Dokumente archivieren: Ein klares System mit 5 Antworten

20. Mai 2020

Wie steht es eigentlich um Ihr Archiv? Bei dieser Frage bekommen viele Unternehmer und Führungskräfte ein schlechtes Gewissen. Verständlich, denn meist fehlen die Zeit und der Platz, um alte Unterlagen zu sortieren und im Regal zu verstauen. So fristen sie in irgendeiner Ecke ein trauriges, verstaubtes Dasein. Werden allerdings genau diese alten Unterlagen benötigt, sind alle froh, sie schnell zur Hand zu haben.

Wenn wir Dokumente digital archivieren, stehen wir vor einem anderen Problem: Das großzügige Platzangebot auf der Festplatte verführt zu einer unsystematischen Ablage, in der es schwerfällt, Dokumente wiederzufinden.

Dokumente archivieren ist aber gar nicht so aufwändig, wenn man sich selbst fünf Fragen beantwortet. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie dabei vorgehen können.

Die Vorüberlegungen

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, brauchen die Unterlagen einen Platz im Archiv oder im Computer. Falls sie noch benötigt werden, sollen sie auffindbar sein, zum Beispiel zur Vorlage bei Rechtsstreitigkeiten. Da ist es gut, wenn das Dokumente archivieren gut durchdacht und systematisch organisiert ist.

Deshalb empfehle ich, die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Warum wollen wir Dokumente archivieren?
  • Wo wollen wir Dokumente archivieren?
  • Wie wollen wir Dokumente archivieren?
  • Wie lange wollen wir Dokumente archivieren?
  • Wer soll Dokumente archivieren?

Dokumente archivieren: Warum?

Die erste Antwort auf diese Frage lautet wahrscheinlich: Bestehende Aufbewahrungsfristen sollen eingehalten werden. Zu den Ablagefristen komme ich weiter unten. Doch nicht immer beim Dokumente archivieren geht es um gesetzliche Vorgaben. Viele Dokumente – aus Papier und digital – bewahren wir aus einem Sicherheitsgefühl auf: Man könnte sie ja nochmal brauchen. Oft jedoch tritt dieser Fall nie ein.

Hier hilft es, das Wegwerfen auf Probe zu praktizieren:

  • Legen Sie die Unterlagen, bei denen Sie unsicher sind, in einen Karton.
  • Beschriften Sie den Karton mit einer Inhaltsangabe und dem aktuellen Datum.
  • Legen Sie ein Datum für die Entsorgung fest. Dieses gilt, falls die Unterlagen vorher nicht benötigt wurden.
  • Lagern Sie die Kartons so, dass Sie die Beschriftung gut sehen können.

Holen Sie sich aus unserem Downloadcenter ein kostenloses Etikett für das Wegwerfen auf Probe.

Dokumente archivieren: Wo?

Der Ablageort hängt davon ab, ob Sie Dokumente digital archivieren wollen oder ob es sich um Papierdokumente handelt. Im ersten Fall haben Sie die Wahl zwischen einem Archivordner auf der Festplatte oder auf einem externen Speichermedium. Für die digitale Archivierung können Sie sich von Ihrem IT-Spezialisten zu der Wahl eines sicheren Speichermediums beraten lassen, das zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt.

Für Papierdokumente nutzen Sie Ordner, Hängeregister-Mappen oder Archivierungssysteme eines Anbieters von Büromaterialien. Verschaffen Sie sich doch einen Überblick über die verschiedenen Ordnungssysteme und entscheiden dann, welches Sie nutzen wollen. In meinem Artikel „Geben Sie Ihren Unterlagen eine Heimat“ vergleiche ich die beiden großen Systeme Leitz und Classei / Mappei.

Das Classei / Mappei System: Perfekt für Wiedervorlagen und zum Dokumente archivieren.

Dokumente archivieren: Wie?

Diese Frage bezieht sich auf die Systematik. Legen Sie fest, welche Gruppen und welche Systematik Sie nutzen wollen, zum Beispiel:

Gruppen:

  • Personal
  • Entwicklung
  • Produktion
  • Marketing und Vertrieb
  • Recht und Versicherungen

Systematik:

  • Alphabetisch: nach Namen, Ort oder Bundesland
  • Numerisch: nach Postleitzahl, Kundennummern oder Eintrittsdatum.

Hierfür gibt es keine eindeutige Empfehlung, denn jedes Unternehmen hat andere Gegebenheiten. Wichtig ist jedoch, dass ein einmal gewähltes Ablagesystem beibehalten und von allen Mitarbeitern einheitlich genutzt wird.

Dasselbe gilt, wenn Sie Dokumente digital archivieren: Erarbeiten Sie gemeinsam eine Struktur für Ordner und Dateien, vergeben Sie einheitlich aufgebaute Bezeichnungen und wenden Sie diese Systematik im gesamten Unternehmen an.

Wenn Sie noch weitere Tipps zur digitalen Dokumentenablage suchen, empfehle ich Ihnen meinen Artikel „Frühjahrsputz für Ihre Festplatte“.

Und hier ein Einblick in unsere Erfahrungen mit der Ablage im Team:

Dokumente archivieren: Im Team klappt es besser.

Dokumente archivieren: Wie lange?

Hier kommen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zum Zuge. Wissen Sie über alle Fristen Bescheid? Falls Sie bei dem einen oder anderen Dokumententyp nicht ganz sicher sind, laden Sie sich hier unsere kostenlose Übersicht der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen herunter.

Es hat sich bewährt, die Unterlagen beim Archivieren direkt mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu versehen – das vermeidet Unsicherheiten. So sorgen Sie für Ordnung beim Dokumente archivieren:

  • Sortieren Sie alle nicht mehr benötigten Unterlagen in Kartons.
  • Diktieren Sie dabei in Ihr Smartphone, welches Mappe oder welche Dokumente Sie gerade in welchen Karton legen.
  • Beschriften Sie jeden Karton mit einer fortlaufenden Nummer und dem aktuellen Jahr.
  • Erstellen Sie aus Ihrem Smartphone-Diktat ein Archivierungsprotokoll.
  • Drucken Sie das Archivierungsprotokoll 2-fach aus.
  • Kleben Sie die erste Kopie des Archivierungsprotokolls auf den zugehörigen Karton, die zweite bewahren Sie zentral auf – am besten an einem Platz oder Ordner, auf den Sie leicht Zugriff haben.
  • Räumen Sie die fertigen Kartons ins Archiv.

Wir bei Tempus haben gute Erfahrungen mit der rollierenden Archivierung gemacht:

  1. Ordnen Sie die Unterlagen nach Jahren.
  2. Bringen Sie die Unterlagen in definierten, beschrifteten Regalreihen unter.
  3. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird die komplette Regalreihe entsorgt.
  4. Den frei gewordenen Platz nutzen wir für neue Unterlagen.

Alternativ können Sie am Ende eines Jahres eine Karte einstecken, hinter der dann die Archivierung für das folgende Jahr beginnt. Sie können die rollierende Ablage mit Ordnern, Archivboxen oder Hängemappen praktizieren. In jedem Fall nutzen Sie auf diese Weise den Platz für das Dokumente archivieren sinnvoll aus und haben jederzeit einen Überblick.

Dokumente archivieren: Platz sparen und die Übersicht behalten mit der rollierenden Archivierung.

Sie müssen viele Dokumente digital archivieren und sind sich unsicher über die Aufbewahrungsfristen? Hierfür empfehle ich Ihnen meinen Artikel mit „5 Tipps für die digitale Archivierung“.

Dokumente archivieren: Wer?

Viele Dokumente – digital oder analog – können an einer zentralen Stelle abgelegt werden. Um ihnen den richtigen Platz im Archiv-System zu geben, sind noch ein paar Handgriffe nötig. Falls diese Arbeit allgemein sehr unbeliebt ist, könnten die Zuständigkeiten vielleicht zwischen den Abteilungen wechseln. Dann könnte aber auch dort immer wieder ein anderer Kollege für die Archivierung zuständig sein. Besprechen Sie das doch mit Ihrem Team – gemeinsam vereinbarte Spielregeln werden allgemein besser akzeptiert als vorgeschriebene Regeln.

Mehr Tipps, mit denen Sie Zeit und Kosten sparen, finden Sie in den kostenlosen Downloads zu meinem Buch: „Für immer aufgeräumt, auch digital“.

Tipps für viele Fälle: Die Downloads aus „Für immer aufgeräumt – auch digital“.


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