Dokumentenmanagement mit SharePoint: Wie man die DMS-Lösung in Microsoft 365 richtig & effizient verwendet!

Microsoft SharePoint ist die zentrale Plattform in Microsoft 365 für die Dateiablage und das Dokumentenmanagement in Unternehmen. Das digitale Verwalten sämtlicher Dokumente an einem zentralen Ort verspricht dabei einen hohen Effizienzgewinn – aber nur in der Theorie. Denn weit häufiger ist das Gegenteil der Fall. So sind laut unserer Langzeit-Effizienzstudie die durchschnittlichen Suchzeiten in deutschen Unternehmen nach Informationen aller Art von 2013 bis 2022 um über 50 % auf 19,6 % der gesamten Arbeitszeit explodiert! Ein Hauptgrund: Bei 69 % der Unternehmen fehlen funktionierende Ablagespielregeln. Wie das Dokumentenmanagement mit SharePoint nun konkret funktioniert, damit Sie solche Nachteile vermeiden und stattdessen tatsächlich von dem Effizienzgewinn profitieren, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag – mit Video-Tutorial!

1. Was ist „Dokumentenmanagement“, was ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Der Begriff „Dokumentenmanagementsystem“ (DMS, auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet ganz allgemein eine Software, mit deren Hilfe alle elektronischen Dokumente in einer Organisation nicht nur zentral gespeichert, archiviert und bereitgestellt werden (klassische Dateiablage), sondern zudem auch umfassend verwaltet werden können. Denn im Unterschied zu einer reinen Dateiablage bietet das datenbankgestützte Dokumentenmanagement deutlich mehr Optionen, beispielsweise für die Vergabe von Metadaten und die Verschlagwortung (z.B. Auftrags- und Kundennummern für die Rechnungsverarbeitung). So lassen sich die Dokumente wesentlich schneller suchen und finden und die Arbeitsabläufe deutlich einfacher verwalten (Workflow-Management).

Im optimalen Fall durchläuft dabei jedes Dokument im Betrieb das gesamte DMS: Angefangen bei dessen Erstellung bzw. Erfassung im System, über die korrekte Verteilung und Bearbeitung, bis zur fachgerechten Archivierung oder Löschung. Dabei sind zwei Aspekte besonders wichtig.

• Zum einen soll eine gezielte Rechteverwaltung der Zugriffsrechte für Ordnung, Klarheit und Sicherheit sorgen. So sollen nur die Personen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente haben, die diese auch tatsächlich für ihre Arbeit benötigen bzw. dazu autorisiert sind.
• Zum anderen soll der jeweilige Workflow optimal unterstützt werden. Das Ziel ist, die einzelnen Arbeitsschritte so effektiv und zielorientiert wie möglich zu gestalten. Dies kann beispielsweise nach Abteilungen, Projekten oder bestimmten Aufgaben erfolgen.

Dokumentenmanagement mit SharePoint als DMS – ist das möglich?

Microsoft hat die SharePoint-Software als eine Art Baukasten entworfen, aus dem Unternehmen individuell das jeweils Nötige und Sinnvollste für sich auswählen können. Das Spektrum reicht von einem einfachen Intranet-Portal für kleine Unternehmen bis zur intelligenten Dokumentenspeicherung, -bearbeitung und -management – inklusive den typischen DMS-Funktionen wie Rechteverwaltung, revisionssichere Versionierung, Metadaten, Kollaboration & Kommunikation. Besonders praktisch und hilfreich ist zudem die tiefe und reibungslose Integration von SharePoint in das Microsoft 365-Ökosystem und die anderen Office-Apps.

Exkurs: „Den richtigen Speicherort in Microsoft 365 finden“ – wann SharePoint, wann OneDrive?

Warum SharePoint ein DMS ist und OneDrive nicht:

• Für das Zusammenarbeiten im Team stellt SharePoint sogenannte Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Diese funktionieren ähnlich wie ein gewöhnlicher File-Ordner (z.B. Windows-Ordner), allerdings läuft im Hintergrund ein spezielles Dokumentenverwaltungsprogramm ab.
• Auf diese Weise können Dokumente wesentlich umfassender verwaltet sowie von mehreren (ausgewählten) Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden (zum Beispiel Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien).
• Mehr Details hierzu erfahren Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → Die Speicherorte OneNote, OneDrive oder SharePoint im Vergleich.

2. Die Vor- und Nachteile vom Dokumentenmanagement mit SharePoint auf einen Blick

Vorteile:

SharePoint besitzt alle grundlegenden DMS-Funktionen, ist flexibel an die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens anpassbar und aufgrund der guten Integration in Microsoft 365 und die anderen Office-Anwendungen zudem auch sehr anwenderfreundlich. Damit ist SharePoint grundsätzlich sehr gut für das Dokumentenmanagement geeignet. Vor allem für kleinere und mittelgroße Unternehmen (KMU) sowie das Arbeiten innerhalb einer Abteilung ist es eine praktische, einfache und vielseitige Lösung. Spezialfunktionen, die in einigen Fällen möglicherweise fehlen, lassen sich zudem problemlos nachrüsten (z.B. Rendition Services mit Workflow-Automatismen oder Funktionen für das richtlinienkonforme Archivieren von Dokumenten).

Nachteile:

Beim Dokumentenmanagement auf Enterprise-Ebene – also einer großen, global agierenden Organisation mit einer Vielzahl an Anwendern und verschiedenen Einsatzgebieten – stößt das einfache Baukastenprinzip von SharePoint allerdings spürbar an seine Grenzen. Dann wird es zunehmend schwieriger, die dann auftretenden Defizite mittels Zusatzfunktionen auszugleichen. Für Organisationen auf Enterprise-Niveau empfiehlt sich daher der Einsatz eines vollwertigeren ECM-Systems.

Fazit:

Für den Einstieg in die Welt der Dokumentenmanagementsysteme und den Einsatz in den meisten KMU ist SharePoint sehr gut geeignet. Und so funktioniert das Ganze!

3. Die wichtigsten SharePoint-Funktionen für das Dokumentenmanagement

• Elektronische Archivierung: Das digitale Archiv ist die wohl wichtigste Dokumentenmanagement-Funktion. In SharePoint können sämtliche Dokumente zentral und strukturiert abgelegt werden – auch eingescannte Papierdokumente . Tipp: Achten Sie beim Einscannen auf eine OCR-Texterkennungsfunktion, damit SharePoint die eingescannten Dokumente anschließend auch lesen und gezielt nach beliebigen Schlagworten durchsuchen kann, die nicht nur im Dateinamen vorkommen.
• Revisionssichere Versionierung: Durch das Erstellen von Revisionen wird für jede Bearbeitung eine neue Kopie abgespeichert. Das garantiert, dass das Originaldokument völlig unverändert bleibt. So können Fehler auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder leicht ausgebessert und korrigiert werden.
• Dokumenten-ID und Metadatenverwaltung: Jedes Dokument in SharePoint kann mit einer eindeutigen ID und spezifischen Metadaten versehen werden. Dies erleichtert das Auffinden und Verwalten der Dokumente erheblich.
• Intelligente Suchfunktion: SharePoint bietet eine leistungsfähige Suchfunktion, die es ermöglicht, Dokumente schnell und effizient anhand von Schlagworten, Metadaten und Inhaltsanalysen zu finden.
• Kollaboration und digitale Zusammenarbeit: Für das Dokumentenmanagement in SharePoint sind die Kollaborationsfunktionen für die digitale Zusammenarbeit essenziell. So lassen sich die Dokumente in SharePoint ganz einfach mit anderen teilen, gemeinsam bearbeiten, Notizen und Anmerkungen machen sowie die einzelnen Bearbeitungsschritte mit Kommentaren versehen. Das reduziert die E-Mail-Flut und vermeidet sowohl die unübersichtliche Post-It-Zettelwirtschaft wie auch die noch unzuverlässigeren mündlichen Absprachen.
• Check-In und Check-Out von Dokumenten (Freigeben und Sperren): Mit dieser Funktion können Dokumente bei Bedarf ein- und ausgecheckt werden, um sicherzustellen, dass nur eine Person das Dokument zur gleichen Zeit bearbeiten kann. Dies verhindert Konflikte und Überschneidungen während der Bearbeitung.
• Workflow-Management: Vorgegebene Arbeitsabläufe (sogenannte Workflows) erleichtern die Zusammenarbeit erheblich. Zum Beispiel für Freigabeprozesse, Rechnungsprüfungen, zur Nachverfolgung von Änderungen und Bearbeitungsfortschritten oder zum Sperren bzw. Weiterleiten bestimmter Dokumente. Mit SharePoint als Dokumentenmanagementsystem ist das ebenfalls kein Problem.
• Individuelle Rechteverwaltung: SharePoint ermöglicht eine präzise Rechteverwaltung, sodass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Dies sorgt für Ordnung und Klarheit im Dokumentenmanagement.
• Compliance und Sicherheit: SharePoint bietet umfassende Compliance- und Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Mobiler Zugriff: Der mobile Zugriff auf alle Dateien von allen Endgeräten und jedem Ort aus ist in unserer heutigen digitalen Welt nicht mehr wegzudenken. Sei es vom Homeoffice aus oder auf einer internationalen Konferenz. Auch das ist mit SharePoint einfach gelöst.

4. Alle Büro-Kaizen Anleitungen für das Dokumentenmanagement mit SharePoint

Hier finden Sie alle Büro-Kaizen-Anleitungen für das Dokumentenmanagement mit SharePoint auf einen Blick, übersichtlich nach Funktionen geordnet (kostenlos und auf Deutsch).

5. SharePoint Video-Tutorial von Büro-Kaizen (kostenlos)!

Alle grundlegenden SharePoint-Funktionen für das Dokumentenmanagement erklären wir Ihnen auch anschaulich zum einfachen Nachklicken in unserem kostenlosen SharePoint-Tutorial unten. Hier erfahren Sie, wie SharePoint funktioniert, man eine neue SharePoint-Webseite erstellt, Dateien hochlädt, den Versionsverlauf verwendet sowie die optimale Ablagestruktur anlegt. Weitere Anleitungen rund um Microsoft 365 sowie Tipps für ein effizienteres Büro finden Sie zudem auch in folgenden Links!

📂 SharePoint: Effiziente Dateiablage im Team

(Dauer: 08:00 Minuten)

Inhalt des Videos: 

1.  Einleitung00:00
2.  Was ist SharePoint?00:23
3. SharePoint-Webseite anlegen01:21 
4. Ablagestruktur in SharePoint03:10 
5. Dateien erstellen und hochladen04:17 
6.  Zugriff über den Windows Explorer05:09
7.  Versionsverlauf nutzen06:11