Suchen und Finden mit System – 4 Tipps für eine perfekte und dauerhafte Büroorganisation

29. Juni 2020

Es ist so peinlich – der Chef wünscht dringend eine bestimmte Liste, aber der Angestellte findet einfach nicht den Ablageort. Manchmal liegt es am Vorführeffekt, dass jemand im rechten Moment nicht glänzen kann. In den meisten Fällen sind aber chaotische Strukturen dafür verantwortlich, dass Unterlagen erst nach langem, langem Suchen wiedergefunden werden.
Das kommt Ihnen bekannt vor, nicht wahr? Nicht nur einmal ist Ihnen vielleicht etwas ähnliches passiert und jedes Mal haben Sie gedacht: „Das war das letzte Mal!“ Dann wiederholte es sich, weil Sie nicht wissen, wie systematische Ordnung zu halten ist. Keine Sorge, gemeinsam finden wir eine Lösung! Wir vom Büro-Kaizen® helfen Ihnen dabei.

Was ist das Problem

Wenn Angestellte ständig nach Unterlagen suchen, verschwenden sie nicht nur ihre eigene Zeit und Energie – auf die Verwaltungskosten wirkt sich die Sucherei ebenfalls negativ aus. Genauso schlimm ist die Außenwirkung: Kunden und Geschäftspartner sind entsetzt, wenn der Sachbearbeiter hilflos in den Dokumenten blättert, ohne auf die gewünschten Unterlagen zu stoßen. Beenden Sie die Sucherei! Nähern Sie sich dem Ziel, jede benötigte Information innerhalb einer Minute zu finden. Diese 4 Tipps werden Ihnen das Leben merklich erleichtern:

Tipp 1 fürs Finden: Geben Sie den Dingen eine Heimat!

Das Motto von Büro-Kaizen® lautet: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Indem Sie jedem Dokument, jedem Ordner und den Büroutensilien einen festen Ort zuweisen, vermeiden Sie Doppelablagen. Haben Sie sich an das System gewöhnt, finden Sie die Dinge ohne lange darüber nachzudenken. Beginnen Sie zunächst mit Ihrem Schreibtisch: Was Sie täglich brauchen, lagern Sie auf dem Schreibtisch oder in den Schreibtischschubladen. Was Sie nur einmal in der Woche benötigen, erhält einen Platz in Ihrem Büroschrank. Unregelmäßig genutzte Gegenstände bewahren Sie im Archiv oder in einem gemeinsam genutzten Raum auf.
Als weitere Anregung empfehle ich Ihnen diesen Blogbeitrag.

Alle Unterlagen lassen sich schnell finden, wenn sie eine feste Heimat haben.

Tipp 2 fürs Finden: Werfen Sie weg, was Sie nicht mehr brauchen!

Könnte es sein, dass Sie sich nur schwer von Sachen trennen können? Unter dem Motto „Schließlich könnte man etwas ja noch mal brauchen!“ bewahren Sie alles auf. Das führt leider dazu, dass sich auf Ihrem Schreibtisch auch viele unnötige Sachen stapeln. Werbeprospekte, spezielle Angebote, Weihnachtskarten. Schluss damit! Nehmen Sie einen Karton und sammeln Sie Sachen darin. Sobald er voll ist, kleben Sie ihn zu und schreiben das Datum darauf – und zusätzlich ein Verfallsdatum, zum Beispiel datiert auf drei Monate später. Ist das überschritten, werfen Sie den Karton weg. Ohne reinzugucken. Sie finden, dafür müsste es eine Vorlage geben? Kein Problem, daran habe ich gedacht!

Tipp 3 fürs Finden: Entwickeln Sie ein effizientes Ordnungssystem – das für alle gilt

Ein klar strukturiertes Ablagesystem erleichtert das Wiederfinden aller Dokumente. Führen Sie eine Posteingangsschale ein, die auf Ihrem und auf jedem Schreibtisch Ihrer Abteilung steht. Hier landen alle wichtigen Unterlagen von der Post bis zu Rechnungen. Besonders heikel sind Terminsachen, die Sie nicht sofort bearbeiten können. Dank Wiedervorlagemappen bleiben auch diese Dokumente immer im Blick. Ist ein Projekt oder eine Arbeit abgeschlossen, verstauen Sie die Unterlagen in die entsprechenden Aktenordner.

Extra-Tipp: Arbeiten Sie für Ihr Ablage- und Ordnungssystem mit den W-Fragen: Warum und wo muss etwas abgelegt werden? Wie soll das System sein (zum Beispiel alphabetisch)? Wie lange muss ich es aufheben? Wer legt es ab? Wo können allgemeine Dinge zentral aufbewahrt werden? Beziehen Sie auch die anderen in Ihrem Team in dieses System ein und entwickeln Sie zusammen eine gemeingültige Lösung!

Ein Ordnungssystem für alle im Büro – so können Sachen einfach gefunden werden.

Tipp 4 fürs Finden: Übertragen Sie Ihr System auch auf Ihren elektronischen Posteingang

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie in Ihrem E-Mail-Postfach eine wichtige Nachricht übersehen oder nicht wiederfinden? Angesichts der wachsenden Zahl an elektronischen Nachrichten ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Wer immer nur seine E-Mails sichtet, weiß irgendwann gar nicht mehr, welche Informationen schon be- und verarbeitet wurden. Ich empfehle Ihnen, dass Sie Ihre elektronischen Nachrichten nur zwei- bis dreimal am Tag im Block bearbeiten. Gehen Sie nach diesen fünf Schritten vor:

  1. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
  2. Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
  3. Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
  4. Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
  5. Alles Unnötige wird gelöscht!

In meinem Youtube-Podcast finden Sie hierzu eine kurze Zusammenfassung:

Darauf kommt es an

Für welches System Sie sich auch entscheiden: Halten Sie durch und seien Sie konsequent! Das mag am Anfang schwer fallen, aber irgendwann haben Sie durchgehend Ordnung. Idealerweise entwickeln Sie das Ordnungssystem mit Ihrem Team. Dann funktioniert das mit dem Finden noch viel schneller und Sie können sich gegenseitig motivieren.

Was der Tipp bewirkt

Sie verschwenden nicht mehr unnötige Zeit mit ewiger Sucherei, sondern freuen sich, weil sie Ihre Unterlagen schnell und unkompliziert wiederfinden.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen, wie jede Information innerhalb einer Minute zu finden ist? Ich bin gespannt auf Ihr Feedback!

Extra-Tipp: In meinem E-Book e-Kaizen finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie Suchzeiten von digitalen Dokumenten um 50% reduzieren und endlich Ordnung auf Ihrem Desktop schaffen. So finden Sie alles jederzeit wieder.



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Das könnte Sie auch interessieren:
2 Kommentare
  • Danke für den informativen Beitrag. Arbeiten mit einem effizienten System erleichtert einiges. Ich werde die Tipps selbst ausprobieren.

    Grüße

    • Hallo,
      vielen Dank für Ihre Nachricht. Es freut uns riesig, dass die Informationen in unserem Beitrag hilfreich für Sie sind. Viel Erfolg beim Umsetzen!

      Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen Team
      Ivan Jurisic


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: