Externe Tools über Registerkarten in Microsoft Teams einbinden: Trello, Meistertask und Evernote


Wussten Sie schon, dass Sie auch externe Anwendungen in eine Microsoft Teams Registerkarte integrieren können – zum Beispiel die beiden Projektmanagement-Tools Trello und Meistertask, oder das Notizbuchprogramm Evernote? Microsoft Teams basiert auf Skype for Business und Office Groups. Daher ist es gleichzeitig sowohl eine Kommunikationsplattform, als auch eine Art „Klammer“ für andere Programme, die weitere Kollaboration-Tools unter einer gemeinsamen Benutzeroberfläche übersichtlich vereint.

Was ist das Problem?

Im modernen Arbeitsalltag muss häufig zwischen den verschiedensten Anwendungen hin und her gewechselt werden. Für die E-Mail-Kommunikation und Terminkalenderplanung wird beispielsweise Outlook genutzt, die interne Kommunikation im Unternehmen läuft über Microsoft Teams und die laufende Projektbearbeitung findet in Excel, Word und PowerPoint statt. Zu allem Überfluss nutzt das eigene Unternehmen bereits den Microsoft Planner für das Aufgaben- und Projektmanagement, während man bei einem Kunden noch in einem Trello- oder Meistertask-Projekt eingebunden ist.

  • Diese digitale Verzettelung kostet Zeit und Übersicht. Eine Lösung des Problems bieten die Registerkarten in Microsoft Teams. Denn über diese API-Schnittstellen können Sie auch über 190 Anwendungen von Drittanbietern direkt in Ihr Teams einbinden.
  • Auf diese Weise haben Sie alle benötigten Tools in einer Anwendung zur Verfügung und zentral in einer einzigen, übersichtlichen Bedienoberfläche vereint – mit einem eigenen Chat-Bereich für jede Registerkarte, damit die Teamsmitglieder leichter über die Inhalte und das gemeinsame Vorgehen diskutieren können.

So funktioniert es:

Was sind die Registerkarten in Microsoft Teams und was bewirken diese?

Die Registerkarten lassen sich in jedem Teams-Kanal und Chat neu hinzufügen. Dafür genügt ein Klick auf das Plus-Symbol → Registerkarte hinzufügen oberhalb der Kanal- oder Chat-Ansicht. Die Registerkarten bieten dabei gleich einen dreifachen Nutzen.

  1. Den Teams-Mitgliedern wird ein schnellerer und einfacherer Zugriff auf häufig benötigte Dateien ermöglicht. Diese können dann direkt in der Registerkarte bearbeitet oder geöffnet werden, ohne dafür jedes Mal die Dateiablage durchsuchen zu müssen. Praxisbeispiel: Sie arbeiten mit Ihrem Teams an einer Excel-Arbeitsmappe. Anstatt sich nun jedes Mal durch die Dateiablage durchzuklicken, können Sie die Tabellen auch als eigene Registerkarte hochladen, dann hat jedes Mitglied einen One-Click-Schnellzugriff. (Die Integration von Excel in eine Teams-Registerkarte ermöglicht zudem auch eine konfliktfreie gleichzeitige Bearbeitung!)
  2. Solch ein Schnellzugriff beschränkt sich bei den Registerkarten aber nicht nur auf gemeinsam zu bearbeitende Dateien – auch andere Anwendungen (Programme, Tools) können hier eingebunden werden! Neben den weiteren Office-365-Programmen (z.B. Forms, Planner und Stream) können das auch Anwendungen von Drittanbietern sein (z.B. Trello, Meistertask oder Evernote). Das Ergebnis: So können Sie diese Programme dann innerhalb und aus Teams heraus nutzen, ohne die Teams-Anwendung dafür verlassen zu müssen.
  3. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass jede Registerkarte zudem über einen eigenen Unterhaltungs-Chat verfügt. Dies ist der ideale Ort, in dem sich die Teams-Mitglieder über den Inhalt der eingebundenen Datei/Anwendung und die gemeinsame Bearbeitung austauschen und kurze Fragen, Ideen, Feedback, News oder Verbesserungsvorschläge zum Thema posten können.

Projektmanagement-Tools in Microsoft Teams: Was ist besser, Trello, Meistertask oder Planner?

Sie möchten ein Aufgaben- und Projektmanagementtool für die gemeinsame Aufgabenbearbeitung in Teams hinzufügen? Kein Problem. Öffnen Sie einfach den betreffenden Teams-Kanal oder Chat und klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf das Plus-Symbol → Registerkarte hinzufügen. Wählen Sie dann in dem Auswahlfenster die gewünschte, bzw. benötigte Anwendung aus. Die jeweiligen Vorteile von Trello, Meistertask und Planner sind:

  • Sowohl Trello wie auch Meistertask und Planner sind alles Web-Anwendungen, die das Verwalten von Projekten und Aufgaben in einem Arbeitsteam nach dem Kanban-System ermöglichen. Das Kanban-Prinzip wurde ursprünglich für die effiziente Prozesssteuerung bei Toyota entwickelt und mittlerweile auf viele Arbeitsbereiche übertragen. Damit ist im Wesentlichen die übersichtliche Visualisierung eines Prozesses in kleinen Einzelschritten und Spalten gemeint.
  • Während das einfachere Trello vor allem für kleinere Unternehmen und Projekte interessant ist, punktet das deutsch-österreichische Meistertask unter anderem mit seinem Server-Standort in Frankfurt. Beim Microsoft Planner ist der große Vorteil die einfache Verknüpfung mit den weiteren Programmen der Microsoft Office Suite-Produktwelt und entsprechenden Synergieeffekten.
  • Praxistipp: Wer Outlook im Unternehmensalltag nutzt, sollte sich den Planner in eine Teams-Registerkarte integrieren. Denn die Planner-Aufgaben lassen sich leicht mit dem Outlook-Kalender und den Outlook-Aufgabenliste synchronisieren – so behalten Sie immer den vollen Überblick (mehr Details in → „Microsoft Planner (4): Outlook mit dem Planner verbinden und Aufgabenkalender synchronisieren“).

Gemeinsames Notizprogramm in eine Teams-Registerkarte einbinden: Evernote oder OneNote?

Jedes Teams braucht einen gemeinsamen Ort für Notizen, Checklisten, Meeting-Protokolle und die Dokumentation offener Vorgänge und laufender Projekte. In Microsoft Teams ist dafür standardmäßig das Office-Notizbuchprogramm OneNote integriert. Eine beliebte Alternative außerhalb des Office-Universums ist der OneNote-Konkurrent Evernote. Wenn Sie nun eine Registerkarte in Teams wahlweise mit OneNote oder Evernote verknüpfen wollen, erhalten alle Teamsmitglieder einen schnellen und zentralen Zugriff auf diese Notizbuch-Anwendung, um den Inhalt gemeinsam zu bearbeiten sowie sich im Chat darüber auszutauschen.

  • Evernote: Der langjährige Platzhirsch unter den digitalen Notizbuchprogrammen konnte bislang vor allem von seiner guten Kompatibilität zu allen gängigen Betriebssystemen und Endgeräten punkten. Neben der Organisation und dem Verwalten von Notizen bietet Evernote auch weitere Team-Features für die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern. Die Nachteile sind eine umfangreiche und daher etwas unübersichtlichere Bedienoberfläche, sowie die vergleichsweise hohen Anschaffungskosten: Evernote ist nur in der abgespeckten Basis-Version kostenlos, Evernote Premium kostet 6,99 € pro Monat und Evernote Business 13,99 €.
  • OneNote: Microsofts langjähriges Office-Nischenprodukt OneNote hat sich über die letzten Jahre zu dem schärfsten Evernote-Konkurrenten entwickelt. Seit 2016 ist das mittlerweile kostenlose OneNote ebenfalls für alle Geräte und Betriebssysteme verfügbar. Zu den Stärken zählen die schlanke und einfache Bedienung, die gute Zusammenarbeit im Team und die sehr gute Smartphone-Desktop-Synchronisation. Zudem ergeben sich weitere Synergieeffekte mit den zahlreichen anderen Programmen der Office 365 Produktwelt.
  • Praxistipp: Evernote in OneNote importieren! Für alle Umsteigewilligen hat Microsoft extra einen eigenen „OneNote-Importer für Evernote“ entwickelt, der die Dokumentensammlung aus Evernote in OneNote-(Team-)Notizbücher konvertiert und überführt. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „OneNote und Evernote synchronisieren: Wie man Evernote-Notizen in OneNote importiert“.
Abbildung I: Um eine neue Registerkarte in Microsoft Teams hinzuzufügen, müssen Sie lediglich auf das + klicken. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Abbildung II: Über die Registerkarten können Sie beispielsweise den Planner, Trello, Meistertask oder Evernote in Microsoft Teams integrieren. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Die Wiki-Registerkarten für das Wissensmanagement in Microsoft Teams richtig nutzen

Ein weiteres Praxisbeispiel für die vielseitige Verwendbarkeit der Registerkarten in einem Teams-Kanal oder Chat sind die Wiki-Registerkarten. Die Aufgabe der Wiki-Seiten ist es, Wissen, Ideen und Notizen schneller und einfacher im Team zu teilen und zur Verfügung stellen zu können.

Und Sie?

Neben Trello, Meistertask, Evernote, OneNote und Planner lassen sich insgesamt über 190 Anwendungen in eine Teams-Registerkarte einbinden und darüber zentral bedienen, öffnen, nutzen und gemeinsam bearbeiten. Welche Optionen Ihnen dafür allein an Office 365 Tools zur Verfügung stehen, erfahren Sie hier.

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