Suche E-Mail biete nichts als Ärger – beenden Sie das Chaos in Ihrer E-Mail-Ablage!



Es ist schon herausfordernd genug, die ca. 50 E-Mails, die wir im Durchschnitt pro Tag erhalten, zu bearbeiten, doch richtig schlimm wird es, wenn wir E-Mails ablegen und später auch noch wiederfinden müssen. Stoppen Sie die sinnlose Suche nach alten Mails! Beenden Sie das Chaos in Ihrer E-Mail-Ablage!

Was ist das Problem

Die meisten Menschen legen Ihre E-Mails sorgfältig in Ordnern ab. Gewissenhaft haben wir eine Struktur für Mitarbeiter und Kollegen, Projekte, Kunden, Veranstaltungen und eine Vielzahl an weiteren Themengebieten angelegt. Mit Überordnern und Unterordnern in vielen Ebenen entsteht so über die Jahre hinweg ein massiver Ordnerbaum, der schon lange nicht mehr ganz auf unserem Monitor zu sehen ist. Für die Suche muss man immer länger scrollen. Doch es gibt eine einfache Methode, die Sie prüfen sollten, die Ihnen die umständliche Suche nach E-Mails erspart.

Ständige Suche nach E-Mails
Beenden Sie die Suche nach Ihren E-Mails.

So funktioniert es

Generell sind Ordner nichts schlechtes, aber die Gefahr, sich in seiner Ordnerstruktur zu verzetteln, ist groß. Bei einem Coaching eines Geschäftsführers von einem großen mittelständischen Unternehmen haben wir versucht, seine Ablagestruktur zu optimieren. Diese hat viele hundert Ordner umfasst, für das Scrollen hat er immer einige Sekunden gebraucht und die Suche nach dem passenden Ordner für jede E-Mail war alles andere als einfach. Doch schon das Öffnen des ersten Ordners hat folgendes gezeigt: Es war lediglich eine E-Mail darin enthalten – und diese war aus dem Jahr 2007. Das war ein deutliches Indiz dafür, dass dieser Ordner nicht mehr gebraucht wurde.

Tipp Nr. 1 für die Suche nach E-Mails: Verabschieden Sie sich von Ihrer Ordnerstruktur

Vereinfachen Sie Ihre Suche, indem Sie Ihre Struktur auf folgende vier Ordner reduzieren:

  • „Archiv” oder „Ablage&brdquo; für sämtliche E-Mails, die bereits bearbeitet wurden und aufbewahrt werden sollen
  • „im Prozess” für alle E-Mails, die sie bereits gelesen und terminiert haben, bei denen aber z.B. noch Rückfragen notwendig waren
  • „Zugangsdaten” für die E-Mails, die Passwörter etc. enthalten, die sie auch von unterwegs über Ihr Telefon nutzen wollen
  • „Ideen” für Aufgaben, die Sie vielleicht irgendwann einmal angehen wollen.

Keine Suche mehr ohne Ordnerstruktur
Damit die Suche nach E-Mails schneller geht, müssen Sie erst einmal ihre Ordnerstruktur abgeschaffen.

Tipp Nr. 2 für die Suche nach E-Mails: Arbeiten Sie mit der Google-Methode!

Inzwischen gibt es bei allen aktuellen Versionen für Outlook eine Suchfunktion mit Volltextindex. Nutzen Sie diese auch für das Auffinden Ihrer E-Mails in den jeweiligen Ordnern! Mit der Suchfunktion finden Sie gesuchte E-Mails schnell und unkompliziert wieder. Da diese Methode für die Suche vom Prinzip her genau wie die Google-Suchmaschine funktioniert, könnte man sie als Google-Methode bezeichnen.

Weniger Suche durch Google-Methode
Nutzen Sie die Suchfunktion mit Volltextindex zum auffinden Ihrer E-Mails.

Tipp Nr. 3 für die Suche nach E-Mails: Die richtigen Begriffe verwenden

Verwenden Sie für Ihre Suche möglichst prägnante Begriffe, die selten und idealerweise nur in der gewünschten E-Mail verwendet werden. Dies können beispielsweise Namen von Personen oder Institutionen sein. Suchen Sie mithilfe der Suchfunktion also lieber „Büro-Kaizen®” als „Aufräumen”, wenn Sie einen Text finden wollen, in dem diese beiden Namen vorkommen. Wenn eine bestimmte Suche nicht das gewünschte Ergebnis bringt, probieren Sie ein sinnverwandtes Wort. Wählen Sie z.B. „Kindergarten” bei Bedarf aber auch „Tagesstätte”.

Für die Suche richtiger Begriff
Verwenden Sie zur Suche der E-Mail einen Begriff der möglicherweise nur in dieser E-Mail verwendet wird. Wie zum Beispiel ein Name.

Darauf kommt es an

Das generelle Ziel bei der Ablage – egal ob Google-Methode oder Ordner-Struktur – sollte sein, jede E-Mail innerhalb einer Minute wiederfinden zu können. Bei der Suchfunktion schafft man das, indem man die Suche so fein wie möglich einschränkt. Hierbei ist es überhaupt nicht nötig, sich an alle Details der gesuchten E-Mail zu erinnern. Testen Sie es doch einmal aus. Sie werden sehen, irgendetwas weiß man immer noch. Ganz egal an was Sie sich erinnern, ob Absender, Zeitraum, dass die E-Mail eine Anlage hatte, was im Betreff der E-Mail vorkam oder welche Schlagworte in einer Anlage vorkamen, die Suche Ihres Computers passt sich flexibel Ihrem Gedächtnis an.

Reduzieren Sie Ihre Ordner im E-Mail-Postfach und arbeiten Sie nach der Googlemethode! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Die mühsame Suche durch das Sich-durch-die-Ordner-Klicken gehört nun der Vergangenheit an. Sie greifen schnell auf gesuchte E-Mails zu und verlieren keine unnötige Zeit.

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie mit der Suche von E-Mails? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Kommentare!





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