Microsoft SharePoint – vom einfachen Dokumenten Management Tool zum Alleskönner

17. März 2020

SharePoint ist das ungeliebte Stiefkind im Microsoft 365 Ökosystem. Von vielen Nutzer wird es nur als online Ersatz für den liebgewonnen Share betrachtet, dabei steckt viel mehr Potential in diesem Service. Im laufe der Jahre hat sich die Application zum zentralen Dreh- und Angelpunkt im Office 365 Ökosystem entwickelt.

Im folgenden Artikel wollen wir Ihnen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten dieses zentralen Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud zeigen:

1. Welche Microsoft SharePoint Versionen werden zurzeit angeboten?
2. Microsoft SharePoint Server – die lokale Installation im Netzwerk
3. Microsoft SharePoint online – die Macht der Cloud
4. Was kann Microsoft SharePoint und wie kann ich davon profitieren?
5. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

Welche Microsoft SharePoint Versionen werden zurzeit angeboten?

Zurzeit werden drei Versionen für SharePoint angeboten und supportet.

Microsoft SharePoint Server – die lokale Installation im Netzwerk

Mit dem SharePoint Server 2016 und SharePoint Server 2019 werden zurzeit zwei Varianten der lokalen Installation von Microsoft supportet. Diese so genannte „on premise“ (on-prem) Varianten sind besonders im Deutschen Raum eine sehr beliebte Variante.

Mit dem Auslaufen der 2013er Version ist das „alte“ User Interface durch die die „new Experience“ ausgetauscht wurden. Dadurch haben die SharePoint Seiten den angestaubten und meist unbeliebten Charme der reinen Fileserver auch auf den lokalen SharePoint Servern verloren.

microsoft-sharepoint-dokumentenverwaltung-informationsverwaltung
Klassische Microsoft SharePoint 2013 Seite mit dem Fokus auf Dokumenten- und Informationsverwaltung
microsoft-sharepoint-version-ab-office2016
Moderne Microsoft SharePoint Seite ab Version 2016 mit dem Fokus auf Zusammenarbeit

Microsoft hat mit dem Update den Fokus klar auf ein besseres User Interface und auf den Weg weg von der reinen Dokumentenablage und Share Ersatz gelegt. Die Erstellung von Seiten sowie Listenelementen wurde vereinfacht und durch einen modernen WYSIWYG („What you see is what you get“) Editor ergänzt.

Microsoft SharePoint online – die Macht der Cloud

SharePoint online ist die Basis für jede Zusammenarbeit in der Cloud. Als Standard für das Dokumentenmanagement im Microsoft 365 Ökosystem ist das Tool eng verzahnt in die anderen Cloud Services. Die Integration von MS Planner und der PowerPlatform hebt die Cloud Variante von MS SharePoint auf eine andere Ebene der Produktivitätsunterstützung, die zurzeit nicht von den lokalen SharePoint Servern erreicht werden kann. Zusammen mit der überaus nützlichen Suche in Microsoft 365 bietet sich durch die Arbeit in der Cloud ein großes Potential zur Produktivsteigerung in der täglichen Arbeit.

Auf das bisherige Zögern, besonders deutschen Kunden, hat Microsoft reagiert und bietet mit der „deutschen Cloud“ inzwischen die Möglichkeit die Daten in einem deutschen Rechenzentrum zu hosten. Damit werden die bisherigen Bedenken einer möglichen DSGVO Verletzung von vornherein unterbunden.

Als reines Cloud Tool kommt der „Evergreen“ Ansatz von Microsoft bei SharePoint online voll zur Geltung. Die Features werden in einem monatlichen Zyklus upgedatet und verändert. Ein besonderes Augenmerk legt Microsoft hierbei auf die Möglichkeit des Einsatzes von MS SharePoint als Intranet, auf diesen Anwendungsfall kommen wir später im Text. Insbesondere die SharePoint App zeigt hier, wohin die Reise beim „Mobile First“ Ansatz von Microsoft geht.

microsoft-sharepoint-online-fokus-auf-zusammenarbeit
Microsoft Online SharePoint Seite im modernen Design mit dem Fokus auf Kommunikation

Zunächst möchten wir mit dem „klassischen“ Use Case für SharePoint starten den Einsatz als Dokument Verwaltungssystem. Zu beachten ist, dass wir uns bei den weiteren Ausführungen rein auf Microsoft SharePoint Online als Variante konzentrieren.

Was kann Microsoft SharePoint und wie kann ich davon profitieren?

Microsoft SharePoint zur Dokumenten Verwaltung

SharePoint war und ist der Spezialist, wenn es um den Umgang mit Dokument geht. Allein die Spezifikationen für die Online Variante (Microsoft Support Seite) sprechen für sich:

  • 25 TB Speicher pro Site Collection
  • Bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner pro Bibliothek
  • Maximale Dateigröße von 15 GB
  • Speicherung von bis zu 50.000 Hauptversionen
  • 99 Personen können gleichzeitig ein Dokument editieren

Besonders im Zusammenspiel mit dem OneDriveSync-Client wird das ganze Potential als Share bzw. Netzwerk Ordner Ersatz erst sichtbar. Durch die Integration in den Datei Explorer ermöglicht das Tool den Benutzer einen sehr einfachen Umstieg vom alt-bekannt Share zum Arbeiten in der Cloud und fördert so die Adoption.

microsoft-sharepoint-moderne-dokumentenbibliothek
Microsoft SharePoint die moderne Dokumentbibliothek im Detail

Nicht zu unterschätzen ist dabei, dass der Umstieg vom Netzwerk Ordner zum SharePoint einfacher klingt als er ist. Besonders der Umgang mit Metatags für die Organisation der Dokumente und das Auffinden durch die Suche verlangt von Anfang an Aufmerksamkeit, damit dass ganze Potential der Plattform gehoben werden kann.
Allein der Mehrwert durch die durchgängige Versionierung der Dateien und der Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten, ohne diese auschecken zu müssen, begeistert jeden, der für die Erstellung von Inhalten zuständig ist. Zusätzlich ist das selbstständige Freigeben von Dokumenten durch das neue User Interface erneut vereinfacht worden und bietet jedem Nutzer eine selbsterklärende und sichere Möglichkeit Daten auszutauschen.

Doch der Microsoft SharePoint ist viel mehr als nur ein Ablageort für Dokumente.

Microsoft SharePoint als Datenbank Ersatz – eine Alternative zu Access und Excel

Sagen Sie Ihren Access Datenbanken und langen Excel-Listen „Goodbye“. SharePoint ist durch den Einsatz von Listen prädestiniert als Ersatz zu dienen und ermöglicht Ihnen neue Freiheiten im Einsatz.

Jeder, der mit SharePoint vor der Version 2016 in Berührung gekommen ist, kennt die einfachen Listen und Eingabemasken. Damals wurde versucht durch den SharePoint Designer oder MS InfoPath, das Aussehen zu verschönern und dem User die Eingabe zu vereinfachen. Das neue User Interface ab dem SharePoint Server 2016 hat hier einen riesigen Schritt nach vorne gemacht.

Die Ansichten von Listen können durch einfache JSON Formatierung im Aussehen komplett überarbeitet werden (Microsoft Beispiele auf Github) und durch PowerApps kann die Eingabemaske auf die individuellen Ansprüche angepasst werden.

microsoft-sharepoint-angepasste-ansicht
Microsoft SharePoint moderne Liste mit angepasster Ansicht (Beispiel von Microsoft)

Zusätzlich wurde die Grenze von Einträgen auf 30 Millionen Einträge pro Liste erhöht. Damit steht dem Einsatz als Datenbank nichts mehr im Wege.
Doch nicht nur Informationen und Dokumente können elegant im Microsoft SharePoint verwaltet werden. SharePoint kann bis zu einem eigenständigen Intranet weiterentwickelt werden.

MS SharePoint als Intranet – der zentrale Informationshub

Microsoft ist mit SharePoint online in das Geschäft um Intranet Lösungen eingestiegen. Dabei dient SharePoint als zentrale Anlaufstelle, die alle anderen Microsoft 365 Services integrieren und darstellen kann. Besonders die Integration von Yammer bildet das Rückgrat moderner Social Intranet Lösungen auf Basis der Standard Microsoft Tools.

microsoft-sharepoint-intranet-auf-online-basis
Modernes Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint Online (Beispiel Microsoft Lookbook)

SharePoint bringt durch die neu dazugekommene Features wie Homesite, Hubsites (bis zu 2.000 pro Tenant) und Megamenü endlich die Möglichkeit die Organisation in Ihrer Gänze abzubilden und kommt besonders großen Organisationen damit einen Schritt entgegen.

Nicht zu vergessen sind die News Seiten, die insbesondere für die interne Kommunikation interessant sind. Durch Metatags und terminierte Veröffentlichung kann eine zielgruppen-spezifische Kommunikation aufgebaut, die durch deine mögliche Integration in MS Teams, seines Gleichen sucht.

Wenn Sie sich einen Eindruck der visuellen Möglichkeiten von Microsoft SharePoint Lösungen verschaffen wollen lohnt sich ein Blick auf das Microsoft Lookbook. Hier präsentiert Microsoft eine Vielzahl von Templates angepasst auf den jeweiligen Einsatz des SharePoints.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zum Thema Office 365? Auf dieser Übersichtsseite haben wir unsere wichtigsten Blogbeiträge zum Thema Office 365 für Sie zusammengestellt.

Das könnte Sie auch interessieren:

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: