu, dass Sie konzentriert und proaktiv an den wirklich wichtigen Themen arbeiten können.

Und Sie?

Welche Tipps nutzen Sie für den Umgang mit E-Mails? Schreiben Sie mir, ich bin immer auf der Suche nach neuen Ideen und Tipps!



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