Vergleich SharePoint vs. OneDrive: Wann ist was besser geeignet?

Der Vergleich von SharePoint und OneDrive for Business ist gar nicht so einfach, denn Microsoft hat seine Cloud Services stark zusammenwachsen lassen – daher kommen sie häufig unbemerkt im Doppelpack. Beide Microsoft-Programme basieren auf derselben Technologie und beide ermöglichen eine gemeinsame Dateiablage für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Aber während das nahezu beliebig erweiterbare SharePoint die Basis für komplexe und hochangepasste Intranets bildet, hat sich OneDrive im Unterschied dazu vergleichsweise schmaler und nutzerfreundlicher aufgestellt – mit einigen Besonderheiten. Was die Unterschiede von SharePoint und OneDrive sind, und für wen sich welches System besser eignet, erfahren Sie in diesem Büro-Kaizen-Vergleich.

Was ist das Problem?

OneDrive gibt es in zwei verschiedenen Versionen mit deutlich unterschiedlichem Funktionsumfang, aber fast demselben Namen. Da sind die Verwirrung und Verwechslungsgefahr vorprogrammiert.

• Wenn nur von „OneDrive“ oder „OneDrive Personal“ die Rede ist, dann ist damit die Consumer-Variante für Privatanwender und Einzelnutzer gemeint, die mittlerweile fest in das Betriebssystem Windows 10 integriert und auf jedem Windows-PC vorinstalliert ist.
• Dieses private OneDrive für Einzelanwender hat jedoch relativ wenig mit der deutlich leistungsstärkeren Programmversion „OneDrive for Business“ zu tun, das nicht nur erheblich mehr Speicherplatz aufweist, sondern im Unterschied dazu auch mit einigen zusätzlichen Funktionen für die Zusammenarbeit in Unternehmen ausgestattet ist.
• Einen übersichtlichen Vergleich zum Funktionsumfang der Basis- und der Businessversion lesen Sie in unserem Blog-Beitrag →„SharePoint, Fileserver und Cloudspeicher: OneDrive for Business vereinfacht die Teamarbeit!“.

SharePoint vs. OneDrive im Vergleich: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

SharePoint wurde 2001 von Microsoft entwickelt und 2016 umfassend modernisiert. OneDrive basiert auf der SharePoint-Technologie – genauer gesagt auf einer SharePoint Site – und kam 2007 auf den Markt (damals noch unter dem Namen Windows Live Folder).

• Mittlerweile ist OneDrive for Business die Standard-Dokumentbibliothek für die Dateiablage in SharePoint Online und auch in Office 365. (SharePoint ist zwar auch ein integraler Bestandteil von Office 365, allerdings nicht für die Dateiablage, sondern als technologische Basis für die zahlreichen unterschiedlichen Teams-Anwendungen und Kollaboration-Tools.)
• Ein vergleichsweise einfacher Erklärungsversuch wäre nun, dass Microsoft die Dokumentbibliothek in SharePoint einfach in OneDrive for Business umbenannt hat. Doch dieser Vergleich greift zu kurz, denn OneDrive kann seinerseits mit einigen Vorteilen und Neuerungen punkten, die die ursprüngliche Dokumentbibliothek in SharePoint nicht hat.
• Ein weiterer Unterschied ist, dass Dateien, die in SharePoint abgelegt werden, automatisch „öffentlich“, also für das Team zugänglich sind (und damit dem Unternehmen gehören) – eben ein echtes Intranet. Bei OneDrive sind die Dateien zunächst einmal privat und müssen erst geteilt werden – es ist also eine persönliche Cloudablage, die um Kollaboration-Funktionen erweitert wurde (und damit für jeden Endnutzer sowohl private wie auch gemeinsam bearbeitbare Team-Verzeichnisordner parallel bereitstellt).

1. Die Zielsetzung und Vorteile von SharePoint im Vergleich zu OneDrive:

SharePoint kann im Unterschied zu OneDrive wesentlich mehr, als nur Dateiablage. Es kann auch Content Management, Communities, automatisierte Workflows und einiges mehr.

• SharePoint bildet damit die Grundlage für komplexe Intranets mit gemeinsamen Formularen, Diskussionsforen, Chats, Wikis, Kalendern, Aufgabenlisten und Nachrichtenfunktionen.
• SharePoint lässt sich (im Unterschied zu OneDrive) in verschiedene Sites gliedern. Auf diese Weise können auch komplexe Intranets in großen Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Arbeitsbereichen vergleichsweise übersichtlich strukturiert werden.
• SharePoint kann darüber hinaus auch mit etlichen Add-Ins und sogar mit selbstentwickelten Apps bedarfsgerecht angepasst und erweitert werden.
• SharePoint gibt es sowohl als Online-Webanwendung (Cloud-Dienst) sowie auch als lokale On-Premise-Lösung auf einer unternehmenseigenen Server-Infrastruktur (Compliance-Richtlinien).

2. Die Zielsetzung und Vorteile von OneDrive im Vergleich zu SharePoint:

OneDrive ist ein Hybrid-Cloudspeicher. Das heißt, dass die Daten (oder nur eine bestimmte Auswahl an Ordnern) sowohl lokal auf dem Endgerät als auch in der Cloud gespeichert werden können.

• Die Speicherung der Dateien in der Cloud ermöglicht den ortsunabhängigen und mobilen Zugriff mit jedem Endgerät. Die „hybride“ Kopie ausgewählter/aller Dateien auf der lokalen Festplatte sorgt hingegen als Backup dafür, dass man seine Dateien auch unterwegs bei schlechter Internetverbindung jederzeit bearbeiten kann. Die Synchronisierung der Änderungen erfolgt dann ganz automatisch, sobald wieder eine gute Mobilfunkverbindung besteht.
• Dateien lassen sich in OneDrive ohne Versionskonflikte nicht nur gemeinsam, sondern sogar gleichzeitig bearbeiten.
• Dateien und Dokumente können in OneDrive im Vergleich zu SharePoint auch deutlich leichter mit externen Personen geteilt werden (z. B. Kunden, Beratern oder Auftraggebern). Sehr praktisch: Die Berechtigung für den externen Zugriff kann nach einer eingestellten Frist automatisch erlöschen.

Fazit des Vergleichs: Wann ist SharePoint und wann ist OneDrive sinnvoller?

• SharePoint ermöglicht hochgradig angepasste und komplexe Intranet-Systeme. Es eignet sich daher vor allem für Unternehmen, in denen viele verschiedene Teams an vielen verschiedenen Themen und Projekten arbeiten. Dafür bietet SharePoint einen sehr großen Werkzeugkasten. Je nach den Compliance-Richtlinien kann es zudem auch lokal auf der eigenen Server-Infrastruktur installiert werden.
• OneDrive liefert als Cloud-Dateiablagesystem eine der wesentlichen Voraussetzungen für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Es ist beinahe sofort einsetzbar und erleichtert sowohl den mobilen Einsatz sowie auch die Interaktion mit externen Partnern. Im Zusammenspiel mit weiteren Office 365 Tools ermöglicht es zudem einige weitere wesentliche SharePoint-ähnliche Kollaboration-Funktionen für eine einfachere digitale Zusammenarbeit.
• Während SharePoint vielseitiger, aber dafür auch vergleichsweise komplexer in der Anwendung ist, eignet sich OneDrive vor allem für den flexiblen Einsatz in kleineren und mittleren Unternehmen – und dann vor allem im Verbund mit weiteren Office 365 Apps. Anstatt das Intranet vergleichsweise mühsam mit dem Universal-Werkzeugkasten SharePoint aufzubauen, kann so schnell und einfach auf bestehende Lösungen zurückgegriffen werden, die sich modular und individuell zusammenstellen lassen (→ siehe unsere Extra-Tipps).
• Wie Sie OneDrive als digitales Ablagesystem in Ihrem Unternehmen optimal einsetzen, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen → „Microsoft OneDrive: Das müssen Sie wissen!“ .

Extra-Tipp: OneDrive mit SharePoint-basierten Office 365 Tools einfach & bedarfsgerecht erweitern

OneDrive lässt sich zwar im Vergleich zu SharePoint nicht so vollumfänglich erweitern. Es kann allerdings problemlos mit weiteren Office 365 Tools/Apps kombiniert und ergänzt werden. Diese nutzen häufig im Hintergrund unbemerkt SharePoint-Technologien und eröffnen damit einen einfachen, vorgefertigten und bedarfsorientierten Zugriff auf interessante Kommunikations-, Content-Management-, Aufgaben-, Planungs- und Workflow-Funktionen.

• Ein gutes Beispiel ist das Office 365 Tool/App „Teams“. So wird bei jedem neuen Team in Office 365 automatisch im Hintergrund (und für den Endanwender unsichtbar) sowohl eine gemeinsame OneDrive-Dateiablage erstellt wie auch eine eigene SharePoint-Teamwebsite, über die beispielsweise die Chat-, Nachrichten- und Kalender-Funktionen bereitgestellt werden.
• Diese enge Verzahnung innerhalb des Office 365 Universums eröffnet somit eine vergleichsweise einfache Möglichkeit, die gemeinsame OneDrive-Dateiablage mit den passenden Workspaces und benötigten Tools auszustatten, ohne sich dafür mit SharePoint auseinandersetzen zu müssen.
• Einen guten Überblick über die vielen unterschiedlichen Office 365 Apps finden Sie hier → „Die Office 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?“ .

Und Sie?

Ein vielseitiges, übersichtliches und einfach bedienbares Intranet ist eine unabdingbare Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit im Büro. Darüber hinaus gibt es im modernen Büroalltag aber auch noch viele weitere Produktivitätsfallen mit erheblichem Effizienzpotenzial.

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