Microsoft Forms (2): Anleitung für das kostenlose Web-Umfrage-Tool


Microsoft Forms ist ein praktisches Webtool zur Erstellung von Online-Umfragen, Quiz-Rätsel, Fragebögen und Web-Prüfungen. Die mit Forms erstellten Umfragen können Sie innerhalb Ihres Teams, Ihrer Abteilung oder Ihres Unternehmens nutzen, um beispielsweise Feedback einzuholen oder über ein Themengebiet abzustimmen und somit über den weiteren Fortgang zu entscheiden. Das Online-Fragebogen-Formular kann aber auch von jeder Person außerhalb Ihres Unternehmens geteilt und bearbeitet bzw. beantwortet werden, der einen funktionierenden Webbrowser nutzt. So können Sie Microsoft Forms beispielsweise auch für Mitmachrätsel-Quiz und Rätsel im Rahmen einer Marketing- und Promotionaktion und für die Stärkung Ihrer Kundenbindung nutzen. Wie Sie die Forms-Umfragen richtig nutzen, erfahren Sie hier in dieser Anleitung.

Was ist das Problem?

Im Berufsalltag muss regelmäßig über eine Strategie, einen Vorschlag oder eine Position abgestimmt werden. Oder es müssen verschiedene Meinungen zu einem Themengebiet eingeholt werden, um ein Feedback vom Team einzusammeln. Das kann für den Organisator der Abstimmungsumfrage ganz schön aufwendig und stressig werden – vor allem bei größeren und/oder dezentral verteilten Teams. Microsoft Forms schafft hier Abhilfe, denn die Onlineumfragen lassen sich sehr leicht aufsetzen, gestalten und teilen. Die Auswertung der Umfrageergebnisse ist dann mit Forms genauso einfach – wie einfach das ist, zeigen wir Ihnen hier in dieser kurzen Anleitung.

So funktioniert es:
I. Was ist Microsoft Forms überhaupt? Vor der Anleitung ein kurzer Überblick
Microsoft hat sein Onlineumfrage-Tool „Forms“ 2016 herausgebracht. Zunächst war es nur als Online-Prüfungstool im Rahmen der Office 365 Education-Pläne für Bildungseinrichtungen und Schulen verfügbar. Aber bereits ein Jahr später, 2017, hat Microsoft Forms aufgrund des großen Anklangs standardmäßig auch in die Office 365 Business- und Enterprisepläne integriert. Mittlerweile ist es sogar auch für Privat- und Einzelkunden mit einem kostenlosen Microsoft-Konto verfügbar (Hotmail, Live oder Outlook.com).

  • Forms ist eine cloudbasierte Webanwendung für Online-Fragebögen, Umfragen, Rätsel, Quiz und Prüfungen.
  • Jede Person kann an den Onlineumfragen teilnehmen, es wird lediglich ein Webbrowser benötigt – auch ein mobiler Zugriff ist möglich (mittels Chrome, Firefox, Safari, Windows Edge, Android und iOS).
  • Auch die Auswertung der Online-Formularantworten erfolgt automatisiert und spielerisch einfach.
  • Eine kurze Übersicht mit einführender Anleitung lesen Sie in unserem Blogbeitrag → „Office 365 Forms: Praktisches Tool für Online-Fragebögen, Teamabstimmungen und Prüfungen“

II. Anleitung für das Erstellen von Forms-Umfragen und Fragebögen

Microsoft Forms führt Sie in wenigen Schritten durch die Formularerstellung. Sie müssen lediglich die entsprechende Formular-Webadresse aufrufen, sich anmelden und können dann gleich loslegen. Dabei können Sie entweder auf Vorlagen von Microsoft zurückgreifen und diese für sich adaptieren, oder aber die Forms-Umfrage in Ihrem eigenen Corporate Design erstellen (Logo, Briefkopf, Untertitel, Schriftart und Farbe etc.) und dabei auch eigene Bilder, Fotografien und Videos für eine ansprechende Gestaltung hochladen.
Schritt 1: Bei Microsoft Forms online anmelden und die richtige Umfragevorlage auswählen Navigieren Sie auf die Webseite Forms.Office.com und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto und Passwort an (Office 365, Hotmail, Live oder Outlook.com). Microsoft Forms stellt Sie dann vor die Wahl, ob Sie eine Onlineumfrage erstellen wollen, oder eine Onlineprüfung. Wählen Sie die für Sie passende Vorlage aus (→ Neues Formular oder → Neue Prüfung, siehe Abb. I), geben Sie einen passenden Namen und Untertitel ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Ok.
Schritt 2: Geben Sie Ihre Fragen und Antworten in die Forms-Umfrage ein Microsoft gibt Ihnen in dem Forms-Umfrage-Tool vier verschiedene Fragetypen als Standardoption zur Auswahl. Wählen Sie den jeweils passenden Fragetypen aus und tippen Sie dann den Frage- und Antworttext ein. Optional können Sie zu jeder Frage auch noch ein thematisch passendes Bild, Foto oder Video hochladen und hinzufügen. Die vier in Forms zur Verfügung stehenden Fragevorlagen sind:

  • Auswahl (eine Auswahlfrage bietet eine Mehrfachauswahl zwischen vorgegebenen Antworten = Multiple Choice)
  • Text (eine Textfrage bietet dem Antwortenden eine Eingabezeile für Textantworten bei offenen Fragen)
  • Bewertung (bei einer Bewertungsfrage antworten die Nutzer mit einer Wertung, z.B. mit 1-5 Sternen oder 1-10 Punkten)
  • Datum (eine Datumsfrage wird z.B. für Terminabstimmungen im Team und die Suche nach einem geeigneten Datum benötigt)
  • Mit einem Klick auf die drei Punkte („weiteres“) können Sie noch weitere Frageoptionen auswählen, wie z.B. Ranking, Likert oder Net Promoter Score.

Schritt 3: Formular kontrollieren und Teilnehmer zum Ausfüllen der Forms-Umfrage einladen

Nachdem Sie den Web-Umfragebogen erstellt haben, können Sie sich das Formular in einer Desktop-Vorschau sowie in einer Mobil-Vorschau anzeigen lassen. Kontrollieren Sie Ihre Eingaben und passen Sie gegebenenfalls das Design an Ihre CI an. Hierfür stehen Ihnen auch verschiedene Designvorlagen zur Verfügung, die Sie nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen können. Anschließend müssen Sie die Teilnehmer auf Ihre Umfrage aufmerksam machen und zum Ausfüllen auffordern. Klicken Sie dafür auf den Menüpunkt → Teilen und wählen Sie sich eine der vier folgenden Funktionen zum Teilen aus. Die vier Funktionen lassen sich wahlweise auch je nach Medium und Zielgruppe frei kombinieren:

  1. Hyperlink (ein Weblink, der sich einfachen kopieren und teilen lässt)
  2. QR-Code (ein mit der Handykamera einscannbarer 2D-Link)
  3. Einbettungslink (ein spezieller Link zum Einbetten in Websites oder Microsofts Präsentations-Webanwendung Sway)
  4. E-Mail-Versand (die Einladung erfolgt hierbei vorzugsweise über Outlook und Ihre Outlook-Kontakte)
Tipp: Forms kann nur die IDs Ihrer Arbeitskollegen innerhalb Ihres Unternehmens (Ihres Office 365 Tenants) automatisch erkennen und die Antworten entsprechend zuordnen. Machen Sie ein Preisrätsel oder eine Umfrage mit Teilnehmern außerhalb Ihres Unternehmens, müssen Sie die Kotaktdaten mit einer offenen Frage (Fragetyp → Text, siehe oben) innerhalb Ihrer Forms-Umfrage abfragen!
Umfragetypen Microsoft
Abbildung I: Forms bietet die zwei Umfragetypen Online-Formular und Online-Prüfung an, Microsoft, Büro Kaizen
Onlineumfragen Microsoft
Abbildung II: Für die Onlineumfragen stehen vier verschiedene Fragetypen zur Auswahl, Microsoft Forms, Büro Kaizen
Forms-Onlineumfrage Microsoft
Abbildung III: Die Vorschau einer Forms-Onlineumfrage, Microsoft, Büro Kaizen
Umfrage teilen Microsoft
Abbildung IV: Die verschiedenen Möglichkeiten, um eine Forms-Umfrage zu teilen, Microsoft, Büro Kaizen

III. Anleitung für das Auswerten eines Forms-Umfrage-Formulars Wenn Sie Ihre Web-Umfrage mit Microsoft Forms erstellt und anschließend mit den Teilnehmern geteilt haben, steht Ihnen mit einem Klick auf → Antworten ein Auswertungs-Assistent für die Echtzeit-Analyse zur Verfügung. Hier können Sie alle relevanten Daten zu den Antworten auf Ihre Onlinebefragung in Echtzeit einsehen und auswerten.

  • In dem grau hinterlegten Balken sehen Sie als erstes gleich auf einen Blick, wie viele Nutzer an dem Web-Fragebogen schon teilgenommen haben, wie lange die Bearbeitung im Durchschnitt gedauert hat und wie der aktuelle Umfragestatus ist (aktiv oder beendet).
  • Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Anzeigen der Ergebnisse (je nach Formularart auch → Antworten überprüfen) können Sie die Fragebögen der Teilnehmer einzelnen nacheinander durchsehen.
  • Mit einem Klick auf die Schaltfläche → In Excel öffnen werden die Umfragedaten aus Forms nach Excel exportiert und können dann dort in einer Kalkulationstabelle weiterbearbeitet werden.
  • Am unteren Ende des Auswertungsfensters listet Forms eine Zusammenfassung aller eingegangenen Antworten zu Ihren Fragen auf. Neben jeder Frage steht dann, wie häufig die jeweilige Antwort genannt  wurde. Das Gesamtergebnis wird Ihnen zusätzlich auch als farbiges Diagramm dargestellt. Unter → Details können Sie in einer Liste detailliert einsehen, welcher Nutzer diese Frage wie beantwortet hat. Nutzer außerhalb Ihres Office 365 Tenants (Unternehmen) werden hier allerdings als „anonymous“ angezeigt.
Auswertung Forms-Umfrage Microsoft
Abbildung V: Status und Auswertung einer Forms-Umfrage, Microsoft, Büro Kaizen
Umfrageergebnisse Microsoft
Abbildung VI: Die Umfrageergebnisse können einzeln nach Nutzern angezeigt werde, Microsoft Forms, Büro Kaizen
Antworten Umfrage Microsoft
Abbildung VII: Alternativ können auch alle Antworten zu einer Frage auf einmal aufgelistet werden, Microsoft Forms, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Wie Sie Microsoft Forms kostenlos nutzen können Beim Erscheinen von Microsoft Forms im Jahr 2016 war das praktische Web-Tool für Umfragen & Prüfungen nur in den Office 365 Education Plänen für Bildungseinrichtungen verfügbar. Mittlerweile können alle Kunden eines Microsoft-Kontos diese Webanwendung nutzen. Da die Microsoft-Dienste Hotmail, Live und Outlook.com kostenlos sind, können Sie einfach ein kostenloses Microsoft-Konto erstellen und damit dann auch kostenlos Forms nutzen!

  • Wenn Sie ein kostenloses Microsoft-Konto nutzen, ist die Teilnehmerzahl Ihrer Forms-Webumfragen jedoch auf 1.000 Nutzer beschränkt.
  • Wenn Sie in Ihrem Unternehmen hingegen Office 365 Pläne nutzen, können bis zu 50.000 Nutzer an Ihren Forms-Web-Umfragen teilnehmen!

Und Sie? Kennen Sie eigentlich das Kanban-Prinzip?

Auch wenn Sie gerade mit dem Erstellen einer Web-Umfrage mittels Microsoft Forms beschäftigt sind, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen. Denn das aus dem Japanischen stammende Kanban-Prinzip ähnelt dem Pull-Prinzip und ist ein Regelungs-/Steuerungsverfahren, das Prozesse automatisiert, Zeit einspart und damit nicht zuletzt auch die Kosten reduziert. Und: Kanban gehört in jedes effiziente Büro!



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