Microsoft OneNote und SharePoint im Zusammenspiel

Mittlerweile gehören neben Word, Excel, Power Point und Outlook auch die beiden Programme OneNote und SharePoint zu den Software-Lösungen von Microsoft und auch OneDrive sollte man dabei nicht außer Acht lassen.

Mitunter kann es jedoch vorkommen, das Office Nutzer heute unsicher sind, wann diese OneNote und wann SharePoint verwenden sollten. Daher möchten wir uns diese beiden Programme im Rahmen dieses Artikels einmal etwas genauer anschauen und Ihnen verraten, worin die Unterschiede zwischen diesen liegen.

Zudem ist es jedoch auch möglich, OneNote Notizbücher auf einem SharePoint Server zu speichern, was wir Ihnen ebenfalls erklären möchten, damit Sie OneNote und SharePoint in Zukunft auch im Zusammenspiel nutzen können.

Dann erst auf diese Weise entfaltet sich das volle Potenzial der beiden Microsoft Programme so richtig.

Worin liegen die Unterschiede zwischen Microsoft OneNote und SharePoint

Es gibt insbesondere im privaten Bereich immer noch viele Anwender die bislang überhaupt keine Erfahrungen mit Microsoft OneNote oder SharePoint gemacht haben. Doch auch auf Unternehmensseite sind etliche Mitarbeiter ebenfalls nicht mit den Unterschieden zwischen den beiden Programmen vertraut oder haben diese bereits verwendet.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen zunächst einmal kurz verraten, worin die Unterscheide zwischen OneNote und SharePoint liegen.

Microsoft OneNote

Die erste Version von OneNote wurde von Microsoft bereits im Jahr 2003 veröffentlicht und ist heute, unter dem Namen OneNote2016, bereits in der fünften Version erhältlich. Allerdings ist die Software kein Bestandteil von Office 2019 und auch mit der Online-Variante Office 365 erhalten Nutzer künftig kein OneNote mehr. Allerdings wird das Programm von Microsoft derzeit noch separat zum Download angeboten, sodass eine Nutzung, zumindest momentan, weiterhin möglich ist. Unter macOS ist OneNote dagegen auch weiterhin ein Bestandteil von Office und auch in der Version 2019 mit dabei.

Bei OneNote handelt es sich im Grunde genommen um einen digitalen Notizblock, in dem sich Notizen unterteilen, miteinander verknüpfen lassen und wenn Sie Textabschnitte von einer Webseite in Ihre Notizen kopieren, dann werden dieser automatisch mit der entsprechenden Webseite versehen, von der diese kopiert wurden.

Microsoft SharePoint

Zusammenarbeit ist wohl das wichtigste Stichwort, wenn es um Microsoft SharePoint geht. Dabei handelt es sich nämlich nicht um eine klassische Software, sondern um eine Webanwendung von Microsoft. Diese ermöglicht es Nutzern in Teams zum Beispiel gemeinsam ortsunabhängig an Projekten zu arbeiten oder Aufgaben zu koordinieren. Zudem lassen sich jedoch auch Webseiten für einzelne Teams, Diskussionsgruppen, Blogs, Portale oder Geschäftsanwendungen über Share Point nutzen.

Hierfür bietet die Software den Nutzern sechs verschiedene Funktionsbereiche, zu denen unter anderem auch Dokumente gehören. Dies können zum Beispiel aus anderen Microsoft Programmen, wie Word oder Excel, importiert und dann über SharePoint betrachtet oder bearbeitet werden.

Doch wofür benötigt man dann eigentlich OneNote, wenn SharePoint derart viele Funktionen für Nutzer parat hält?

OneNote oder SharePoint? Wann Sie welches Programm verwenden sollten

Zwar beinhaltet SharePoint eine ganze Reihe von Funktionen, wie zum Beispiel das Anlegen oder Einbinden von Dokumenten, dennoch hat auch OneNote ebenfalls eine Daseinsberechtigung. Denn während es sich bei den Inhalten, die Sie über Microsoft SharePoint mit Ihren Kollegen teilen, um relevante Informationen handelt, die etwas zu einem Projekt an dem Sie gerade arbeiten beitragen, ähneln die Notizen in OneNote eher einen ganz einfachen digitalen Notizblock oder besser gesagt Ihrem digitalen Notizblock.

Daher können Sie in OneNote zum Beispiel ganz nach Belieben Ihre Gedanken niederschreiben oder Sie Strukturieren Ideen mithilfe der Software. Dabei muss es sich bei den Ideen, welche Sie in OneNote aufschreiben nicht einmal um etwas handeln, dass für Ihre Arbeit relevant ist, sondern Sie können auch private Pläne oder andere Vorhaben mit der Software festhalten und diese in der Folge weiterentwickeln, bis diese richtig ausgereift sind. Mitunter werden so aus einfachen Ideen irgendwann doch einmal Inhalte, die für Ihre Arbeit von Bedeutung sind und die Sie daher in SharePoint importieren möchten.

Damit Ihnen das dann auf Anhieb gelingt, möchten wir Ihnen in der Folge einmal verraten wie es Ihnen gelingt, sodass Sie Ihre in OneNote aufgezeichneten Ideen mithilfe von SharePoint weiter ausarbeiten können.

So übertragen Sie Ihre Notizen aus OneNote in SharePoint

Es kann immer mal wieder vorkommen, dass eine Idee, die man zu Hause flüchtig auf einen Notizblock gekritzelt hat sich mit der Zeit zu einer Lösung für ein Problem entwickelt. Dasselbe kann Ihnen allerdings auch mit einer Notiz passieren, die Sie in OneNote erstellt haben und nun auf einen SharePoint Server übertragen möchten, um die Idee dort Ihren Kollegen zugänglich zu machen und diese gemeinsam weiterzuentwickeln.

Hierfür müssen Sie lediglich das jeweilige OneNote Notizbuch in der Dokumentenbibliothek auf Ihrem SharePoint Server ablegen. Wichtig ist dabei, dass das Ein- und Auschecken für die Dokumentenbibliothek deaktiviert ist. Ist dies der Fall, so können Sie per Mail einen Einladungslink versenden und Ihre Idee auf diese Weise mit all Ihren Kollegen Teilen.

Darin liegt auch der größte Vorteil, wenn Sie ein OneNote Notizbuch auf Ihrem SharePoint Server speichern. Denn ansonsten müssten Sie Ihr Notizbuch per Mail einzeln an alle Ihre Kollegen senden, was äußerst zeitaufwändig wäre.

Doch dank des guten Zusammenspiels der beiden Software-Lösungen von Microsoft ist dies zum Glück nicht nötig und einmal in der Dokumentenbibliothek hochgeladen können Sie Ihre Ideen mit der gesamten Firma teilen und abwarten, was für Rückmeldungen Sie hierzu bekommen.

Fazit

Die Tatsache, dass Microsoft seine praktische OneNote Software seit Office 2019 nur noch separat zum Download anbietet, deutet bereits an, dass OneNote in der Vergangenheit scheinbar einfach zu selten genutzt wurde. Dabei ist das Programm durchaus ein praktisches Hilfsmittel bei der Erstellung von Notizen, die man darin in der Folge auch strukturieren unterteilen oder gruppieren kann. Und im Zusammenspiel mit SharePoint haben Sie zudem sogar die Möglichkeit Ihre besten Ideen mit Ihren Kollegen zu teilen und diese im Anschluss daran gemeinsam weiter auszuarbeiten.

Somit lohnt sich der Einsatz von OneNote insbesondere für Anwender, die beruflich viel mit den anderen Microsoft-Lösungen arbeiten und nach einem digitalen Notizblock suchen, dessen Inhalte sich einfach in die anderen Programme übertragen lassen.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)