Vom Suchen und Finden – Fünf Tipps für eine effiziente Büroorganisation



Peinlich, peinlich! Der Chef wünscht eine bestimmte Liste, aber der Angestellte findet einfach nicht den Ablageort. Manchmal liegt es am Vorführeffekt, dass jemand im rechten Moment nicht glänzen kann. In den meisten Fällen sind aber chaotische Strukturen dafür verantwortlich, dass Unterlagen erst nach langem, langem Suchen wiedergefunden werden. Obwohl niemand Zeit zum Aufräumen erübrigen kann, haben alle Zeit zum Suchen. Stoppen Sie diese Zeit- und Energieverschwendung! Auch in Ihrem Büro ist es möglich, alle Unterlagen entspannt innerhalb einer Minute zu finden.

Was ist das Problem

Suchen die Angestellten ständig nach Unterlagen, verschwenden sie nicht nur ihre Zeit und Energie. Auch auf die Verwaltungskosten wirkt sich diese Zeitverschwendung negativ aus. Das gilt für das Finden von Akten, digitalen Dokumenten, E-Mails aber auch für Büroutensilien, Ersatzteile, Akkus und Ladegeräte. Noch schlimmer ist die Außenwirkung. Kunden und Geschäftspartner sind entsetzt, wenn der Sachbearbeiter hilflos in den Dokumenten blättert, ohne die gewünschten Unterlagen zu finden. Beenden Sie die Sucherei! Nähern Sie sich dem Ziel, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden.

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Schnell finden statt lange suchen schont die Nerven.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Geben Sie den Dingen eine Heimat!

Das Motto von Büro-Kaizen® lautet: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Indem Sie jedem Dokument, jedem Ordner und den Büroutensilien einen festen Ort zuweisen, vermeiden Sie Doppelablagen. Haben Sie sich an das System gewöhnt, finden Sie die Dinge ohne lange darüber nachzudenken. Beginnen Sie zunächst mit Ihrem Schreibtisch. Was Sie täglich brauchen, lagern Sie auf dem Schreibtisch oder in den Schreibtischschubladen. Was Sie nur einmal in der Woche benötigen, erhält einen Platz in Ihrem Büroschrank. Unregelmäßig genutzte Gegenstände bewahren Sie im Archiv oder in einem gemeinsam genutzten Raum auf.

Als Anregung empfehle ich Ihnen meinen Podcast auf YouTube. Ich erkläre Ihnen, wie Sie Ihren Schreibtisch dauerhaft aufräumen.

Tipp Nr. 2: Verwenden Sie einheitliche Ordner-Etiketten

Nichts ist schlimmer als handschriftliche Kürzel auf den Ordnerrücken, die selbst der zuständige Sachbearbeiter nicht mehr entziffern kann. Und im Vertretungsfall findet sich niemand mehr zurecht. Für die Beschriftung Ihrer Akten ist es hilfreich, eine einheitliche Etiketten-Vorlagen anzulegen. Diese speichern Sie für alle erreichbar auf dem gemeinsamen Firmenserver. Stehen Ordner in alphabetischer oder chronologischer Ablage, kleben wir bei Tempus diagonal ein Klebeband über die Ordnerrücken. So ist auf einen Blick erkennbar, an welche Stelle ein entnommener Aktenordner gehört.

Lesen Sie, wie Sie mit wenig Aufwand eine Ordnerrücken-Vorlage in Word erstellen.

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Einheitliche Ordneretiketten erleichtern den Überblick über Akten.

Tipp Nr. 3: Arbeiten Sie mit Logos und Farben!

Haben Sie volle Regalwände und Schränken mit Aktenordnern, lohnt es sich mit Farben zu arbeiten. Jede Abteilung verwendet nur noch Ordner in der festgelegten Farbe. Hier ein Beispiel:
• Rot: Buchhaltung
• Gelb: Personal
• Grün: Planungen, Strategie
• Weiß: Schriftverkehr mit Kunden

Tipp Nr. 4: Entwickeln Sie eine effiziente Ablage

Ein klar strukturiertes Ablagesystem erleichtert das Wiederfinden aller Dokumente. Führen Sie eine Posteingangsschale ein, die auf dem Schreibtisch des Angestellten steht. Hier landen alle wichtigen Unterlagen von der Post bis zu Rechnungen. Besonders heikel sind Terminsachen, die Sie nicht sofort bearbeiten können. Dank Wiedervorlagemappen bleiben auch diese Dokumente immer im Blick. Von Mappei oder Classei gibt es unterschiedliche Systeme für jeden Geschmack. Ist ein Projekt oder eine Arbeit abgeschlossen, verstauen Sie die Unterlagen in die entsprechenden Aktenordner.

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Vereinbaren Sie mit dem Team, die Posteingangsschale einmal am Tag zu sichten.

Beschriften Sie das Posteingangskörbchen mit dem Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Mit einem Klick auf die Grafik laden Sie sich eine Vorlage gratis herunter.
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Tipp Nr. 5: Endlich Ordnung im elektronischen Posteingang

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie in Ihrem E-Mail-Postfach eine wichtige Nachricht übersehen oder nicht wiederfinden. Angesichts der ständig steigenden Anzahl an elektronischen Nachrichten ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Wer immer nur seine E-Mails sichtet, weiß irgendwann gar nicht mehr, welche Informationen schon be- und verarbeitet wurden. Sie bändigen dieses Chaos, wenn Sie Ihre elektronischen Nachrichten nur zwei- bis dreimal am Tag im Block bearbeiten. Gehen Sie nach diesen fünf Schritten vor:

  • 1.Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
  • 2.Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
  • 3.Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
  • 4.Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
  • 5.Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

In meinem YouTube-Podcast finden Sie eine kurze Zusammenfassung, wie Sie E-Mails effizient bearbeiten.

Extra-Tipp

Ein Kapitel für sich ist die Ablage von Dateien. Hier bastelt sich jeder sein eigenes undurchschaubares System. Damit Sie Daten schnell finden, vereinbaren Sie einheitliche Ablagespielregeln und achten Sie bei der Vergabe von Dateinamen und bei der Bezeichnung von Ordnern darauf, dass Sie einem einheitlichen und sinnvollen Schema folgen. In folgendem Blogbeitrag erfahren Sie mehr dazu: Dateien mit Struktur: Schritt für Schritt zur endlich funktionierenden Dateiablage

Darauf kommt es an

Am wirksamsten ist das Aufräumen und Ordnen im Büro, wenn Sie alle oder zumindest so viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie möglich in das Projekt miteinbeziehen. An verschiedenen Stellen werden Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen diskutieren und gemeinsam Lösungen entwickeln, wie Sie die Ablage zukünftig organisieren wollen. Oft gibt es verschiedene Lösungen, die alle richtig sind. Finden Sie die, die für Sie am besten passt und dokumentieren Sie das Ergebnis, so dass alle darauf zurückgreifen können.

Was der Tipp bewirkt

Sie verschwenden nicht mehr unnötige Zeit mit ewiger Sucherei, sondern freuen sich, weil sie Ihre Unterlagen schnell und unkompliziert wiederfinden.

Und Sie?

Haben Sie weitere Informationen, die Ihnen helfen, jede Information innerhalb einer Minute zu finden? Ich freue mich über Ihre Ideen!

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