Einführung in Microsoft Teams: Aufbau, Anleitungen und Schulungen



In dieser Büro-Kaizen Anleitung erklären wir die Grundlagen von Microsoft Teams, wie das Programm aufgebaut ist und wie Sie die Funktionen richtig nutzen. In unserem Extra-Tipp zeigen wir Ihnen darüber hinaus auch, wie Sie Teams am einfachsten in Ihrem Unternehmen einführen können. Falls Sie darüber hinaus weiteren Unterstützungsbedarf haben, helfen Ihnen die Bürooptimierer von Büro-Kaizen auch jederzeit individuell weiter, zum Beispiel mit Mitarbeiterweiterbildungen, Seminaren und Inhouse-Schulungen bei Ihnen vor Ort.

Was ist das Problem?

Die Einführung eines neuen Programms in einem Unternehmen ist immer eine Herausforderung. Denn jeder Anfang ist schwer, es fehlen einfach Übung und Routine. Daher weiß auch schon der Volksmund: Ein Anfang ist kein Meisterstück – doch guter Anfang, halbes Glück! Die Einführung von und in Microsoft Teams gestaltet sich jedoch zum Glück vergleichsweise einfach. Alle relevanten Antworten und Anleitungen dafür haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

So funktioniert es:

I. Was ist Microsoft Teams und was kann das Programm alles? Ein Überblick

Teams wurde 2017 von Microsoft entwickelt. Dabei ist es von seinem Aufbau her sowohl Kommunikations- als auch Collaboration-Plattform für die Online-Zusammenarbeit in Unternehmen in einem (Kollaboration = Zusammenarbeit). Das heißt, das Teams-Tool stellt nicht nur alle Kommunikationsfunktionen bereit, es kann auch andere Dienste und Anwendungen zu einem gemeinsamen Arbeitsbereich verknüpfen.

Kommunikationsplattform:

Teams ist einerseits Microsofts Nachfolgeprogramm von Skype for Business und damit die zentrale Drehscheibe für alle Formen der Online-Kommunikation im Unternehmensalltag (von 1:1 und Gruppen-Chats bis Gruppentelefonate (Audio), HD-Video-Telefonie und Online-Konferenzen).

Collaboration-Plattform:

Gleichzeitig vereint es auch die wesentlichen Eigenschaften von Microsoft Groups in sich. Durch dieses „genetische Erbe“ ist Teams ein modular erweiterbares, anwendungsübergreifendes Gruppenwerkzeug und kann verschiedene andere Programme unter einem Dach zusammenfassen.

  • Je nach dem individuellen Anwendungsbedarf eines Teams können die Kernfunktionen um aktuell fast 200 Anwendungen erweitert werden (auch von Drittanbietern).
  • Dadurch wird die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen und Mitgliedschaften gebündelt und muss nicht mehr separat erfolgen – und die einzelnen Nutzer müssen sich nicht mehr permanent durch eine Vielzahl an Programmen klicken.
  • Mit Teams erhalten die Nutzer also einen einzigen digitalen Kommunikations- und Arbeitsbereich mit einer übersichtlich aufgebauten Benutzeroberfläche (digitaler Arbeitsplatz/Workplace), in dem alle benötigten Ressourcen an einem zentralen Ort verfügbar sind, um gemeinsam an Dokumenten, Dateien und in anderen Programmen zu arbeiten und sich in allen erdenklichen Formen darüber auszutauschen.

II. Der Aufbau von Microsoft Teams: Was ist ein Team? Was ist ein Kanal? Und was ist eine Registerkarte?

Wie Sie ein Teams konkret erstellen, haben wir Ihnen bereits in unserer Büro-Kaizen Anleitung → „Microsoft Teams (3): Mitglieder hinzufügen und externe Gäste einladen“ erklärt. Hier nun die Zusammenfassung, wie ein solches Team aufgebaut ist.

Was ist ein Team?

In Microsoft Teams können Sie für jedes Thema, Projekt oder Abteilung ein eigenes Team gründen, in dem eine definierte Gruppe von Personen digital zusammenarbeiten kann. Am linken Bildschirmrand können Sie zwischen den einzelnen Teams, in denen Sie Mitglied sind, hin und her wechseln.

Was ist ein Kanal?

Jedes Team besteht aus verschiedenen Kanälen – je einem Kanal pro Subbereich (z.B. Teilprojekt A1, Teilprojekt A2 etc.). Die Struktur aus Teams und dazugehörigen Kanälen wird Ihnen als Inhaltsverzeichnis neben dem Menü am linken Bildschirmrand angezeigt.

Was ist eine Registerkarte?

Die Kanäle wiederum sind aus einzelnen Seiten aufgebaut, den sogenannten Registerkarten. Zwischen den Registerkarten eines Kanals können Sie am oberen Bildschirmrand hin und herwechseln. Neue Seiten/Registerkarten fügen Sie mit einem Klick auf das + Symbol hinzu.

Warum sind in den Teams-Kanälen drei Registerkarten automatisch vorgegeben?

Die drei Registerkarten „Unterhaltungen“, „Dateien“ und „Wiki“ sind in jedem Teams-Kanal voreingestellt.

  1.  In „Unterhaltung“ finden Sie den übergeordneten Gruppen-Chat für die Diskussionen in diesem Kanal (jede einzelne Registerkarte verfügt ebenfalls über einen eigenen Unterhaltungs-/Chat-Bereich für die Bearbeitung des jeweiligen Registerkartenthemas).
  2. Die Seite „Dateien“ schafft eine gemeinsame Dateiablage für die Zusammenarbeit in diesem Teams (technisch über eine Dokumentenbibliothek in SharePoint Online gelöst).
  3. Die „Wiki“-Registerkarten dienen dem Wissensmanagement und sind der Ort, an dem Wissen (z.B. Anleitungen und Tutorials), Ideen und Notizen, die für diesen Kanal wichtig sind, schnell, einfach und übersichtlich abgelegt, geteilt und diskutiert werden können.

III. Wie arbeitet man in Teams zusammen an Dateien, Dokumenten und anderen Anwendungen? 

Die Registerkarten sind die zentrale Funktion in Teams, um gemeinsam an Dokumenten, Dateien und in Programmen aller Art zu arbeiten. Dafür müssen Sie lediglich die Word-Datei, Excel-Tabelle, PowerPoint-Präsentation, Forms-Umfrage, Planner-Plan oder Dynamics (u.v.a.m.) in eine neue Registerkarte hochladen. So erhalten alle Teamsmitglieder einen Schnellzugriff auf die Anwendung, können diese konfliktfrei gemeinsam bearbeiten und sich in einem gesonderten Chat dazu austauschen. Wie das genau funktioniert, haben wir Ihnen an Hand von drei Praxisbeispielen in unserer Büro-Kaizen Anleitung → „Externe Tools über Registerkarten in Microsoft Teams einbinden: Trello, Meistertask und Evernote“ erklärt.

IV. Wie kann man in Teams telefonieren, Gruppengespräche und Online-Konferenzen abhalten?

In der Menüspalte am linken Bildschirmrand haben Sie auch Zugriff auf die zentralen Kommunikationsfunktionen in Teams. Hier finden Sie die Buttons für alle privaten Chats, die Sie nicht in öffentlichen Kanal-Unterhaltungen führen (1:1 und Gruppenchats), Anrufe (Audio- und Video) sowie das Planen, Halten und Nachbereiten von Besprechungen.

V. Wie kann man in Teams den Überblick behalten? Der persönliche Aktivitäten-Feed

In Ihrem persönlichen Aktivitäten-Feed werden Ihnen alle aktuellen Ereignisse aufgelistet, die Sie persönlich in Teams betreffen. Also zum Beispiel persönliche Nachrichten an Sie, Antworten und Reaktionen auf Ihre Chat- und Unterhaltungsbeiträge, verpasste Anrufe und @Erwähnungen Ihres Namens (inklusive den umfassenderen @Team und @Kanal Erwähnungen für Gruppennachrichten an das ganze Team).

  • Die Ziffer in dem roten Kreis neben dem Aktivitäten-Symbol zeigt die Anzahl an neuen Ereignissen an, die Sie persönlich betreffen.
  • Die Elemente im Aktivitätsfeed lassen sich für eine bessere Übersicht auch nach bestimmten Arten filtern (z.B. alle ungelesenen, nur Antworten etc.).
Abbildung I: Mit Microsoft Teams führen Sie ein praktisches Tool für die Zusammenarbeit und Online-Kommunikation in Ihrem Unternehmen ein – Büro Kaizen unterstützt Sie dabei mit vielen Anleitungen, Schulungen und Mitarbeiterweiterbildungen. Bild: Microsoft.

Extra-Tipp und Anleitung für die Einführung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen

Microsofts Empfehlung lautet, die Teams-Anwendung mit einem Pilot-Team in einem Unternehmen einzuführen. In solch einem Pilot-Team sind nicht nur alle für den Rollout verantwortlichen Personen Mitglied (Projektmanager und IT-Administratoren), sondern auch ein sogenannter Powersponsor aus der obersten Führungsebene (der die Vorteile der Teams-Einführung aktiv kommuniziert) sowie interessierte Entscheider und IT-affine Mitarbeiter aus allen Abteilungen und Fachbereichen.

  • Durch das Pilot-Team lernen die Schlüsselpersonen den Umgang mit dem Teams-Tool. Tipp: Microsoft Support bietet ebenfalls Videoschulungen für Microsoft Teams an, die Sie zur Unterstützung und Anleitung in das Einführungs-Teams einbinden können.
  • Die Pilot-Teilnehmer können dann bei dem anschließenden unternehmensweiten Rollout ihren Mitarbeitern und Kollegen zur Hilfe stehen und zum Beispiel einfache und grundlegende Fragen beantworten.
  • Welche Kanäle Microsoft alles für solch ein Einführungs-Pilot-Team empfiehlt, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Teams (2): Anleitung für die Teamerstellung und den Start in Ihrem Unternehmen“.

Und Sie?

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