Dokumentation in OneNote: Aufgaben in Outlook dokumentieren und für größere Projekte OneNote-Notizen verlinken!

Die schriftliche Dokumentation einer Aufgabenbearbeitung oder eines Projekts erfolgt bei kleineren Aufgaben einfachheitshalber direkt in Outlook. Dafür steht Ihnen in jedem Aufgaben-Element ein Endlos-Textfeld zur Verfügung, das Sie wie ein Word-Dokument befüllen, hineinkopieren und formatieren können. Bei umfangreicheren Projekten droht dieses Textfeld jedoch schnell unübersichtlich zu werden. Dann sollte die ausführliche Dokumentation der Aufgabenbearbeitung an ein besser dafür geeignetes Programm ausgelagert werden. Dies ist das digitale Notizbuchprogramm OneNote, mit verschiedenen digitalen Notizbüchern, Ablage-Ebenen und nützlichen Funktionen.

1. Was ist Microsoft OneNote?

OneNote ist das digitale Notizbuchprogramm aus der Microsoft Office Familie. Über die Office-internen Schnittstellen ist es zu 100 % mit den anderen Programmen wie Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint kompatibel und arbeitet problemlos mit diesen zusammen. Daher ist OneNote eine sofort nutzbare Notizbuch-Erweiterung für die umfangreicheren Dokumentationen Ihrer Outlook-Aufgaben.

2. Die Dokumentation von Projekten und Aufgabenmanagement in OneNote

Outlook bleibt weiterhin die Hauptseite, um alle Aufgaben übersichtlich im Blick zu behalten und zu verwalten (Outlook = Planungsinstrument). OneNote ist lediglich der notwendige Ergänzungsraum für ausführlichere Notizen (OneNote = Dokumentationsplattform). Ihre Aufgabenliste sollte also knapp und doch konkret sein, während Sie in OneNote alle Details und wichtigen Informationen sammeln können. Um einen nahtlosen Übergang zwischen den beiden Programm-Funktionen zu ermöglichen, genügt es bereits, ganz einfach nur einen Link zu der ausgelagerten OneNote-Dokumentation in das Textfeld der dazugehörigen Outlook-Aufgabe zu kopieren. Dann gelangen Sie künftig mit nur einem Klick aus den Aufgabendetails direkt auf die ausgewählte Seite oder den Abschnitt der dazu passenden Dokumentation.

Beliebige Inhalte in die OneNote-Dokumentation einfügen

In OneNote können Sie Inhalte aller Art für Ihre Aufgabendokumentation schnell, einfach und zentral an einem übersichtlichen Ort sammeln. Der große Vorteil neben der übersichtlichen Struktur der Notizbücher: Da es sich um ein digitales Notizbuch handelt, können Sie darin alle Arten von Informationen abspeichern, wie z. B. digitale Texte, handschriftliche Notizen, eingescannte Dokumente, Fotos, Grafiken, ganze Webseiten oder Webseitenausschnitte, Audio- und Videomitschnitte. Das erleichtert und beschleunigt die Aufgabendokumentation erheblich! Inhalte einfügen: Kopieren Sie das gewünschte Element einfach mit der Tastenkombination → Strg + C und fügen Sie es in OneNote mit → Strg + V an der passenden Stelle ein.

Tipp: OneNote gibt es auch als kostenlose App für mobile Endgeräte, so dass Sie Ihr OneNote auf dem Desktop-PC mit den Daten auf Ihrem Handy synchronisieren können. So können Sie beispielsweise das Flipchart nach einer Projekt-Besprechung mit Ihrem Handy abscannen (optional inkl. Texterkennung) und zur Dokumentation direkt in den passenden Projekt-Abschnitt in OneNote ablegen. Schneller und einfacher geht es nicht!

3. Aufgabenmanagement von Projekt-Dokumentationen mit Microsoft OneNote

Einen Link zur OneNote-Dokumentation in Outlook-Aufgaben einfügen

• Öffnen Sie Ihr OneNote, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt oder die Seite mit der Projektdokumentation und wählen Sie in dem Dropdownmenü die Option → Link zur Seite kopieren bzw. → Link zum Abschnitt kopieren.
• Öffnen Sie dann die dazugehörige Aufgabe in Ihrem Outlook und fügen Sie den Link mittels → Strg + V an die gewünschte Stelle in das Aufgabentextfeld ein (alternativ: Rechtsklick und → Einfügen).

Die OneNote Dokumentation aus Outlook heraus öffnen

Beim Bearbeiten der Aufgabe in Outlook können Sie nun mit einem Klick auf den Link im Aufgabennotizfeld passgenau die jeweilige Seite bzw. den Abschnitt in der ausgelagerten Dokumentation in OneNote öffnen. Der Link im Aufgabentextfeld besteht dabei standardmäßig aus zwei Teilen:

• Ein Klick auf den linken Teil des Hyperlinks mit dem Dokumentennamen öffnet die Dokumentation in der OneNote-Desktop-Version.
• Der rechte Teil des Links → (Webansicht) öffnet das Dokument in der OneNote Web-Version im Browser (falls das Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist).

Outlook-Aufgabe aus OneNote heraus erstellen

Wenn Sie gerade ein Projekt in OneNote dokumentieren und Ihnen ein To Do auffällt, können Sie die Aufgabe mit einer simplen OneNote-Funktion in nur wenigen Klicks in Outlook übertragen:

1. Markieren Sie den dokumentierten Text, der die Informationen für die Outlook-Aufgabe enthält.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie → Outlook-Aufgaben aus dem Kontextmenü.
3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld → Outlook-Aufgaben die gewünschten Optionen aus, wie zum Beispiel Fälligkeitsdatum, Priorität und Zuweisung an eine Person.
4. Durch → Speichern und schließen wird die Aufgabe erstellt und in Outlook synchronisiert.

4. Video: Das große OneNote Tutorial (Einführung der neuen Version 2022)

Einen generellen Überblick über Microsofts digitales Notizbuchprogramm können Sie sich in diesem OneNote-Tutorial verschaffen:

(Dauer 19:48 Minuten)

Inhalte des OneNote-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Die richtige OneNote-Version nutzen 00:21
3. OneNote Oberfläche einrichten 02:26
4. Ein neues Notizbuch anlegen 04:49
5. Notizbuch-Struktur verstehen & nutzen 06:18
6. Inhalte einfügen (Text, Bilder, Tabellen) 09:40
7. Dateiausdrucke einfügen (digitales Papier) 12:51
8. Vorlagen und Checklisten nutzen 14:05
9. Outlook und OneNote im Zusammenspiel 15:18
10. Handschrift in OneNote 17:05
11. Weitere OneNote Funktionen und Tipps 19:07