Aufgabenmanagement (2/2): Größere Projekte mit OneNote dokumentieren



Kleine Aufgaben in Outlook dokumentieren, für größere Projekte OneNote verlinken!

Die schriftliche Dokumentation einer Aufgabenbearbeitung oder eines Projekts erfolgt bei kleineren Aufgaben einfachheitshalber direkt in Outlook. Dafür steht Ihnen in jedem Aufgaben-Element ein Endlos-Textfeld zur Verfügung, das Sie wie ein Word-Dokument befüllen, hineinkopieren und formatieren können. Bei umfangreicheren Projekten droht dieses Textfeld jedoch schnell unübersichtlich zu werden. Dann sollte die ausführliche Dokumentation der Aufgabenbearbeitung an ein besser dafür geeignetes Programm ausgelagert werden. Dies ist das digitale Notizbuchprogramm OneNote, mit verschiedenen digitalen Notizbüchern, Ablage-Ebenen und nützlichen Funktionen.

Was ist OneNote?

OneNote ist das digitale Notizbuchprogramm aus der Office-Programmfamilie von Microsoft. Über die Office-internen Schnittstellen ist es zu 100% mit den anderen Office-Programmen Outlook, Word, Excel und PowerPoint kompatibel und arbeitet problemlos mit diesen zusammen. Daher ist OneNote eine sofort nutzbare Notizbuch-Erweiterung für die umfangreicheren Dokumentationen Ihrer Outlook-Aufgaben.

Welche Vorteile hat OneNote für die Dokumentation von Aufgaben/Projekten?

  1. In OneNote können Sie mehrere digitale Notizbücher gleichzeitig erstellen (z.B. für größere Projekte). Innerhalb der einzelnen Notizbücher lassen sich dann beliebig viele Abschnitte und innerhalb dieser wiederum beliebig viele Seiten hinzufügen.
  2. Mit mehreren Notizbüchern und Ablage-Ebenen ermöglicht OneNote eine deutliche bessere Übersicht über komplexe Dokumentsammlungen.
  3. Durch eine übersichtliche Schnellklick-Navigation lassen sich alle Ebenen (Notizbuch, Abschnitte, Seiten) direkt ansteuern. Ob nun zum Öffnen und Bearbeiten der Dokumentation in OneNote oder zum schnellen und passgenauen Abspeichern und Dokumentieren von Inhalten aus Outlook oder anderen Anwendungen heraus, ohne OneNote dafür extra öffnen zu müssen.
  4. Da OneNote ein digitales Programm ist, können Sie digitale Medien aller Art zum Dokumentieren der Aufgabenbearbeitung verwenden (Texte, Dokumentenscans, eigene Fotos, kopierte Grafiken, Screenshots, Audio- und Video-Dateien).

Das strukturierbare digitale Notizbuch OneNote ist optimal für die Dokumentation von Projekten geeignet
Abbildungen I: Das strukturierbare digitale Notizbuch OneNote ist optimal für die Dokumentation von Projekten geeignet, Microsoft, Büro Kaizen

So funktioniert die Dokumentation von Outlook-Aufgaben in OneNote:

Outlook bleibt weiterhin die Hauptseite, um alle Aufgaben übersichtlich im Blick zu behalten und zu verwalten (=Planungsinstrument). OneNote ist lediglich der notwendige Ergänzungsraum für ausführlichere Notizen (=Dokumentationsplattform). Um einen nahtlosen Übergang zwischen den beiden Programm-Funktionen zu ermöglichen, genügt es bereits, ganz einfach nur einen Link zu der ausgelagerten OneNote-Dokumentation in das Textfeld der dazugehörigen Outlook-Aufgabe zu kopieren. Dann gelangen Sie künftig mit nur einem Klick aus den Aufgabendetails direkt auf die ausgewählte Seite oder den Abschnitt der dazu passenden Dokumentation.

Schritt 1: Den Link zur OneNote-Dokumentation in die Outlook-Aufgabe einfügen

  • Öffnen Sie Ihr OneNote, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt oder die Seite mit der Projektdokumentation und wählen Sie in dem Dropdownmenü die Option → Link zur Seite kopieren bzw. → Link zum Abschnitt kopieren.
  • Öffnen Sie dann die dazugehörige Aufgabe in Ihrem Outlook und fügen Sie den Link mittels → Strg + v an die gewünschte Stelle in das Aufgabentextfeld ein (alternativ: Rechtsklick und → Einfügen).

Schritt 2: Die OneNote Dokumentation aus Outlook heraus öffnen

Beim Bearbeiten der Aufgabe in Outlook können Sie nun mit einem Klick auf den Link im Aufgabennotizfeld passgenau die jeweilige Seite bzw. den Abschnitt in der ausgelagerten Dokumentation in OneNote öffnen. Der Link im Aufgabentextfeld besteht dabei standardmäßig aus zwei Teilen:

  • Ein Klick auf den linken Teil des Hyperlinks mit dem Dokumentennamen öffnet die Dokumentation in der OneNote-Desktop-Version.
  • Der rechte Teil des Links → (Webansicht) öffnet das Dokument in der OneNote Web-Version im Browser (falls das Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist).

Ein OneNote-Link im Notizfeld einer Outlook-Aufgabe
Abbildung II: Ein OneNote-Link im Notizfeld einer Outlook-Aufgabe, Microsoft, Büro Kaizen

Schritt 3: Beliebige Inhalte in die OneNote-Dokumentation einfügen

In OneNote können Sie Inhalte aller Art für Ihre Aufgabendokumentation schnell, einfach und zentral an einem übersichtlichen Ort sammeln. Der große Vorteil neben der übersichtlichen Struktur der Notizbücher: Da es sich um ein digitales Notizbuch handelt, können Sie darin alle Arten von Informationen abspeichern, wie z.B. digitale Texte, handschriftliche Notizen (per Touchpad), eingescannte Dokumente, Fotos, Grafiken, ganze Webseiten oder Webseitenausschnitte, Audio- und Videomitschnitte. Das erleichtert und beschleunigt die Aufgabendokumentation erheblich!

  • Inhalte einfügen: Kopieren Sie das gewünschte Element einfach mit der Tastenkombination → Strg + c und fügen Sie es dann in OneNote mit → Strg + v an der passenden Stelle ein.
  • Tipp: OneNote gibt es auch als kostenlose App für mobile Endgeräte, so dass Sie Ihr OneNote auf dem Desktop-PC mit den Daten auf Ihrem Handy synchronisieren können. So können Sie beispielsweise das Flipchart nach einer Projekt-Besprechung mit Ihrem Handy abscannen (optional inkl. Texterkennung) und zur Dokumentation direkt in den passenden Projekt-Abschnitt in OneNote ablegen. Schneller und einfacher geht es nicht!




Schlagwörter:


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.