Büro Blog – Effizient am Arbeitsplatz

22. Januar 2021

Die neuen „Breakout-Rooms“ für separate Gruppenräume in Microsoft Teams-Besprechungen – Anleitung mit Video-Tutorial


Mit den neuen „Breakout-Rooms“ (auf Deutsch: „Gruppenräume“) in Microsoft Teams wird eine wichtige Lücke zu spezialisierten Videokonferenzanbietern geschlossen, wie zum Beispiel Zoom Video Communications. Denn mit der neuen Gruppenraum-Funktion lassen sich die Teilnehmer einer Teams-Besprechung während der Videokonferenz in kleinere Arbeitsgruppenkonferenzen aufteilen und anschließend wieder zusammenführen. Wie das geht, und was Ihnen das neue Office-365-Feature […]

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15. Januar 2021

Die neue Business-App „Microsoft Lists“: Für ein effizienteres Organisieren und Verwalten von Unternehmensabläufen – inklusive Video-Tutorial und Praxisbeispiel!


Das neue Office 365 Tool „Microsoft Lists“ organisiert Informationen, ähnlich wie Excel, in Form von Listen, ist jedoch etwas völlig anderes. Denn bei „Lists“ geht es nicht wie bei Excel um Tabellenberechnungen und Kalkulationen, sondern um das Nachverfolgen von Informationen und das teilautomatisierte Organisieren und Verwalten verschiedenster Unternehmensabläufe. Damit füllt die neue App eine bisherige […]

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17. Dezember 2020

Die neuen Microsoft Teams-Displays: Handliche und mobile Audio-Video-Stationen mit Bildschirm für den Schreibtisch, das Home-Office und unterwegs!



Es gibt die unterschiedlichsten Hardware-Geräte, die speziell für Microsoft Teams optimiert wurden – zu der neuesten Kategorie gehören die Microsoft Teams-Displays. Diese smarten Bildschirmgeräte erleichtern die Arbeit und erhöhen den Bedienkomfort sowie die Produktivität beim Umgang mit der Teams-Anwendung. Was die neuen Team-Displays alles können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag! Inhalt: Das lesen Sie […]

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10. Dezember 2020

Anleitung für die neue Microsoft Teams-App „Schichten“: So wird das Erstellen eines Dienstplans kinderleicht (mit Video-Tutorial)



Für Microsoft Teams gibt es seit kurzem die kostenlose App-Erweiterung „Schichten“. Damit wird das Erstellen eines Dienstplans im Rahmen der Personaleinsatzplanung noch einmal deutlich einfacher – und effizienter. Denn als zentrales Kommunikations- und Kollaborations-Tool in Microsoft/Office 365 ist Teams der ideale Ort, um einen Personal-Zeitplan zu erstellen, mit den Mitarbeitern zu teilen und dann flexibel […]

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1. Dezember 2020

Die neue Roaming-Signatur in Outlook: Automatisches Synchronisieren über verschiedene Endgeräte hinweg – ideal für das Signaturmarketing!



Mit der neuen Roaming-Signatur in Outlook wird das Handling der E-Mail-Signatur deutlich einfacher und unkomplizierter. Denn dies ermöglicht endlich ein automatisches Synchronisieren der Signatur über verschiedene Endgeräte hinweg! Egal von welchem Desktop- oder Mobilgerät Sie sich auch einloggen, so prangt am Ende Ihrer E-Mail stets Ihr aktueller Signaturtext (auch bei Neu-, Leih- und Fremdgeräten). Das […]

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25. November 2020

Das neue Apple Scribble auf dem iPad wandelt alle handschriftlichen Eingaben automatisch in Maschinentext um! (Anleitung mit Video-Tutorial)



Mit dem neuen Apple Scribble muss man den Eingabestift (Pencil) nicht mehr weglegen, wenn man andere Funktionen am iPad nutzen will – denn Scribble wandelt handschriftliche Eingaben automatisch und anwendungsübergreifend in Maschinentext um! Obwohl die Funktion derzeit (noch) offiziell nur in Englisch und Chinesisch verfügbar ist, kann man Apple Scribble dennoch bereits für zahlreiche deutsche […]

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20. November 2020

Die E-Mail FAQ – So schreiben Sie perfekte E-Mails!



Jeden Tag werden auf der Welt unglaubliche 306 Milliarden E-Mails verschickt und die Tendenz ist weiter steigend. Nach einer Prognose sollen im Jahre 2024 bis zu 361 Milliarden E-Mails täglich verschickt werden (Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/#professional – Abruf 03.01.2020).  Im Vergleich dazu werden „nur” rund 100 Milliarden WhatsApp-Nachrichten täglich versendet. Man sieht also, dass nach wie vor […]

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19. November 2020

Das neue Microsoft Surface Duo im Business-Test: Was kann das faltbare Smartphone alles? Übersicht inklusive Video-Tutorial!



Das neue faltbare Smartphone Microsoft Surface Duo ist endlich da – zumindest in den USA. Wir haben das neuartige Dual-Screen-Handy aus Amerika vorbestellt und schon einmal seine Tauglichkeit für den Business-Einsatz getestet. Was das aufklappbare “Doppel-Phone” alles kann, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag sowie in unserem 2-teiligen YouTube-Video am Ende dieses Artikels! Inhalt: Das […]

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10. November 2020

Ist Ihre Präsentationsdatei zu groß? Anleitung, wie Sie die Dateigröße in PowerPoint verkleinern und komprimieren – inklusive Video-Tutorial!



Aufgrund der immer höheren Bildauflösung werden PowerPoint-Präsentationen oft so groß, dass Sie die Dateigröße erst noch verkleinern müssen, um diese überhaupt noch per E-Mail versenden zu können. Denn ansonsten kann es vorkommen, dass die PPT-Datei die Maximalgröße des empfangenden Postfachs oder die eines zulässigen E-Mail-Anhangs sprengt. Und auch der Rechner wird durch das Öffnen derart […]

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3. November 2020

Die Top 11 versteckten iPhone Funktionen, die Sie vermutlich noch gar nicht kennen – inklusive Video-Tutorial!



Hier finden Sie die Top 11 der versteckten iPhone Funktionen und Tricks, die die meisten „Otto-Normal“-Nutzer noch gar nicht kennen. Mit diesen Zeitspartipps lassen sich viele Aufgaben abkürzen oder deutlich schneller und einfacher erledigen! Dies ist umso praktischer, je mehr Sie beruflich mit Ihrem iOS-Gerät arbeiten. Was für tolle und weitgehend unbekannte Funktionen Ihr iPhone […]

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30. Oktober 2020

Der Gastzugriff in Microsoft Teams: Externe Personen als Gast einladen, hinzufügen und wieder löschen – Anleitung mit Video-Tutorial!



Microsoft Teams war ursprünglich nur für die interne Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen konzipiert, mittlerweile können Sie aber auch externe Personen von außerhalb Ihres Unternehmens als „Gast“ einladen und einem Team Ihrer Wahl hinzufügen. Dies eignet sich hervorragend, um beispielsweise mit Geschäftspartnern, Kunden, Auftraggebern oder externen Mitarbeitern innerhalb eines projektspezifischen Teams zusammenzuarbeiten. Wie die Einladung mit […]

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27. Oktober 2020

Google G Suite vs. MS Office 365 – ein Vergleich



Cloud-basierte Apps und Dienste finden immer häufiger Verwendung. So auch die beiden bekannten Größen Google G Suite und MS Office 365. Beide sollen Nutzer dabei unterstützen, die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus ermöglichen sie eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kunden sowie Geschäftspartnern. Doch worin liegt der Unterschied zwischen Google G Suite und […]

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23. Oktober 2020

Anleitung für Microsoft Teams: Bildschirm teilen, freigeben und übertragen – alle Möglichkeiten inklusive Video-Tutorial!



Eine der wichtigsten Funktionen in Microsoft Teams ist das Teilen des Bildschirms, also die Freigabe der eigenen Bildschirminhalte für andere Personen. So können Sie Ihren Gesprächspartnern in einem Chat oder auch in einer Besprechung zeigen, was Sie selbst auf Ihrem eigenen Computer sehen, ohne dass Sie die Inhalte Ihren Kollegen extra physisch zusenden zu müssen. […]

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20. Oktober 2020

Outlook E-Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber



Sind Sie auch der Meinung, dass Ihr Postfach viel zu voll ist? Wenn Sie z.B. pro Tag 50 E-Mails erhalten, sind das im Jahr über 18.000 Nachrichten. Wenn Sie dann keine gute Organisation zum Bearbeiten und Archivieren der E-Mails haben, führt diese E-Mail-Flut unweigerlich dazu, dass Ihr Postfach überquillt. Nun könnten Sie diese E-Mails ganz […]

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16. Oktober 2020

Microsoft Teams: Dateien hochladen – optional sogar mit Offline-Zugriff! (Anleitung inklusive Video-Tutorial)



Es gibt mehrere verschiedene Möglichkeiten, wie man in Microsoft Teams Dateien hochladen kann. (1.) Einmal der Standardweg direkt aus der Anwendung heraus, (2.) eine Schnellhochladefunktion für das Hinzufügen mehrerer Dateien auf einmal mittels Drag & Drop, sowie (3.) eine Variante, durch die Ihnen die in Teams hochgeladenen Dateien sogar zusätzlich auch noch offline zur Verfügung […]

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9. Oktober 2020

Microsoft Teams: Die neue Aufgaben-App für Planner, Outlook und To-Do vereint erstmals alle Aufgaben in einer einzigen Übersicht – Anleitung inklusive Video-Tutorial!



Microsoft hat in Teams eine neue Aufgaben-App für den Planner integriert, mit der erstmals alle eigenen Aufgaben aus den verschiedenen Microsoft-Produkten an einem einzigen zentralen Ort zusammengeführt werden. Schluss mit den separaten Datensilos in Teams, Outlook, To-Do und Planner – alle Aufgaben können nun zusammen in Teams angezeigt werden! Wie praktisch und zeitsparend das ist, […]

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7. Oktober 2020

Outlook Kalender freigeben: Ich sehe was was Du „auch“ siehst



„Das klingt wirklich sehr interessant. Das sollten wir unbedingt weiter mit Herrn Maier, Frau Hubert und Frau Müller besprechen. Machen Sie uns doch gleich einmal einen Termin, bei dem alle dabei sein können.“ So oder so ähnlich lautet die Aufgabenstellung, die viele von uns aus Ihrem Berufsalltag kennen. Die Koordination des Termins scheint dabei noch […]

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6. Oktober 2020

E-Mails archivieren – Schritt für Schritt



Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie das Wort „Archiv” hören? Vielleicht muffige, fensterlose Kellerräume voller Regale, in denen sich unzählige Aktenordner und alte Kartons mit vergilbten Loseblattsammlungen stapeln? Wer hier etwas sucht findet grundsätzlich nichts wieder. In Zeiten der elektronischen Akten und des modernen, papierlosen Büros können Sie diese Bilder nun getrost vergessen. […]

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5. Oktober 2020

Outlook Kalender: 5 Tipps für die perfekte Terminverwaltung



Die Business-Welt dreht sich derzeit immer schneller und mit der Digitalisierung bekommt das Ganze nochmal einen zusätzlichen Schub. Die Effektivität und Effizienz müssen stetig gesteigert werden. Es ist also von Vorteil, wenn man noch den ein oder anderen Tipp bekommt, wo noch was zu holen ist. Wissen Sie eigentlich, dass Ihr Outlook Kalender einen nicht […]

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2. Oktober 2020

Der neue Microsoft Teams Pop-out-Chat: Jetzt auch in mehreren separaten Dialogfenstern gleichzeitig chatten! Anleitung mit Video-Tutorial



Microsofts neueste Funktionserweiterung in Teams, der „Pop-out-Chat“, ist ein Segen für alle, die oft in mehreren Chats gleichzeitig agieren müssen. Denn bislang war es nicht möglich, die Teams-Anwendung mehrfach zu öffnen, um nicht ständig innerhalb der einzelnen Chat- und Programmbereiche hin und herspringen zu müssen. Zumindest in der Desktop-Version wurde dieses Problem nun behoben. In […]

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Android Emulatoren als willkommene Abwechselung zur mobilen Welt



Digitalisierung ist das große Wort dieser Zeit. So viele Prozesse wie möglich werden digitalisiert, Geräte werden immer noch mobiler und wenn wir für einen Vorgang mal keine App verwenden können, dann sind wir schon ziemlich enttäuscht. Die Gewohnheit bringt diese Erwartungshaltung mit sich. Während die älteren Generationen noch gut ohne das Smartphone auskommen, ist die […]

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Den Hintergrund in Teams ändern und sogar ein eigenes Hintergrundbild mit Logo hochladen: Anleitung mit Video-Tutorial!



Wenn man beruflich oft Microsoft Teams für Videokonferenzen nutzt, dann ist die Funktion zum Ändern des Teams-Hintergrunds extrem praktisch. Auf diese Weise können Sie wahlweise Ihren realen Hintergrund im Büro oder im Home-Office weichzeichnen, ein Standardbild von Microsoft als Hintergrundbild Ihrer Video-Besprechung einfügen oder sogar ein eigenes Bildmotiv für Ihren Videohintergrund hochladen. Wie das genau […]

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28. September 2020

Microsoft Word mit OneDrive kombinieren: Dokumente einfacher mit externen Personen teilen sowie gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten



Microsofts Cloudspeicher OneDrive eignet sich auch hervorragend zum gemeinsamen Bearbeiten von Word-Dokumenten mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens. Dann haben das lästige Verschicken von Word-Dokumenten via E-Mail-Anhängen und die damit zusammenhängenden Versionskonflikte ein Ende. Darüber hinaus können Sie mit OneDrive zudem jederzeit und von überall aus auf Ihre Word-Dateien zugreifen und bearbeiten (online sowie offline). […]

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25. September 2020

Outlook löschen: Befreien Sie sich von unnötigen E-Mails



Zum Einstieg in diesen Blogartikel stellen wir Ihnen kurz drei Fragen, die Sie zuerst für sich beantworten können: Wieviel E-Mails lagern aktuell in Ihrem Postfach? Weit über hundert? Wissen Sie noch welche E-Mails wichtig sind und benötigt werden und welche nicht? Mit der AKAD Hochschule in Leipzig haben wir eine Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Büro […]

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