Digital ohne Qual – Elf Kurz-Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mails



Digital? Ich erinnere mich noch gut an den großen Traum vom Computer als digitales Allzweckwerkzeug, das Schwierigkeiten mit einem Mausklick erledigt und ungeliebte Aufgaben automatisch übernimmt. An die Stelle der digitalen Begeisterung ist eine erschreckende Ernüchterung getreten. Wie bei allen Dingen im Leben geht es um die Frage, ob die neuen digitalen Möglichkeiten mich beherrschen oder ob ich noch in der Lage bin, sie zu beherrschen. Im Folgenden finden Sie elf digitale Kurz-Tipps, durch die die Arbeit mit E-Mails einfacher wird:

Digital: Möglichkeiten mit E-Mails
Elf Kurz-Tipps für den Umgang mit E-Mails. Schöpfen Sie Ihre digitalen Möglichkeiten aus.

Digital-Tipp Nr. 1: Stellen Sie sich bei jeder E-Mail die Frage, ob Sie wirklich antworten müssen.

Wenn nicht, löschen oder archivieren Sie die E-Mail sofort.

Digital-Tipp Nr. 2: Beenden Sie das E-Mail-Pingpong

Sie können das E-Mail-Tempo wesentlich selbst bestimmen. Wenn Sie stets sofort auf E-Mails antworten, bekommen Sie oft noch am gleichen Tag eine Antwort. Das kann sinnvoll sein. Oft reicht es aber, abends oder am nächsten Tag morgens zu antworten.

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Digital-Tipp Nr. 3: Verwenden Sie eine Betreffzeile

Geben Sie einen klaren Hinweis auf den Inhalt (zum Beispiel „Erbitte Terminverschiebung
für Treffen am 21.06.” etc.). Oft ist Ihr Lohn dafür, dass Sie deutlich schneller Antwort erhalten.

Digital-Tipp Nr. 4: Finger weg von der „Alle-Antworten-Taste”

Verschicken Sie Antworten auf E-Mails nur an Personen, die die Antwort benötigen. Lassen Sie, wenn möglich, die Finger vom Befehl „Antwort an alle”.

Digital-Tipp Nr. 5: Arbeiten Sie mit Verteilerlisten und Gruppen

Wenn Sie regelmäßig E-Mails an die gleichen Adressen versenden, dann erstellen Sie sich in Ihrem Adressbuch Verteilerlisten. Dadurch wird das Versenden erleichtert.

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Digital-Tipp Nr. 6: Eine E-Mail = ein Thema

Schreiben Sie, wenn möglich, kurze digitale Mails mit nur einem Thema. Also lieber fünf einzelne als eine lange E-Mail mit gänzlich unterschiedlichen Aufgaben oder Informationen zu unterschiedlichen Projekten.

Digital-Tipp Nr. 7: Seien Sie diszipliniert

Über E-Mails bekommen wir oft Post mit zweifelhaftem Inhalt, Witzen oder auch völlig nutzlosem Zeug. Legen Sie sich eine Art Verhaltenskodex auf, solche Nachrichten nicht weiterzuleiten.

Digital-Tipp Nr. 8: Schreiben Sie mit Absätzen und Zwischenüberschriften

Das erleichtert die Lesbarkeit für Ihren Partner. Aufzählungen sind zudem leichter zu erfassen, wenn Sie mit Spiegelstrichen oder Nummerierungen arbeiten.

Digital-Tipp Nr. 9: Definieren Sie Shortcuts

Verwenden Sie eine ordentliche Anrede und Schlussformeln wie „Mit besten Grüßen” in der ausgeschriebenen Variante. Am Computer lassen sich Shortcuts definieren, so dass Abkürzungen automatisch ausgeschrieben werden. Wie erfahren Sie hier.

Digital-Tipp Nr. 10: Nutzen Sie für Newsletter eine separate E-Mail-Adresse

Sofern Sie sich zahlreiche Newsletter schicken lassen oder an Diskussionsforen teilnehmen, legen Sie sich eine zweite E-Mail-Adresse zu. Ihre Hauptadresse bleibt dann von den sich daraus oft ergebenden Werbemails verschont und Sie können selber entscheiden, wann Sie in das „Newsletter”-Postfach schauen wollen (z.B. auf Bahnfahrten).

Digital-Tipp Nr. 11: Nutzen Sie die Funktion der Autosignatur nicht nur für Ihre Kontaktdaten

Eine firmenweit einheitliche Autosignatur mit den Kontaktdaten wirkt nicht nur professionell, sondern erleichtert Ihren Kunden auch die Kontaktaufnahme. Sie sollte Name, Abteilung, Adresse,
Telefonnummern etc. enthalten. Darüber hinaus können Sie diese Funktion auch nutzen, um kurze und dezente Hinweise auf neue Produkte etc. mit zu versenden. Weitere Informationen erhalten Sie hier: Werbung, die ankommt: Wunderwaffe Autosignatur

Extra-Tipp

Weitere Informationen über den Umgang mit digitaler Post erhalten Sie in folgenden Blogbeiträgen:

Sie haben (zuviel) Post? Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail Flut
Dieser Artikel liefert Ihnen vier wirksame Digital-Tipps gegen die E-Mail-Flut. Sie erfahren z.B., wie Sie die 5-Minuten-Regel einsetzen oder warum es sinnvoll ist, sich feste Bearbeitungsblöcke für die E-Mails freizuhalten.

Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon – so begegnen Sie der E-Mail-Flut
Dieser Artikel enthält Informationen dazu, wie Sie die Empfangssignale ausschalten, um konzentrierter arbeiten zu können.

Und Sie?

Fallen Ihnen weitere Digital-Tipps ein? Ich freue mich über Ihre Ergänzungen und Anregungen.



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