Die Vorteile von Office365 für Unternehmen: IT-Infrastruktur mieten statt kaufen!



Microsofts Office365 bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Denn dabei handelt es sich nicht einfach nur um die Web-Anwendungen der Office-Programme (v.a. Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word, auch als Office Online bekannt). Office365 beinhaltet darüber hinaus weitere wesentliche Software-Komponenten, die das mobile Arbeiten von unterwegs ermöglichen sowie Werkzeuge und Tools, die das Zusammenarbeiten in Teams deutlich verbessern. Das reicht sogar bis zu der (optionalen) Möglichkeit, die gesamte IT-Infrastruktur (Server, Netzwerkkomponenten etc.) in die Cloud auszulagern und lediglich zu mieten statt zu kaufen – das erspart Ihnen die teure Anschaffung der Hardware, die langwierige Installation der Serversoftware und die aufwendige Wartung.

Was ist das Problem?

Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung, wie sie ihren Mitarbeitern von überall und jedem Endgerät aus einen sicheren Zugriff auf die geschäftlichen E-Mail-Accounts sowie die Dokumenten- und Dateienablage gewähren können. Microsoft hat hierfür die cloudbasierte All-Inclusive-Lösung Office365 entwickelt. Dieses modular zusammenstellbare Softwarepaket bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und kann bedarfsgerecht und flexibel gemietet statt gekauft werden. Dabei kann sogar die gesamte bislang benötigte Server-Infrastruktur vollständig oder teilweise in die Cloud ausgelagert werden.

So funktioniert es:

Was ist Office 365 für Unternehmen genau?
Office 365 ist eine sogenannte SaaS- und IaaS-Lösung von Microsoft. SaaS steht für → Software as a Service, IaaS für eine skalierbare → Infrastructure as a Service. Das hat den Vorteil, dass sich die Unternehmen die Anwendungen nicht kaufen müssen, sondern je nach Bedarf flexibel über ein Monats- bzw. Jahresabonnement mieten können. Die modular kombinierbaren Software-Bausteine umfassen neben den gängigen Office-Programmen (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word) z.B. auch geschäftliche E-Mail-Accounts mit Online-Speicherplatz, einen Team-Chat für die Teamarbeit, das Datenbankmanagementsystem Access, das Kollaboration- und Dokumentenmanagementsystem SharePoint, die Desktop-Publishing-Software Publisher sowie viele weitere IT-Unternehmenslösungen.

  • Alle angebotenen IT-Infrastruktur- und Bürolösungen von Office365 können dabei vollständig in der Cloud laufen. Das nutzende Unternehmen benötigt dann lediglich ein paar Computer, Internet und Strom und kann innerhalb von wenigen Stunden loslegen, ohne sich um einen eigenen Serverpark, den Aufbau eines Netzwerkes oder dafür zuständiges Personal kümmern zu müssen.
  • Die Office 365 Lösungen können aber auch von der Microsoft-Webseite heruntergeladen und auf dem eigenen Unternehmensserver installiert werden. Diese Hybridlösung hat dann den Vorteil, dass Sie auch offline stets Zugriff auf Ihre Daten haben, aber gleichzeitig genauso von den Vorteilen der Clouddienste profitieren können.


Pro und Contra: Welche Vorteile bietet Office365 Unternehmen?

1. Bereitstellung der IT- und Server-Infrastruktur:

    Office 365 kann mit Exchange Online vollständig in der Microsoft Cloud und damit auf Microsoft-Servern laufen. Damit ersparen sich kleine und mittlere Unternehmen die Investitionen in Anschaffung, Betreuung, Wartung und Erneuerung eines eigenen Serverparks und entsprechender Serverdienste (Hardware, Software, Storage, Netzwerkkomponenten und Personal). Der technische Support erfolgt durch die Microsoft-Experten und einen 24/7 Kundenservice.

2. Garantierte IT-Sicherheit:

    Alle Office365-Daten werden mit einem umfassenden Risikomanagement, automatischen Updates und mehrfachen Datensicherung gesichert und geschützt. Damit garantiert Microsoft den Unternehmen eine (finanziell abgesicherte) extrem hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von 99,9% – das ist wesentlich sicherer, als die meisten Unternehmen mit ihren eigenen Servern bewerkstelligen können! Alle Unternehmensdaten und Accounts aus Europa werden zudem nur in europäischen Rechenzentren gehostet. Mittlerweile gibt es seit Anfang 2017 als speziellen Cloud-Service auch die Microsoft Cloud Deutschland für die häufig strengen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben im deutschen Markt. So bleiben alle Kundendaten garantiert in Deutschland und in deutschen Rechenzentren.

3. Von überall aus Zugriff auf die Daten:

    Die Cloudlösungen ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten mit den Endgeräten Ihrer Wahl (Echtzeit-Synchronisierung zwischen PC, Mac, Smartphone und Tablet). Das ist extrem praktisch für mobile Einsätze beim Kunden vor Ort, auf Geschäftsreisen, für die Zusammenarbeit in dezentralen Teams oder die Anbindung von Home-Office-Arbeitsplätzen. Mit Skype for Business können zudem HD-Video-Besprechungen und -Konferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern abgehalten werden. Darüber hinaus gibt es noch weitere praktische Collaboration-Tools mit Vorteilen für die Teamzusammenarbeit und Gruppenkommunikation.

4. Immer die aktuellsten Office-Versionen:

    Mit dem Office 365-Abonnement für Unternehmen stehen Ihnen auf allen Geräteklassen immer die aktuellsten Programmversionen von Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word sowie Exchange, SharePoint und Skype for Business zur Verfügung. Dadurch erübrigen sich auch die bislang aufwendigen, unternehmensinternen Migrationsprozesse beim Wechsel auf eine neuere Programmversion.

5. Mieten statt kaufen ist billiger, flexibler und leichter skalierbar:

    Die Investitionskosten sind bei SaaS- und IaaS-Lösungen geringer als bei einem Kaufprodukt. Gleichzeitig können Unternehmen die Abo-Kosten für Office365 vollständig und nicht nur prozentual von der Steuer absetzen. Ein weiterer großer Vorteil: Neue Arbeitsplätze und Benutzer lassen sich ganz einfach, flexibel und bedarfsgerecht mit einer weiteren Lizenz hinzubuchen und genauso leicht wieder deaktivieren. Das macht die Einbindung von beispielsweise externen Arbeitskräften inklusive der Zuweisung individueller Zugriffsregeln extrem einfach.

Pro und Contra: Welche Nachteile kann Office365 Unternehmen bringen?

1. Die automatischen Updates können zu Inkompatibilitäten führen:

    Die Office365 Web-Anwendungen werden laufend aktualisiert, so dass Sie immer stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Das kann aber nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile mit sich bringen, wenn beispielsweise die neuesten Anwendungen auf einmal nicht mehr mit den anderen Programmen (z.B. DATEV) oder der Hardware (z.B. Drucker) kompatibel sind.

2. Schlechte Internetverbindung behindert das Arbeiten:

    Ortsunabhängiges mobiles Arbeiten ist wünschenswert, funktioniert aber als reine Cloudlösung nur bei einer guten Internetverbindung. Wenn Sie an einem Standort kein gutes Netz haben, können Sie also die Office365 Web-Anwendungen auch nicht nutzen – und dementsprechend auch nicht damit arbeiten. Die Hybridcloudlösung OneDrive besitzt demgegenüber den großen Vorteil, dass sie auch ein zuverlässiges Offline-Bearbeiten der Daten und ein automatisches Synchronisieren ermöglicht, sobald Sie wieder eine gute Internetverbindung haben (weiterlesen unter → „SharePoint und Cloudspeicher: OneDrive for Business vereinfacht die Teamarbeit! “).

office365-bietet-viele-vorteile
Abbildung I: Office 365 bietet Unternehmen zahlreiche nützliche Tools, Werkzeuge und Vorteile, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp:

Mit den Office365 Plänen nur das bezahlen, was Sie wirklich benötigen
Die Office365 Lösungen für Unternehmen gibt es in verschiedenen Kombinationen und Zusammenstellungen. Diese verschiedenen „Pläne“ (unterschiedliche Tarife bzw. Leistungspakete) haben den Vorteil, dass Sie nur für die Services und Anwendungen bezahlen, die Sie auch wirklich benötigen. Welche Tarif-Pläne es konkret für Office365 alles gibt, und welche Vorteile Ihnen die jeweiligen Pakete bringen, erfahren Sie in unserem nächsten Blogbeitrag zu diesem Thema.

Und Sie?

Microsofts Office-Programme sind eine der weltweit meistgenutzten Bürosoftware. Allerdings kennen sich die meisten Nutzer leider nur oberflächlich mit den Programmen aus. Dadurch wird unnötig viel Zeit in der Anwendung vergeudet, gleichzeitig bleiben auch viele nützliche Funktionen ungenützt und liegen brach. Funktionen, die wertvolle Zeit einsparen und gleichzeitig einfacher und schneller zu besseren und professionelleren Ergebnissen führen! Aus diesem Grund haben wir Ihnen drei Übersichtsseiten zusammengestellt, die alles Wesentliche zu den drei Microsoft-Anwendungen OneNote, Outlook und OneDrive übersichtlich auf den Punkt bringen.

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Besprechungen mit OneNote organisieren - Der Expertentipp von Jürgen Kurz

youtube-besprechungen-mit-onenote
(Dauer 03:57 Minuten)





Schlagwörter:


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.