Verschwunden im Nirgendwo – Mit EDV-Ablagespielregeln suche Sie nie wieder Dateien



Viele meiner Kunden beklagen sich, dass Sie in ihrem Computer immer öfter Informationen wie die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen suchen. Denn im Lauf der Zeit sammeln sich immer mehr Informationen an. Ohne ein klares digitales Ablagesystem verschwinden wichtige Dateien im falschen Ordner oder werden umständlich mehrfach abgelegt. Es kostet enorm viel Konzentration und Zeit, diese Inhalte wiederzufinden. Selbst eine zunächst logische Ordnung entwickelt sich im Lauf der Zeit zu einem Chaos, wenn im Unternehmen EDV-Ablagespielregeln fehlen. Stoppen Sie den Wildwuchs und organisieren Sie Ihre digitale Ablage mit einfachen Schritten neu.

Mit festgelegten EDV-Ablagespielregeln finden Sie entspannt alle Informationen innerhalb einer Minute.
Mit festgelegten EDV-Ablagespielregeln finden Sie entspannt alle Informationen innerhalb einer Minute.

Was ist das Problem

Zunächst ist das digitale Ablagesystem noch übersichtlich. Aber dann sammeln sich Daten über Daten an wie Rechnungen, Angebote, Korrespondenz und vieles mehr. Oft fehlen im Unternehmen klare EDV-Ablagespielregeln. Niemand weiß zum Beispiel, ob Rechnungen in den Kundenordner gehören oder doch lieber unter Rechnungen abgelegt werden sollen. Hier gibt es bei der Ablage – und insbesondere der digitalen Ablage – kein richtig oder falsch. Es spricht vieles dafür, die Eingangsrechnung des Designers für eine kundenspezifische Lösung beim entsprechenden Kundenprojekt abzulegen. So sind alle Daten des Projekts übersichtlich aufbewahrt. Aber genauso ist es sinnvoll, die Rechnung bei den anderen Eingangsrechnungen des Designers abzulegen. Deshalb ist es wichtig, dass Spielregeln festgelegt werden. Dank dieser Absprachen ziehen alle am gleichen Strang und die Dokumente können leicht wiedergefunden werden.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Entwickeln Sie ein einheitliches Ablagesystem

Führen Sie zunächst ein digitales Ablagesystem in Ihrem Unternehmen ein, das für alle verbindlich ist. Das hört sich zunächst zwar nach viel Arbeit an, aber der Nutzen und die Zeitersparnis sind enorm. Die Planung gelingt Ihnen, wenn Sie sich an den betrieblichen Abläufen und den Richtlinien für Ihre Papierablage orientieren. In der Regel reicht es meistens aus, das alte Ablagesystem zu überarbeiten. Haben Sie eine logische Struktur entwickelt, lassen Sie von der EDV-Abteilung ein Backup des alten Datenbestandes erstellen. Dann wird ausschließlich mit dem neuen System gearbeitet. Innerhalb ein bis zwei Wochen haben alle Mitarbeiter Zeit, die alten Daten in das neue System zu verschieben. Anschließend kann die alte Struktur gelöscht werden, damit niemand aus Versehen dieses System verwendet. Lesen Sie auch meine besten Tipps, wie Sie Ihre Ablage systematisch organisieren.

Tipp Nr. 2: Entwickeln Sie mit dem Team Ablagespielregeln

Im nächsten Schritt brauchen Sie klare Absprachen, damit die tägliche Arbeit mit der digitalen Ablage problemlos funktioniert. Damit jeder die Strukturen nachvollziehen kann, erarbeiten Sie die EDV-Ablagespielregeln unbedingt gemeinsam im Team. Die Mitarbeiter kennen sich in Ihrem Bereich am besten aus. Wenn sie ihre Ideen mit einbringen, werden mögliche Schwachstellen von vornherein minimiert. Außerdem sind alle viel motivierter, sich an die gemeinsamen Absprachen zu halten und diese umzusetzen.
Teamarbeit ist nicht immer einfach. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die aber zu großen Unstimmigkeiten führen können. Wie sich die Effektivität im Team verdoppeln lässt, erkläre ich Ihnen in diesem kurzen Einspieler auf YouTube.

Extra-Tipp:

Damit die Team-Sitzungen zum Thema Ablagespielregeln effizient ablaufen, sind einige Vorüberlegungen notwendig. Wer soll zum Beispiel überhaupt an der Besprechung teilnehmen und wie kann am schnellsten ein gemeinsamer Termin organisiert werden? Das klappt zum Beispiel sehr gut mit Outlook. In der Regel verlaufen viele Meetings im Sande, weil immer die gleichen Mitarbeiter langatmige Vorträge halten. Hier hilft eine Stoppuhr, den Redefluss in die richtigen Bahnen zu lenken. Machen Sie Schluss mit Laberrunden und planen Sie mit diesen Tipps effektive Superbesprechungen.

Probieren Sie meinen Geheimtipps für effiziente Besprechungen aus und halten Sie das Treffen im Stehen ab!
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Tipp Nr. 3: Formulieren Sie Ihre EDV-Ablagespielregeln

Legen Sie für die Zukunft fest, wer über welche Ordner verfügen kann. In der Praxis hat sich diese Einteilung bewährt:

  • Jeder hat seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier werden nur Dateien gespeichert, die ausschließlich den jeweiligen Mitarbeiter betreffen.
  • Außerdem gibt es für jede Abteilung einen Ordner, auf den alle Mitarbeiter der Abteilung zugreifen können.
  • Und zum Schluss gibt es einen Unternehmensordner für alle. Er enthält das Orga-Handbuch, Formatvorlagen sowie Inhalte, die für alle relevant sind.

Zum besseren Verständnis zeige ich Ihnen ein Praxisbeispiel aus meinem Unternehmen:

Gratis-Download: Praxis-Beispiel Ablagespielregeln
Gratis-Download: Praxis-Beispiel Ablagespielregeln

Tipp Nr. 4: Benennen Sie Dateien einheitlich

Wenn jeder sein eigenes System für die Benennung von Dateien entwickelt, ist Chaos ganz schnell vorprogrammiert. Setzen Sie deshalb auf einheitliche Dateinamen. Es hat sich in der Praxis bewährt, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Dann folgt eine inhaltlich aussagekräftige, individuelle Benennung, zum Beispiel 2017_01_17_Projekt X Protokoll 01.docx. Streng verboten sind Titel wie Sonstiges oder Verschiedenes. Durch das Datum stehen die aktuellen Informationen immer an erster Stelle. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Trennung mit dem Unterstrich eingehalten wird. Das einheitliche System dient nicht nur der eigenen Organisation sondern hilft Kollegen im Vertretungsfall, gesuchte Unterlagen schnell zu finden.

Besprechen Sie unbedingt mit Ihrem Team, dass nur nach gemeinsamen Absprachen neue Dateien in das Verzeichnis aufgenommen werden. Sonst entsteht wieder ganz schnell das gewohnte Chaos. Große Verwirrung entsteht immer wieder, weil Dateien an mehreren Orten abgelegt werden. Sie arbeiten aber effizienter, wenn Sie Verknüpfungen einrichten:

  • Öffnen Sie den Ordner, in dem die entsprechende Datei gespeichert ist.
  • Drücken Sie die (Alt)-Taste so lange, bis Sie die Verknüpfung erstellt haben.
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste die Datei an und ziehen Sie ihn in den gewünschten Zielordner.

Extra-Tipp:

Effizientes Arbeiten am Computer erleichtern sogenannte Shortcuts. Mit diesen Tastenkombinationen vereinfachen Sie Arbeitsschritte und erledigen immer wiederkehrende Arbeitsschritte im Handumdrehen. Wie das geht, verrate ich Ihnen in meinen Blogbeitrag: Tastenkombinationen – die clevere Abkürzung für schnelleres Arbeiten und Surfen.

Die Datei muss doch wo sein…Mit #EDV-Ablagespielregeln sparen Sie sich verzweifeltes #Suchen. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 5: Legen Sie die Richtlinien gut erreichbar ab

Die EDV-Ablagespielregeln sollten ohne langes Suchen immer für jeden leicht verfügbar sein. Sie gehören in Ihrem digitalen Verzeichnis gut sichtbar an erster Stelle. Viele Menschen arbeiten aber lieber mit einer Papiervorlage. Legen Sie eine Kopie auch in Ihr Abteilungshandbuch. Hier bewahren Sie alle wichtigen Informationen wie Telefonnummern, Zuständigkeiten oder Checklisten auf. Besonders übersichtlich ist ein Foliensichtbuch, um das Chaos zu bändigen.

Das Foliensichtbuch erlaubt einen schnellen Zugriff auf Ihre EDV-Ablagespielregeln.
Das Foliensichtbuch erlaubt einen schnellen Zugriff auf Ihre EDV-Ablagespielregeln.

Darauf kommt es an

Überprüfen Sie vierteljährlich, ob sich das bisherige Ablagesystem bewährt hat. Positive Veränderungen nehmen Sie in die EDV-Ablagespiegeln mit auf. So streben Sie im Sinne von Büro-Kaizen® eine stete Verbesserung an.

Was der Tipp bewirkt

Sie sparen nicht nur Zeit und Energie, wenn Sie entspannt Ihre Dateien finden. Gleichzeitig stärkt das souveräne Wiederfinden Ihrer Informationen auch Ihr Selbstvertrauen. Sie sind viel entspannter und können auch Ihre Freizeit genießen.

Und Sie?

Wie werden in Ihrem Unternehmen die EDV-Ablagespielregeln erfolgreich umgesetzt? Schreiben Sie mir Ihre Erfolgstipps, ich bin immer auf der Suche nach neuen Ideen. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.

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