Rein oder nicht rein? So archivieren Sie Ihre Dokumente richtig!



Der Sekt ist leer. Das Projekt ist erfolgreich abgeschlossen. Der Kunde ist zufrieden. Bleibt nur noch eine Frage: Wohin mit dem ganzen Briefverkehr, den Rechnungen und den Protokollen? Wegwerfen oder archivieren? Das ist hier die Frage! Lesen Sie fünf Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Dokumente richtig zu archivieren!

Was ist das Problem

Wer das Ziel verfolgt, in einem für immer aufgeräumten Büro zu arbeiten, der muss regelmäßig ausmisten. Dokumente aus abgeschlossenen Projekten müssen archiviert oder weggeworfen werden. Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden. Eine weitere Herausforderung ist, dass selten unbegrenzt Lagerraum zur Verfügung steht. Das Archivieren von Dokumenten will also wohlüberlegt sein.

Dokumente archivieren und Papierchaos vermeiden
Wohin mit den ganzen Dokumenten?

So funktioniert es

Folgende fünf W-Fragen helfen beim Archivieren Ihrer Dokumente

  • Warum soll etwas abgelegt werden?
  • Wo soll etwas abgelegt werden?
  • Wie soll etwas abgelegt werden?
  • Wie lange soll etwas abgelegt werden?
  • Wer soll etwas ablegen?

 

Frage Nr. 1: Warum sollte etwas abgelegt werden?

Kennen Sie das auch: weil man sich unsicher ist, ob etwas noch einmal gebraucht wird, sammelt man Aktenberge! Doch es lohnt sich, sich die Frage zu stellen, ob ich diese Dokumente archivieren muss oder nicht.

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Klick um zu Tweeten

Zunächst spielen bei der Überlegung gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Rolle. Ich komme bei Frage 4 noch einmal darauf zurück. Doch auch wenn klar ist, welche Dokumente Sie aufgrund der Aufbewahrungsfristen archivieren müssen,  gibt es möglicherweise noch immer Dokumente, bei denen Sie sich unsicher sind, ob Sie sie archivieren sollten oder nicht. Hier empfehle ich das Wegwerfen auf Probe. Bei uns herrschte z.B. Unsicherheit darüber, ob wir den vierten Durchschlag unserer Lieferscheine wirklich benötigen oder nicht. Wir legten eine entsprechend beschriftete Testbox an und baten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dort etwas suchten, dies auf der Box mit Namen und Datum zu vermerken.

Korrekte Regelung zum Dokumente archivieren
Testen Sie, ob Sie die Dokumente noch benötigen oder nicht.

Sollte sich nach einer bestimmten Frist zeigen, dass keiner das Blatt benötigt, wollten wir künftig darauf verzichten, diese Dokumente zu archivieren.

Frage Nr. 2: Wo soll etwas abgelegt werden?

Es immer wieder sinnvoll und notwendig zu fragen, ob Sie die Ordnungsmittel zum Archivieren Ihrer Dokumente nutzen, die für Ihre Zwecke ideal sind? Typische Möglichkeiten sind hier (v. l. n. r.): Leitzordner, Hängemappen, Einstellmappen, Sichtbücher, Computer.

Verschiedene Ordnungsmittel zum Dokumente archivieren
Es gibt mindestens fünf verschiedene Ordnungsmittel, um Dokumente zu archivieren.

Am weitesten verbreitet scheint mir die Ablage in Leitzordnern zu sein. Doch die Leitzordner müssen nicht immer die beste Wahl bei der Archivierung sein. Bevor ein Blatt abgelegt werden kann, muss es gelocht und in die Mechanik eingefädelt werden. Das kostet Zeit und ist damit teuer. Zudem verbrauchen Leitzordner viel Platz. In meinem Blogbeitrag Leitz, Classei, digital – geben Sie Ihren Unterlagen eine Heimat! wäge ich die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen System zum Archivieren Ihrer Dokumente ab.

Wir nutzen für die Ablage aller aktiven Projekte Hängeregister. Unsere Referenzunterlagen zum Personal, zu Kunden oder zu den Finanzen sammeln wir in Stellordnern.

Frage Nr. 3: Wie soll etwas abgelegt werden?

Wollen Sie Ihre Dokumente systematisch archivieren, sollten Sie einen Aktenplan erstellen. Teilen Sie die Dokumente in Gruppen ein, zum Beispiel:

  • Personal
  • Entwicklung
  • Produktion
  • Marketing und Vertrieb
  • Recht und Versicherungen

Perfekt ist es, wenn Sie Ihren Aktenplan für die Dokumente in Papierform mit ihrer Dateiablage im Computer abstimmen.  Einige Tipps für die digitale Ablage finden Sie im Blogbeitrag Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem.

Digitale und analoge Dokumente archivieren
Stimmen Sie die digitale und analoge Art, Dokumente zu archivieren, aufeinander ab.

Frage Nr. 4: Wie lange soll etwas abgelegt werden?

Sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich gibt es Vorgaben des Gesetzgebers zu beachten, die wir für Sie in diesen beiden Dokumenten aufbereitet haben:

Spielregeln aufstellen zum Dokumente archivieren

Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick

Aufbewahrungsfristen im Privatbereich

Ist geklärt, wie lange Sie die Dokumente archivieren müssen, sollten Sie das Verfallsdatum künftig gleich auf dem Dokument, dass Sie archivieren, vermerken:

Dokumente archivieren und Fristen festlegen
Testen Sie, ob Sie die Dokumente noch benötigen oder nicht.

So gewährleisten Sie eine rollierende Ablage. Durch das regelmäßige Wegwerfen schaffen Sie Platz für neue Dokumenten, die Sie archivieren müssen.

Frage Nr. 5: Wer soll etwas ablegen?

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz - so lautet eines der wichtigsten Prinzipien von Büro-Kaizen. In dem Sie sich fragen, wer etwas ablegen soll, helfen Sie Doppelablagen in der Archivierung zu vermeiden. Dies ist nur durch Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen möglich. Überlegen Sie: Welche Unterlagen können an einer zentralen Stelle abgelegt werden? Wer ist dafür verantwortlich, diese Unterlagen rechtzeitig an dieser Stelle abzulegen? Soll die Verantwortung in bestimmten Abständen wechseln?

Darauf kommt es an 

Achten Sie darauf, dass sämtlichen Dokumenten, die Sie nicht regelmäßig benötigen, das Büro verlassen und an anderer Stelle archiviert werden. Helfen Sie Lagerfläche zu sparen, in dem Sie nur die Dokumente archivieren, die Sie auch tatsächlich benötigen. Durch ein einheitliches System, gute Beschriftungen und einheitliche Spielregeln kann es gelingen auch für die archivierten Dokumente, die Suchzeiten stets unter einer Minute zu halten.

Was der Tipp bewirkt

Durch einen durchdachten Umgang mit dem Archivieren von Dokumenten sparen Sie Lagerfläche und reduzieren Suchzeiten. Gleichzeitig gewährleisten Sie, dass Ihr Büro aufgeräumt bleibt und Platz für neue Ideen und Projekte entsteht.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen, wie sich Dokumente archivieren lassen? Schreiben Sie mir! Ich freue mich über Ihre Kommentare.

 



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: