Wir finden Dich! Fünf Tipps gegen die ständige Sucherei!



Sie sucht den Ordner. Er sucht die Unterlagen. Beide werden gebraucht für gemeinsame Aktivitäten, wie z.B. die Erstellung des aktuellen Angebots. Immer wieder bin ich erstaunt, dass eigentlich niemand Zeit zum Aufräumen, aber alle Zeit zum Suchen haben. Wie sie mit fünf einfachen Schritt in Zukunft jede Unterlagen einfacher und schneller finden, erfahren Sie in folgenden fünf Tipps.

Was ist das Problem

Jede mit Suchen verbrachte Zeit ist verschwendete Zeit und hat Auswirkungen auf Ihre Verwaltungskosten. Das gilt für das Finden von Akten, digitale Dokumente, E-Mails aber auch für Büroutensilien, Ersatzteile, Akkus und Ladegeräte. Sie wollen Verwaltungskosten reduzieren? Beenden Sie die Sucherei! Das Ziel ist, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden.

Informationen schnell finden
Schnell finden statt lange suchen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für das schnelle Finden: Geben Sie den Dingen eine Heimat!

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz – darum vermeiden Sie Doppelablagen und definieren Sie für Ordner, Büroutensilien und für Ihre Dateien eindeutige Plätze.

Alles ordnen und schnell finden
Am Schreibtisch fängt das schnelle Finden an.

Beginnen Sie an Ihrem Schreibtisch. Überprüfen Sie dann, welche Ideen für weniger Suchen und mehr Finden abteilungsübergreifend möglich sind.

Tipp Nr. 2 für das schnelle Finden: Vermeiden Sie lange Wege!

Lagern Sie all das, was Sie täglich brauchen, in Schreibtischnähe. Für das, was Sie wöchentlich brauchen, suchen Sie einen Platz in Ihrem Büro. Unregelmäßig genutzte Gegenstände können außerhalb des eigenen Büros also z.B. in einem gemeinsam genutzten EDV-Raum untergebracht werden.

Tipp Nr. 3 für das schnelle Finden: Nutzen Sie eindeutige Beschriftungen!

Für die Beschriftung ist es hilfreich, eine einheitliche Etiketten-Vorlage anzulegen. Diese speichern Sie für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver. So wird gewährleistet, dass von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die gleiche Schriftgröße verwandt wird und dass die Beschriftung nach demselben Muster erfolgt.

Gleiche Muster für schnelles Finden
Eine leichte Orientierung ermöglicht schnelles Finden.

Um die Orientierung zu erleichtern, können Sie über alle Ordner eines Regalbodens diagonal ein Klebeband anbringen. Das ist dann sinnvoll, wenn die Ordner im Regal immer an der gleichen Stelle stehen, also zum Beispiel bei alphabetischer oder chronologischer Ablage.

Markierung um zu finden
Klebebandmarkierungen helfen um Ordner schnell zu finden.

Die Markierung mit einem Klebeband macht es einfacher, sofort die Stelle zu finden, an die der Ordner gehört. So werden nicht nur die Suchzeiten beim Finden sondern auch beim Zurückbringen reduziert.

Farben zum finden
Ein weiteres Beispiel wie Markierungen helfen können zu finden.

Tipp Nr. 4 für das schnelle Finden: Arbeiten Sie mit Logos und Farben!

Auch der Einsatz eines Logos vereinfacht das Finden des betreffenden Kunden.

Logos zum finden
Auch Logos oder verschiedene Farben können das Finden erleichtern.

Genauso lassen sich Ordner schneller finden, wenn Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich alle Mitarbeiter halten. Beispiel:

  • Rot:  Buchhaltung
  • Gelb:  Personal
  • Grün:  Planungen, Strategie
  • Weiß:  Schriftverkehr mit Kunden

Tipp Nr. 5 für das schnelle Finden: Erstellen Sie gemeinsame Ablageregeln!

Was nützt die beste Datei, wenn man sie nicht findet? Damit Sie Daten schnell finden, vereinbaren Sie einheitliche Ablagespielregeln und achten Sie bei der Vergabe von Dateinamen und bei der Bezeichnung von Ordnern darauf , dass Sie einem einheitlichen und sinnvollen Schema folgen. In folgendem Blogbeitrag erfahren Sie mehr dazu:

Schnelles Finden am Computer
Mit diesem Beitrag finden sie auch Digital alles schneller.

Dateien mit Struktur: Schritt für Schritt zur endlich funktionierenden Dateiablage

Darauf kommt es an

Am wirksamsten ist das Aufräumen und Ordnen im Büro, wenn Sie alle oder zumindest so viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie möglich in das Projekt mitbeziehen. Alle sollten mitgenommen werden und ihr innerliches Ja neuen Ablagestrukturen oder neuen Absprachen und Regeln geben können. An verschiedenen Stellen werden Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen diskutieren und gemeinsam Lösungen entwickeln, wie Sie die Ablage zukünftig organisieren wollen. Oft gibt es verschiedene Lösungen, die alle richtig sind. Finden Sie die, die für Sie am besten passt und dokumentieren Sie das Ergebnis, so dass alle darauf zurückgreifen können.

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Was der Tipp bewirkt

Sie verschwenden nicht mehr unnötige Zeit mit ewiger Sucherei, sondern freue sich, weil sie Ihre Unterlagen schnell und unkompliziert wieder finden.

Extra-Tipp

Gerne verweise ich auf unser Profiprogramm oder auf die 7-Schritte zu einem immer aufgeräumten Schreibtisch. Ich verspreche Ihnen: Sie räumen noch einmal auf und danach nie wieder! Mehr erfahren Sie hier.

Und Sie?

Haben Sie weitere Informationen, die Ihnen helfen, jede Information innerhalb einer Minuten zu finden? Ich freue mich über Ihre Ideen!



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